貿(mào)易采購合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司貿(mào)易采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在貿(mào)易采購活動中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.平等自愿原則合同雙方在平等協(xié)商的基礎(chǔ)上，自愿達(dá)成協(xié)議，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照的真實性、有效性和經(jīng)營范圍。2.審查合同對方的法定代表人或授權(quán)代表的身份及權(quán)限，確保其具有簽訂合同的合法資格。3.對于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同對方，還應(yīng)審查其是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)或許可證書。（二）合同條款審核1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任等主要內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同初稿，并提交法律合規(guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進行審查，提出修改意見和建議。3.財務(wù)部門應(yīng)參與合同條款審核，重點審查合同價格、付款方式、結(jié)算期限等財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。4.其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對合同條款中涉及本部門業(yè)務(wù)的內(nèi)容進行審核，提出意見和建議。（三）合同簽訂流程1.合同經(jīng)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方進行協(xié)商、談判，達(dá)成一致意見后，簽訂正式合同。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，確需使用對方提供的合同文本的，應(yīng)經(jīng)法律合規(guī)部門審核同意。3.合同簽訂時，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法律合規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同履行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點和責(zé)任人。2.合同履行計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，并送法律合規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門備案。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計劃，對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.法律合規(guī)部門應(yīng)對合同履行情況進行監(jiān)督，定期檢查合同履行過程中的合法性、合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，及時辦理款項收付手續(xù)，對合同履行過程中的資金流動情況進行監(jiān)控，確保資金安全。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知法律合規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門。（四）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除合同的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將解除情況通知法律合規(guī)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行過程中的風(fēng)險進行識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素及其影響程度。2.法律合規(guī)部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行風(fēng)險識別和評估，從法律角度對風(fēng)險進行分析和判斷，提出風(fēng)險防范措施和建議。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，明確風(fēng)險應(yīng)對責(zé)任人和時間節(jié)點。2.對于重大風(fēng)險，應(yīng)制定專項風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案，采取有效的風(fēng)險控制措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.法律合規(guī)部門應(yīng)加強對合同風(fēng)險的監(jiān)控，對可能引發(fā)重大風(fēng)險的情況及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒業(yè)務(wù)部門采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、補充協(xié)議、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告等，應(yīng)及時整理歸檔。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管與借閱1.合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于安全、保密的場所，確保檔案資料的安全。2.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案保管部門應(yīng)定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案資料的賬實相符。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，如需銷毀的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出銷毀申請，經(jīng)法律合規(guī)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司檔案銷毀制度進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案資料的徹底銷毀。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.法律合規(guī)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛隱患。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，提出初步處理意見，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.法律合規(guī)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，從法律角度對糾紛進行分析和判斷，提出法律意見和建議。3.根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理委托手續(xù)，委托專業(yè)律師代理。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.