企業(yè)合同管理模板手冊一、合同管理全流程概述企業(yè)合同管理是規(guī)范業(yè)務(wù)行為、防控法律風(fēng)險(xiǎn)、保障合法權(quán)益的核心環(huán)節(jié)，涵蓋合同起草、審核、簽署、履行、變更、歸檔等全生命周期。本手冊旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與模板工具，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、高效化，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提升協(xié)作效率。二、合同起草與標(biāo)準(zhǔn)化模板應(yīng)用（一）典型業(yè)務(wù)場景適配合同起草需根據(jù)業(yè)務(wù)類型選擇對應(yīng)模板，常見場景包括：采購與銷售：原材料采購、產(chǎn)品銷售、設(shè)備采購等交易類合同；服務(wù)合作：技術(shù)開發(fā)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)、委托加工等服務(wù)類合同；合作經(jīng)營：聯(lián)營合作、合資經(jīng)營、項(xiàng)目合作等權(quán)益類合同；人力資源：勞動合同、勞務(wù)派遣、保密協(xié)議、競業(yè)限制等人事類合同；其他專項(xiàng)：知識產(chǎn)權(quán)許可、不動產(chǎn)租賃、借款融資等特殊領(lǐng)域合同。（二）標(biāo)準(zhǔn)化模板使用步驟明確合同類型與需求根據(jù)業(yè)務(wù)場景確定合同類別（如“購銷合同”“服務(wù)合同”），梳理核心要素：合作雙方主體信息、合同標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、價(jià)款及支付方式、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等。示例：采購類合同需明確“物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式”；服務(wù)類合同需明確“服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、成果交付形式”。選擇并核對基礎(chǔ)模板從企業(yè)合同模板庫中調(diào)取對應(yīng)類型模板，檢查模板版本是否為最新（避免使用已廢止版本），重點(diǎn)關(guān)注通用條款（如不可抗力、爭議解決）是否適用當(dāng)前業(yè)務(wù)，若存在特殊需求（如涉外業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)約定），需在模板基礎(chǔ)上補(bǔ)充或修改條款。填寫具體內(nèi)容與個(gè)性化條款按照模板要求逐項(xiàng)填寫核心信息，保證“雙方主體全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表信息”準(zhǔn)確無誤（與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書一致）；針對業(yè)務(wù)特殊性，補(bǔ)充個(gè)性化條款（如“定制產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)”“分階段履行的里程碑節(jié)點(diǎn)”“保密信息的范圍”），避免條款過于籠統(tǒng)導(dǎo)致爭議。附件材料準(zhǔn)備與整合合同附件是重要組成部分（如技術(shù)附件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)表、授權(quán)委托書、雙方資質(zhì)文件等），需在合同中明確附件名稱及效力（“本合同附件與本合同具有同等法律效力”），并將附件與合同一并裝訂。（三）常用合同模板表格示例表1：購銷合同核心條款模板條款模塊內(nèi)容要點(diǎn)合同編號[年份]+[業(yè)務(wù)類型簡拼]+[序號]，如“2024CG001”（CG=采購）甲方（采購方）名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話乙方（銷售方）名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話標(biāo)的物信息物料名稱、規(guī)格型號、品牌、單位、數(shù)量、單價(jià)（含稅/不含稅）、總價(jià)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)（GB）/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)文件（詳見附件《技術(shù)要求》）履行期限交貨時(shí)間：年月日前；交貨地點(diǎn)：甲方指定地點(diǎn)驗(yàn)收方式1.數(shù)量驗(yàn)收：到貨后個(gè)工作日內(nèi)清點(diǎn)；2.質(zhì)量驗(yàn)收：按標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)，異議期天付款方式1.預(yù)付款：合同簽訂后個(gè)工作日內(nèi)支付%；2.到貨款：驗(yàn)收合格后個(gè)工作日內(nèi)支付%；3.