一、總則高校辦公室作為學校行政工作的綜合協(xié)調中樞，承擔服務決策、統(tǒng)籌事務、督辦落實、保障運轉的核心職能。為規(guī)范日常工作秩序，提升服務質量與管理效能，保障學校教學、科研及管理工作有序開展，結合學校實際管理需求，制定本工作制度。本制度適用于辦公室全體工作人員，涵蓋行政事務處理、溝通協(xié)調、服務保障等日常工作范疇。二、崗位職責規(guī)范辦公室人員需立足“參謀助手、綜合協(xié)調、服務保障”定位，明確層級職責，形成協(xié)作閉環(huán)：（一）辦公室主任1.統(tǒng)籌辦公室全面工作，制定年度工作計劃與目標，協(xié)調學校各部門、院系間的工作銜接，保障行政事務高效運轉；2.參與學校重要決策研討，牽頭起草學校年度工作報告、發(fā)展規(guī)劃等核心文稿，審核對外發(fā)文與重要材料；3.對接上級主管部門及校外合作單位，統(tǒng)籌公務接待、重要會議組織等專項工作，督促重點任務落地見效；4.指導團隊建設，組織業(yè)務培訓與考核，優(yōu)化工作流程，提升辦公室整體服務能力。（二）辦公室副主任1.協(xié)助主任開展工作，分管文秘、檔案、信息化建設等專項領域，制定細分領域工作規(guī)范與實施細則；2.跟蹤督辦學校行政會議決議、領導批示事項，定期向主任反饋進展，協(xié)調解決執(zhí)行中的堵點問題；3.統(tǒng)籌辦公室日常事務排班，在主任外出時履行臨時負責人職責，保障工作連續(xù)性；4.牽頭推進辦公室標準化建設，梳理流程漏洞，提出優(yōu)化建議并組織實施。（三）辦公室干事1.承擔文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔全流程工作，確保公文流轉“零延誤、零失誤”；2.負責會議通知、會場布置、會議記錄整理及紀要印發(fā)，跟蹤會議決議落實情況；3.辦理印章使用登記、介紹信開具等日常事務，嚴格執(zhí)行審批流程；4.協(xié)助開展公務接待、物資采購、辦公用品管理等后勤保障工作，做好臺賬記錄與數據統(tǒng)計；5.及時響應師生咨詢與訴求，做好信息傳遞與反饋，維護辦公室服務窗口形象。三、日常工作流程規(guī)范（一）公文處理1.收文管理：收到校內外公文后，1個工作日內完成簽收、編號、登記，根據文件內容與領導分工擬辦建議，經主任審核后呈送相關領導批示；涉密文件嚴格執(zhí)行保密管理規(guī)定，專人專柜存放。2.發(fā)文管理：起草文件需經科室負責人初審、副主任復核、主任終審，重要文件報分管校領導審批；發(fā)文前完成格式校驗、文號編排，印發(fā)后同步上傳至學校OA系統(tǒng)，紙質版歸檔至檔案庫。3.文件歸檔：每月末對已辦結公文進行分類整理，按年度、文號、密級裝訂成冊，移交檔案管理人員統(tǒng)一保管，確保檔案完整可查。（二）會議組織1.會前籌備：接到會議通知后，2個工作日內明確會議時間、地點、參會人員、議題，擬定會議方案報主任審批；提前準備會議材料，調試會場設備，通知參會人員并確認到會情況。2.會中服務：做好會議簽到、材料分發(fā)、錄音記錄（或速記），及時傳遞茶水、調整設備，保障會議秩序；重要會議同步形成會議簡報，會后24小時內完成初稿。3.會后落實：整理會議紀要，經主任審核后印發(fā)至參會單位；建立任務臺賬，明確責任部門、完成時限，每周跟蹤進展并向主任匯報，確保決議“件件有回音、事事有落實”。（三）公務接待1.接待需求由對口部門提出申請，經辦公室主任審核、分管校領導審批后實施；接待標準嚴格執(zhí)行學校財務制度，杜絕超規(guī)格、超標準接待。2.接待前制定方案，明確行程安排、陪同人員、經費預算；接待中做好引導、講解、食宿安排，注重禮儀規(guī)范；接待后3個工作日內完成費用報銷與總結備案。（四）印章管理1.印章實行“專人保管、審批用印”制度，保管人員需每日檢查印章完好性，非工作時間存放于保險柜；2.使用印章需填寫《用印申請表》，經科室負責人、辦公室主任簽字（涉密或重大事項需分管校領導審批），登記用印時間、事由、份數后蓋章；3.