采購管理流程與審批標準模板一、適用范圍與價值定位本模板適用于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中各類物資、服務的采購管理，包括但不限于生產(chǎn)原材料、辦公用品、設備設施、外包服務、工程項目等采購行為。通過標準化流程與審批機制，實現(xiàn)采購活動的規(guī)范化、透明化與成本最優(yōu)化，有效防范采購風險，保障企業(yè)供應鏈穩(wěn)定運行。1.1典型應用場景生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購：涉及大宗原材料、輔助材料、包裝物等生產(chǎn)必需物資的批量采購，需嚴格把控質(zhì)量、價格與交期。行政辦公類采購：包括辦公用品、勞保用品、IT設備、辦公家具等低值易耗品的常規(guī)采購，注重效率與成本控制。固定資產(chǎn)購置：如生產(chǎn)設備、檢測儀器、運輸車輛等高價值資產(chǎn)采購，需進行全面論證與多級審批。服務類采購：涵蓋物流運輸、維修保養(yǎng)、咨詢服務、軟件開發(fā)等無形服務采購，重點評估服務能力與性價比。工程項目采購：包括新建、改建、擴建工程的設備材料采購及服務外包，需結(jié)合工程進度與質(zhì)量要求進行管理。1.2核心管理價值成本控制：通過集中采購、比價議價、預算約束等機制，降低采購成本，提升資金使用效率。風險防范：規(guī)范供應商準入、合同簽訂、驗收付款等環(huán)節(jié)，防范商業(yè)賄賂、質(zhì)量缺陷、交付延遲等風險。效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責與時限，減少審批冗余，加快采購響應速度，滿足業(yè)務部門需求。合規(guī)保障：保證采購活動符合國家法律法規(guī)、公司制度及內(nèi)控要求，規(guī)避審計風險與法律糾紛。二、核心流程與操作規(guī)范采購管理遵循“需求驅(qū)動、分級審批、全程管控”原則，形成從需求提報到付款結(jié)算的閉環(huán)管理鏈條。各環(huán)節(jié)操作需嚴格遵循以下步驟：2.1需求提報與預算核對責任部門：需求部門（生產(chǎn)部、行政部、項目部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購申請單》（見表1），詳細列明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、期望到貨日期等信息。部門負責人審核需求的必要性與合理性，確認是否屬于年度預算范圍內(nèi)采購。財務部核對采購申請與預算執(zhí)行情況，對預算內(nèi)采購予以確認；預算外采購需啟動特殊審批流程。需求部門將經(jīng)確認的《采購申請單》提交至采購部。關(guān)鍵控制點：需求描述必須清晰準確，避免模糊表述導致采購偏差。預算外采購需提供充分理由及資金來源說明。緊急采購需在申請單中注明原因并經(jīng)分管領(lǐng)導特批。2.2供應商尋源與評估責任部門：采購部操作內(nèi)容：采購部根據(jù)采購需求，在合格供應商庫中篩選至少3家符合資質(zhì)的供應商（獨家采購或緊急情況除外）。向供應商發(fā)出詢價單或招標文件，明確技術(shù)要求、商務條款、報價截止時間等。收集供應商報價及技術(shù)方案，組織需求部門、技術(shù)部門、財務部共同進行評審。填寫《供應商評估表》（見表2），從價格、質(zhì)量、交期、服務、資質(zhì)等方面進行綜合打分。根據(jù)評估結(jié)果確定候選供應商排序，形成采購方案建議。關(guān)鍵控制點：單次采購金額超過10萬元（含）原則上需采用招標方式。供應商評估需客觀公正，避免主觀傾向性。新供應商需完成資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)認證、業(yè)績證明等）后方可參與。