2025采購(gòu)合同管理制度及流程第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)合同管理，明確采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、解除及檔案管理等環(huán)節(jié)的操作流程，保障公司合法權(quán)益，提高采購(gòu)效率，特制定本管理制度。第二條本制度適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)采購(gòu)等。具體采購(gòu)范圍以公司年度采購(gòu)計(jì)劃及實(shí)際需求為準(zhǔn)。第三條采購(gòu)合同管理應(yīng)遵循合法性、合規(guī)性、公平性、效率性的原則，確保合同的簽訂、履行及管理符合國(guó)家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定。第四條公司設(shè)立采購(gòu)合同管理部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“管理部門(mén)”），負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的統(tǒng)一管理，包括合同審核、歸檔、監(jiān)督及日常管理等工作。第二章合同簽訂第五條采購(gòu)合同的簽訂應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：（一）需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)合同申請(qǐng)表》，并提交管理部門(mén)審核。（二）管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審查，確認(rèn)采購(gòu)必要性及預(yù)算合理性。（三）需求部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)選擇供應(yīng)商，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研及比價(jià)，形成《采購(gòu)方案》。（四）需求部門(mén)起草合同初稿，內(nèi)容應(yīng)包括但不限于采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等。第六條合同初稿起草完成后，需提交至法律顧問(wèn)或法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行合規(guī)性審查，確保合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。第七條合同經(jīng)法律顧問(wèn)審核后，提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議審議，審議通過(guò)后簽署生效。第八條采購(gòu)合同的簽訂應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，并由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。第三章合同審批流程第九條采購(gòu)合同的審批流程如下：（一）需求部門(mén)提交《采購(gòu)合同申請(qǐng)表》及相關(guān)資料，包括但不限于采購(gòu)需求說(shuō)明、供應(yīng)商資質(zhì)證明、比價(jià)記錄等。（二）管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)資料進(jìn)行初步審核，確認(rèn)資料的完整性及合規(guī)性。（三）將審核通過(guò)的合同初稿提交至法律顧問(wèn)或法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。（四）法律顧問(wèn)或法律事務(wù)部門(mén)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性檢查，提出修改意見(jiàn)或確認(rèn)無(wú)誤。（五）將修改完善的合同提交至公司總經(jīng)理辦公會(huì)議審議，審議通過(guò)后簽署生效。第四章合同履行與驗(yàn)收第十條采購(gòu)合同簽訂后，需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定組織采購(gòu)活動(dòng)，確保合同履行的及時(shí)性及有效性。第十一條供應(yīng)商交付采購(gòu)標(biāo)的后，需求部門(mén)應(yīng)當(dāng)組織驗(yàn)收，并填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》。驗(yàn)收內(nèi)容包括但不限于數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等，確保符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。第十二條驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，需求部門(mén)應(yīng)當(dāng)立即通知供應(yīng)商，并協(xié)商解決辦法。如無(wú)法協(xié)商解決，應(yīng)報(bào)請(qǐng)管理部門(mén)介入處理。第十三條需求部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期向管理部門(mén)提交合同履行情況報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括但不限于合同執(zhí)行進(jìn)度、供應(yīng)商履約情況等。第五章合同變更與解除第十四條在合同履行過(guò)程中，如需變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：（一）需求部門(mén)提出變更或解除申請(qǐng)，并說(shuō)明變更或解除的原因及依據(jù)。（二）管理部門(mén)對(duì)變更或解除申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)是否符合法律規(guī)定及公司規(guī)章制度。（三）法律顧問(wèn)或法律事務(wù)部門(mén)對(duì)變更或解除的合法性進(jìn)行審查，提出意見(jiàn)。（四）變更或解除申請(qǐng)經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議審議后，簽署書(shū)面協(xié)議或解除通知。第十五條變更或解除的采購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，并更新相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算。第六章合同檔案管理第十六條采購(gòu)合同的檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：（一）合同簽署后，需求部門(mén)應(yīng)當(dāng)將合同文本及相關(guān)資料提交至管理部門(mén)，由管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔。（二）合同檔案應(yīng)當(dāng)包括但不限于合同文本、驗(yàn)收單、變更協(xié)議、解除通知等。（三）檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、歸檔及保存，確保檔案的安全性及完整性。（四）合同檔案的查閱應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)程序，非經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱或復(fù)印。第七章責(zé)任追究第十七條對(duì)于違反本管理制度規(guī)定，導(dǎo)致公司利益受損的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，包括但不限于經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分等。第十八條對(duì)于因合同管理不善導(dǎo)致的法律糾紛，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第八章附則第十九條本制度未盡事宜，依照國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度執(zhí)行。第二十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原采購(gòu)合同管理制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。合同編號(hào)：甲方（采購(gòu)方）：乙方（供應(yīng)商）：簽訂地點(diǎn)：簽訂日期：鑒于甲乙雙方在采購(gòu)活動(dòng)中達(dá)成一致，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，雙方同意按照以下條款簽訂本合同：第一條采購(gòu)標(biāo)的1.1乙方同意向甲方提供以下產(chǎn)品或服務(wù)：。1.2產(chǎn)品的具體規(guī)格、型號(hào)及數(shù)量詳見(jiàn)合同附件。第二條價(jià)格與支付2.1產(chǎn)品的單價(jià)為人民幣元，總金額為人民幣元。2.2付款方式為：，付款時(shí)間：。第三條交貨時(shí)間與方式3.1乙方應(yīng)于年月日前完成交貨。3.2交貨地點(diǎn)為：，運(yùn)輸費(fèi)用由承擔(dān)。第四條質(zhì)量要求4.1乙方提供的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。4.2甲方有權(quán)在交貨后日內(nèi)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)立即通知乙方，乙方應(yīng)在日內(nèi)完成整改。第五條變更與解除5.1經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以書(shū)面形式對(duì)本合同進(jìn)行變更或解除。5.2如因一方違約導(dǎo)致合同無(wú)法履行，守約方有權(quán)解除合同，并要求違約方賠償損失。第六條違約責(zé)任6.1任何一方未履行合同義務(wù)或履行義務(wù)不符合約定的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。6.2乙方未按合同約定時(shí)間交貨的，應(yīng)向甲方支付違約金，違約金標(biāo)準(zhǔn)為：。第七條爭(zhēng)議解決7.1因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均可向人民法院提起訴訟。第八條其他約定8.1本合同未盡事宜，雙方可另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。8.2本合同一式份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人或授權(quán)代表簽字：日期：