合同管理標準化流程：合同審核與執(zhí)行跟蹤工具指南引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權利義務、防控法律風險的核心載體。業(yè)務規(guī)模擴大，合同數(shù)量與復雜度同步提升，傳統(tǒng)“經(jīng)驗式”管理模式易導致條款遺漏、審核疏漏、執(zhí)行脫節(jié)等問題。本工具指南聚焦合同全生命周期管理，通過標準化流程設計、模板化工具應用及關鍵風險點控制，幫助企業(yè)實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂到執(zhí)行跟蹤、歸檔的全流程規(guī)范化，降低合規(guī)風險，提升運營效率。一、合同管理標準化流程的應用場景與適用范圍（一）應用場景本流程適用于企業(yè)各類業(yè)務合同的全過程管理，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設備采購、服務外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、技術服務、定制開發(fā)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作伙伴協(xié)議、聯(lián)合研發(fā)協(xié)議、渠道代理協(xié)議等；其他類合同：勞動合同、租賃合同、保密協(xié)議等。典型場景示例：某制造企業(yè)采購部擬與供應商簽訂年度原材料采購合同，需通過標準化流程完成合同起草、法務/財務/業(yè)務部門多輪審核、簽訂執(zhí)行及后續(xù)履約跟蹤，保證條款合規(guī)、權責清晰、交付及時。（二）適用范圍本流程適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及合同管理的部門及人員，包括但不限于：業(yè)務部門：合同發(fā)起主體，負責需求提報、起草初稿、執(zhí)行跟蹤；法務部門：合法性審核主體，負責條款合規(guī)性、風險點把控；財務部門：財務條款審核主體，負責付款方式、稅務處理、資金風險審核；檔案管理部門：合同歸檔主體，負責合同正本及附件的整理、保管與查閱；企業(yè)高管：重大合同終審主體，負責對標的額較大、戰(zhàn)略意義重大的合同進行審批。二、合同全生命周期標準化操作流程（一）合同起草：需求明確與初稿擬定操作主體：業(yè)務部門經(jīng)辦人（*某）操作步驟：需求梳理：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、價款、履行期限、雙方權利義務等核心要素，形成《合同需求說明書》（可作為附件）。模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），無對應模板時，參考行業(yè)通用模板或參考同類歷史合同擬定。初稿起草：根據(jù)需求與模板，填寫合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人等）、核心條款（標的、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式等），附相關附件（如技術參數(shù)、資質(zhì)文件、驗收標準等）。內(nèi)部初審：業(yè)務部門負責人（*某）對初稿進行審核，重點核對業(yè)務需求匹配度、數(shù)據(jù)準確性（如金額、數(shù)量），確認無誤后提交法務部門審核。輸出成果：合同初稿（含附件）、《合同需求說明書》（二）合同審核：多維度合規(guī)與風險把控操作主體：法務部門→業(yè)務部門→財務部門→高管（按合同金額/重要性分級）操作步驟：法務審核：審核重點：合同主體合法性（對方營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等資質(zhì)文件）、條款完整性（是否缺失必備條款）、法律風險（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定）、格式規(guī)范性（無錯別字、歧義表述）。審核結果：出具《合同審核意見表》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”；不通過時，注明具體修改意見并退回業(yè)務部門。業(yè)務復核：審核重點：業(yè)務條款可行性（如履行期限是否合理、質(zhì)量標準是否可達成）、對方履約能力（如歷史合作記錄、業(yè)績證明）、需求匹配度（是否與《合同需求說明書》一致）。審核結果：在《合同審核意見表》中確認意見，無異議后提交財務部門。財務審核：審核重點：付款方式（是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定）、稅務條款（發(fā)票類型、稅率是否合規(guī)）、價款構成（是否包含隱形成本）、資金風險（如預付款比例是否過高）。審核結果：在《合同審核意見表》中簽署意見，涉及重大資金安排時需財務負責人（*某）簽字確認。高管終審：適用范圍：合同金額超過[企業(yè)設定閾值，如50萬元]、涉及企業(yè)核心業(yè)務或戰(zhàn)略合作的合同。審核重點：合同對企業(yè)整體戰(zhàn)略的影響、資源投入與產(chǎn)出匹配性、重大風險決策。審核結果：由企業(yè)分管高管（*總）或總經(jīng)理辦公會審批，簽署《合同審批單》。輸出成果：《合同審核意見表》《合同審批單》（終審通過后）（三）合同簽訂：形式合規(guī)與權責固化操作主體：授權簽約人（*某）、檔案管理部門操作步驟：文本核對：審核通過的合同文本不得擅自修改，如需變更需重新履行審核流程；核對合同份數(shù)（通常一式3-5份，雙方各執(zhí)1份，企業(yè)業(yè)務、法務、檔案部門各存1份）。簽署蓋章：紙質(zhì)合同：由企業(yè)法定代表人或授權委托人（*某）簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章；對方簽約需核實其簽字人身份及授權權限，加蓋對方公章。