2.3采購方案審批責任部門：采購部、財務部、分管領(lǐng)導操作內(nèi)容：采購部根據(jù)供應商評估結(jié)果，填寫《采購審批單》（見表3），附上《采購申請單》、《供應商評估表》及供應商報價單等支持文件。財務部審核采購價格的合理性及預算匹配情況。根據(jù)采購金額及重要性，按以下權(quán)限進行審批：5萬元以下：采購部經(jīng)理審批5-20萬元：分管副總審批20-50萬元：總經(jīng)理審批50萬元以上：董事會審批審批通過后，采購部與選定供應商進行合同談判。關(guān)鍵控制點：審批權(quán)限不得越級，特殊情況需書面說明原因。大額采購（50萬元以上）需附上可行性分析報告及投資回報測算。審批過程中如對方案有異議，需退回采購部重新評估。2.4合同簽訂與履行責任部門：采購部、法務部、財務部操作內(nèi)容：采購部根據(jù)審批結(jié)果起草采購合同，明確標的物、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交付方式、驗收標準、付款條件、違約責任等核心條款。法務部對合同條款進行法律合規(guī)性審查，重點關(guān)注風險防控條款。財務部審核合同中的付款條款與預算安排的一致性。按授權(quán)權(quán)限完成合同簽署（一般由總經(jīng)理或授權(quán)代表簽署）。采購部將合同副本分發(fā)至需求部門、財務部、倉庫等部門，并監(jiān)督供應商按合同履約。關(guān)鍵控制點：合同文本必須使用公司標準模板，非標合同需經(jīng)法務部特別審核。合同金額不得超出已批準的采購預算，如需變更需重新履行審批程序。重要合同需辦理公證或鑒證手續(xù)。2.5到貨驗收與入庫責任部門：需求部門、倉庫、質(zhì)檢部操作內(nèi)容：供應商按合同約定交付貨物或提供服務，采購部通知需求部門及倉庫準備驗收。需求部門與倉庫共同核對到貨數(shù)量、規(guī)格型號是否與合同一致，檢查包裝及外觀是否完好。質(zhì)檢部（或需求部門技術(shù)人員）對貨物進行質(zhì)量檢驗或測試，出具檢驗報告。驗收合格后，倉庫辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；需求部門在《到貨驗收單》上簽字確認。驗收不合格的，采購部通知供應商進行退換貨或索賠處理。關(guān)鍵控制點：驗收過程需至少兩人參與，相互監(jiān)督。質(zhì)量檢驗需依據(jù)合同約定的標準或國家/行業(yè)標準進行。驗收單需詳細記錄驗收結(jié)果，參與人員簽字確認。2.6發(fā)票校驗與付款責任部門：財務部、采購部操作內(nèi)容：供應商開具合規(guī)發(fā)票，連同《到貨驗收單》提交至采購部。采購部核對發(fā)票信息與合同、驗收單的一致性，確認無誤后轉(zhuǎn)交財務部。財務部審核發(fā)票真?zhèn)?、金額準確性及稅務合規(guī)性。根據(jù)合同約定的付款條件及公司資金狀況，填寫《付款申請單》（見表5），按權(quán)限審批后安排付款。付款完成后，財務部更新應付賬款臺賬，并將付款憑證歸檔。關(guān)鍵控制點：發(fā)票必須與合同、驗收單“三單匹配”方可付款。預付款需嚴格控制，一般不超過合同總額的30%，且需提供等額擔保。付款審批權(quán)限與采購審批權(quán)限保持一致。2.7供應商績效評價責任部門：采購部、需求部門、質(zhì)檢部操作內(nèi)容：每季度末，采購部組織相關(guān)部門對主要供應商進行績效評價。從質(zhì)量合格率、交貨及時率、價格競爭力、服務響應速度等方面進行量化評分。填寫《供應商績效評價表》，形成評價報告。根據(jù)評價結(jié)果對供應商進行分級管理：A級（優(yōu)秀）：優(yōu)先合作，可擴大采購份額B級（良好）：維持現(xiàn)有合作C級（合格）：限期改進，減少采購份額D級（不合格）：暫停合作，啟動淘汰程序評價結(jié)果作為供應商庫動態(tài)調(diào)整的重要依據(jù)。關(guān)鍵控制點：評價數(shù)據(jù)需真實客觀，避免主觀臆斷。