采購申請與審批一體化操作手冊目錄一、手冊概述與適用范圍二、全流程操作指引三、常用模板與填寫說明四、關(guān)鍵風(fēng)險點與合規(guī)提示一、手冊概述與適用范圍（一）手冊目的本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購申請與審批全流程，明確各環(huán)節(jié)職責分工與操作標準，通過一體化管理實現(xiàn)采購需求提報、審核、審批、執(zhí)行的高效協(xié)同，保證采購活動合規(guī)、透明、可控，同時提升采購效率與資金使用效益。（二）適用范圍適用對象：企業(yè)各部門（含生產(chǎn)、研發(fā)、行政、銷售等）的采購需求申請人、部門負責人、采購專員、財務(wù)人員及審批領(lǐng)導(dǎo)。適用采購類型：包括但不限于生產(chǎn)物料采購、辦公用品采購、服務(wù)外包采購（如設(shè)計、咨詢）、固定資產(chǎn)采購等日常經(jīng)營所需各類采購項目。適用場景：無論是常規(guī)月度采購、臨時緊急采購，還是年度框架協(xié)議內(nèi)的分批采購，均需遵循本手冊流程執(zhí)行。二、全流程操作指引采購申請與審批一體化流程共分為7個核心環(huán)節(jié)，具體操作（一）需求發(fā)起與申請單填寫操作人：采購需求申請人（如部門專員/主管）操作工具：企業(yè)采購管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、SRM系統(tǒng)）或紙質(zhì)申請單1.需求確認與資料準備申請人需明確采購需求的具體內(nèi)容（物料名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途等），保證需求描述清晰、無歧義；確認采購預(yù)算：需提前與財務(wù)部門溝通，確認采購項目已納入部門年度/月度預(yù)算，或已通過預(yù)算外審批流程；收集輔助材料（如適用）：技術(shù)圖紙、報價單（至少3家供應(yīng)商比價，緊急采購除外）、歷史采購記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。2.登錄系統(tǒng)創(chuàng)建申請單通過企業(yè)采購管理系統(tǒng)“新建采購申請”模塊，進入申請單填寫界面；填寫基礎(chǔ)信息：申請單號：系統(tǒng)自動，無需手動填寫；申請部門、申請人、聯(lián)系方式：選擇部門及申請人本人信息；申請日期：系統(tǒng)默認當前日期；采購類型：勾選“物料采購”“服務(wù)采購”“固定資產(chǎn)采購”等分類；緊急程度：根據(jù)需求時效選擇“普通”“緊急”“特急”（緊急采購需注明原因，如“生產(chǎn)線停機待料”）。填寫采購明細：逐行錄入物料/服務(wù)信息，包括：物料名稱/服務(wù)內(nèi)容：完整規(guī)范填寫（如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）；規(guī)格型號/技術(shù)要求：詳細描述參數(shù)（如“70g白色，500張/包”）；單位：個、臺、套、批等；數(shù)量：預(yù)估采購數(shù)量，需與實際需求匹配；預(yù)算單價（含稅）：根據(jù)歷史價格或市場預(yù)估填寫，需與財務(wù)預(yù)算一致；預(yù)算總價（含稅）：系統(tǒng)自動計算=數(shù)量×預(yù)算單價；交貨日期/服務(wù)期限：明確要求到貨或服務(wù)完成時間；供應(yīng)商信息（可選）：如有意向供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商全稱及聯(lián)系人；用途說明：簡述采購目的（如“研發(fā)部新產(chǎn)品測試用”“行政部日常辦公消耗”）。附件：“添加附件”，準備好的技術(shù)圖紙、比價表、供應(yīng)商資質(zhì)等材料。3.提交申請檢查申請單信息無誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)將自動流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)（部門負責人審核）。（二）部門負責人初審操作人：申請部門負責人（如部門經(jīng)理/主管）操作工具：采購管理系統(tǒng)1.審核內(nèi)容需求合理性：確認采購需求是否符合部門工作計劃，是否存在重復(fù)采購、過度采購；預(yù)算匹配性：核對申請預(yù)算是否在部門可用額度內(nèi)，是否超預(yù)算（超預(yù)算需備注說明并同步啟動預(yù)算調(diào)整流程）；資料完整性：檢查申請單填寫是否規(guī)范，附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)、比價表等）；緊急程度：對“緊急”“特急”采購，確認需求真實性及必要性。2.審批操作審核通過：“同意”并填寫審批意見（如“需求合理，同意采購”），系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至采購部；審核不通過：“駁回”并填寫駁回原因（如“規(guī)格參數(shù)不明確，需補充技術(shù)圖紙”“預(yù)算超支，請重新規(guī)劃”），系統(tǒng)將申請單退回至申請人，申請人修改后可重新提交。（三）采購部專業(yè)審核操作人：采購專員/采購部經(jīng)理操作工具：采購管理系統(tǒng)1.