行政工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行指南前言為規(guī)范公司行政管理工作，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，保證各項工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化，特制定本指南。本指南適用于公司全體行政人員及涉及行政工作的各部門同事，涵蓋日常辦公、會議管理、檔案管理、物資采購、接待規(guī)范等核心場景，旨在為行政工作提供清晰的操作指引，降低工作失誤，保障公司運營秩序。目錄一、日常辦公管理規(guī)范二、會議組織與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)三、檔案資料管理流程四、物資采購與資產(chǎn)管理五、外部接待工作指引一、日常辦公管理規(guī)范（一）適用場景與工作目標(biāo)本模塊適用于公司內(nèi)部辦公環(huán)境維護(hù)、辦公用品管理、文件流轉(zhuǎn)等日常行政事務(wù)，旨在營造整潔有序的辦公環(huán)境，保障辦公用品合理供應(yīng)，保證文件傳遞高效準(zhǔn)確。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.辦公環(huán)境維護(hù)每日晨檢：行政專員*每日8:30前檢查各辦公區(qū)域（前臺、會議室、開放辦公區(qū)等）衛(wèi)生情況，保證地面整潔、桌面物品擺放有序、垃圾及時清理。定期巡檢：每周五下午組織各部門辦公環(huán)境抽查，重點檢查文件歸檔、設(shè)備擺放、綠植養(yǎng)護(hù)等，形成《辦公環(huán)境檢查記錄表》（見附錄1），對不合格部門下達(dá)整改通知，3個工作日內(nèi)復(fù)查。設(shè)施報修：發(fā)覺辦公設(shè)備（空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)等）故障，員工通過OA系統(tǒng)提交《設(shè)施報修申請單》，行政部收到后1小時內(nèi)響應(yīng)，4小時內(nèi)協(xié)調(diào)維修人員處理，重大故障需同步通知IT部門及分管領(lǐng)導(dǎo)。2.辦公用品管理需求提報：每月25日前，各部門通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品需求計劃表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。采購與入庫：行政部*匯總需求后，按采購流程比價采購（單次采購金額超2000元需3家供應(yīng)商比價），到貨后核對數(shù)量、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫登記表》（見附錄2），分類存放于指定倉庫。領(lǐng)用與核銷：員工通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品領(lǐng)用申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)取，行政專員實時登記領(lǐng)用信息，每月5日前匯總上月領(lǐng)用情況，形成《辦公用品消耗分析表》報財務(wù)部*。3.文件流轉(zhuǎn)管理收文處理：外部文件送達(dá)后，行政專員當(dāng)日拆封、登記（收文日期、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、份數(shù)），按內(nèi)容分送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，緊急文件需標(biāo)注“特急”并同步電話通知。發(fā)文審核：各部門擬稿文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部核稿（格式規(guī)范、文字準(zhǔn)確性），再報請分管領(lǐng)導(dǎo)*簽發(fā)，正式文件加蓋公司公章后通過OA系統(tǒng)或書面形式分發(fā)，留存原件歸檔。傳閱管理：需跨部門傳閱的文件，由行政部指定傳閱人順序，傳閱人需在《文件傳閱記錄表》（見附錄3）簽字確認(rèn)，傳閱完畢后回收至行政部。