企業(yè)電子郵件管理規(guī)范匯編在數(shù)字化辦公場景中，電子郵件作為企業(yè)內(nèi)外部溝通、業(yè)務(wù)協(xié)作的核心工具，其規(guī)范管理直接關(guān)系到信息安全、業(yè)務(wù)效率及企業(yè)合規(guī)性。為統(tǒng)籌規(guī)范郵件使用流程、防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)、提升溝通協(xié)作質(zhì)量，結(jié)合企業(yè)運(yùn)營實(shí)際需求，特編制本管理規(guī)范，為全體員工提供清晰的操作指引與行為準(zhǔn)則。一、總則（一）制定目的通過明確郵件使用的行為邊界、安全要求及管理流程，實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：保障企業(yè)信息資產(chǎn)安全，防范郵件泄露、病毒入侵、釣魚攻擊等風(fēng)險(xiǎn)；提升郵件溝通效率，減少無效溝通、重復(fù)溝通，優(yōu)化業(yè)務(wù)協(xié)作流程；規(guī)范郵件管理全流程（申請(qǐng)、收發(fā)、歸檔、注銷等），契合行業(yè)合規(guī)要求與企業(yè)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體在職員工（含全職、兼職、實(shí)習(xí)生），以及因業(yè)務(wù)需要使用企業(yè)郵箱的外部協(xié)作人員（如外包團(tuán)隊(duì)、長期合作供應(yīng)商等）。（三）管理職責(zé)行政部/信息部（或指定管理部門）：負(fù)責(zé)郵箱系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)、賬號(hào)管理、安全審計(jì)及違規(guī)行為處置；制定并更新郵件管理細(xì)則，組織員工培訓(xùn)與宣導(dǎo)。各部門負(fù)責(zé)人：監(jiān)督本部門員工郵件使用合規(guī)性，配合管理部門開展安全檢查，對(duì)部門內(nèi)違規(guī)行為及時(shí)整改。全體員工：嚴(yán)格遵守本規(guī)范，主動(dòng)學(xué)習(xí)郵件安全知識(shí)，發(fā)現(xiàn)異常郵件或安全隱患時(shí)及時(shí)上報(bào)。二、郵件賬號(hào)管理（一）賬號(hào)申請(qǐng)與分配員工入職后，由人力資源部同步信息至管理部門，1個(gè)工作日內(nèi)完成郵箱賬號(hào)開通（格式統(tǒng)一為“姓名首字母/工號(hào)@企業(yè)域名”，具體規(guī)則由管理部門制定）。外部協(xié)作人員需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，提交《外部郵箱使用申請(qǐng)表》后，由管理部門開通臨時(shí)賬號(hào)，有效期與合作周期綁定。（二）密碼管理初始密碼由系統(tǒng)自動(dòng)生成，員工首次登錄需修改密碼，密碼需包含字母（大小寫）、數(shù)字、特殊字符（如!@#$%），長度不低于8位，且避免使用生日、工號(hào)等易猜信息。密碼每季度強(qiáng)制更換一次，禁止重復(fù)使用近3次內(nèi)的舊密碼；若賬號(hào)疑似被盜用，需立即修改密碼并上報(bào)管理部門。（三）賬號(hào)注銷與變更員工離職/調(diào)崗時(shí)，需在離職手續(xù)辦理當(dāng)日移交郵件相關(guān)工作（含重要郵件備份、聯(lián)系人交接），管理部門同步注銷/凍結(jié)原賬號(hào)，新崗位賬號(hào)于調(diào)崗生效日開通。賬號(hào)信息（如姓名、部門）變更時(shí)，員工需提交《賬號(hào)信息變更申請(qǐng)》，管理部門于1個(gè)工作日內(nèi)完成信息更新，確保郵件收發(fā)準(zhǔn)確性。三、郵件收發(fā)規(guī)范（一）發(fā)送規(guī)范1.主題與正文：主題需清晰體現(xiàn)郵件核心內(nèi)容（如“[項(xiàng)目名稱]階段進(jìn)度匯報(bào)”“[合同編號(hào)]付款申請(qǐng)”），避免模糊表述（如“急事”“資料”）；正文語言簡潔、邏輯清晰，重要信息可通過加粗、分點(diǎn)等方式突出，禁止使用攻擊性、誤導(dǎo)性語言。2.附件管理：附件命名格式為“部門_日期_文件核心內(nèi)容”（如“市場部______Q3推廣方案”），禁止使用亂碼、純數(shù)字命名；發(fā)送前需檢查附件完整性，避免重復(fù)發(fā)送或遺漏關(guān)鍵文件。3.抄送與密送：抄送（CC）僅限需知情但無需直接執(zhí)行的人員（如部門負(fù)責(zé)人、跨部門協(xié)作方），禁止無意義抄送（如全員抄送非公共通知）；密送（BCC）僅用于敏感場景（如薪資溝通、投訴舉報(bào)），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后使用。4.