合同管理文檔制作與審查工具通用模板一、適用場景與核心價值本工具適用于企業(yè)法務部門、中小企業(yè)主、自由職業(yè)者及項目團隊等主體，在合同全生命周期管理中實現(xiàn)高效制作與規(guī)范審查。具體場景包括：日常業(yè)務合同起草：如買賣合同、服務合同、租賃合同等標準化文本的快速；復雜合同專項審查：涉及多方主體、特殊條款（如知識產權、保密義務）的合規(guī)性審核；合同履約跟蹤：對合同履行進度、變更記錄、爭議解決的全流程監(jiān)控；歷史合同歸檔檢索：按類型、時間、主體等維度分類存儲，便于后續(xù)查閱與數(shù)據(jù)分析。通過工具化操作，可降低合同制作門檻，減少人為疏漏，提升審查效率，有效規(guī)避法律風險與商業(yè)糾紛。二、全流程操作指南：從需求到歸檔（一）需求分析與合同類型明確操作目標：明確合同核心要素，匹配對應模板。步驟：梳理業(yè)務需求：確認合同目的（如采購、合作、服務外包）、交易雙方主體性質（企業(yè)/個人）、核心權利義務（如交付標準、付款方式）。確定合同類型：根據(jù)業(yè)務需求選擇基礎模板，常見類型包括：《買賣合同》（適用于貨物交易）《服務合同》（適用于設計、咨詢、技術服務等）《勞動合同》（適用于員工雇傭）《保密協(xié)議》（適用于商業(yè)秘密保護）《定制合同模板》（針對特殊業(yè)務場景，需結合行業(yè)特性補充條款）收集基礎信息：獲取雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號、法定代表人/授權代表、聯(lián)系方式）、交易標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量）、價款金額及支付方式、履行期限與地點等關鍵數(shù)據(jù)。（二）合同文檔制作操作目標：基于模板填充內容，保證條款完整、表述準確。步驟：選擇并打開模板：從工具模板庫中調取對應類型合同模板，或基于“定制合同模板”新建文檔。填充基礎信息：按模板提示填寫合同編號（規(guī)則：年份+類型簡稱+流水號，如“2024買字001”）、簽約主體信息、簽約日期等基礎字段。編輯核心條款：重點細化以下內容：標的條款：明確交易對象的具體規(guī)格、型號、質量標準（如符合國家GB標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）；履行條款：約定交付/服務時間、地點、方式（如“乙方應于2024年12月31日前將貨物送達甲方指定地點，運費由乙方承擔”）；價款與支付：列明總價、單價、計價單位，支付階段（如預付款30%、到貨款60%、質保金10%）及支付方式（銀行轉賬/，需注明賬戶信息）；違約責任：明確違約情形（逾期交付、質量不合格等）及對應的違約金計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付違約金”）、賠償范圍；爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（如提交仲裁委員會）或訴訟（如被告所在地人民法院）解決爭議的方式。補充附件：如有技術參數(shù)、圖紙、驗收標準等附件，需在合同中列明附件名稱及數(shù)量，并作為合同組成部分一并簽署。內部審核初稿：制作完成后，交由業(yè)務部門負責人對商業(yè)條款（如價格、交付時間）進行初審，保證內容符合業(yè)務需求。（三）合同審查與優(yōu)化操作目標：識別法律風險與邏輯漏洞，保證合同合規(guī)、可執(zhí)行。步驟：合規(guī)性審查：主體資格審查：核實簽約方是否為合法存續(xù)主體（企業(yè)需核查營業(yè)執(zhí)照、授權委托書，個人需核查身份證件），避免與分公司、分支機構等無簽約主體資格的單位簽約；法律法規(guī)適配：檢查條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如金融行業(yè)需符合銀保監(jiān)會規(guī)定）；禁止性條款排除：保證合同不存在“霸王條款”（如“最終解釋權歸甲方所有”）、違法約定（如“約定債務糾紛私下解決，排除司法管轄”）。邏輯性與完整性審查：條款一致性：檢查前后條款是否存在沖突（如履行期限與付款條件矛盾）；權利義務對等：保證雙方權利義務平衡，避免單方限制對方主要權利（如“甲方任意解除合同無需承擔違約責任”）；必要條款完整性：核對是否缺少標的、價款、履行期限、違約責任、爭議解決等《民法典》規(guī)定的合同必備條款。商業(yè)合理性審查：價格合理性：對比市場價格或歷史交易數(shù)據(jù)，評估價款是否公允；履約可行性：評估己方履約能力（如產能、技術），避免約定無法實現(xiàn)的義務（如“乙方需在7天內完成1000件定制化生產”，但實際產能不足）。