（三）常用表單模板附錄1：辦公環(huán)境檢查記錄表檢查區(qū)域檢查項目（地面/桌面/設(shè)備/文件等）檢查結(jié)果（合格/不合格）整改要求整改完成時間責(zé)任人簽字前臺地面整潔、物品擺放有序合格--*會議室A設(shè)備關(guān)閉、桌面無雜物不合格（桌面遺留文件）當(dāng)日下班前清理完畢17:00前*附錄2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量供應(yīng)商入庫人驗收人2023-10-08A4打印紙80g箱10文具**附錄3：文件傳閱記錄表文件標(biāo)題收文日期傳閱范圍傳閱人傳閱日期簽字關(guān)于2023年國慶節(jié)放假安排的通知2023-09-25各部門負(fù)責(zé)人*2023-09-25**2023-09-26*（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避辦公環(huán)境檢查需避免“走過場”，對反復(fù)出現(xiàn)問題的部門需納入績效考核；辦公用品采購需嚴(yán)格執(zhí)行“先審批后采購”原則，杜絕超預(yù)算采購；文件流轉(zhuǎn)需保證“全程留痕”，涉密文件需通過加密渠道傳遞，嚴(yán)禁私自復(fù)印外傳。二、會議組織與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（一）適用場景與工作目標(biāo)本模塊適用于公司各類會議（例會、專題會、評審會、外部會議等）的全流程管理，旨在規(guī)范會議籌備、召開、記錄及跟進(jìn)環(huán)節(jié)，提升會議效率，保證會議決議有效落地。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.會前籌備會議申請：發(fā)起人提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請表》（見附錄4），注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需物料（投影儀、麥克風(fēng)、茶水等）。審批與通知：部門內(nèi)部會議由部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門或公司級會議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，行政專員*提前1個工作日發(fā)送會議通知（含電子議程及會議資料），緊急會議可縮短通知時間但需電話確認(rèn)。場地與物料準(zhǔn)備：行政專員*根據(jù)會議規(guī)模預(yù)訂會議室（20人以下用小型會議室，20人以上用大會議室），提前30分鐘調(diào)試設(shè)備（投影、音響、視頻會議系統(tǒng)等），擺放席卡、茶水、紙筆等物料。2.會中服務(wù)簽到與引導(dǎo)：參會人員入場時，行政專員*負(fù)責(zé)簽到（電子簽到或紙質(zhì)簽到），引導(dǎo)人員按指定座位就座，發(fā)放會議資料。紀(jì)律維護(hù)：會議開始前提醒手機調(diào)至靜音，禁止隨意走動或交頭接耳；對遲到、早退人員記錄在《會議考勤記錄表》（見附錄5）中，會后同步至部門負(fù)責(zé)人*。記錄與保障：行政專員*全程記錄會議要點（含決議事項、責(zé)任部門、完成時限），技術(shù)人員負(fù)責(zé)保障會議設(shè)備正常運行，突發(fā)情況（如設(shè)備故障）需5分鐘內(nèi)啟動備用方案。3.會后跟進(jìn)紀(jì)要整理：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政專員根據(jù)會議記錄整理《會議紀(jì)要》（見附錄6），經(jīng)會議主持人審核確認(rèn)后，通過OA系統(tǒng)分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。決議跟蹤：行政專員建立《會議決議跟蹤表》（見附錄7），明確每項決議的責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時限，每周五更新進(jìn)度，對逾期未完成的部門發(fā)送催辦通知，每月匯總形成《會議決議執(zhí)行情況報告》報領(lǐng)導(dǎo)。資料歸檔：會議紀(jì)要、簽到表、決議跟蹤表等資料整理成冊，按“年度+會議類型”分類歸檔，保存期限不少于3年。（三）常用表單模板附錄4：會議申請表會議主題2023年第三季度銷售目標(biāo)評審會時間2023-10-1014:00-16:00地點大會議室301參會人員總經(jīng)理、銷售部全體、財務(wù)部議程1.銷售部匯報Q3目標(biāo)完成情況；2.財務(wù)部分析成本數(shù)據(jù)；3.總經(jīng)理總結(jié)部署所需物料投影儀、麥克風(fēng)、席卡、茶水申請人趙六*審批人孫七*（分管領(lǐng)導(dǎo)）附錄5：會議考勤記錄表會議名稱參會人員應(yīng)到人數(shù)實到人數(shù)遲到/早退情況簽到時間銷售目標(biāo)評審會銷售部1513王八*（遲到10分鐘）14:15附錄6：會議紀(jì)要（模板節(jié)選）會議時間：2023-10-1014:00-16:00會議地點：大會議室301參會人員：總經(jīng)理、銷售部全體、財務(wù)部會議決議：銷售部需在10月20日前提交Q4目標(biāo)細(xì)化方案，責(zé)任人：周九*；財務(wù)部配合銷售部制定客戶信用政策調(diào)整方案，10月25日前完成，責(zé)任人：吳十*。