審核內(nèi)容采購合規(guī)性：確認采購項目是否符合企業(yè)《采購管理制度》（如是否需要招標、詢價、競爭性談判）；需求可執(zhí)行性：核對物料規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否明確，避免模糊描述導(dǎo)致采購困難；預(yù)算合理性：通過市場調(diào)研或歷史數(shù)據(jù)，驗證預(yù)算單價是否合理（如偏差超過10%，需要求申請人提供價格依據(jù)）；供應(yīng)商信息：對已填寫供應(yīng)商的，核實供應(yīng)商是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，資質(zhì)是否有效（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）；采購方式建議：根據(jù)采購金額、類型及緊急程度，確定采購方式（如公開招標、詢價采購、單一來源采購、緊急采購）。2.審批操作審核通過：“同意”并填寫審核意見（如“規(guī)格明確，建議采用詢價采購方式”），系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至財務(wù)部；審核不通過：“駁回”并填寫原因（如“供應(yīng)商不在合格名錄內(nèi)，需重新選擇”“未提供比價表，不符合小額采購規(guī)定”），退回至申請人或部門負責人。（四）財務(wù)部預(yù)算與資金復(fù)核操作人：財務(wù)專員/財務(wù)經(jīng)理操作工具：采購管理系統(tǒng)、財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)1.復(fù)核內(nèi)容預(yù)算狀態(tài)：通過財務(wù)系統(tǒng)確認采購項目對應(yīng)的預(yù)算科目是否已獲批、是否未超支（如“辦公費”科目余額是否充足）；付款方式：確認申請的付款方式（預(yù)付、貨到付款、分期付款）是否符合企業(yè)財務(wù)制度；成本合理性：對大額采購（如超過10萬元），復(fù)核預(yù)算單價、總價是否與市場價格、歷史成本匹配，避免資金浪費；稅費合規(guī)性：檢查報價是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合報銷要求。2.復(fù)核操作復(fù)核通過：“同意”并填寫復(fù)核意見（如“預(yù)算充足，付款方式合規(guī)”），系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過：“駁回”并填寫原因（如“預(yù)算科目余額不足，需調(diào)整預(yù)算”“付款方式不符合財務(wù)規(guī)定，改為貨到付款”），退回至采購部或申請人。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批（按權(quán)限分級）操作人：分管副總/總經(jīng)理/董事長（根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限）操作工具：采購管理系統(tǒng)1.審批權(quán)限劃分（示例）采購金額（含稅）審批人5萬元以下部門負責人+采購部經(jīng)理5萬-20萬元分管副總20萬-50萬元總經(jīng)理50萬元以上董事長2.審批內(nèi)容采購戰(zhàn)略匹配性：確認采購項目是否符合企業(yè)年度戰(zhàn)略規(guī)劃、成本控制目標；投資必要性：對固定資產(chǎn)、大額服務(wù)采購，評估投入產(chǎn)出比；流程合規(guī)性：確認前序環(huán)節(jié)（部門審核、采購部審核、財務(wù)復(fù)核）均已通過，資料齊全。3.審批操作審批通過：“同意”并簽署審批意見（如“同意按詢價結(jié)果采購，嚴格控制成本”），系統(tǒng)狀態(tài)更新為“審批通過，待采購執(zhí)行”；審批不通過：“駁回”并填寫原因（如“超出年度預(yù)算，暫緩采購”“戰(zhàn)略不符，建議替代方案”），流程終止或退回至發(fā)起部門。（六）采購執(zhí)行與進度跟蹤操作人：采購專員操作工具：采購管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)1.采購方式執(zhí)行根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批確定的采購方式，開展采購工作：詢價采購：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，收集報價（需包含單價、總價、交貨期、質(zhì)保期等），對比價格、質(zhì)量、交貨期后確定中標供應(yīng)商，結(jié)果在系統(tǒng)內(nèi)公示；招標采購：按企業(yè)《招標管理辦法》編制招標文件、發(fā)布公告、開標評標，確定中標供應(yīng)商并公示；單一來源采購：僅適用于唯一供應(yīng)商或緊急情況，需填寫《單一來源采購審批表》，經(jīng)更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行；緊急采購：經(jīng)分管副總特批后，可先電話聯(lián)系供應(yīng)商采購，事后24小時內(nèi)補錄系統(tǒng)流程及資料。2.合同簽訂與訂單下達與供應(yīng)商簽訂采購合同（需注明規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、驗收標準、違約責任等條款），合同掃描件至系統(tǒng)；在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，關(guān)聯(lián)申請單號、合同號，發(fā)送至供應(yīng)商確認。3.進度跟蹤與反饋采購專員需實時跟蹤訂單執(zhí)行進度（如生產(chǎn)、發(fā)貨、物流），在系統(tǒng)中更新“訂單狀態(tài)”（“已下單”“已發(fā)貨”“待驗收”）；若出現(xiàn)延遲交貨、質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決并同步至申請人及財務(wù)部。