合同管理模板及流程規(guī)范一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、約束各方行為的核心法律文件，規(guī)范的合同管理可有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)、保障交易安全、提高運(yùn)營(yíng)效率。本模板及流程旨在為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理工具，覆蓋合同起草、審批、簽署、履行及歸檔全生命周期，適用于各類經(jīng)濟(jì)合同（如采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作等）的管理場(chǎng)景，幫助企業(yè)構(gòu)建“流程清晰、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)可控”的合同管理體系。二、適用范圍與核心目標(biāo)（一）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門（如采購(gòu)部、銷售部、市場(chǎng)部、行政部等）發(fā)起或簽署的各類對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同，包括但不限于：采購(gòu)類合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等采購(gòu)）；銷售類合同（產(chǎn)品、服務(wù)銷售等）；服務(wù)類合同（技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)等）；租賃類合同（辦公場(chǎng)地、設(shè)備租賃等）；合作類合同（項(xiàng)目合作、聯(lián)營(yíng)合作等）。（二）核心目標(biāo)規(guī)范流程：統(tǒng)一合同管理各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，避免流程混亂；明確職責(zé)：清晰劃分合同起草、審核、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體；控制風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)事前審核、事中監(jiān)控、事后歸檔，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化模板與審批流程，縮短合同處理周期，提升協(xié)同效率。三、合同管理全流程操作指南合同管理遵循“事前預(yù)防、事中控制、事后完善”原則，分為起草、審批、簽署、履行、歸檔五個(gè)階段，各階段操作（一）合同起草階段：明確需求，規(guī)范內(nèi)容操作目標(biāo)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定條款完整、表述清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控的合同草案。1.需求對(duì)接與前置準(zhǔn)備發(fā)起需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要（如采購(gòu)需求、銷售訂單、合作意向等），填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、履行期限、核心訴求等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*某某簽字確認(rèn)后，提交至法務(wù)或合同管理部門。資質(zhì)核查：對(duì)方為合同相對(duì)方的，需提前核查其主體資格：企業(yè)法人：提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明；其他組織：提供有效登記證書、負(fù)責(zé)人身份證明；自然人：提供身份證復(fù)印件及聯(lián)系方式。核查對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特殊行業(yè)需提供生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證等）是否滿足合同約定要求，避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。2.模板選擇與條款擬定模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)（如《采購(gòu)合同模板》《銷售合同模板》等），模板庫(kù)由法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)類型制定并定期更新；無(wú)對(duì)應(yīng)模板或需重大修改的，由法務(wù)部門協(xié)助起草。核心條款擬定：合同內(nèi)容需包含以下必備條款，避免遺漏或模糊表述：雙方基本信息：名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表人聯(lián)系方式；合同標(biāo)的：明確產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、服務(wù)內(nèi)容或合作范圍，避免使用“等”“類似”等模糊詞匯；數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量需明確單位（如噸、臺(tái)、項(xiàng)），質(zhì)量需標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款與支付：價(jià)款（含稅/不含稅）、金額大小寫、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款條件、尾款支付時(shí)間）；履行期限與方式：明確起始/截止時(shí)間、交付地點(diǎn)（如“甲方倉(cāng)庫(kù)”“乙