采購管理流程及審批表單集一、適用范圍與業(yè)務場景本流程及表單集適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、事業(yè)單位等）的采購管理活動，覆蓋從需求提出到付款結算的全流程管控。主要業(yè)務場景包括：日常辦公采購：如辦公文具、耗材、設備維修等；生產運營采購：如原材料、零部件、生產設備等；固定資產采購：如電腦、儀器、車輛等；服務類采購：如咨詢、設計、保潔、外包服務等。涉及部門包括需求部門（如行政部、生產部、研發(fā)部等）、采購部、財務部、倉庫部及企業(yè)管理層（部門負責人、分管副總、總經理等），保證采購活動規(guī)范、高效、合規(guī)。二、采購管理全流程操作指南（一）需求申請與預算確認責任部門：需求部門操作內容：需求部門根據(jù)實際業(yè)務需要（如新增崗位、設備故障、項目啟動等），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預估總價、用途說明、期望到貨時間等信息，并附相關支撐材料（如報價單、技術參數(shù)、項目立項審批表等）。需求部門負責人（部門負責人）對需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交至財務部。財務部（財務專員）核對需求是否在預算范圍內，重點審核預估單價、總價是否符合公司預算標準，超出預算部分需需求部門補充說明并申請預算調整。輸出成果：《采購需求申請表》（含預算審核意見）（二）采購方式確定與供應商選擇責任部門：采購部操作內容：采購部（采購經理）收到《采購需求申請表》后，根據(jù)采購金額、物品特性（如是否為獨家代理、是否涉及技術專利等）確定采購方式：小額采購（金額≤5000元）：至少詢價2家供應商，進行比價選擇；中額采購（5000元＜金額≤5萬元）：至少詢價3家供應商，填寫《供應商比價表》，綜合評估價格、質量、交期、服務等因素后推薦供應商；大額采購（金額＞5萬元）：采用公開招標或邀請招標方式，需成立招標小組（含采購部、需求部門、財務部、法務部等），按《招標管理辦法》執(zhí)行，最終確定中標供應商。對新供應商，采購部需收集其營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如3C認證、ISO認證等）、法人身份證明等材料，填寫《供應商資質評估表》，審核通過后納入《合格供應商名錄》。采購方式及供應商確定后，采購部編制《采購審批表》，附《供應商比價表》《供應商資質評估表》等材料，按審批權限報批。輸出成果：《采購審批表》《供應商比價表》《供應商資質評估表》《合格供應商名錄》（三）采購訂單下達與合同簽訂責任部門：采購部操作內容：采購審批通過后，采購部（采購專員）與供應商簽訂《采購合同》（如采購金額≤1萬元且為標準化產品，可簡化為《采購訂單》），明確標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。合同需經采購部負責人（采購經理）、法務部（法務專員，如涉及）、財務部（財務負責人）審核簽字后，由總經理（總經理）或其授權人簽署生效。采購部將生效的《采購合同》或《采購訂單》復印件分別提交至需求部門、倉庫部、財務部，作為后續(xù)收貨、付款的依據(jù)。輸出成果：《采購合同》或《采購訂單》（含簽署頁）（四）物料/服務驗收與入庫責任部門：需求部門、倉庫部操作內容：供應商按合同約定交貨后，需求部門或倉庫部（驗收員）需在24小時內組織驗收：貨物驗收：核對實物與采購訂單信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等）是否一致，檢查質量合格證明文件（如檢驗報告、保修卡等），必要時可送第三方檢測機構檢測；服務驗收：按服務標準（如項目完成度、響應速度、效果評估等）驗收，由需求部門出具《服務驗收報告》。驗收合格后，驗收人員填寫《采購驗收單》，簽字確認；驗收不合格的，需在《驗收單》注明不合格原因，及時通知采購部聯(lián)系供應商處理（如退換貨、索賠等），不合格物料不得入庫。倉庫部（倉管員）對驗收合格的物料辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺賬》，更新庫存信息。輸出成果：《采購驗收單》《服務驗收報告》（如適用）、《庫存臺賬》（五）發(fā)票核對與付款申請責任部門：財務部、需求部門操作內容：供應商開具合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號等信息需與公司一致），連同《送貨單》《驗收單》等材料提交至財務部。財務部（會計）核對發(fā)票信息與采購合同、驗收單、入庫單是否一致（“四單匹配”），保證發(fā)票真實、合法、金額準確。核對無誤后，財務部編制《付款申請單》，附發(fā)票、合同、驗收單等付款憑證，按審批權限報批：小額付款（≤5萬元）：由財務負責人（財務經理）審批；大額付款（＞5萬元）：需分管副總（分管副總）、總經理（總經理）審批。審批通過后，財務部按合同約定付款方式（如銀行轉賬、電匯等）向供應商付款，并保留付款憑證（如銀行回單）。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證三、核心審批表單模板集（一）采購需求申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物品/服務名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價預估總價預算科目用途說明期望到貨時間附件清單需求部門負責人意見簽字：日期：財務部預算審核意見簽字：日期：（二）采購審批表采購申請編號需求部門申請日期物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量預算金額采購方式（詢價/招標/單一來源）供應商名稱報價金額差異說明采購部意見簽字：日期：需求部門意見簽字：日期：財務部意見簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經理意見簽字：日期：（三）供應商比價表采購需求編號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量交貨時間序號供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額123價格對比分析綜合評估結論推薦供應商：□供應商1□供應商2□供應商3（說明理由：）采購部負責人簽字：日期：（四）采購驗收單驗收單編號采購訂單號供應商名稱驗收日期物品名稱規(guī)格型號單位應收數(shù)量質量描述□合格□不合格（不合格原因：）驗收人員簽字：日期：需求部門確認簽字：日期：倉庫部確認簽字：日期：（五）付款申請單申請部門申請人申請日期付款方式供應商名稱采購合同號應付金額已付金額付款事由附件清單□發(fā)票□驗收單□合同□其他：財務部審核意見簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經理意見簽字：日期：四、關鍵注意事項（一）需求與預算管理需求描述需清晰、具體，避免“一批辦公用品”等模糊表述，需明確規(guī)格、數(shù)量、用途等關鍵信息，防止采購偏差；嚴禁無預算采購或超預算采購，特殊情況需提前提交《預算調整申請表》，經總經理審批后方可執(zhí)行；固定資產采購需提前辦理資產卡片登記，明確使用人和責任人。（二）供應商與合同管理供應商選擇需堅持“公平、公正、公開”原則，禁止與未經資質審核的供應商合作，避免“人情采購”；合同條款需嚴謹，明確質量標準、違約責任、爭議解決方式等，必要時咨詢法務部，避免合同漏洞；同一供應商年度合作金額超過50萬元，需重新進行供應商評估。（三）驗收與付款管理驗收需堅持“雙人驗收”原則，需求部門與倉庫部共同參與，驗收不合格物料需隔離存放，及時啟動退換貨流程；發(fā)票需在貨物驗收合格后30日內提交，逾期未提交導致付款延遲的，責任由供應商承擔；付款前需完成“四單匹配”（采購訂單、驗收單、入庫單、發(fā)票），嚴禁“三單匹配”或無單付款。（四）特殊情況處理緊急采購（如生產設備突發(fā)故障需立即維修），可先口頭請示分管副總同意后采購，但需在3個工作日內補辦審批手續(xù)；單一來源采購（如專利產