行政物料領(lǐng)取管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政物料的領(lǐng)取流程，加強(qiáng)物料管理，提高物料使用效率，確保公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在日常辦公過(guò)程中對(duì)行政物料的領(lǐng)取管理。（三）基本原則1.按需領(lǐng)取原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理申請(qǐng)領(lǐng)取行政物料，避免浪費(fèi)。2.歸口管理原則：行政物料的領(lǐng)取由公司行政部門(mén)統(tǒng)一歸口管理，負(fù)責(zé)物料的采購(gòu)、庫(kù)存管理、發(fā)放等工作。3.規(guī)范流程原則：明確行政物料領(lǐng)取的流程和審批環(huán)節(jié)，確保領(lǐng)取過(guò)程公開(kāi)、公正、透明。二、行政物料分類(lèi)及定義（一）辦公用品類(lèi)1.書(shū)寫(xiě)工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆等。2.紙制品：包括打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.辦公設(shè)備耗材：如墨盒、硒鼓、打印色帶等。4.文件管理用品：文件夾、檔案袋、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、膠水、回形針等。5.桌面用品：計(jì)算器、電話(huà)機(jī)、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、電腦清潔用品等。（二）辦公家具類(lèi)1.桌椅：辦公桌、辦公椅、會(huì)議桌椅等。2.文件柜：鐵皮文件柜、木質(zhì)文件柜等。3.沙發(fā)茶幾：辦公室沙發(fā)、茶幾等。（三）辦公設(shè)備類(lèi)1.電腦及周邊設(shè)備：臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)、網(wǎng)線、網(wǎng)絡(luò)模塊等。3.辦公電器：飲水機(jī)、空調(diào)、投影儀、音響設(shè)備等。（四）其他行政物料類(lèi)1.清潔用品：掃帚、拖把、抹布、清潔劑、垃圾袋等。2.勞保用品：安全帽、手套、工作服、防護(hù)鞋等。3.禮品及宣傳用品：公司禮品、宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)等。三、行政物料領(lǐng)取流程（一）申請(qǐng)1.各部門(mén)如需領(lǐng)取行政物料，應(yīng)填寫(xiě)《行政物料領(lǐng)取申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明所需物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.申請(qǐng)表由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門(mén)。（二）審批1.行政部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)物料的必要性、合理性、庫(kù)存情況等。2.對(duì)于常規(guī)辦公用品的領(lǐng)取，行政部門(mén)可根據(jù)庫(kù)存情況直接審批發(fā)放。對(duì)于價(jià)值較高、數(shù)量較大的辦公家具、辦公設(shè)備等物料的領(lǐng)取，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，行政部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)，并注明領(lǐng)取時(shí)間和領(lǐng)取地點(diǎn)。（三）領(lǐng)取1.申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到行政部門(mén)指定的地點(diǎn)領(lǐng)取物料。2.行政部門(mén)發(fā)放物料時(shí)，應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保發(fā)放的物料與申請(qǐng)一致。3.領(lǐng)取人在領(lǐng)取物料時(shí)，應(yīng)在《行政物料領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要領(lǐng)取行政物料，申請(qǐng)人可先電話(huà)向行政部門(mén)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后先行領(lǐng)取，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)表和審批手續(xù)。2.對(duì)于已領(lǐng)取但因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要退換的行政物料，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)聯(lián)系，經(jīng)核實(shí)后辦理退換手續(xù)。四、行政物料庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政物料進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。2.盤(pán)點(diǎn)工作由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)等信息，并做好記錄。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)編制《行政物料庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（二）庫(kù)存預(yù)警1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)物料的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警線。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物料供應(yīng)的連續(xù)性。（三）庫(kù)存安全管理1.行政部門(mén)應(yīng)確保行政物料庫(kù)存的安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作。2.庫(kù)存物料應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等特殊物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。五、行政物料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)行政物料的庫(kù)存情況、使用需求以及采購(gòu)周期等因素，制定年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)估和審核。2.采購(gòu)人員應(yīng)優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和方式將貨物送達(dá)公司。3.采購(gòu)人員在收到貨物后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行更換或處理。4.驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員應(yīng)填寫(xiě)《行政物料采購(gòu)驗(yàn)收單》，并辦理入庫(kù)手續(xù)。（四）采購(gòu)合同管理1.對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的行政物料采購(gòu)項(xiàng)目，行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)妥善保管采購(gòu)合同，并按照合同約定及時(shí)支付貨款。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政物料領(lǐng)取管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查領(lǐng)取流程是否規(guī)范、庫(kù)存管理是否嚴(yán)格、采購(gòu)行為是否合規(guī)等。（二）日常監(jiān)督行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政物料領(lǐng)取管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查各部門(mén)的物料領(lǐng)取情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、通報(bào)批評(píng)等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（