方指定工地”）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程：約定驗(yàn)收時(shí)間（如“交付后5個(gè)工作日內(nèi)”）、驗(yàn)收方法（如“憑第三方檢測(cè)報(bào)告”）、異議處理方式；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲）及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五”）、賠償范圍；爭(zhēng)議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機(jī)構(gòu)）或訴訟（明確管轄法院，如“甲方所在地人民法院”）方式；保密條款：明保證密信息范圍、保密期限及違約責(zé)任；其他約定：如合同生效條件（“雙方簽字蓋章后生效”）、份數(shù)、附件清單等。（二）合同審批階段：多層審核，把控風(fēng)險(xiǎn)操作目標(biāo)：通過(guò)多部門協(xié)同審核，保證合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。1.審批流程發(fā)起起草人將合同草案、《合同需求申請(qǐng)表》、對(duì)方資質(zhì)文件等材料，通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批表》（見(jiàn)附件2）發(fā)起審批流程，依次提交至以下審核環(huán)節(jié)：2.分部門審核要點(diǎn)業(yè)務(wù)部門審核（必審）：審核人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*某某；審核重點(diǎn)：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、標(biāo)的數(shù)量/質(zhì)量是否與訂單一致、價(jià)款是否在預(yù)算范圍內(nèi)、履行期限是否滿足項(xiàng)目計(jì)劃、對(duì)方履約能力是否充分（如歷史合作記錄、產(chǎn)能評(píng)估等）。法務(wù)部門審核（必審）：審核人：法務(wù)專員*某某；審核重點(diǎn)：合同條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、完整性（是否遺漏核心條款）、公平性（是否存在單方面加重己方責(zé)任的“霸王條款”）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示（如管轄約定、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。財(cái)務(wù)部門審核（涉及價(jià)款時(shí)必審）：審核人：財(cái)務(wù)經(jīng)理*某某；審核重點(diǎn)：價(jià)款計(jì)算是否準(zhǔn)確、支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、稅務(wù)條款（發(fā)票類型、稅率）是否明確、資金預(yù)算是否充足、對(duì)方賬戶信息是否合規(guī)（需核對(duì)開(kāi)戶許可證或基本存款賬戶信息）。其他部門審核（按需）：如涉及技術(shù)合作，需技術(shù)部門審核技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍；涉及安全生產(chǎn)，需安全部門審核安全責(zé)任條款等。3.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)合同金額及重要性，設(shè)置分級(jí)審批權(quán)限（示例）：金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*某某審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門+法務(wù)+財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理*某某審批；金額＞50萬(wàn)元：需提交至總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，由總經(jīng)理*某某最終審批。審批意見(jiàn)需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明修改理由；“修改后同意”的，起草人需根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整后重新發(fā)起審批。（三）合同簽署階段：規(guī)范用印，保證效力操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證合同形式合法、內(nèi)容與審批一致，具備法律約束力。1.簽署準(zhǔn)備審批通過(guò)后，由合同管理員或起草人根據(jù)審批意見(jiàn)最終定稿，打印合同正本（一式兩份或三份，雙方各執(zhí)正本，其余為副本），核對(duì)版本是否與審批稿一致，避免“簽后改稿”。準(zhǔn)備用印材料：合同正本、《合同審批表》（原件）、對(duì)方資質(zhì)文件復(fù)印件（需加蓋“與原件核對(duì)一致”章）。2.簽署流程法定代表人簽署：合同由法定代表人直接簽字，并加蓋企業(yè)公章或合同專用章；授權(quán)代表人簽署：若由授權(quán)代表人簽署，需提供《授權(quán)委托書》（原件，明確授權(quán)范圍、期限），授權(quán)代表人簽字后加蓋公章或合同專用章；對(duì)方簽署：合同文本送達(dá)對(duì)方后，監(jiān)督對(duì)方按上述流程簽署，保證簽字人身份與《授權(quán)委托書》一致，公章清晰無(wú)誤。3.