敏感信息處理：涉及客戶隱私、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密的郵件，需啟用企業(yè)級(jí)加密功能（由管理部門配置），并在主題標(biāo)注“[加密]”；禁止通過郵件傳輸未脫敏的身份證、銀行卡、合同原件等敏感文件，確需傳輸時(shí)需先經(jīng)合規(guī)部門審批。（二）接收與回復(fù)規(guī)范每日至少查收郵件2次（上午、下午各1次），緊急郵件（主題標(biāo)注“[緊急]”）需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；回復(fù)郵件時(shí)，需確認(rèn)收件人、主題與正文的關(guān)聯(lián)性，避免“誤回復(fù)”或“空回復(fù)”；若需補(bǔ)充附件，需在正文中說明附件內(nèi)容。四、安全管理規(guī)范（一）病毒與惡意軟件防范企業(yè)郵箱系統(tǒng)已部署殺毒引擎，員工需配合安裝企業(yè)指定的終端安全軟件，禁止私自卸載或關(guān)閉防護(hù)功能；收到陌生來源的郵件（尤其是含.exe、.zip等可執(zhí)行/壓縮附件），需先通過安全軟件掃描，確認(rèn)安全后再操作。（二）網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備安全禁止在公共網(wǎng)絡(luò)（如網(wǎng)吧、無密碼的公共WiFi）登錄企業(yè)郵箱，移動(dòng)辦公需使用企業(yè)VPN或經(jīng)認(rèn)證的安全網(wǎng)絡(luò)；個(gè)人設(shè)備（如手機(jī)、平板）登錄企業(yè)郵箱時(shí)，需開啟設(shè)備鎖屏密碼、指紋/人臉驗(yàn)證，離職時(shí)需立即注銷賬號(hào)。（三）保密與合規(guī)要求員工需對(duì)郵件內(nèi)容嚴(yán)格保密，禁止向外部人員（含家屬、朋友）泄露郵件信息，確需分享時(shí)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人+合規(guī)部雙重審批；涉及行業(yè)監(jiān)管要求的郵件（如金融、醫(yī)療行業(yè)的合規(guī)報(bào)告），需留存完整收發(fā)記錄，配合監(jiān)管部門檢查。五、郵件歸檔與備份（一）歸檔范圍需歸檔的郵件包括但不限于：業(yè)務(wù)合同、付款申請(qǐng)、項(xiàng)目方案等具有法律效力或業(yè)務(wù)價(jià)值的郵件；外部合作方（如客戶、供應(yīng)商）的重要溝通郵件；企業(yè)內(nèi)部的政策通知、會(huì)議紀(jì)要類郵件。（二）歸檔方式系統(tǒng)自動(dòng)歸檔：管理部門配置歸檔規(guī)則，對(duì)指定類型、發(fā)件人的郵件實(shí)時(shí)歸檔至企業(yè)郵件服務(wù)器；手動(dòng)歸檔：員工需將個(gè)人重要郵件手動(dòng)歸類至“項(xiàng)目歸檔”“客戶溝通”等文件夾，禁止刪除需歸檔的郵件。（三）備份與查閱郵件服務(wù)器每周自動(dòng)備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部安全機(jī)房，保留周期為3年（可根據(jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)整）；內(nèi)部查閱歸檔郵件時(shí)，需提交《郵件查閱申請(qǐng)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由管理部門提供查閱權(quán)限，禁止私自拷貝歸檔郵件。六、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督管理部門每月抽查郵件日志（含收發(fā)記錄、附件內(nèi)容、登錄IP），重點(diǎn)檢查敏感信息傳輸、違規(guī)抄送、異常登錄等行為；各部門負(fù)責(zé)人每季度開展部門內(nèi)郵件合規(guī)培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際案例講解風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如釣魚郵件識(shí)別、密碼安全意識(shí)）。（二）違規(guī)處置輕微違規(guī)（如主題不規(guī)范、未及時(shí)回復(fù)）：由部門負(fù)責(zé)人約談，要求限期整改，整改情況納入當(dāng)月績效考核；（三）考核激勵(lì)每年開展“郵件合規(guī)之星”評(píng)選，對(duì)全年無違規(guī)、安全意識(shí)突出的員工給予獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等獎(jiǎng)勵(lì)；郵件管理合規(guī)性納入部門年度考核，與團(tuán)隊(duì)評(píng)優(yōu)、預(yù)算分配掛鉤。七、附則本規(guī)范由行政部/信息