領(lǐng)事館活動管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)領(lǐng)事館活動的規(guī)范化管理，確保領(lǐng)事館各項(xiàng)活動的順利開展，維護(hù)領(lǐng)事館的正常秩序和形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于領(lǐng)事館組織或參與的各類活動，包括但不限于文化交流活動、商務(wù)活動、社交活動、官方儀式等。（三）基本原則1.合法性原則：領(lǐng)事館活動必須嚴(yán)格遵守駐在國的法律法規(guī)以及相關(guān)國際條約和慣例。2.安全第一原則：始終將活動參與人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全放在首位，采取有效措施防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。3.規(guī)范有序原則：活動的策劃、組織、實(shí)施等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)遵循明確的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保活動有序進(jìn)行。4.外交禮儀原則：活動應(yīng)充分體現(xiàn)外交禮儀規(guī)范，展現(xiàn)領(lǐng)事館的專業(yè)素養(yǎng)和良好形象。二、活動策劃與審批（一）活動策劃1.活動發(fā)起：領(lǐng)事館各部門根據(jù)工作需要或特定主題發(fā)起活動策劃申請，填寫《領(lǐng)事館活動策劃申請表》，詳細(xì)說明活動的目的、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、參與人員、預(yù)算等信息。2.初步審核：申請部門將申請表提交至領(lǐng)事館辦公室，辦公室對申請進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查活動的必要性、合法性、可行性以及與領(lǐng)事館整體工作的協(xié)調(diào)性。3.策劃完善：經(jīng)初步審核通過后，申請部門負(fù)責(zé)對活動策劃進(jìn)行進(jìn)一步完善，形成詳細(xì)的活動策劃方案。策劃方案應(yīng)包括活動流程安排、場地布置方案、安全保障措施、宣傳推廣計(jì)劃、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。（二）活動審批1.審批流程：活動策劃方案完成后，提交至領(lǐng)事館領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程一般為：申請部門負(fù)責(zé)人簽字辦公室審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批要點(diǎn)：領(lǐng)事館領(lǐng)導(dǎo)在審批活動策劃方案時，將重點(diǎn)關(guān)注活動是否符合法律法規(guī)要求、是否存在安全隱患、是否與外交政策相符、預(yù)算是否合理等方面。對于涉及重要外交事務(wù)或較大規(guī)模的活動，可能需要經(jīng)過更嚴(yán)格的審批程序或報(bào)上級主管部門備案。3.審批結(jié)果反饋：審批通過的活動策劃方案將由辦公室反饋給申請部門，申請部門按照方案組織實(shí)施活動；審批未通過的，申請部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見對方案進(jìn)行修改完善后重新提交審批。三、活動組織與實(shí)施（一）活動準(zhǔn)備1.人員安排：根據(jù)活動規(guī)模和需求，確定活動組織人員名單，明確各人員的職責(zé)分工，包括活動總負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場協(xié)調(diào)人員、安全保障人員、禮儀人員、宣傳報(bào)道人員等。2.場地準(zhǔn)備：按照活動策劃方案，提前落實(shí)活動場地，并進(jìn)行場地布置。場地布置應(yīng)符合活動主題和外交禮儀要求，確保場地安全、整潔、舒適。3.物資準(zhǔn)備：準(zhǔn)備活動所需的各類物資，如音響設(shè)備、燈光設(shè)備、桌椅、餐具、禮品、宣傳資料等。物資采購應(yīng)遵循相關(guān)采購規(guī)定，確保物資質(zhì)量和數(shù)量滿足活動需求。4.人員通知：提前向活動參與人員發(fā)送活動通知，告知活動的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、注意事項(xiàng)等信息。通知方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵件、短信、電話等多種形式，確保參與人員及時收到通知。（二）活動現(xiàn)場管理1.簽到入場：在活動現(xiàn)場設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，對參與人員進(jìn)行身份核實(shí)和簽到登記。參與人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和方式入場，遵守現(xiàn)場秩序。2.活動流程執(zhí)行：活動現(xiàn)場應(yīng)嚴(yán)格按照策劃方案執(zhí)行活動流程，確保各項(xiàng)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行?；顒又鞒秩藨?yīng)熟悉活動流程和內(nèi)容，具備良好的語言表達(dá)能力和應(yīng)變能力，能夠引導(dǎo)活動順利開展。