采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化流程及模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化流程及模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含生產(chǎn)型企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購(gòu)管理活動(dòng)，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等不同品類(lèi)。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：常規(guī)采購(gòu)：如每月固定采購(gòu)的辦公耗材、生產(chǎn)輔料等；項(xiàng)目采購(gòu)：如新項(xiàng)目建設(shè)所需設(shè)備、材料采購(gòu)；緊急采購(gòu)：如突發(fā)故障維修所需零配件、臨時(shí)應(yīng)急物資采購(gòu)；戰(zhàn)略采購(gòu)：如年度框架協(xié)議下的供應(yīng)商合作、大宗原材料集中采購(gòu)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購(gòu)管理流程遵循“需求驅(qū)動(dòng)、合規(guī)優(yōu)先、效率保障”原則，分為需求提報(bào)、審批、尋源、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收、付款、歸檔9個(gè)核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任部門(mén)、動(dòng)作及輸出物明確（一）采購(gòu)需求提報(bào)：明確需求，源頭控制責(zé)任部門(mén)/人：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）、需求申請(qǐng)人*輸入文件：業(yè)務(wù)計(jì)劃、庫(kù)存數(shù)據(jù)、成本預(yù)算需求申請(qǐng)人根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、需求時(shí)間等關(guān)鍵信息；需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性（如必要性、數(shù)量準(zhǔn)確性）及預(yù)算匹配性進(jìn)行初審；涉及固定資產(chǎn)或大額采購(gòu)的，需附《資產(chǎn)購(gòu)置可行性報(bào)告》或《成本效益分析表》。輸出文件：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（含部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）、《采購(gòu)需求匯總表》（采購(gòu)部門(mén)匯總）。（二）采購(gòu)審批：分級(jí)授權(quán)，合規(guī)把關(guān)責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理輸入文件：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》采購(gòu)部門(mén)審核需求是否符合采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到招標(biāo)限額）、預(yù)算是否在部門(mén)額度內(nèi)；財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算科目是否正確、資金來(lái)源是否落實(shí)；根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞5萬(wàn)元：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批；采購(gòu)或國(guó)企需額外增加監(jiān)察部門(mén)審批。輸出文件：《采購(gòu)審批單》（含各層級(jí)審批簽字）。（三）采購(gòu)尋源：多渠道比價(jià)，保障性價(jià)比責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)專(zhuān)員*、采購(gòu)經(jīng)理輸入文件：《采購(gòu)審批單》根據(jù)采購(gòu)品類(lèi)選擇尋源方式：常規(guī)品類(lèi)：通過(guò)合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)詢價(jià)（至少3家供應(yīng)商）；新品類(lèi)/復(fù)雜品類(lèi)：通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或邀請(qǐng)招標(biāo)方式；緊急采購(gòu)：電話詢價(jià)+書(shū)面確認(rèn)（需留存詢價(jià)記錄）；向供應(yīng)商索取《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》，明確報(bào)價(jià)包含的運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、售后服務(wù)等；對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），保證其具備供貨能力。輸出文件：《供應(yīng)商詢價(jià)記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《報(bào)價(jià)匯總表》。（四）供應(yīng)商選擇：綜合評(píng)估，擇優(yōu)選定責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)（如需）、評(píng)審小組輸入文件：《報(bào)價(jià)匯總表》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》成立評(píng)審小組（由采購(gòu)、需求、技術(shù)、財(cái)務(wù)人員組成），制定《供應(yīng)商評(píng)估評(píng)分表》，評(píng)分維度包括：價(jià)格（30%）、質(zhì)量（25%）、交期（20%）、服務(wù)（15%）、資質(zhì)（10%）；對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，得分最高者為候選供應(yīng)商；需求部門(mén)對(duì)候選供應(yīng)商的樣品（如需）或技術(shù)方案進(jìn)行確認(rèn)；采購(gòu)部門(mén)確定最終供應(yīng)商，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。