質(zhì)保金：X%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后個(gè)工作日內(nèi)支付違約責(zé)任逾期交貨：按日支付違約金（未付款項(xiàng)的X%）；質(zhì)量不符：乙方負(fù)責(zé)退換貨并賠償損失爭議解決提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決簽署頁甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期；乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期表2：服務(wù)合同核心條款模板條款模塊內(nèi)容要點(diǎn)合同編號[年份]+[業(yè)務(wù)類型簡拼]+[序號，如“2024FW001”（FW=服務(wù)）委托方（甲方）名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話服務(wù)方（乙方）名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話服務(wù)內(nèi)容明確服務(wù)范圍（如“系統(tǒng)開發(fā)”“年度財(cái)務(wù)審計(jì)”）、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（詳見附件《服務(wù)方案》）服務(wù)期限年月日至年月日，或自項(xiàng)目啟動之日起個(gè)自然日服務(wù)成果交付交付形式（如書面報(bào)告、系統(tǒng)軟件、培訓(xùn)手冊）、交付節(jié)點(diǎn)（分階段交付需列明時(shí)間表）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程1.初驗(yàn)：乙方提交成果后個(gè)工作日內(nèi)，甲方進(jìn)行形式審查；2.終驗(yàn)：通過試運(yùn)行/測試后個(gè)工作日內(nèi)，雙方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)書》報(bào)酬及支付服務(wù)總價(jià)：元（含稅）；支付方式：1.預(yù)付款%（合同簽訂后X日內(nèi)）；2.進(jìn)度款%（完成階段并通過初驗(yàn)后X日內(nèi)）；3.尾款%（終驗(yàn)合格后X日內(nèi)）保密條款乙方在服務(wù)過程中接觸到的甲方商業(yè)秘密、技術(shù)信息等，未經(jīng)書面同意不得向第三方披露，保密期限至合同終止后年違約責(zé)任乙方逾期交付成果：每逾期1日按合同總額X%支付違約金；甲方逾期付款：每逾期1日按應(yīng)付未付款項(xiàng)X%支付違約金知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)成果的知識產(chǎn)權(quán)歸屬甲方（或約定雙方共有，具體明確歸屬比例）三、合同審核與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）審核環(huán)節(jié)適用場景所有對外合同（含新簽、續(xù)簽、變更、補(bǔ)充協(xié)議）均需經(jīng)過審核，重點(diǎn)關(guān)注：金額重大合同：單筆合同金額超過萬元（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模設(shè)定閾值）；法律關(guān)系復(fù)雜合同：涉及跨境業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、國有資產(chǎn)、特許經(jīng)營等特殊領(lǐng)域；高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)合同：合作方為新客戶、履約能力存疑、或涉及人身/財(cái)產(chǎn)安全責(zé)任（如工程建設(shè)、醫(yī)療健康）；格式條款合同：使用對方提供的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，需重點(diǎn)審查是否存在“霸王條款”。（二）分步驟審核流程發(fā)起審核與資料提交合同經(jīng)辦人填寫《合同審批單》（含合同名稱、編號、金額、合作方信息、審核要點(diǎn)說明），并附合同草案、對方主體資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、業(yè)務(wù)背景說明（如立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件）等材料，通過OA系統(tǒng)或書面流程提交審核。形式審核（初審）審核部門（如行政部/法務(wù)部）檢查資料完整性：合同文本是否齊全（含附件）、審批流程是否到位、雙方主體信息是否準(zhǔn)確、簽字蓋章處是否預(yù)留等，若資料缺失或格式不規(guī)范，退回經(jīng)辦人補(bǔ)正。實(shí)質(zhì)審核（多部門聯(lián)審）業(yè)務(wù)部門：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限等業(yè)務(wù)條款是否準(zhǔn)確，合作方履約能力（如產(chǎn)能、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況）是否達(dá)標(biāo)；財(cái)務(wù)部門：審核價(jià)款及支付方式是否合理（如是否符合預(yù)算、付款節(jié)點(diǎn)與履約進(jìn)度匹配）、稅費(fèi)承擔(dān)是否明確、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合要求；法務(wù)部門：審核合同合法性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、條款完備性（是否遺漏核心權(quán)利義務(wù)）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否有效、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰、是否存在無效條款）。