附錄7：會議決議跟蹤表決議內(nèi)容責(zé)任部門責(zé)任人完成時限當(dāng)前進(jìn)度更新日期Q4目標(biāo)細(xì)化方案銷售部周九*2023-10-20方案初稿完成2023-10-12客戶信用政策調(diào)整財務(wù)部吳十*2023-10-25收集客戶數(shù)據(jù)2023-10-12（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避會議通知需明確“是否需提前準(zhǔn)備材料”，避免會議現(xiàn)場臨時準(zhǔn)備影響效率；會議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，避免遺漏決議事項或責(zé)任分工；決議跟蹤需堅持“閉環(huán)管理”，對未按時完成的需分析原因并上報，保證“事事有回音”。三、檔案資料管理流程（一）適用場景與工作目標(biāo)本模塊適用于公司各類檔案（行政文件、合同、人事檔案、項目資料等）的收集、整理、歸檔、借閱及銷毀管理，旨在保證檔案完整、安全、可追溯，為公司決策及合規(guī)檢查提供支持。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.檔案分類與收集分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案分為文書檔案（紅頭文件、會議紀(jì)要等）、合同檔案（各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議）、人事檔案（員工入職、離職、考核等）、項目檔案（立項、驗收、成果等）、財務(wù)檔案（發(fā)票、報表等），按“年度-類別-部門”三級分類。收集范圍：各部門在文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)，將具有保存價值的原件（含電子版）移交至行政部*，移交時填寫《檔案移交清單》（見附錄8），雙方簽字確認(rèn)。2.整理與歸檔整理規(guī)范：行政專員*對收集的檔案進(jìn)行排序、編頁、裝訂，文書檔案按“文號-標(biāo)題-日期”排序，合同檔案按“簽訂日期-客戶名稱-合同類型”排序，每份檔案標(biāo)注“檔號”（如2023-文-001）。歸檔存儲：檔案存放于專用檔案柜，文書檔案、人事檔案存放于鐵皮柜（防火防潮），合同檔案、項目檔案存放于密集架，電子檔案存儲于公司服務(wù)器并定期備份（每月1次），檔案柜需張貼《檔案存放索引表》（見附錄9）。3.借閱與保密借閱申請：因工作需要借閱檔案，員工通過OA系統(tǒng)提交《檔案借閱申請表》（見附錄10），注明檔案名稱、檔號、借閱用途、歸還期限，部門負(fù)責(zé)人審批后，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。借閱管理：檔案原則上僅限查閱，借出期限不超過5個工作日，借閱者需在《檔案借閱登記表》（見附錄11）簽字，借閱期間妥善保管，不得涂改、抽取、損毀，到期未還需及時催還。保密要求：涉密檔案（如未公開合同、人事薪酬信息）僅限指定人員借閱，借閱需在行政專員*監(jiān)督下進(jìn)行，嚴(yán)禁復(fù)印或拍照，違規(guī)者將按公司規(guī)定處罰。4.鑒定與銷毀鑒定流程：每年12月，行政部組織檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、財務(wù)部組成），對到期檔案（保存期限屆滿）進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。銷毀執(zhí)行：需銷毀的檔案由鑒定小組出具《檔案銷毀清單》（見附錄12），經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由2名以上人員監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式處理，監(jiān)銷人需在銷毀清單上簽字，銷毀記錄永久保存。（三）常用表單模板附錄8：檔案移交清單移交部門移交日期檔案類別檔案名稱起止日期份數(shù)移交人接收人銷售部2023-10-08合同檔案2023年產(chǎn)品銷售合同2023-01-01至2023-09-3025份鄭十一**附錄9：檔案存放索引表（節(jié)選）柜號類別檔號范圍存放內(nèi)容01文書檔案2023-文-001-050公司紅頭文件、會議紀(jì)要02合同檔案2023-合-001-030銷售合同、采購合同附錄10：檔案借閱申請表檔案名稱2022年度財務(wù)審計報告檔號2022-財-015借閱用途配合稅務(wù)部門檢查歸還期限2023-10-20申請人馮十二*審批人陳十三*（部門負(fù)責(zé)人）領(lǐng)導(dǎo)審批褚十四*（分管領(lǐng)導(dǎo)）附錄11：檔案借閱登記表借閱日期檔案名稱檔號借閱人歸還日期經(jīng