輸出文件：《供應(yīng)商評(píng)估評(píng)分表》《供應(yīng)商選定審批表》。（五）合同簽訂：條款嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)（如需）、法務(wù)專(zhuān)員*、總經(jīng)理輸入文件：《供應(yīng)商選定審批表》《報(bào)價(jià)單》采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果，起草《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨時(shí)間地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款；法務(wù)部門(mén)（或外聘律師）對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查法律風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)等；合同經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人、需求負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字蓋章后生效，供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)加蓋公章并回傳。輸出文件：《采購(gòu)合同》（正本+副本）、《合同評(píng)審記錄表》。（六）訂單執(zhí)行：跟蹤進(jìn)度，保證交付責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)專(zhuān)員*、供應(yīng)商輸入文件：《采購(gòu)合同》采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)合同《采購(gòu)訂單》，通過(guò)ERP系統(tǒng)或書(shū)面形式發(fā)送給供應(yīng)商，明確訂單號(hào)、交貨日期、交付地址、聯(lián)系人等；供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)專(zhuān)員建立《采購(gòu)跟蹤表》，記錄訂單狀態(tài)（已確認(rèn)、已生產(chǎn)、已發(fā)貨、在途）；交貨前3天，采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、物流方式，并通知倉(cāng)庫(kù)部門(mén)做好收貨準(zhǔn)備。輸出文件：《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)跟蹤表》。（七）貨物驗(yàn)收：嚴(yán)格把關(guān)，數(shù)量質(zhì)量雙確認(rèn)責(zé)任部門(mén)/人：倉(cāng)庫(kù)部門(mén)、需求部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如需）、驗(yàn)收員*輸入文件：《采購(gòu)訂單》《送貨單》貨物送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的型號(hào)、數(shù)量是否一致，檢查外包裝是否完好；需求部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)（如需）共同參與驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，與送貨單、訂單核對(duì)；質(zhì)量驗(yàn)收：對(duì)照技術(shù)參數(shù)、樣品或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)（如需送檢，需委托第三方機(jī)構(gòu)）；驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，填寫(xiě)《不合格品處理單》，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。輸出文件：《采購(gòu)驗(yàn)收單》（合格/不合格）、《不合格品處理單》。（八）付款結(jié)算：?jiǎn)螕?jù)齊全，財(cái)務(wù)合規(guī)責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、會(huì)計(jì)*、出納輸入文件：《采購(gòu)合同》《采購(gòu)驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款申請(qǐng)單》采購(gòu)專(zhuān)員收集齊全付款單據(jù)（合同、驗(yàn)收單、發(fā)票），填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票）、收款賬戶等；財(cái)務(wù)部門(mén)審核單據(jù)是否合規(guī)、金額是否與合同一致、發(fā)票類(lèi)型是否正確（增值稅專(zhuān)用發(fā)票/普通發(fā)票）；按審批流程付款（參照“采購(gòu)審批”分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)），付款后留存銀行回單，并在ERP系統(tǒng)中更新付款狀態(tài)。輸出文件：《付款申請(qǐng)單》《付款審批單》《銀行回單》。（九）檔案歸檔：全程留痕，便于追溯責(zé)任部門(mén)/人：采購(gòu)專(zhuān)員*、檔案管理員輸入文件：采購(gòu)全流程文件（需求申請(qǐng)、審批、報(bào)價(jià)、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）采購(gòu)專(zhuān)員在采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，將所有文件整理成冊(cè)，按“一單一檔”原則編號(hào)（如CG-2024-001）；檔案管理員對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔（電子檔案?jìng)浞葜练?wù)器，紙質(zhì)檔案存入檔案柜），保存期限不少于5年（重要合同保存10年）；建立采購(gòu)檔案索引目錄，便于后續(xù)查閱。輸出文件：《采購(gòu)檔案目錄》《檔案借閱記錄表》。