用印管理合同用印需在《合同用印登記表》（見(jiàn)附件3）登記，注明合同編號(hào)、用印日期、用印份數(shù)、用印人、保管人等信息；嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或?qū)徟薷母迳霞由w公章，嚴(yán)禁擅自攜帶公章外出用印（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*某某批準(zhǔn)并派專人陪同）。（四）合同履行階段：跟蹤進(jìn)度，及時(shí)處置操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)并解決履行中的問(wèn)題，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。1.履行責(zé)任分工業(yè)務(wù)部門：作為合同履行主體，負(fù)責(zé)跟蹤交付/服務(wù)進(jìn)度、收集履行憑證（如驗(yàn)收單、發(fā)票、物流單等）、對(duì)接對(duì)方履約需求；法務(wù)部門：協(xié)助處理履行中的法律問(wèn)題（如對(duì)方違約、變更爭(zhēng)議等）；財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)按合同約定支付價(jià)款，核對(duì)發(fā)票合規(guī)性。2.履行跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)附件4），按節(jié)點(diǎn)記錄履行情況（如“2024年3月1日交付第一批貨物，對(duì)方驗(yàn)收合格”“2024年6月30日完成項(xiàng)目中期驗(yàn)收”），并定期（每月/每季度）向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門反饋；對(duì)方逾期未履行、履行不合格或提出變更的，業(yè)務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)書面記錄（《合同履行異常情況表》，見(jiàn)附件5），分析原因并提出處理方案（如催告、協(xié)商變更、解除合同等），報(bào)法務(wù)部門審核后實(shí)施。3.變更與解除管理合同變更：履行中需變更標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款等核心條款的，雙方應(yīng)簽訂《合同變更協(xié)議》（使用標(biāo)準(zhǔn)化模板），履行原審批流程；合同解除：出現(xiàn)法定或約定解除情形（如對(duì)方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行）的，需書面通知對(duì)方，協(xié)商一致后簽訂《合同解除協(xié)議》，明確責(zé)任劃分（如已付款項(xiàng)返還、損失賠償?shù)龋蝗魠f(xié)商不成，可通過(guò)仲裁或訴訟解決。（五）合同歸檔階段：整理存檔，便于追溯操作目標(biāo)：保證合同及相關(guān)資料完整、有序保存，滿足審計(jì)、查詢、法律糾紛處理需求。1.歸檔范圍合同正本、副本及附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單、補(bǔ)充協(xié)議）；審批材料（《合同審批表》《合同需求申請(qǐng)表》）；簽署材料（《授權(quán)委托書》、對(duì)方資質(zhì)文件）；履行材料（驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證、履行跟蹤表、變更/解除協(xié)議）；糾紛處理材料（催告函、律師函、訴訟/仲裁文書等）。2.歸檔流程整理排序：合同管理員按“審批-簽署-履行-糾紛”順序整理材料，編寫頁(yè)碼，加裝封面（注明合同編號(hào)、名稱、簽署日期、歸檔日期）；電子歸檔：將掃描件（PDF格式）至企業(yè)合同管理系統(tǒng)或指定共享文件夾，命名規(guī)則為“合同編號(hào)-合同名稱-簽署日期”（如“HT-2024-001采購(gòu)合同-20240301”），保證電子文檔與紙質(zhì)材料一致；紙質(zhì)歸檔：將整理好的材料裝入檔案袋，標(biāo)注“合同編號(hào)+合同名稱”，存放至指定檔案柜，由專人保管；借閱管理：因工作需要借閱合同檔案的，需填寫《合同檔案借閱登記表》（見(jiàn)附件6），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某某及法務(wù)部門批準(zhǔn)后，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，涉密合同（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)合同）需經(jīng)總經(jīng)理某某批準(zhǔn)。四、標(biāo)準(zhǔn)化合同模板及配套表單（一）標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（示例：采購(gòu)合同）采購(gòu)合同合同編號(hào)：HT-YYYY-X（YYYY為年份，X為流水號(hào)）甲方（采購(gòu)方）：________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________________地址：________________法定代表人/授權(quán)代表人：*某某聯(lián)系方式：________________乙方（供應(yīng)商）：________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：________________地址：________________法定代表人/授權(quán)代表人：*某某聯(lián)系方式：________________鑒于：甲方向乙方采購(gòu)貨物/服務(wù)，雙方根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，平等自愿、協(xié)商一致，達(dá)成如下協(xié)議：####第一條采購(gòu)內(nèi)容1.1貨物/服務(wù)名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)：序號(hào)名稱型號(hào)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注12合計(jì)1.2本合同總價(jià)為含稅價(jià)，稅率_____%，發(fā)票類型為_(kāi)______（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）。