（七）驗收與結(jié)果反饋操作人：申請人、部門負責人、采購專員、財務(wù)部1.實物驗收供應(yīng)商送貨至指定地點后，申請人或部門指定人員對照采購訂單、合同進行驗收：數(shù)量核對：清點實物數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量檢驗：檢查規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否符合要求，必要時送質(zhì)檢部門檢測；包裝完好性：確認貨物包裝無破損、無污染。驗收合格：填寫《采購驗收單》（系統(tǒng)內(nèi)或紙質(zhì)），申請人、驗收人簽字確認，至系統(tǒng)；驗收不合格：填寫《不合格品處理單》，說明原因（如“規(guī)格不符”“質(zhì)量缺陷”），退回供應(yīng)商并要求限期整改，整改后需重新驗收。2.財務(wù)結(jié)算采購專員憑審批通過的申請單、采購合同、驗收單、發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號需與企業(yè)信息一致）提交財務(wù)部；財務(wù)部核對單據(jù)無誤后，按合同約定安排付款（如貨到付款需在驗收合格后30日內(nèi)支付）；付款完成后，財務(wù)在系統(tǒng)中更新“付款狀態(tài)”，并將付款憑證同步至采購部。3.歸檔與閉環(huán)采購專員將本次采購的申請單、審批記錄、合同、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔（電子檔存系統(tǒng)，紙質(zhì)檔存采購部檔案室）；申請人收到貨物后，在系統(tǒng)中“確認收貨”，流程正式閉環(huán)。三、常用模板與填寫說明（一）采購申請單模板采購申請單申請單號：系統(tǒng)自動申請人：*申請日期：2023-10-27緊急程度：□普通□緊急□特急采購明細序號1附件清單審批意見部門負責人：*（2023-10-27同意，需求合理）采購部：*（2023-10-28同意，詢價采購，建議選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商）財務(wù)部：*趙六（2023-10-29同意，預(yù)算充足，建議貨到付款）分管副總：*陳七（2023-10-30同意，按流程執(zhí)行）填寫說明：申請單號、聯(lián)系電話等系統(tǒng)自動或內(nèi)部通訊錄選擇，無需手動填寫；規(guī)格型號需詳細（如示波器“帶寬1GHz，4通道，采樣率5GSa/s”），避免模糊描述；預(yù)算單價需含稅，與財務(wù)預(yù)算一致；附件需完整，比價表需包含至少3家供應(yīng)商的蓋章報價。（二）采購驗收單模板采購驗收單申請單號：PO20231027001驗收部門：*研發(fā)部供應(yīng)商：德儀器材公司驗收結(jié)果序號123驗收結(jié)論簽字確認申請人：*（三）供應(yīng)商信息登記表模板（部分字段）供應(yīng)商信息登記表供應(yīng)商全稱：德儀器材有限公司注冊地址：北京市海淀區(qū)路號聯(lián)系方式：*（內(nèi)部通訊錄）主營產(chǎn)品：測試儀器、電子設(shè)備供貨歷史：2022年至今，累計采購金額15萬元四、關(guān)鍵風(fēng)險點與合規(guī)提示（一）預(yù)算控制風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：無預(yù)算超預(yù)算采購，導(dǎo)致資金占用或財務(wù)違規(guī)；合規(guī)要求：采購前必須確認預(yù)算，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行；緊急采購可在24小時內(nèi)補錄預(yù)算流程。（二）供應(yīng)商合規(guī)風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：選擇不合格供應(yīng)商（如無資質(zhì)、黑名單供應(yīng)商），導(dǎo)致質(zhì)量、法律風(fēng)險；合規(guī)要求：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）由采購部審核備案；禁止與存在關(guān)聯(lián)交易（如親屬關(guān)系）的供應(yīng)商合作，需回避申報。（三）流程規(guī)范性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：跳過審批環(huán)節(jié)、代簽審批、資料缺失，導(dǎo)致采購無效或責任不清；合規(guī)要求：嚴格按照“申請→部門審核→采購部審核→財務(wù)復(fù)核→領(lǐng)導(dǎo)審批→執(zhí)行→驗收”流程操作，每個環(huán)節(jié)需由對應(yīng)操作人本人登錄系統(tǒng)審批，嚴禁代簽；紙質(zhì)資料需簽字齊全，電子檔需同步系統(tǒng)。（四）信息真實性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：申請人虛報需求、夸大預(yù)算，或采購專員與供應(yīng)商串通抬高價格；合規(guī)要求：申請人需對需求信息、預(yù)算真實性負責，發(fā)覺虛假信息將追究責任；采購部需定期開展市場價格調(diào)研，對異常報價（偏離市場價20%以上）重點核查。（五）檔案管理風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：采購資料丟失、損毀，導(dǎo)致后續(xù)審計、糾紛時無法追溯；合規(guī)要求：采購資