3.安全保障：安全保障人員應(yīng)密切關(guān)注活動現(xiàn)場情況，加強(qiáng)安全巡邏，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類安全隱患。設(shè)置必要的安全警示標(biāo)識，配備消防器材等應(yīng)急設(shè)備，確?；顒蝇F(xiàn)場人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。4.禮儀服務(wù)：禮儀人員應(yīng)按照外交禮儀規(guī)范，為活動提供專業(yè)的禮儀服務(wù)，包括迎接嘉賓、引導(dǎo)就座、頒獎儀式等環(huán)節(jié)。禮儀人員應(yīng)著裝得體、舉止端莊、服務(wù)熱情周到。5.宣傳報(bào)道：宣傳報(bào)道人員應(yīng)及時收集活動現(xiàn)場的圖片、視頻等資料，撰寫活動新聞稿件，通過領(lǐng)事館官方網(wǎng)站、社交媒體等渠道進(jìn)行宣傳報(bào)道，擴(kuò)大活動影響力。（三）活動后續(xù)工作1.物資清理：活動結(jié)束后，及時清理活動現(xiàn)場，歸還借用的物資設(shè)備，對剩余物資進(jìn)行妥善保管或處理。2.費(fèi)用結(jié)算：按照財(cái)務(wù)規(guī)定，對活動費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。費(fèi)用結(jié)算應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的票據(jù)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。3.效果評估：組織開展活動效果評估工作，收集參與人員和相關(guān)部門的反饋意見，對活動的策劃、組織、實(shí)施等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)分析，評估活動的成效和不足之處，為今后的活動改進(jìn)提供參考依據(jù)。四、活動安全管理（一）安全責(zé)任1.領(lǐng)事館領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：領(lǐng)事館領(lǐng)導(dǎo)對活動安全工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)活動安全管理工作，確保安全管理措施落實(shí)到位。2.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人為本部門組織或參與活動的安全第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)制定本部門活動安全工作方案，組織實(shí)施安全管理措施，確保本部門人員在活動中的安全。3.工作人員責(zé)任：活動工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理規(guī)定，履行安全工作職責(zé)，積極配合做好活動安全工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報(bào)告并協(xié)助處理。（二）安全措施1.安全預(yù)案制定：針對不同類型的活動，制定相應(yīng)的安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和各人員的應(yīng)急職責(zé)。安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.安全檢查：在活動籌備階段，組織對活動場地、設(shè)施設(shè)備、物資等進(jìn)行全面的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患?；顒悠陂g，加強(qiáng)對活動現(xiàn)場的安全巡查，確保安全措施持續(xù)有效執(zhí)行。3.人員安全管理：對參與活動的人員進(jìn)行安全宣傳教育，告知其活動中的安全注意事項(xiàng)。加強(qiáng)對活動現(xiàn)場人員的管理，控制人員流量，避免出現(xiàn)擁擠、踩踏等安全事故。4.食品安全管理：如活動涉及餐飲服務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照食品安全法律法規(guī)要求，加強(qiáng)對食品采購、加工、儲存、配送等環(huán)節(jié)的管理，確保食品安全。5.消防安全管理：活動現(xiàn)場應(yīng)配備必要的消防器材和設(shè)施，設(shè)置明顯的消防安全標(biāo)識。加強(qiáng)對活動現(xiàn)場用火、用電、用氣的管理，確保消防安全。（三）應(yīng)急處置1.突發(fā)事件報(bào)告：活動現(xiàn)場一旦發(fā)生突發(fā)事件，現(xiàn)場工作人員應(yīng)立即向活動總負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取必要的應(yīng)急措施，防止事件擴(kuò)大。2.應(yīng)急響應(yīng)啟動：活動總負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。同時，及時向上級主管部門和駐在國相關(guān)部門報(bào)告事件情況。3.應(yīng)急處置措施：根據(jù)突發(fā)事件的類型和性質(zhì)，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如疏散人員、救治傷員、保護(hù)現(xiàn)場、控制局面等。