評價結(jié)果需反饋給供應商，促進其持續(xù)改進。連續(xù)兩個季度評為D級的供應商應從合格供應商庫中剔除。2.8檔案管理與審計責任部門：采購部、檔案室、內(nèi)審部操作內(nèi)容：采購部負責收集整理采購全過程文件資料，包括申請單、評估表、審批單、合同、驗收單、發(fā)票等。按項目或供應商建立采購檔案，編制檔案目錄，保證資料完整、有序。定期將采購檔案移交公司檔案室統(tǒng)一保管，保管期限不少于15年。內(nèi)審部定期對采購管理流程執(zhí)行情況進行審計，重點檢查：審批權(quán)限是否合規(guī)供應商選擇是否公正價格是否合理合同履行是否到位出具審計報告，對發(fā)覺的問題提出整改建議并跟蹤落實。關(guān)鍵控制點：采購檔案需做到“一項一檔”，資料齊全可追溯。電子檔案與紙質(zhì)檔案需同步保存，保證信息安全。審計發(fā)覺的問題需限期整改，并納入部門績效考核。三、核心模板工具3.1采購申請單表1：采購申請單申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系電話需求項目預算科目采購類別□生產(chǎn)材料□辦公用品□設備□服務□工程□其他：采購原因物資/服務明細序號名稱規(guī)格型號單位———————-——123…合計預算情況預算總額：元已使用：元本次申請：元特殊說明□緊急采購□預算外□獨家采購□其他：部門審核審核人：職務：日期：年月日財務審核審核人：職務：日期：年月日分管領(lǐng)導審批人：職務：日期：年月日填寫說明：“采購類別”根據(jù)實際情況勾選，如為其他需注明具體類型?！拔镔Y/服務明細”需逐項填寫，技術(shù)要求應具體明確，避免模糊表述?！邦A算情況”由財務部填寫，確認是否在預算范圍內(nèi)?！疤厥庹f明”需注明緊急采購原因、預算外資金來源等特殊情況。審批流程按權(quán)限逐級進行，不得越級審批。3.2供應商評估表表2：供應商評估表采購項目評估日期年月日供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話評估部門采購部、需求部門、質(zhì)檢部評估項目評分標準權(quán)重供應商A———-———-—————價格水平1.報價最低(10分)2.較低(8分)3.一般(6分)4.較高(4分)5.最高(2分)30%質(zhì)量保證1.質(zhì)量體系完善(10分)2.較完善(8分)3.一般(6分)4.不完善(4分)5.無體系(2分)25%交貨能力1.完全滿足(10分)2.較好滿足(8分)3.基本滿足(6分)4.部分滿足(4分)5.無法滿足(2分)20%服務響應1.非常及時(10分)2.較及時(8分)3.一般(6分)4.較慢(4分)5.非常慢(2分)15%企業(yè)資質(zhì)1.資質(zhì)齊全(10分)2.較齊全(8分)3.一般(6分)4.較少(4分)5.無資質(zhì)(2分)10%加權(quán)總分100%評估意見評估人員部門：姓名：簽字：部門：姓名：簽字：部門：姓名：簽字：采購部建議□推薦供應商A□推薦供應商B□推薦供應商C□重新尋源部門負責人審核人：職務：日期：年月日填寫說明：評估項目按權(quán)重計算加權(quán)總分，總分最高者為首選供應商。價格水平評分以最低報價為基準，其他供應商按比例折算。質(zhì)量保證需考察供應商的質(zhì)量認證體系、過往質(zhì)量表現(xiàn)等。交貨能力需評估供應商的生產(chǎn)能力、庫存狀況及物流保障。服務響應包括售前咨詢、售后支持、問題處理等方面的表現(xiàn)。企業(yè)資質(zhì)需審核營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認證、資質(zhì)證書等文件。3.3采購審批單表3：采購審批單采購編號申請日期年月日申請部門采購類別采購項目采購內(nèi)容采購方式□詢價采購□招標采購□單一來源□競爭性談判□其他：供應商信息供應商名稱報價(元)主要優(yōu)勢評估得分———————-———-———-推薦供應商推薦理由價格分析市場參考價：元歷史采購價：元本次報價：元預算情況預算金額：元本次采購：元預算余額：元付款方式□預付款%□貨到付款□驗收付款□分期付款□其他：附件清單1.