嚴禁在空白紙張、合同上加蓋公章，特殊情況需經校長審批，用印后及時收回剩余紙張并登記備案。四、考勤與工作紀律（一）考勤管理1.執(zhí)行學校統(tǒng)一作息時間，工作人員需按時到崗、離崗，不得遲到、早退；因公務外出需提前報備，填寫《外出登記表》，明確去向、事由及時限。2.請假需履行審批手續(xù)：事假、病假1-3天由辦公室主任審批，3天以上報分管校領導審批；請假需提交書面申請（病假附醫(yī)院證明），獲批后交辦公室備案，假期滿后及時銷假。（二）工作紀律1.工作時間需專注崗位職責，嚴禁玩游戲、刷短視頻、無關閑聊等與工作無關的行為；因公使用電子設備需確保內容合規(guī)，不得泄露工作秘密。2.嚴格執(zhí)行首問負責制：首位接待師生或來電咨詢的人員，需全程跟進訴求解決，不得推諉扯皮；對無法當場答復的問題，需記錄訴求、明確回復時限（原則上不超過3個工作日），并及時轉辦至責任部門。3.外出辦公需保持通訊暢通，遇緊急情況需第一時間向主任匯報；涉密崗位人員需簽訂保密協(xié)議，離職時按規(guī)定移交涉密資料與設備。五、檔案與信息管理（一）檔案收集與整理1.檔案范圍涵蓋行政公文、會議材料、人事資料、科研成果、基建檔案等，各崗位需及時移交工作中形成的文件、照片、音像資料，確保檔案“應歸盡歸”。2.檔案整理需遵循“分類清晰、編號規(guī)范、裝訂整齊”原則，紙質檔案與電子檔案同步歸檔，電子檔案需備份至學校云存儲系統(tǒng)，防止數據丟失。（二）檔案借閱與使用1.校內部門借閱檔案需填寫《檔案借閱單》，經部門負責人簽字、辦公室主任審批；校外單位借閱需持單位介紹信，經分管校領導審批后方可查閱。2.檔案借閱期限不超過15個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需重新辦理審批手續(xù)；借閱期間需妥善保管檔案，嚴禁涂改、折疊、拆頁，違者按學校規(guī)定追責。（三）信息公開與保密1.辦公室是學校信息公開工作的牽頭部門，需按規(guī)定梳理公開目錄，通過官網、公眾號等渠道及時發(fā)布學校政策、通知、成果等信息，回應社會關切。2.嚴格區(qū)分涉密信息與公開信息，涉密文件、會議記錄、人事數據等需標注密級，僅限授權人員查閱；工作人員需簽訂《保密承諾書》，嚴禁在非涉密網絡傳輸敏感信息。六、溝通協(xié)調機制（一）內部溝通1.實行“日碰頭、周例會、月總結”機制：每日下班前10分鐘，科室人員簡短溝通當日工作完成情況與次日計劃；每周五召開科室例會，總結本周工作、研討難點問題、部署下周任務；每月末提交書面工作總結，分析問題并提出改進建議。2.建立工作臺賬共享機制，通過OA系統(tǒng)或工作群實時更新重點任務進展，確保團隊成員信息對稱，避免重復勞動或工作遺漏。（二）外部溝通1.對接上級主管部門時，需提前梳理工作成果與訴求，形成書面匯報材料，溝通后24小時內整理反饋要點，報主任審閱后抄送相關校領導。2.與校內各部門、院系溝通時，需主動上門調研需求，定期召開協(xié)調會，解決跨部門協(xié)作中的堵點問題；對外宣傳學校形象時，需統(tǒng)一口徑，確保信息準確、積極。3.與兄弟院校、合作單位溝通時，需注重禮儀與效率，及時傳遞學校合作意向與需求，建立長期穩(wěn)定的溝通渠道，為學校發(fā)展爭取資源支持。七、考核與獎懲（一）考核方式1.實行“季度自評+年度考評”制度：每季度末，工作人員需對照崗位職責與工作計劃，填寫《工作自評表》，總結成績與不足；年度考評由辦公室主任牽頭，結合日常表現(xiàn)、任務完成度、服務滿意度（師生測評）等維度，形成綜合評價。2.考評結果分為“優(yōu)秀、良好、合格、不合格”四個等級，作為績效獎金、職稱評定、崗位調整的重要依據。（二）獎懲措施1.對考評優(yōu)秀、工作創(chuàng)新突出、為學校爭取重要資源或榮譽的人員，予以表彰獎勵，包括績效加分、優(yōu)先晉升、評優(yōu)推先等；2.對考評不合格、多次違反工作紀律、造成工作失誤（如公文延誤、保密泄密、接待失誤等）的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣減、崗位調整、待崗培訓