辦公室日常行政管理工作規(guī)范手冊(cè)一、前言辦公室行政管理是保障組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)的核心環(huán)節(jié)，涵蓋辦公秩序維護(hù)、資源統(tǒng)籌調(diào)配、服務(wù)保障支持等多維度工作。本手冊(cè)結(jié)合實(shí)際工作場(chǎng)景與管理經(jīng)驗(yàn)，梳理出一套切實(shí)可行的操作規(guī)范，供行政崗位人員參考執(zhí)行，助力提升辦公效率、優(yōu)化管理質(zhì)量，為組織各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展筑牢基礎(chǔ)。二、辦公秩序管理（一）考勤與出勤管理1.考勤執(zhí)行：全體人員需按規(guī)定時(shí)間到崗、離崗，通過(guò)指定考勤系統(tǒng)或方式完成打卡。因公務(wù)外出、休假等需提前報(bào)備；特殊情況（如突發(fā)疾病、交通阻滯）應(yīng)在到崗時(shí)間前通過(guò)電話、企業(yè)微信等有效方式向直屬上級(jí)說(shuō)明，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充書(shū)面說(shuō)明材料。2.請(qǐng)假流程：?jiǎn)T工申請(qǐng)休假（含病假、事假、年假等），需提前填寫(xiě)《請(qǐng)假申請(qǐng)表》，經(jīng)直屬上級(jí)及相關(guān)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門備案；緊急休假可先口頭申請(qǐng)，2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊書(shū)面手續(xù)。3.出勤監(jiān)督：行政人員定期核查考勤數(shù)據(jù)，每月匯總出勤情況，對(duì)曠工、遲到早退累計(jì)超標(biāo)等異常情況及時(shí)通報(bào)，并按制度處理。（二）辦公禮儀與環(huán)境維護(hù)1.著裝規(guī)范：辦公期間著裝應(yīng)整潔得體，符合崗位性質(zhì)與組織文化要求；對(duì)外接待、重要會(huì)議等場(chǎng)合需著正裝或商務(wù)休閑裝。2.辦公環(huán)境：桌面保持整潔，文件、辦公用品分類歸置；公共區(qū)域（走廊、會(huì)議室、茶水間）禁止堆放個(gè)人物品，垃圾及時(shí)清理；下班前關(guān)閉個(gè)人辦公設(shè)備電源，整理桌面物品。3.溝通禮儀：內(nèi)部溝通使用禮貌用語(yǔ)，傳遞文件、資料時(shí)雙手遞送；電話溝通清晰報(bào)出單位或部門名稱，語(yǔ)氣謙和，重要事項(xiàng)及時(shí)記錄并復(fù)述確認(rèn)。三、文件與檔案管理（一）收文管理1.簽收登記：行政人員接收外部文件（含紙質(zhì)、電子文件）后，立即在《收文登記簿》記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、接收時(shí)間，電子文件同步歸檔至指定文件夾。2.擬辦流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見(jiàn)（如呈送領(lǐng)導(dǎo)閱示、轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理），經(jīng)審批后流轉(zhuǎn)；涉密文件按保密制度單獨(dú)處理，標(biāo)注密級(jí)并限定傳閱范圍。3.督辦反饋：對(duì)需落實(shí)的文件，跟蹤辦理進(jìn)度，定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋；辦理完畢的文件，在登記簿標(biāo)注“已辦結(jié)”，并附辦理結(jié)果說(shuō)明。（二）發(fā)文管理1.起草審核：部門起草文件需經(jīng)負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范（含文號(hào)、主題詞、附件等要素）；重要文件需法務(wù)、合規(guī)部門會(huì)簽。2.編號(hào)印發(fā)：行政部門按發(fā)文規(guī)則編號(hào)，紙質(zhì)文件加蓋公章后印發(fā)，電子文件通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)或指定渠道發(fā)布；發(fā)文后留存一份歸檔，同時(shí)抄送相關(guān)部門備案。（三）檔案管理1.歸檔范圍：各類文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、報(bào)表數(shù)據(jù)等具有保存價(jià)值的資料，每季度末整理歸檔。3.定期清理：每年對(duì)檔案進(jìn)行清查，銷毀過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的資料（涉密資料按保密規(guī)定處理），留存銷毀記錄。四、會(huì)議管理（一）會(huì)前籌備1.議題確定：會(huì)議組織者與發(fā)起方溝通，明確會(huì)議議題、目的、參會(huì)人員范圍，形成會(huì)議通知（含時(shí)間、地點(diǎn)、議題、需準(zhǔn)備的材料），提前1-2個(gè)工作日發(fā)布。2.場(chǎng)地與物資：根據(jù)參會(huì)人數(shù)安排會(huì)議室，調(diào)試音響、投影等設(shè)備；準(zhǔn)備會(huì)議資料（如議程、報(bào)告、簽到表），擺放席卡、茶水等。（二）會(huì)中組織1.簽到記錄：提前10分鐘到場(chǎng)組織簽到，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員，及時(shí)向主持人反饋缺席情況。2.會(huì)議記錄：使用專用記錄本或電子文檔記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限；重要會(huì)議安排專人錄音或速記，會(huì)后整理成規(guī)范紀(jì)要。3.秩序維護(hù)：提醒參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，確保會(huì)議按議程推進(jìn)。（三）會(huì)后跟進(jìn)1.紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要撰寫(xiě)，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門。2.決議督辦：跟蹤決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，每周或每月向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問(wèn)題。3.