####第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)2.1貨物質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB_______）及雙方約定的技術(shù)參數(shù)（詳見(jiàn)附件1《技術(shù)協(xié)議》）；2.2服務(wù)質(zhì)量滿足_______（如《服務(wù)規(guī)范書》或雙方確認(rèn)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。####第三條履行期限與方式3.1交付/服務(wù)時(shí)間：乙方應(yīng)于_______年_______月_______日前完成交付/服務(wù)；3.2交付地點(diǎn)：________________（甲方倉(cāng)庫(kù)/項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)）；3.3運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：由_______方負(fù)責(zé)運(yùn)輸，費(fèi)用由_______方承擔(dān)。####第四條驗(yàn)收4.1驗(yàn)收時(shí)間：甲方應(yīng)在收到貨物/服務(wù)后_______個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收；4.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：按本合同第二條及附件1約定執(zhí)行；4.3異議處理：甲方驗(yàn)收不合格的，應(yīng)書面通知乙方，乙方應(yīng)在_______個(gè)工作日內(nèi)更換或整改，驗(yàn)收不合格且乙方逾期未處理的，甲方有權(quán)拒付剩余款項(xiàng)。####第五條付款方式5.1預(yù)付款：本合同生效后_______個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的_______%，即_______元；5.2到貨款：貨物交付驗(yàn)收合格后_______個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的_______%，即_______元；5.3質(zhì)保金：剩余_______%即_______元作為質(zhì)保金，質(zhì)保期_______個(gè)月（自驗(yàn)收合格之日起算）滿后無(wú)質(zhì)量問(wèn)題無(wú)息返還。5.4乙方賬戶信息：開(kāi)戶名：________________開(kāi)戶行：________________賬號(hào)：________________####第六條違約責(zé)任6.1逾期交貨/服務(wù)：每逾期一日，乙方按逾期金額的_______%向甲方支付違約金，逾期超過(guò)_______日的，甲方有權(quán)解除合同；6.2質(zhì)量不合格：乙方應(yīng)在甲方要求的期限內(nèi)更換或整改，否則甲方有權(quán)解除合同，要求乙方賠償損失；6.3逾期付款：每逾期一日，甲方按逾期金額的_______%向乙方支付違約金。####第七條爭(zhēng)議解決本合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交_______仲裁委員會(huì)仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。####第八條其他約定8.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效；8.2本合同一式_______份，甲乙雙方各執(zhí)_______份，具有同等法律效力；8.3附件：《技術(shù)協(xié)議》《訂單》為本合同組成部分，與本合同具有同等效力。甲方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表人（簽字）：*某某簽署日期：_______年_______月_______日乙方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表人（簽字）：*某某簽署日期：_______年_______月_______日（二）配套表單（簡(jiǎn)要說(shuō)明）《合同需求申請(qǐng)表》：明確合同標(biāo)的、需求部門、預(yù)算等核心信息，作為起草依據(jù)；《合同審批表》：記錄審批流程及各部門意見(jiàn)，作為合同生效的內(nèi)部憑證；《合同用印登記表》：規(guī)范用印管理，保證用印可追溯；《合同履行跟蹤表》：動(dòng)態(tài)記錄履行進(jìn)度，監(jiān)控合同執(zhí)行情況；《合同履行異常情況表》：記錄履行中的問(wèn)題及處理方案，及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)；《合同檔案借閱登記表》：規(guī)范檔案借閱流程，防止信息泄露。五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體風(fēng)險(xiǎn)防范簽約前嚴(yán)格核查對(duì)方主體資格，避免與“三無(wú)”企業(yè)（無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無(wú)資質(zhì)、無(wú)實(shí)際經(jīng)營(yíng)能力）簽約；涉及分公司、