三、配套工具表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)需求申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期采購(gòu)物品/服務(wù)信息品名規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位采購(gòu)用途□日常辦公□生產(chǎn)研發(fā)□項(xiàng)目建設(shè)□其他：________預(yù)算科目_________________資金來(lái)源：□自有資金□銀行貸款□其他：________需求理由（簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)必要性，如庫(kù)存不足、新增業(yè)務(wù)等）緊急程度□不緊急（≥15天）□一般（7-15天）□緊急（≤7天）附件清單□技術(shù)參數(shù)書(shū)□報(bào)價(jià)單□可行性報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：________日期：________采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)簽字：________日期：________財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：________日期：________（二）供應(yīng)商評(píng)估評(píng)分表供應(yīng)商名稱(chēng)評(píng)估日期評(píng)估項(xiàng)目評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分值得分價(jià)格最低價(jià)得30分，每高于最低價(jià)1%扣1分30質(zhì)量提供ISO9001認(rèn)證得10分，近3年無(wú)質(zhì)量投訴得15分25交期按時(shí)交貨得20分，延遲1天扣5分20服務(wù)售后響應(yīng)及時(shí)得10分，提供免費(fèi)培訓(xùn)得5分15資質(zhì)具備行業(yè)許可證得10分，注冊(cè)資本≥1000萬(wàn)得10分10總分100評(píng)審小組意見(jiàn)□推薦□不推薦理由：__________________________簽字：________（采購(gòu)負(fù)責(zé)人）__________（需求負(fù)責(zé)人）__________（技術(shù)負(fù)責(zé)人）（三）采購(gòu)合同模板（簡(jiǎn)化版）合同編號(hào)：CG-2024-X甲方（采購(gòu)方）：________________公司地址：________________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：________________簽訂日期：____年_月_日第一條采購(gòu)標(biāo)的物物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨時(shí)間交貨地點(diǎn)第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方所供物品需符合國(guó)家______標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求，提供______年質(zhì)保。第三條驗(yàn)收方式：甲方到貨后______個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收單》。第四條付款方式：首付款：合同簽訂后______日內(nèi)，甲方向乙方支付總款的______%；尾款：驗(yàn)收合格后______日內(nèi)，支付剩余______%。第五條違約責(zé)任：乙方延遲交貨，每延遲1天按合同總額______%支付違約金；甲方延遲付款，每延遲1天按應(yīng)付金額______%支付違約金。第六條爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：授權(quán)代表簽字：________授權(quán)代表簽字：________日期：____年_月_日日期：____年_月_日（四）采購(gòu)驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收員物品明細(xì)規(guī)格單位應(yīng)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：__________________________）需求部門(mén)確認(rèn)簽字：________日期：________倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)簽字：________日期：________采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)簽字：________日期：________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)（一）需求管理：杜絕“虛假采購(gòu)”“過(guò)度采購(gòu)”需求部門(mén)需基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求提報(bào)，嚴(yán)禁為規(guī)避流程或預(yù)留預(yù)算而虛報(bào)需求；采購(gòu)部門(mén)每月匯總各部門(mén)采購(gòu)需求，分析采購(gòu)頻次與成本，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化與集中采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。（二）供應(yīng)商管理：建立“準(zhǔn)入-評(píng)估-淘汰”機(jī)制新供應(yīng)商需通過(guò)資質(zhì)審核、樣品測(cè)試、小批量試用后方可進(jìn)入合格供應(yīng)商庫(kù)；每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)估，得分低于70分的暫停合作，連續(xù)2年低于60分的清退出庫(kù)。（三）合同與付款：防范法律與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)合同條款需明確“驗(yàn)收合格后付款”，禁止預(yù)付全款（特殊情況需總經(jīng)理特批）；付款前需核對(duì)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票“三單一致”，避免重復(fù)付款或虛假付款。（四）緊急采購(gòu)：規(guī)范“綠色