)辦人2023-10-10財務(wù)審計報告2022-財-015馮十二*2023-10-15*附錄12：檔案銷毀清單銷毀日期檔案類別檔號范圍銷毀原因（保存期限屆滿）監(jiān)銷人審批人2023-10-15文書檔案2018-文-001-100保存期限10年，無繼續(xù)保存價值、衛(wèi)十五褚十四*（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避檔案移交需保證“原件完整”，復(fù)印件需注明“復(fù)印件，僅供用途”并加蓋公章；電子檔案需定期檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失；涉密檔案借閱需嚴(yán)格執(zhí)行“權(quán)限管控”，避免信息泄露風(fēng)險。四、物資采購與資產(chǎn)管理（一）適用場景與工作目標(biāo)本模塊適用于公司辦公用品、固定資產(chǎn)（電腦、打印機等）、后勤物資（飲用水、防疫物資等）的采購流程及固定資產(chǎn)全生命周期管理，旨在規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證資產(chǎn)安全完整。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.物資采購管理需求提報與審批：各部門根據(jù)實際需求提交《采購需求申請單》（見附錄13），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算用途，部門負(fù)責(zé)人審核后，按采購金額分級審批：單次采購金額≤5000元由行政部審批；5000元＜金額≤20000元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞20000元由總經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇：行政部建立《合格供應(yīng)商名錄》（每年更新1次），優(yōu)先從名錄中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證），由行政部、財務(wù)部*聯(lián)合評審，合格后方可納入名錄。采購執(zhí)行與驗收：采購訂單需明確“價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、驗收方式”，到貨后由需求部門、行政部、財務(wù)部共同驗收，填寫《物資驗收單》（見附錄14），不合格物資需在2個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。2.固定資產(chǎn)管理資產(chǎn)入庫：固定資產(chǎn)驗收合格后，行政部*編制《固定資產(chǎn)臺賬》（見附錄15），注明資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、采購日期、使用部門、責(zé)任人、資產(chǎn)編號（標(biāo)簽粘貼），同步錄入OA系統(tǒng)實現(xiàn)電子化管理。領(lǐng)用與調(diào)撥：員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》（見附錄16），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批，離職或崗位變動時需辦理《資產(chǎn)移交手續(xù)》（見附錄17），保證“人走賬清、物隨崗走”。盤點與維護(hù)：行政部每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實物，對盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)查明原因，形成《盤點報告》報領(lǐng)導(dǎo)；每年對資產(chǎn)進(jìn)行一次全面檢修，延長使用壽命。報廢處置：固定資產(chǎn)報廢需提交《資產(chǎn)報廢申請表》（見附錄18），經(jīng)技術(shù)部門鑒定（確認(rèn)無法維修或維修成本過高），按審批權(quán)限審批后，由行政部統(tǒng)一處置（回收或拍賣），殘值收入交財務(wù)部。