出具審核意見與修改完善各審核部門在《合同審批單》中明確填寫“審核通過”“修改后通過”或“不予通過”及具體意見，法務(wù)部門匯總意見后反饋給經(jīng)辦人；經(jīng)辦人根據(jù)意見修改合同，重大修改需重新提交審核；若存在爭議，由牽頭部門（如分管副總）協(xié)調(diào)解決。（三）合同審核要點(diǎn)表（法務(wù)部門專用）審核維度具體要點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級應(yīng)對措施主體資格合作方是否為依法設(shè)立的企業(yè)法人/其他組織；營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)；經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)；涉及特許經(jīng)營的，是否取得相應(yīng)許可高核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照原件，要求對方提供近三個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表（大額合同）權(quán)利義務(wù)對等雙方義務(wù)是否明確（如甲方付款義務(wù)、乙方交付/服務(wù)義務(wù)）；權(quán)利是否匹配（如驗(yàn)收權(quán)、索賠權(quán)）中避免單方義務(wù)過重或權(quán)利缺失，平衡違約責(zé)任條款價(jià)款與支付價(jià)款是否明確（含單價(jià)、總價(jià)、幣種）；支付方式、節(jié)點(diǎn)、賬戶是否清晰；是否約定逾期付款違約金高保證支付條件與履約進(jìn)度掛鉤，避免“預(yù)付款比例過高”履行期限與方式交貨/服務(wù)開始時(shí)間、完成時(shí)間是否明確；履行地點(diǎn)（如“甲方所在地”“乙方工廠”）是否具體中涉及跨境業(yè)務(wù)的，明確“履行地為合同簽訂地”或“甲方所在地”違約責(zé)任是否約定違約情形（逾期、質(zhì)量不符、違約等）及對應(yīng)的違約金計(jì)算方式或損失賠償范圍；是否設(shè)置違約金上限（如不超過合同總額的20%）高違約金需與實(shí)際損失相當(dāng)，避免“過高”或“過低”被法院調(diào)整爭議解決是否明確爭議解決方式（訴訟/仲裁）；訴訟管轄法院是否為“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”；仲裁機(jī)構(gòu)是否為約定的常設(shè)仲裁委員會高優(yōu)先選擇訴訟（甲方所在地），避免約定“由某地仲裁委員會仲裁”但未明確機(jī)構(gòu)名稱不可抗力是否定義不可抗力事件（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、政策變更）；是否約定通知義務(wù)、減損義務(wù)及免責(zé)范圍中明確“不可抗力事件發(fā)生后X日內(nèi)書面通知對方，并提供證明”四、合同簽署與執(zhí)行管理（一）簽署場景規(guī)范當(dāng)面簽署：適用于所有重要合同（如金額超10萬元、涉及核心業(yè)務(wù)），雙方需同時(shí)在場，由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋合同專用章（公章無效）；授權(quán)簽署：若授權(quán)代表簽字，需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限、期限，并由法定代表人簽字蓋章），授權(quán)委托書作為合同附件；電子簽署：適用于標(biāo)準(zhǔn)化、低風(fēng)險(xiǎn)合同（如小額采購、服務(wù)合同），需使用符合《電子簽名法》的第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實(shí)及文件不可篡改；跨境簽署：涉及境外主體的合同，需根據(jù)對方國家/地區(qū)法律要求辦理公證、認(rèn)證手續(xù)（如香港公司的“港陸雙認(rèn)證”）。（二）簽署操作步驟確認(rèn)審批完成：收到《合同審批單》“審核通過”意見后，方可安排簽署，嚴(yán)禁“先簽后審”；準(zhǔn)備簽署文本：打印合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量+存檔需求確定），檢查頁碼是否連續(xù)、有無涂改（若有涂改需雙方蓋章確認(rèn)）；雙方簽署蓋章：甲方：由法定代表人簽字（或授權(quán)代表持《授權(quán)委托書》簽字），并加蓋合同專用章（若未刻合同專用章，可加蓋公章，但需在合同中明確“以公章為準(zhǔn)”）；乙方：核對簽字人身份（身份證件），確認(rèn)蓋章清晰（避免“印章模糊”或“蓋錯(cuò)章”）；文本分發(fā)與存檔：簽署完成后，甲方留存X份（原件），乙方帶走X份，其余部門（如財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）根據(jù)需要留存復(fù)印件，原件由行政部統(tǒng)一歸檔。