采購申請單2.供應商評估表3.報價單4.技術(shù)方案5.其他：采購部意見經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：日期：年月日財務部意見審核人：部門經(jīng)理：日期：年月日分管領(lǐng)導審批人：職務：日期：年月日總經(jīng)理審批人：職務：日期：年月日董事會審批人：職務：日期：年月日填寫說明：“采購編號”由采購部統(tǒng)一編制，按年度流水號管理?！安少彿绞健备鶕?jù)采購金額及性質(zhì)選擇，需符合公司采購管理制度規(guī)定?！肮绦畔ⅰ毙枇谐鏊袇⑴c報價的供應商及其評估情況?！皟r格分析”需說明本次價格的合理性，與市場價及歷史價進行對比?！案犊罘绞健毙杳鞔_具體付款條件及比例，預付款需提供擔保措施。審批權(quán)限按采購金額分級：5萬以下采購部經(jīng)理審批；5-20萬分管副總審批；20-50萬總經(jīng)理審批；50萬以上董事會審批。3.4合同評審表表4：合同評審表合同編號評審日期年月日合同名稱合同類型□采購合同□服務合同□工程合同□其他：供應商合同金額元合同期限自年月日至年月日評審項目評審內(nèi)容評審意見評審人———-———-———-——–業(yè)務條款標的物描述、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付方式、驗收標準等是否清晰明確□同意□有條件同意□不同意價格條款價格構(gòu)成、支付方式、支付時間、發(fā)票要求等是否合理□同意□有條件同意□不同意法律條款違約責任、爭議解決方式、不可抗力等是否完備□同意□有條件同意□不同意風險條款保密義務、知識產(chǎn)權(quán)、保險要求等是否到位□同意□有條件同意□不同意其他條款培訓、售后、技術(shù)支持等附加條款是否必要□同意□有條件同意□不同意綜合評審意見采購部經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：日期：年月日法務部審核人：部門經(jīng)理：日期：年月日財務部審核人：部門經(jīng)理：日期：年月日分管領(lǐng)導審批人：職務：日期：年月日總經(jīng)理審批人：職務：日期：年月日填寫說明：“合同編號”按公司合同管理辦法統(tǒng)一編制?！霸u審項目”需逐項評審，如選擇“有條件同意”需注明修改意見。業(yè)務條款評審由需求部門或技術(shù)部門負責。價格條款評審由財務部負責，重點審核價格合理性及付款條件。法律條款評審由法務部負責，保證合同合法有效。風險條款評審由采購部與法務部共同負責，防范潛在風險。所有評審意見需明確具體，避免模糊表述。3.5付款申請單表5：付款申請單付款編號申請日期年月日申請部門供應商合同編號合同金額元已付款金額本次申請金額元付款事由付款條件□預付款□到貨款□驗收款□質(zhì)保金□進度款□其他：付款比例%付款依據(jù)附件清單1.合同復印件2.發(fā)票3.驗收單4.入庫單5.其他：賬戶信息開戶行：賬號：戶名：申請部門意見經(jīng)辦人：部門經(jīng)理：日期：年月日采購部審核審核人：部門經(jīng)理：日期：年月日財務部審核審核人：部門經(jīng)理：日期：年月日分管領(lǐng)導審批人：職務：日期：年月日總經(jīng)理審批人：職務：日期：年月日出納付款人：付款日期：年月日付款方式：□轉(zhuǎn)賬□支票□其他：填寫說明：“付款編號”由財務部統(tǒng)一編制，按年度流水號管理。“付款事由”需簡要說明付款背景及依據(jù)?！案犊顥l件”需與合同約定一致，質(zhì)保金付款需提供質(zhì)保期滿證明?！案犊钜罁?jù)”需注明具體的合同條款編號或驗收文件編號。“賬戶信息”必須與合同約定一致，如變更需提供供應商書面說明。審批權(quán)限與采購審批權(quán)限保持一致，保證付款合規(guī)性。