在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)保持冷靜，遵循科學(xué)合理的處置原則，確保應(yīng)急處置工作有序進(jìn)行。4.事后恢復(fù)與總結(jié)：突發(fā)事件處置結(jié)束后，及時組織開展事后恢復(fù)工作，盡快恢復(fù)活動正常秩序。對事件進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂完善，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、活動宣傳管理（一）宣傳原則1.正面宣傳原則：領(lǐng)事館活動宣傳應(yīng)堅(jiān)持正面宣傳為主，突出活動的積極意義和成果，展示領(lǐng)事館的良好形象和工作成效。2.真實(shí)性原則：宣傳內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，不得夸大或虛假宣傳。嚴(yán)格遵守新聞宣傳紀(jì)律，確保宣傳信息符合外交政策和法律法規(guī)要求。3.適度宣傳原則：根據(jù)活動的性質(zhì)和影響范圍，合理把握宣傳力度和節(jié)奏，避免過度宣傳造成不良影響。（二）宣傳渠道與方式1.官方網(wǎng)站：在領(lǐng)事館官方網(wǎng)站設(shè)立活動專欄，及時發(fā)布活動信息、新聞稿件、圖片、視頻等宣傳資料，方便公眾了解活動詳情。2.社交媒體平臺：利用微信公眾號、微博、抖音等社交媒體平臺，發(fā)布活動預(yù)告、現(xiàn)場報(bào)道、互動話題等內(nèi)容，擴(kuò)大活動影響力和傳播范圍。通過社交媒體平臺與公眾進(jìn)行互動交流，及時回復(fù)公眾的提問和評論。3.新聞媒體：根據(jù)活動的重要性和影響力，主動邀請駐在國主流新聞媒體參與活動報(bào)道，向媒體提供準(zhǔn)確、全面的活動信息和宣傳資料。積極配合媒體記者的采訪工作，確保媒體報(bào)道客觀、公正、準(zhǔn)確。4.內(nèi)部刊物：通過領(lǐng)事館內(nèi)部刊物，對活動進(jìn)行深度報(bào)道和宣傳，向領(lǐng)事館工作人員傳達(dá)活動信息，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力和認(rèn)同感。（三）宣傳內(nèi)容審核1.審核流程：活動宣傳資料在發(fā)布前，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核流程。審核流程一般為：宣傳報(bào)道人員撰寫初稿部門負(fù)責(zé)人初審辦公室審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批主要領(lǐng)導(dǎo)審定。2.審核要點(diǎn)：審核人員將重點(diǎn)審查宣傳內(nèi)容是否符合宣傳原則，是否存在政治敏感問題、虛假信息、侵權(quán)行為等。對涉及重要外交事務(wù)或敏感話題的宣傳內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行更加嚴(yán)格的審核把關(guān)。3.審核結(jié)果反饋：審核通過的宣傳資料方可發(fā)布；審核未通過的，宣傳報(bào)道人員應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善后重新提交審核，直至審核通過。六、活動經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.預(yù)算編制原則：活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)遵循“勤儉節(jié)約、合理安排、?？顚Ｓ谩钡脑瓌t，根據(jù)活動的實(shí)際需求和規(guī)模，科學(xué)合理地編制預(yù)算。2.預(yù)算編制內(nèi)容：活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括人員費(fèi)用、場地租賃費(fèi)用、物資采購費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、交通費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、其他費(fèi)用等項(xiàng)目。各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)詳細(xì)列出預(yù)算金額，并說明費(fèi)用支出的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。3.預(yù)算審批：活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制完成后，提交至領(lǐng)事館財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)領(lǐng)事館領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的預(yù)算作為活動經(jīng)費(fèi)支出的依據(jù)。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.費(fèi)用報(bào)銷：活動經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷時，應(yīng)填寫《領(lǐng)事館活動經(jīng)費(fèi)報(bào)銷申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、清單等憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