資料歸檔：將會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、相關(guān)材料整理歸檔，電子資料同步備份。五、固定資產(chǎn)與物資管理（一）采購(gòu)管理1.需求申請(qǐng)：各部門提交《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)執(zhí)行：行政部門通過(guò)招標(biāo)、比價(jià)等方式選定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同（明確質(zhì)量、交貨期、售后條款）；小額物資可通過(guò)定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)，留存采購(gòu)憑證。3.驗(yàn)收入庫(kù)：物資到貨后，由申請(qǐng)部門、行政部門共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)，登記臺(tái)賬。（二）使用與維護(hù)1.臺(tái)賬管理：行政部門建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用人、存放地點(diǎn)；每季度更新臺(tái)賬，確保賬物對(duì)應(yīng)。2.日常維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常保養(yǎng)（如電腦定期殺毒、打印機(jī)清理墨盒）；故障資產(chǎn)及時(shí)報(bào)行政部門，聯(lián)系維修或報(bào)廢。（三）盤點(diǎn)與處置1.定期盤點(diǎn)：每年末組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，實(shí)地核對(duì)資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)，填寫(xiě)《盤點(diǎn)表》；盤盈、盤虧情況查明原因后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批處理。2.報(bào)廢處置：資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，填寫(xiě)《報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)技術(shù)鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定處置（變賣、回收），更新臺(tái)賬。六、后勤保障管理（一）辦公設(shè)施維護(hù)1.報(bào)修流程：辦公設(shè)施（如空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)）出現(xiàn)故障，使用人填寫(xiě)《報(bào)修單》或通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)報(bào)修，行政部門安排維修，跟蹤進(jìn)度并反饋結(jié)果。2.定期巡檢：行政人員每月巡檢公共設(shè)施，記錄設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，提前維護(hù)（如空調(diào)濾網(wǎng)清洗、電路檢測(cè)），預(yù)防故障。（二）環(huán)境衛(wèi)生與安全1.衛(wèi)生管理：辦公區(qū)域每日清潔，公共區(qū)域由保潔人員負(fù)責(zé)；禁止在辦公區(qū)吸煙、亂扔雜物，茶水間餐具及時(shí)清洗歸位。2.安全管理：下班前檢查門窗、電源是否關(guān)閉，消防通道保持暢通；每月檢查消防器材（滅火器、應(yīng)急燈），確保完好有效；涉密區(qū)域安裝門禁，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（三）餐飲與班車（如有）1.餐飲管理：統(tǒng)計(jì)員工用餐需求，與食堂或供餐單位溝通菜單、質(zhì)量；監(jiān)督食堂衛(wèi)生，定期收集員工意見(jiàn)，優(yōu)化供餐服務(wù)。2.班車管理：根據(jù)員工通勤需求調(diào)整班車線路、時(shí)間，定期檢查車輛安全；班車司機(jī)需遵守交通規(guī)則，確保員工安全乘車。七、人員溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.信息傳遞：行政人員及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、會(huì)議精神，確保各部門知曉；建立內(nèi)部溝通群（如微信群、企業(yè)微信），重要通知同步發(fā)書(shū)面文件。2.部門協(xié)調(diào)：當(dāng)部門間出現(xiàn)工作銜接問(wèn)題時(shí)，行政人員主動(dòng)介入，了解訴求，協(xié)調(diào)資源，推動(dòng)問(wèn)題解決；每季度組織跨部門溝通會(huì)，促進(jìn)協(xié)作。（二）外部對(duì)接1.訪客接待：提前了解訪客身份、目的，安排接待人員，準(zhǔn)備接待資料；引導(dǎo)訪客至指定區(qū)域，茶水服務(wù)到位，會(huì)談后送離并記錄來(lái)訪情況。2.對(duì)外聯(lián)絡(luò)：與政府部門、合作單位溝通時(shí)，使用正式文書(shū)或規(guī)范話術(shù)，及時(shí)反饋對(duì)方需求，維護(hù)良好合作關(guān)系。八、應(yīng)急事務(wù)處理（一）突發(fā)事件應(yīng)對(duì)1.火災(zāi)、地震：立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員按預(yù)定路線疏散，使用消防器材撲救初起火災(zāi)；疏散后清點(diǎn)人數(shù)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。2.設(shè)備故障（如停水停電、網(wǎng)絡(luò)中斷）：行政人員第一時(shí)間聯(lián)系維修單位，同時(shí)向員工說(shuō)明情況，提供臨時(shí)解決方案（如備用電源、紙質(zhì)文件）。（二）輿情與投訴處理1.輿情監(jiān)測(cè)：關(guān)注網(wǎng)絡(luò)、媒體對(duì)組織的評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)負(fù)面輿情及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，配合公關(guān)部門回應(yīng)，避免事態(tài)擴(kuò)大。2.投訴處理：收到員工或外部投訴，記錄投訴內(nèi)容、訴求，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；跟蹤處