（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方核心義務(wù)履行節(jié)點(diǎn)責(zé)任人完成情況（□未開始□進(jìn)行中□已完成）備注（如延遲原因、問題反饋）2024CG001鋼材采購合同鋼鐵公司交付1000噸螺紋鋼2024-03-15前*（采購經(jīng)理）□已完成實(shí)際交付980噸，短缺20噸已協(xié)商補(bǔ)貨2024FW002網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同科技公司完成網(wǎng)站首頁設(shè)計(jì)2024-02-28前*（市場部經(jīng)理）□進(jìn)行中需增加響應(yīng)式設(shè)計(jì)模塊，延期至3月5日五、合同變更、解除與糾紛處理（一）變更管理變更情形：因業(yè)務(wù)需求變化、政策調(diào)整、不可抗力等導(dǎo)致合同內(nèi)容需調(diào)整（如數(shù)量增減、履行期限延長、價(jià)款變更）；變更流程：雙方協(xié)商一致→簽訂《合同變更協(xié)議》（明確變更內(nèi)容、生效時(shí)間、與原合同效力關(guān)系）→履行內(nèi)部審核流程（參照原合同審核標(biāo)準(zhǔn)）→簽署蓋章；注意事項(xiàng)：口頭變更無效，變更協(xié)議需作為原合同補(bǔ)充文件一并歸檔。（二）解除管理約定解除：合同中約定解除條件的，條件成就時(shí)，享有解除權(quán)的一方需書面通知對方，通知到達(dá)對方時(shí)合同解除；法定解除：因?qū)Ψ竭`約（如逾期履行、質(zhì)量不合格）、不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)等情形，可依法解除合同，但需保留證據(jù)（如催款函、驗(yàn)收不合格證明）；后續(xù)處理：合同解除后，雙方需清理債權(quán)債務(wù)（如已履行部分的結(jié)算、賠償損失），簽訂《合同解除協(xié)議》。（三）糾紛處理流程協(xié)商：糾紛發(fā)生后，由業(yè)務(wù)部門牽頭與對方友好協(xié)商，爭取在30日內(nèi)達(dá)成和解；調(diào)解：協(xié)商不成的，可委托行業(yè)協(xié)會、調(diào)解組織（如企業(yè)聯(lián)合會）進(jìn)行調(diào)解；仲裁/訴訟：調(diào)解無效的，按合同約定的爭議解決方式提交仲裁或起訴，訴訟需在法定訴訟時(shí)效內(nèi)（一般為3年，自知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受損之日起算）。六、合同歸檔與信息化管理（一）歸檔場景要求正常歸檔：合同履行完畢（含驗(yàn)收合格、款項(xiàng)結(jié)清）后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；提前歸檔：合同解除、終止或發(fā)生糾紛時(shí)，立即停止履行并啟動歸檔；專項(xiàng)歸檔：涉及審計(jì)、訴訟、行政處罰的合同，需單獨(dú)歸檔并標(biāo)注“專項(xiàng)”字樣。（二）歸檔操作步驟整理材料：收集合同文本（原件）、審批單、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收單）、變更/解除協(xié)議、往來函件等，按“合同正本+附件+審批材料”順序裝訂成冊；編寫歸檔號：歸檔號規(guī)則為“[年份]-[合同類型代碼]-[序號]”，如“2024-HT-001”（HT=合同）；錄入系統(tǒng)：將合同信息（編號、名稱、合作方、金額、履行期限、歸檔號等）錄入合同管理系統(tǒng)（如法務(wù)OA、用友合同管理模塊），支持關(guān)鍵詞檢索；移交存檔：將整理好的合同檔案移交至檔案室，檔案員核對無誤后簽字確認(rèn)，存檔期限根據(jù)合同類型確定（如購銷合同保存10年，永久保存類合同如土地使用權(quán)合同需保存至合同終止后50年）。（三）合同歸檔目錄表歸檔號合同名稱合作方簽署日期歸檔日期保管期限存放位置（檔案柜-層-位）2024-HT-001鋼材采購合同鋼鐵公司2024-01-152024-02-2010年A柜-3層-05位2024-HT-002網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同科技公司2024-02-102024-02-285年B柜-1層-12位七、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作規(guī)范（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方為“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實(shí)際經(jīng)營）或已吊銷/注銷營業(yè)執(zhí)照，可能導(dǎo)致合同無效；規(guī)避措施：簽約前核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照原件，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信信息。條款無效風(fēng)險(xiǎn)：約定“造成對方人身傷害/財(cái)產(chǎn)損失不承擔(dān)責(zé)任”等免責(zé)條款，或違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“約定利息超過合同成立時(shí)一年期LPR4倍”）；規(guī)避措施：法務(wù)部門重點(diǎn)審查條款合法性，避免使用“一律”“全部”等絕對化表述。訴訟時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)：未及時(shí)催收款項(xiàng)或主張權(quán)利，導(dǎo)致超過訴訟時(shí)效喪失勝訴權(quán)；規(guī)避措施：建立《應(yīng)收賬款臺賬》，定期發(fā)送催款函（需對方簽收或郵寄留存憑證），中斷訴訟時(shí)效。（二）操作規(guī)范要求印章管理：合同專用章由行政部門專人保管，用印需登記（用印日期、合同編號、用印人、經(jīng)辦人），嚴(yán)禁“空白合同蓋章”“帶出印章外出簽章”；保密要求：合同文本及審批信息僅限審核人員接觸，嚴(yán)禁泄露合同內(nèi)容（尤其是涉及商業(yè)秘密、價(jià)格條款）；培訓(xùn)機(jī)制：每年組織1-2次合同管理培訓(xùn)（含新員工入職培