公共機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理制度一、制度背景與目的公共機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案是履行職能、開(kāi)展業(yè)務(wù)的重要?dú)v史記錄，承載決策依據(jù)、工作憑證、文化傳承等價(jià)值。為規(guī)范檔案全流程管理，確保資源完整安全、高效服務(wù)工作，結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》及行業(yè)規(guī)范，制定本制度。二、管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)檔案管理部門(mén)（如綜合辦公室、檔案室）統(tǒng)籌檔案工作：制定管理細(xì)則，監(jiān)督部門(mén)歸檔，維護(hù)保管環(huán)境，提供利用服務(wù)，定期開(kāi)展檔案檢查與安全評(píng)估。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專人，負(fù)責(zé)文件形成、積累與初步整理，按規(guī)定時(shí)間移交歸檔文件；業(yè)務(wù)活動(dòng)中同步收集、分類(lèi)文件，確保材料真實(shí)反映工作過(guò)程。（三）檔案管理人員職責(zé)檔案員需具備專業(yè)知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)檔案接收、整理、編目、保管及利用；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并補(bǔ)救。三、文書(shū)檔案歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍1.公文類(lèi)：本級(jí)制發(fā)文件（決議、通知等）、上級(jí)來(lái)文（批復(fù)、通報(bào)等）、同級(jí)及下級(jí)重要來(lái)文（請(qǐng)示、函件等）。2.會(huì)議類(lèi)：年度/專題會(huì)議通知、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型材料等。3.業(yè)務(wù)類(lèi)：項(xiàng)目審批、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研成果、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.管理類(lèi)：機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、規(guī)章制度、審計(jì)報(bào)告、獎(jiǎng)懲材料等。5.音像電子類(lèi)：重要會(huì)議/活動(dòng)照片、視頻，電子公文、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等（同步歸檔紙質(zhì)或元數(shù)據(jù)說(shuō)明）。（二）不歸檔范圍重復(fù)文件、臨時(shí)性事務(wù)文件、無(wú)查考價(jià)值的便函、個(gè)人通訊記錄、已公開(kāi)宣傳材料等。（三）保管期限劃分永久保管：機(jī)構(gòu)歷史、重大決策、重要人事任免、長(zhǎng)期有效制度、年度總結(jié)計(jì)劃等。30年保管：重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)工作檔案等。10年保管：一般性事務(wù)文件、階段性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、非重要會(huì)議記錄等。四、文書(shū)檔案整理流程（一）收集與移交各部門(mén)在文件辦理完畢后1個(gè)月內(nèi)收集，每年年底前移交當(dāng)年文件；項(xiàng)目/專項(xiàng)檔案在工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)移交。移交時(shí)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）分類(lèi)與組卷1.分類(lèi)：采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）—保管期限”分類(lèi)法，同一事由文件歸為一卷（如“2023年—辦公室—永久—年度工作總結(jié)”）。2.組卷：按文件形成時(shí)間/重要程度排序，去除金屬裝訂物，用線繩或?qū)Ｓ醚b訂機(jī)裝訂，案卷封面標(biāo)注題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等。（三）編號(hào)與編目1.檔號(hào)編制：采用“全宗號(hào)—年度—機(jī)構(gòu)代碼—保管期限代碼—案卷號(hào)”格式（如“GZ001—2023—BGS—YJ—001”）。2.編目：編制《案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，注明文件編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)，電子目錄同步錄入檔案系統(tǒng)。五、檔案保管與利用服務(wù)（一）保管要求1.庫(kù)房環(huán)境：檔案庫(kù)房需“七防”（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵），安裝溫濕度監(jiān)控，溫度14-24℃、濕度45%-60%。2.檔案存放：檔案柜架編號(hào)管理，按檔號(hào)順序排列，定期檢查檔案完好情況，霉變、破損及時(shí)修復(fù)。（二）利用流程1.內(nèi)部借閱：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后現(xiàn)場(chǎng)查閱；借出需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還（≤7個(gè)工作日）。2.外部利用：外單位持介紹信、身份證，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可查閱非涉密檔案，原則上不借出。六、安全與保密管理（一）安全措施1.檔案庫(kù)房安裝門(mén)禁、監(jiān)控，非檔案人員禁止入內(nèi)；離崗前檢查門(mén)窗、電源。2.電子檔案定期備份（至少雙份，異地存儲(chǔ)一份），加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失/泄露。（二）保密要求1.涉密檔案單獨(dú)保管，借閱、復(fù)制需保密委員會(huì)審批，嚴(yán)格登記備案。2.檔案銷(xiāo)毀、移交時(shí)，涉密檔案按保密規(guī)定處理，禁止擅自傳播內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定小組組成由檔案管理、業(yè)務(wù)、保密部門(mén)人員組成鑒定小組，每10年對(duì)到期檔案評(píng)估。（二）鑒定與銷(xiāo)毀流程1.鑒定小組評(píng)估檔案保存價(jià)值，提出“繼續(xù)保管”“銷(xiāo)毀”意見(jiàn)，形成《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》。2.擬銷(xiāo)毀檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，2名以上專人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字，銷(xiāo)毀記錄長(zhǎng)期保存。八、人員管理與培訓(xùn)（一）人員資質(zhì)檔案管理人員需大專以上學(xué)歷，熟悉檔案法規(guī)與流程，優(yōu)先錄用持檔案專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)者。（二）培訓(xùn)機(jī)制