電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽章合法有效，具有法律效力的電子合同文本。文本分發(fā)：簽訂后3個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同正本分發(fā)給相關部門（法務、財務、檔案），掃描件同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如有）。輸出成果：正式合同文本（紙質(zhì)/電子）、《合同簽訂登記表》（檔案管理部門留存）（四）執(zhí)行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控與風險預警操作主體：業(yè)務部門經(jīng)辦人（*某）、法務部門、財務部門操作步驟：臺賬建立：業(yè)務部門在簽訂合同后1個工作日內(nèi)，在《合同執(zhí)行跟蹤表》中登記合同基本信息（編號、名稱、簽訂日期、履行期限、關鍵節(jié)點等），明確責任人（*某）及跟蹤周期（如月度/季度）。節(jié)點監(jiān)控：按合同約定跟蹤履行進度（如交付節(jié)點、付款節(jié)點、驗收節(jié)點），記錄“計劃時間”與“實際時間”，對比分析是否存在延遲。對關鍵節(jié)點（如首批交付、最終驗收），提前3個工作日提醒對方準備，同步內(nèi)部相關部門。異常處理：履行延遲：立即與對方溝通原因，要求對方提供書面說明及補救方案，重大延遲（超過約定期限30%）需上報法務部門評估是否構成違約。履行瑕疵：如質(zhì)量不達標、數(shù)量不符等，留存證據(jù)（照片、檢測報告等），向?qū)Ψ桨l(fā)出《履約整改通知書》，明確整改期限及違約責任。合同變更：需變更條款時，雙方簽訂《合同補充協(xié)議》，履行原審核流程，更新《合同執(zhí)行跟蹤表》相關信息。定期反饋：業(yè)務部門每月/每季度向法務、財務部門提交《合同執(zhí)行跟蹤表》，反饋合同履行情況，異常事項需附專項說明。輸出成果：《合同執(zhí)行跟蹤表》《履約整改通知書》（如有）、《合同補充協(xié)議》（如有）（五）合同歸檔：完整保存與可追溯管理操作主體：檔案管理部門、業(yè)務部門操作步驟：資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門收集合同正本、附件（如《驗收報告》《付款憑證》《補充協(xié)議》）、執(zhí)行記錄（含《合同執(zhí)行跟蹤表》、溝通函件等），整理成套。移交歸檔：業(yè)務部門在合同終止后15個工作日內(nèi)，將整理好的合同資料移交檔案管理部門，填寫《合同歸檔清單》，雙方簽字確認。保管與查閱：檔案管理部門對合同資料進行編號、登記、入庫保存，電子檔案備份至企業(yè)服務器或云端，保證存儲安全。合同查閱需履行內(nèi)部審批手續(xù)，由需求部門提交《合同查閱申請表》，檔案管理部門登記查閱人、時間、用途，嚴禁擅自復制或外傳。輸出成果：《合同歸檔清單》、檔案部門歸檔編號三、合同管理常用標準化模板（一）《合同審核意見表》合同編號合同名稱對方主體合同金額（萬元）審核環(huán)節(jié)審核意見審核人審核日期法務審核*某業(yè)務復核*某財務審核*某高管終審*總處理結果□通過□修改后通過□不通過修改說明（不通過時填寫）（二）《合同執(zhí)行跟蹤表》合同編號合同名稱簽訂日期履行期限關鍵節(jié)點節(jié)點內(nèi)容（如“首批交付”）計劃時間實際時間備注（三）《合同變更申請表》原合同編號原合同名稱變更原因變更條款原條款內(nèi)容擬變更內(nèi)容對方意見審核意見法務審核業(yè)務復核財務審核最終結果□同意變更□不同意變更補充協(xié)議編號（如有）四、合同管理過程中的關鍵風險控制點（一）主體資質(zhì)風險：嚴控簽約方準入風險點：與無資質(zhì)、超資質(zhì)或履約能力不足的主體簽約，導致合同無效或無法履行?？刂拼胧汉灱s前核實對方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權委托書（簽約非法定代表人時）、近3年履約業(yè)績（如合作案例、征信報告），必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢其經(jīng)營異常、行政處罰記錄。（二）條款完整性風險：避免“約定不明”風險點：合同核心條款缺失（如質(zhì)量標準、違約責任）或表述模糊（如“盡快交付”“合理費用”），導致爭議時無法明確權責?？刂拼胧菏褂脴藴驶０澹ＷC必備條款齊全；對“交付時間”“驗收標準”等量化表述，避免使用“約”“左右”等模糊詞匯；對“不可抗力”“爭議解決”等條款，參照法律規(guī)定細化約定。（三）審核流程合規(guī)風險：杜絕“越權審批”風險點：未按分級審核流程審批（如重大合同未經(jīng)高管終審），或由非審核主體擅自簽字，導致合同效力瑕疵?？刂拼胧好鞔_不同金額/類型合同的審核權限劃分（如10萬元以下由業(yè)務+法務審核，10萬元以上需財務+高管終審）；審核流程通過OA系統(tǒng)線上流轉，留痕可追溯，禁止線下“先簽后批”。（四）執(zhí)行監(jiān)控風險：防范“履約脫節(jié)”風險點：缺乏動態(tài)跟蹤機制，對方延遲履行、違約時未能及時發(fā)覺，導致?lián)p失擴大?？刂拼胧簶I(yè)務部門專人負責執(zhí)行跟蹤，建立“周提醒、月匯總”機制；對延遲履行超15日的，觸發(fā)預警流程，法務部門介入評估是否發(fā)函催告；對涉及重大資金或核心資源的合同，每月向高管層提交專項報告。（五）檔案管理風險：保證“可追溯”風險點：合同原件丟失、電子檔案損壞或未及時歸檔，導致發(fā)生糾紛時證據(jù)不足?？刂拼胧汉贤居蓹n案管理部門統(tǒng)一保管，業(yè)務部門留存掃描件；電子檔案采用“雙備份”（本地服務器+云端），