規(guī)整資料收緊管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的資料管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作有序進(jìn)行。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.實(shí)用性原則：資料管理應(yīng)滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和日常工作的實(shí)際需要，便于資料的查詢、使用和共享。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財(cái)務(wù)資料類：如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。5.技術(shù)文檔類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、圖紙等。6.市場(chǎng)營銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他各類資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的識(shí)別和管理，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[年份][部門代碼][資料類別代碼][順序號(hào)]的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號(hào)通知，編號(hào)為2023XZ05。其中，年份為資料形成年份；部門代碼由兩位字母組成，具體如下：行政部XZ、財(cái)務(wù)部CW、人力資源部RL、技術(shù)部JS、市場(chǎng)部SC等；資料類別代碼根據(jù)上述資料分類確定，如行政文件類為XZ，業(yè)務(wù)合同類為HT等；順序號(hào)為該類別資料的流水號(hào)。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于外部獲取的資料，如政府文件、行業(yè)報(bào)告等，應(yīng)指定專人關(guān)注相關(guān)渠道，及時(shí)收集并整理歸檔。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料，如合同簽訂過程中的往來文件、會(huì)議紀(jì)要等，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將資料提交至資料管理部門。（二）整理規(guī)范1.資料收集后，應(yīng)按照資料分類進(jìn)行整理。同一類別的資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料首頁右上角標(biāo)注編號(hào)。3.資料應(yīng)保持整潔、完整，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾命名應(yīng)清晰反映資料內(nèi)容和所屬類別。四、資料歸檔（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料收集人應(yīng)填寫《資料歸檔清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、來源等信息。2.將《資料歸檔清單》連同整理好的資料一并提交至資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，審核無誤后，按照資料類別和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。（二）歸檔存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)按照資料類別進(jìn)行劃分，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。2.電子資料：應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立完善的備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子資料進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期或無用的資料。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.部門負(fù)責(zé)人及以上人員有權(quán)查閱本部門及其他部門的一般性資料；普通員工如需查閱其他部門資料，需經(jīng)資料所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及公司機(jī)密和敏感信息的資料，未經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《資料查閱申請(qǐng)表》后，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱資料名稱等信息。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等。2.一般資料的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日；涉及重要業(yè)務(wù)或機(jī)密信息的資料，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱資料必須經(jīng)資料所屬部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人審批后，交至資料管理部門。2.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供借閱資料，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，歸還時(shí)資料管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、資料保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密的資料，如產(chǎn)品配方、客戶名單、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等資料。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的資料，應(yīng)在資料首頁或顯著位置標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等字樣，并注明保密期限。2.資料管理部門應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，確保電子資料的安全。3.接觸保密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在資料查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播保密資料。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，不再需要的資料。3.經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的其他資料。（二）銷毀流程1.資料管理部門定期對(duì)庫存資料進(jìn)行清理，確定需要銷毀的資料清單，并填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》。2.《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至資料管理部門組織銷毀。3.銷毀資料時(shí)，應(yīng)至少有兩名工作人員在場(chǎng)，并做好銷毀記錄，記錄銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。4.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由資料管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式和檢查頻率。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.資料管理相關(guān)制度的落實(shí)情況。3.資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。（三）問題整改1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定具體的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報(bào)告資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。九、附則（一）