（三）常用表單模板附錄13：采購需求申請表需求部門行政部申請日期2023-10-09物品名稱辦公電腦規(guī)格型號聯(lián)想ThinkPad14數(shù)量5臺預(yù)算金額25000元用途新員工入職申請人*審批人褚十四*（分管領(lǐng)導(dǎo)）附錄14：物資驗收單驗收日期2023-10-11物資名稱辦公電腦供應(yīng)商科技公司數(shù)量5臺驗收結(jié)果外觀完好、配置符合要求驗收人、錢十六（需求部門）、孫十七*（財務(wù)部）附錄15：固定資產(chǎn)臺賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱型號采購日期使用部門責(zé)任人原值ZC2023001辦公電腦聯(lián)想ThinkPad142023-10-11行政部*5000元ZC2023002辦公電腦聯(lián)想ThinkPad142023-10-11銷售部周九*5000元附錄16：固定資產(chǎn)領(lǐng)用表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱領(lǐng)用人領(lǐng)用部門審批人2023-10-11ZC2023001辦公電腦*行政部褚十四*附錄17：資產(chǎn)移交手續(xù)移交人*接收人*移交日期2023-10-10移交資產(chǎn)資產(chǎn)編號：ZC202002，辦公電腦1臺，配件：電源適配器1個移交人簽字*接收人簽字*監(jiān)交人簽字褚十四*附錄18：資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)編號ZC2015015資產(chǎn)名稱打印機報廢日期2023-10-08報廢原因使用年限超8年，維修成本過高（預(yù)估1500元）技術(shù)鑒定無法正常打印，維修價值低鑒定人吳十*（技術(shù)部）審批人褚十四（分管領(lǐng)導(dǎo)）、總經(jīng)理（四）執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避采購需堅持“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，嚴(yán)禁“暗箱操作”；固定資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置，避免資產(chǎn)流失；報廢資產(chǎn)需保證“數(shù)據(jù)清除”（如電腦硬盤格式化），防止信息泄露。五、外部接待工作指引（一）適用場景與工作目標(biāo)本模塊適用于公司外部客戶、部門、合作伙伴等來訪接待工作，旨在規(guī)范接待流程，展現(xiàn)公司良好形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)溝通與合作。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.接待前準(zhǔn)備需求對接：接到接待需求后，行政專員與對接人（業(yè)務(wù)部門）確認(rèn)來訪人員信息（姓名、職務(wù)、人數(shù)、性別、民族、飲食習(xí)慣等）、來訪目的、行程安排（到離時間、是否需住宿/用車）、接待標(biāo)準(zhǔn)（根據(jù)來訪級別確定，如客戶級別對應(yīng)人均餐飲標(biāo)準(zhǔn)、禮品預(yù)算等）。方案制定：根據(jù)需求制定《接待方案》（見附錄19），明確接待流程、陪同人員、場地安排（會議室/接待室）、餐飲地點、禮品規(guī)格等，報分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。物料與場地準(zhǔn)備：預(yù)訂會議室（提前30分鐘調(diào)試設(shè)備）、準(zhǔn)備席卡（姓名+職務(wù)）、宣傳資料、茶水（根據(jù)客人偏好準(zhǔn)備茶葉/咖啡）、水果（時令水果，清洗切盤），如需用餐，提前預(yù)訂餐廳（確認(rèn)包間、菜單，避開禁忌食材）。2.接待中服務(wù)迎接與引導(dǎo)：根據(jù)來訪級別，安排對應(yīng)人員（行政專員或部門負(fù)責(zé)人）在公司門口/前臺迎接，主動握手問候（“您好，歡迎來到公司，我是行政部*，這邊請”），引導(dǎo)至?xí)h室，引導(dǎo)時走在客人左前方，適時介紹公司環(huán)境或近期動態(tài)。會議與座談：客人入座后，及時送上茶水/咖啡，會議開始前提醒設(shè)備調(diào)試，座談過程中注意傾聽，適時記錄，重要事項需請客人確認(rèn)，避免隨意打斷發(fā)言。餐飲與陪同：用餐時引導(dǎo)客人入座主位（主人位在正對門口或視野較好的位置），介紹菜品特色，主動詢問客人飲食需求（如“是否需要添加米飯”），避免勸酒，尊重客人飲食習(xí)慣。送客與反饋：行程結(jié)束后，安排人員送客至公司門口/電梯，握手道別（“感謝您的來訪，期待下次合作，一路順風(fēng)”），送客后2個工作日內(nèi)，對接人向行政專員反饋接待評價，行政專員整理《接待總結(jié)表》（見附錄20）歸檔。3.禮品與費用管理禮品選擇：根據(jù)來訪級別和場合選擇禮品，客戶可選公司定制紀(jì)念品（如筆記本、U盤）、地方特產(chǎn)；人員可選合規(guī)禮品（如書籍、辦公用品），避免貴重禮品或現(xiàn)金券。費用報銷：接待費用（餐飲、禮品、交通等）需保留正規(guī)發(fā)票，注明“接待單位”，《接待方案》審批單、費用明細(xì)單作為附件，按財務(wù)制度報銷，超標(biāo)準(zhǔn)接待需說明原因并報總經(jīng)理*審批。（三）常用表單模板附錄19：接待方案接待單位科技有限公司接待日期2023-10-1