會議室預定及會議紀要管理模板一、適用場景與價值本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議的組織與管理，包括但不限于部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、客戶對接會、培訓會等場景。通過標準化會議室預定流程和會議紀要管理，可有效解決會議資源沖突、信息傳遞滯后、行動項責任不明確等問題，提升會議組織效率，保證會議成果落地，同時為后續(xù)工作復盤、項目追溯提供依據(jù)。二、操作流程詳解（一）會議室預定操作流程1.會議需求確認需求梳理：明確會議主題、時間（具體起止時間，精確到30分鐘以內(nèi)）、預計參與人數(shù)、所需設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、麥克風、白板等）、特殊需求（如茶歇、座簽擺放等）。時間沖突排查：通過企業(yè)會議室管理系統(tǒng)或預定登記表查詢目標會議室在預定時間段的占用情況，避免沖突。2.提交預定申請?zhí)顚戭A定信息：登錄企業(yè)會議室管理系統(tǒng)或填寫《會議室預定申請表》（詳見模板表格1），完整填寫以下信息：會議基本信息：主題、日期、開始/結(jié)束時間、預計參與人數(shù)；申請人信息：姓名、部門、聯(lián)系方式；會議室需求：首選會議室、備選會議室、所需設備清單、特殊布置要求。提交審批：根據(jù)企業(yè)權(quán)限設置，提交給部門負責人或行政部審批（緊急會議可先電話溝通，后補書面申請）。3.預定審批與確認審批流程：審批人（如部門經(jīng)理/行政主管）核對會議合理性與會議室資源，通過系統(tǒng)或郵件反饋審批結(jié)果。預定確認：審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預定成功通知至申請人及相關部門；若會議室沖突，協(xié)調(diào)申請人更換時間或備選會議室，直至確認成功。4.會前準備與會后清理會前準備：行政部或申請人根據(jù)預定信息，提前30分鐘開啟會議室、調(diào)試設備、擺放座簽/茶歇（如需），并在會議室門口放置“會議中”提示牌。會后清理：會議結(jié)束后，申請人或最后離開人員需整理會議室（關閉設備、清理垃圾、歸位桌椅），并在管理系統(tǒng)中標記“會議結(jié)束”，釋放會議室資源。（二）會議紀要管理操作流程1.會前準備明確紀要要求：主持人提前指定記錄人（建議由熟悉會議議題的人員擔任），明確紀要重點（如決策事項、行動項、待解決問題等）。收集會議資料：記錄人提前獲取會議議程、背景材料、上次會議紀要（如有），熟悉會議內(nèi)容，準備記錄工具（如電腦、錄音設備，需提前告知參會人員）。2.會中記錄實時記錄要點：圍繞會議議程記錄討論核心內(nèi)容、不同意見、關鍵數(shù)據(jù)，重點標注決議事項（明確結(jié)論、依據(jù)）和行動項（初步明確負責人、時間節(jié)點）。核對關鍵信息：對存疑的信息（如人名、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點）及時向發(fā)言人確認，保證記錄準確性。3.會后整理與審批整理初稿：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會議記錄整理紀要初稿，內(nèi)容包括：基本信息：會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）；議程與討論內(nèi)容：按會議順序分點記錄，突出重點；決議事項：編號、決議內(nèi)容、達成依據(jù)；行動項：編號、任務描述、負責人、配合人（如有）、完成時間；附件：會議相關材料（如PPT、報表等）清單。審核與定稿：初稿提交主持人審核，修改確認后形成正式紀要（需經(jīng)主持人簽字或電子審批）。4.分發(fā)與歸檔分發(fā)范圍：正式紀要通過企業(yè)郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人員、相關領導及需知曉的部門，抄送行政部備案。歸檔管理：行政部將會議紀要（含電子版、紙質(zhì)版）按“年度-部門-會議類型”分類歸檔，保存期限不少于2年（重要項目會議紀要保存期限不少于5年）。三、模板表格示例表1：會議室預定申請表申請部門申請人聯(lián)系方式預定日期會議主題會議類型□例會□項目會□其他會議時間開始：：結(jié)束：：預計人數(shù)會議室需求首選會議室：__________備選會議室：__________所需設備□投影儀□麥克風□視頻會議系統(tǒng)□白板□其他：__________特殊需求（如茶歇、座簽擺放、桌型布置等）________________________審批意見部門負責人簽字：__________日期：__________行政部簽字：__________日期：__________備注（如臨時變更需提前2小時通知）表2：會議紀要模板會議名稱：________________________會議時間：____年__月日:-:__會議地點：________________________主持人：__________記錄人：__________參會人員：________________________（共__人）缺席人員：________________________（原因：__________）一、會議議程二、討論內(nèi)容與發(fā)言要點（按議程順序記錄，突出關鍵觀點、爭議內(nèi)容及共識）議程1：________________________（發(fā)言人*：__________；核心觀點：__________）（發(fā)言人*：__________；補充意見：__________）三、決議事項序號決議內(nèi)容依據(jù)/說明1____________________2____________________四、行動項（ActionItems）序號任務描述負責人配合人完成時間檢查人1__________________________--______2__________________________--______五、附件清單《________________________》（PPT/文檔等）六、下次會議安排（如有）時間：__________地點：__________主題：__________主持人簽字：__________記錄人簽字：__________日期：____年__月__日四、使用注意事項（一）會議室預定紀律預定需提前1個工作日提交（緊急會議除外），預定后請按時使用，避免“占而不用”；若需取消或變更，需提前4小時通知行政部，釋放資源。嚴禁私自占用會議室或更改預定信息，如需調(diào)整設備或布置，需提前與行政部溝通確認。會議期間請保持會議室整潔，愛護設備，損壞需按公司規(guī)定賠償。（二）會議紀要規(guī)范紀要內(nèi)容需客觀、準確，避免主觀臆斷，重點突出“決議”和“行動項”，保證可追溯、可執(zhí)行。行動項需明確“負責人”和“完成時間”，避免使用“盡快”“適時”等模糊表述，后續(xù)需由專人跟蹤進度。涉及敏感信息（