公司檔案管理制度與操作指南一、制度背景與目的在企業(yè)運(yùn)營過程中，檔案作為記錄經(jīng)營活動、承載管理決策、維護(hù)合法權(quán)益的核心載體，其規(guī)范化管理直接關(guān)系到企業(yè)歷史傳承、風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)發(fā)展。為強(qiáng)化檔案資源的整合利用，明確管理流程與責(zé)任邊界，特制定本制度及操作指南，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)現(xiàn)檔案“存史、資政、育人”的核心價(jià)值，為公司戰(zhàn)略決策與日常運(yùn)營提供堅(jiān)實(shí)的信息支撐。二、管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如綜合管理部、專職檔案科）作為檔案工作的統(tǒng)籌主體，需承擔(dān)以下職責(zé)：制度建設(shè)：牽頭制定、修訂檔案管理制度，細(xì)化不同類型檔案的管理細(xì)則；資源統(tǒng)籌：統(tǒng)籌全公司檔案資源的收集、整理、保管與利用，建立統(tǒng)一的檔案管理體系；業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對各部門檔案工作開展培訓(xùn)、監(jiān)督與指導(dǎo)，確保管理要求落地；安全保障：負(fù)責(zé)檔案實(shí)體與信息的安全防護(hù)，涵蓋防火、防潮、防篡改及權(quán)限管控等環(huán)節(jié)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門作為檔案的形成主體，需履行“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的管理原則：前端管控：在業(yè)務(wù)流程中同步開展檔案的收集與初步整理，確保檔案形成的完整性、準(zhǔn)確性；移交配合：按規(guī)定時間與要求向檔案管理部門移交檔案，移交前完成分類、編號與編目；利用反饋：在檔案借閱、查閱過程中及時反饋使用需求，協(xié)助完善管理的實(shí)用性優(yōu)化。（三）崗位人員職責(zé)部門檔案員：負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、預(yù)整理，定期與檔案管理部門對接，是部門檔案管理的直接責(zé)任人；全體員工：需樹立檔案意識，在工作中規(guī)范形成、使用檔案，對經(jīng)手的檔案資料負(fù)有妥善保管與及時移交的義務(wù)。三、檔案分類與整理規(guī)范（一）檔案分類體系結(jié)合公司業(yè)務(wù)特性，檔案分為以下類別（可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）：文書檔案：含公司發(fā)文、收文、會議紀(jì)要、管理制度、合同協(xié)議等具有行政管理屬性的文件；財(cái)務(wù)檔案：含會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)活動記錄；人事檔案：含員工入職資料、勞動合同、職稱評定、考核記錄等人事管理文件；業(yè)務(wù)檔案：因業(yè)務(wù)類型而異，如項(xiàng)目檔案（含立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收資料）、客戶檔案、研發(fā)檔案等。（二）整理操作流程1.立卷（或組卷）：以“問題、時間、項(xiàng)目”為導(dǎo)向，將同類、同主題或同階段的檔案組合為一卷（或一個檔案盒）。例如，文書檔案可按“年度+機(jī)構(gòu)+問題”分類，財(cái)務(wù)檔案按“年度+憑證/賬簿類型”分類，確保卷內(nèi)文件邏輯清晰。2.編號與編目：檔案編號采用“年度-類別-部門-順序號”規(guī)則（如2024-WS-總辦-001，WS代表文書檔案）；每卷檔案需編制《卷內(nèi)文件目錄》，注明文件編號、題名、形成時間、頁數(shù)等信息，便于檢索。3.裝訂與裝盒：去除文件中的金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，確保文件平整；將裝訂好的檔案按編號順序裝入檔案盒，填寫盒脊標(biāo)簽（含年度、類別、起止編號）與盒內(nèi)備考表（記錄檔案變動情況）。四、歸檔流程與要求（一）歸檔范圍需歸檔的文件需滿足“對公司有保存價(jià)值”的核心標(biāo)準(zhǔn)，具體包括：反映公司重大決策、經(jīng)營管理的文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、股東會決議）；記錄業(yè)務(wù)活動關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的文件（如項(xiàng)目合同、驗(yàn)收報(bào)告）；具有憑證作用的文件（如財(cái)務(wù)票據(jù)、勞動合同）；需長期追溯的文件（如資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書）。（二）歸檔時間定期歸檔：文書、人事、業(yè)務(wù)類檔案原則上在次年第一季度完成上一年度檔案的移交；即時歸檔：重大合同、重要項(xiàng)目驗(yàn)收、突發(fā)事件處理等時效性強(qiáng)的檔案，需在事件結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證在年度終了后由財(cái)務(wù)部門保管1年，期滿后移交檔案管理部門；會計(jì)賬簿、報(bào)表需在形成后滿3年移交。（三）移交與驗(yàn)收1.移交前，部門檔案員需完成檔案的整理、編目，并填寫《檔案移交清單》，注明檔案數(shù)量、類別、起止編號；2.檔案管理部門對照清單驗(yàn)收，重點(diǎn)核查檔案的完整性、準(zhǔn)確性（如文件簽字蓋章是否齊全、頁碼是否連續(xù)）；3.雙方簽字確認(rèn)后，檔案正式移交，移交清單一式兩份，雙方各存一份備查。五、檔案保管與利用管理（一）保管要求1.保管環(huán)境：檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防盜、防高溫），溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；2.實(shí)體保管：檔案盒按類別、年度、編號順序上架，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、破損及時修復(fù)；3.信息化保管：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“實(shí)體+電子”雙套制管理，電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：員工需填寫《檔案借閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱（原則上不外借，確需外借的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且限期歸還）；2.外部查閱：如因?qū)徲?jì)、訴訟等需要外部單位查閱，需出具正式函件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸核心檔案；3.利用反饋：檔案使用后，檔案管理部門需記錄利用情況（如查閱次數(shù)、用途），為檔案價(jià)值挖掘提供依據(jù)。（三）保密管理檔案分為“絕密、機(jī)密、秘密、公開”四個密級（可根據(jù)公司實(shí)際簡化），密級檔案的借閱、復(fù)制需經(jīng)更高層級審批；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱，嚴(yán)禁通過非加密渠道傳輸密級檔案。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定機(jī)制檔案管理部門每5年（或根據(jù)需要）牽頭成立“檔案鑒定小組”，成員包括檔案員、業(yè)務(wù)骨干、法律顧問等，對保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定：仍有利用價(jià)值的檔案，延長保管期限，重新標(biāo)注保管到期時間；無保存價(jià)值的檔案，列入銷毀清單，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會審批。（二）銷毀流程1.審批通過后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄待銷毀檔案的編號、內(nèi)容、數(shù)量；2.銷毀時需有2名以上監(jiān)銷人在場，采用碎紙、焚燒等不可逆方式銷毀，監(jiān)銷人需在清冊上簽字確認(rèn)；3.銷毀記錄長期保存，以備追溯。