付款完成后，出納需在申請單上注明付款方式及日期。四、執(zhí)行要點與風險防控4.1預算控制機制采購活動必須嚴格遵循“無預算不采購”原則，保證所有采購支出均在年度預算范圍內(nèi)。財務部需建立預算動態(tài)監(jiān)控機制，實時更新各部門預算執(zhí)行情況，對接近預算限額的部門進行預警。預算外采購需履行特殊審批程序，由需求部門提交《預算外采購申請表》，詳細說明采購必要性及資金來源，經(jīng)分管財務副總審批后方可執(zhí)行。對于大額預算調(diào)整，需提交總經(jīng)理辦公會審議。預算執(zhí)行情況需納入部門績效考核，對頻繁發(fā)生預算外采購的部門進行問責。同時建立采購成本分析制度，定期對比實際采購成本與預算差異，分析原因并采取改進措施，提高預算編制的準確性和執(zhí)行的有效性。4.2供應商管理體系建立科學完善的供應商管理體系是保障采購質(zhì)量與效率的基礎。公司需制定《供應商管理辦法》，明確供應商準入標準、評估流程及分級管理要求。供應商準入需經(jīng)過資質(zhì)審查、現(xiàn)場考察、樣品測試等環(huán)節(jié)，保證供應商具備相應的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。對合格供應商實行分級管理，根據(jù)合作歷史、績效評價結(jié)果劃分為戰(zhàn)略供應商、核心供應商、普通供應商和臨時供應商四個等級，實施差異化合作策略。戰(zhàn)略供應商可享受優(yōu)先采購、簡化流程等優(yōu)惠待遇；臨時供應商僅限一次性或小額采購合作。建立供應商退出機制，對連續(xù)兩個季度績效評價不合格的供應商啟動淘汰程序，并在三年內(nèi)不再合作。同時定期開發(fā)新供應商資源，保持供應商池的活力與競爭性，避免對單一供應商的過度依賴。4.3招標采購規(guī)范對于達到招標金額標準的采購項目（一般為20萬元以上），必須嚴格執(zhí)行招標采購程序。招標工作需成立招標小組，由采購部、需求部門、技術(shù)部門、財務部、法務部等相關(guān)部門人員組成，保證招標過程的專業(yè)性與公正性。招標文件需明確技術(shù)要求、商務條款、評標標準等內(nèi)容，避免設置傾向性或排他性條款。評標過程需遵循“公平、公正、公開”原則，采用綜合評分法或最低評標價法進行評審，評標結(jié)果需經(jīng)招標小組全體成員簽字確認。建立招標監(jiān)督機制，由紀檢監(jiān)察部門或內(nèi)審部對招標過程進行全程監(jiān)督，重點防范圍標串標、虛假招標等違規(guī)行為。招標資料需完整保存，包括招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等，保證招標過程可追溯、可審計。4.4合同風險防范合同管理是采購風險控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。公司需制定標準合同模板，涵蓋各類常見采購場景，保證合同條款的規(guī)范性與完備性。對于非標準合同，需經(jīng)法務部特別審核，重點防范以下風險：主體風險：核實供應商簽約主體資格，避免與無資質(zhì)或超越經(jīng)營范圍的供應商簽約。條款風險：保證質(zhì)量標準、驗收方法、違約責任等核心條款明確具體，避免模糊表述。履行風險：設置合理的履約保證金或質(zhì)保金條款，約束供應商嚴格履約。法律風險：明確爭議解決方式、適用法律等條款，防范法律糾紛。合同簽訂需履行完整的審批程序，重大合同（50萬元以上）需經(jīng)法律顧問審核。合同履行過程中需建立跟蹤機制，及時發(fā)覺并處理違約情況，最大限度降低合同風險。4.5采購廉潔要求采購環(huán)節(jié)是商業(yè)賄賂的高發(fā)領(lǐng)域，必須建立嚴格的廉潔從業(yè)制度。所有參與采購工作的人員需簽訂《廉潔承諾書》，明確禁止以下行為：收受供應商禮品、禮金、有價證券等財物；接受供應商提供的宴請、旅游、娛樂等消費