修訂與確認：審查人提出修改意見后，由制作人根據(jù)意見調整合同，重大條款變更需重新征求業(yè)務部門及法務部門（如有）意見，直至三方確認無誤。（四）合同簽署與歸檔操作目標：完成合同生效，實現(xiàn)規(guī)范化存儲與后續(xù)管理。步驟：簽署方式確認：根據(jù)合同重要程度選擇簽署方式：紙質簽署：打印合同文本，由雙方授權代表簽字并加蓋公章/合同專用章（個人需按手?。皇絏份（雙方各執(zhí)X份，存檔X份）；電子簽署：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成身份認證、電子簽章，具有法律效力的電子合同。合同編號與登記：簽署完成后，將合同編號、簽署日期、雙方主體、合同類型、金額等信息錄入合同管理系統(tǒng)，建立臺賬。分類歸檔存儲：紙質合同：按“合同類型-年份-編號”分類裝入檔案袋，標注標簽，存放于干燥通風的檔案室；電子合同：存儲于指定服務器或云盤，按相同規(guī)則建立文件夾，設置訪問權限（僅授權人員可查閱）。履約跟蹤提醒：在系統(tǒng)中設置履約關鍵節(jié)點提醒（如付款截止日、交付日），定期檢查合同履行情況，記錄異常（如逾期未交付）并啟動應對措施（如發(fā)送催告函）。三、實用工具模板：表格與清單（一）合同基本信息表合同編號合同名稱簽約日期合同類型甲方信息乙方信息單位名稱：單位名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：統(tǒng)一社會信用代碼：法定代表人：*法定代表人：*聯(lián)系人：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*（僅內部可見）聯(lián)系方式：*（僅內部可見）地址：地址：履行期限自_年_月_日至_年__月__日合同金額大寫：____________________元整小寫：￥____________________主要條款摘要標的：____________________；支付方式：____________________；違約責任：____________________附件清單1.____________________；2.____________________制作人制作日期審查人審查日期備注（二）合同審查要點清單審查維度具體審查內容審查結論（通過/不通過/修改后通過）審查人審查日期主體資格審查1.乙方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內；2.授權代表是否持有有效授權委托書；3.個人簽約方身份證是否真實法律合規(guī)性1.條款是否違反法律強制性規(guī)定；2.爭議解決方式是否明確；3.是否存在無效格式條款條款邏輯性1.履行期限與付款條件是否匹配；2.違約責任與違約情形是否對應；3.標的描述是否清晰無歧義商業(yè)合理性1.價格是否符合市場行情；2.履約時間是否可行；3.雙方權利義務是否大致對等完整性檢查是否缺少必備條款（標的、價款、履行期限、違約責任、爭議解決等）修改意見（針對不通過項填寫具體修改建議，如：“建議補充乙方逾期交貨的違約金計算標準”）（三）合同變更記錄表變更編號原合同編號變更內容（條款/金額/期限等）變更原因（如市場變化、協(xié)商調整）變更方（甲方/乙方/雙方）變更日期生效日期審批人備注四、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）通用規(guī)范用詞精準：避免使用“大概”“盡量”“盡快”等模糊詞匯，明確具體時間、金額、標準（如“5個工作日內”“逾期按日萬分之五支付違約金”）；版本控制：合同修訂后需更新版本號（如V1.0→V2.0），避免舊版本與最新版本混淆；核對信息：簽署前再次填寫主體信息、金額、日期等關鍵內容，保證無筆誤。（二）風險提示主體資質風險：簽約前務必核實對方主體資格，避免與“三無”企業(yè)或已注銷/吊銷營業(yè)執(zhí)照的單位簽約，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)；條款漏洞風險：警惕“其他約定事項”“未盡事宜雙方協(xié)商”等兜底條款，盡量明確具體內容，避免后續(xù)爭議；證據(jù)留存風險：合同簽署過程中（如協(xié)商、履行）的溝通記錄（郵件、聊天記錄）需及時保存，必要時進行公證，作為輔助證據(jù)。（三）協(xié)作管理多部門協(xié)作：復雜合同制作需聯(lián)合業(yè)務、法務、財務部門共同參與，業(yè)務部門確認商業(yè)條款，法務部門把控法律風險，財務部門審核金額與支付方式；保密要求：合同內容涉及商業(yè)秘密的，需與接觸人員簽訂《保密協(xié)議