資料進行歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司資料的歸檔管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在各項工作中形成的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和提供利用。2.真實完整原則：歸檔資料應真實反映公司各項工作的實際情況，確保資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學原則：按照資料的來源、內(nèi)容、形式等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。二、歸檔資料的范圍（一）行政管理類1.公司設立、變更、注銷等相關文件。2.公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結等。3.公司內(nèi)部組織機構設置、人員任免、薪酬福利等文件。4.公司對外聯(lián)絡、合作協(xié)議、合同等文件。5.公司行政事務處理文件，如公文、信函、通知等。（二）財務審計類1.財務預算、決算報告。2.財務憑證、賬簿、報表等。3.審計報告、審計工作底稿等。4.稅務申報、繳納等相關文件。（三）業(yè)務經(jīng)營類1.市場調研、分析報告。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等相關文件。3.客戶資料、訂單合同、售后服務記錄等。4.項目策劃、實施、驗收等文件。5.業(yè)務統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)分析報告等。（四）人力資源類1.員工招聘、培訓、考核、晉升等文件。2.員工勞動合同、社保繳納等文件。3.員工薪酬福利、考勤記錄等文件。4.員工檔案、人事調動等文件。（五）技術研發(fā)類1.技術方案、設計圖紙、實驗報告等。2.技術創(chuàng)新成果、專利申請等文件。3.技術標準、規(guī)范、操作規(guī)程等。4.技術合作協(xié)議、技術轉讓合同等文件。三、歸檔資料的收集（一）收集責任1.各部門負責本部門資料的收集工作，指定專人負責資料的整理和移交。2.項目負責人負責項目資料的收集、整理和歸檔工作。（二）收集時間1.日常工作中形成的資料應及時收集整理，定期移交檔案管理部門。2.項目結束后，項目負責人應在[X]個工作日內(nèi)將項目資料整理歸檔并移交檔案管理部門。（三）收集要求1.收集的資料應齊全、完整，符合歸檔要求。2.資料應真實、準確，不得偽造、篡改。3.收集的資料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。四、歸檔資料的整理（一）分類標準1.按照本辦法第二章規(guī)定的歸檔資料范圍進行分類。2.每大類下可根據(jù)資料的具體內(nèi)容和形式進一步細分小類。（二）編號規(guī)則1.為便于管理和查找，對歸檔資料進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號采用[編號方式]，如“[年份][類別代碼][順序號]”。（三）裝訂要求1.歸檔資料應進行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。3.裝訂時應去除資料中的金屬物、塑料夾等，保持資料的平整。（四）編目要求1.對歸檔資料進行編目，編制目錄清單。目錄清單應包括資料編號、名稱、日期、來源等信息。2.目錄清單應一式兩份，一份隨資料裝訂，一份單獨成冊。五、歸檔資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放歸檔資料。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.歸檔資料應按照類別、年度、編號順序進行排列存放。2.對重要資料應進行備份，備份資料可采用電子存儲或異地存放等方式。（三）保管期限1.歸檔資料的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的資料包括公司設立、變更、注銷等重要文件，以及具有歷史價值和法律意義的文件。3.長期保管的資料保管期限為[X]年，包括公司規(guī)章制度、業(yè)務合同等。4.短期保管的資料保管期限為[X]年，包括一般性的行政事務文件、業(yè)務統(tǒng)計報表等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對歸檔資料進行檢查，確保資料的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括資料的存放情況、保管期限、是否有損壞等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理。六、歸檔資料的利用（一）利用申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱歸檔資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）利用審批1.檔案管理部門對《資料查閱申請表》進行審核，根據(jù)資料的保管期限和利用范圍決定是否批準查閱。2.對涉及公司機密或重要信息的資料，查閱申請應經(jīng)公司分管領導批準。（三）利用方式1.經(jīng)批準查閱歸檔資料的人員，應在檔案管理部門指定的場所查閱，不得將資料帶出檔案庫房。2.查閱資料時應保持資料的整潔，不得在資料上涂改、標記、損壞。3.如需復印或摘錄資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。七、歸檔資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組負責對到期的歸檔資料進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.按照本辦法第五章規(guī)定的保管期限，對到期的歸檔資料進行鑒定。2.對已失去保存價值的資料，經(jīng)鑒定小組鑒定后可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，填寫《資料銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領導批準。2.檔案管理部門按照批準的《資料銷毀申請表》對擬銷毀的資料進行登記造冊。3.