企業(yè)行政管理公文模板（含合同草擬與評審流程）一、模板概述與適用范圍本模板體系旨在規(guī)范企業(yè)行政管理中常用公文（尤其是合同類文件）的標準化撰寫與審批流程，保證公文內(nèi)容合法、邏輯清晰、流程高效，降低操作風(fēng)險。適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文（如通知、報告、請示等）的標準化管理，重點聚焦合同類文件從需求對接到歸檔的全流程規(guī)范，適用于企業(yè)行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員。二、公文模板體系構(gòu)成（一）通用行政公文模板通用行政公文包括《通知》《報告》《請示》《會議紀要》等，核心要素需包含：標題（明確事由+文種）、主送機關(guān)（接收部門/人員）、（背景、事項、要求）、附件（如有）、發(fā)文機關(guān)、成文日期、公章。（二）合同類公文模板合同類公文是企業(yè)對外經(jīng)濟活動的重要載體，模板需包含以下核心框架：合同封面：合同編號、合同名稱、甲乙雙方基本信息、簽訂日期、版本號；條款：簽約主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）；合同標的（貨物/服務(wù)/工程名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準）；權(quán)利義務(wù)（履行期限、地點、方式、驗收標準）；價款與支付方式（金額、計價單位、支付條件、賬戶信息）；違約責(zé)任（違約情形、賠償計算方式、爭議解決條款）；不可抗力、保密條款、合同生效與終止條件、附件清單等。三、合同草擬與評審全流程操作指南（一）第一步：需求對接與立項操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購、服務(wù)外包、項目合作等），填寫《合同立項申請表》（見附件1），明確合作方背景、合作內(nèi)容、核心訴求（如價格、交付周期、質(zhì)量標準）及預(yù)算金額，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交行政部/法務(wù)部備案。行政部/法務(wù)部牽頭組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部召開需求對接會，確認合作必要性與可行性，明確合同類型（如買賣合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）及核心條款框架。關(guān)鍵輸出：《合同立項申請表》《需求對接會議紀要》。（二）第二步：合同初稿草擬操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)確認的需求框架，參照企業(yè)《合同模板庫》（含國家示范文本及行業(yè)定制模板）草擬合同初稿，重點標注需協(xié)商的特殊條款（如違約金比例、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。初稿需保證：標的描述清晰無歧義（如服務(wù)合同需明確服務(wù)范圍、交付成果標準）；價款與支付方式符合企業(yè)財務(wù)制度（如需注明“含稅/不含稅”“付款節(jié)點需提供合規(guī)發(fā)票”）；權(quán)利義務(wù)對等，避免顯失公平條款（如單方面加重己方責(zé)任、減輕對方責(zé)任）。關(guān)鍵輸出：合同初稿（含修訂痕跡說明）。（三）第三步：內(nèi)部多部門評審操作說明：業(yè)務(wù)部門將合同初稿及《合同評審表》（見附件2）提交至行政部，由行政部分發(fā)至法務(wù)部、財務(wù)部、審計部（如涉及）及分管領(lǐng)導(dǎo)進行評審。各部門評審重點：法務(wù)部：審查合同主體資格（對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書有效性）、條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院/仲裁機構(gòu)）；財務(wù)部：審查價款合理性、支付條件與企業(yè)現(xiàn)金流匹配度、稅費承擔(dān)約定、發(fā)票開具要求；業(yè)務(wù)部門：審查標的物/服務(wù)與需求一致性、履行周期可行性、驗收標準可操作性；分管領(lǐng)導(dǎo)：從戰(zhàn)略層面審查合作風(fēng)險與收益，審批核心條款調(diào)整。各部門需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成評審，在《合同評審表》中填寫明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明修改理由），反饋至行政部。關(guān)鍵輸出：各部門評審意見匯總表、《合同評審表》。（四）第四步：修訂與二次確認操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門評審意見，修訂合同初稿，形成《合同修訂說明》（逐條列明修改內(nèi)容及依據(jù)），對未采納的評審意見需在說明中注明理由并經(jīng)原評審部門確認。修訂后的合同需再次提交行政部審核，保證所有評審意見閉環(huán)處理；若涉及重大條款變更（如標的物、金額、主體變更），需重新組織相關(guān)部門評審。關(guān)鍵輸出：合同修訂版、《合同修訂說明》。（五）第五步：對方確認與最終審批操作說明：行政部將最終修訂版合同發(fā)送至合作方，通過書面形式（郵件、傳真等）確認對方無異議，并獲取對方簽字蓋章的合同掃描件（需保證清晰、完整，關(guān)鍵條款無涂改）。企業(yè)內(nèi)部履行最終審批流程：一般合同：由行政部負責(zé)人、分管副總審批；重大合同（金額超萬元/戰(zhàn)略合作類）：需提交總經(jīng)理辦公會審批，審批通過后方可簽署。關(guān)鍵輸出：對方確認函、企業(yè)內(nèi)部最終審批意見。（六）第六步：簽署、用印與歸檔操作說明：行政部根據(jù)審批通過的合同，安排法定代表人或授權(quán)代表人簽署合同，保證簽字字跡清晰、與預(yù)留印鑒一致；簽署后加蓋企業(yè)公章（合同專用章），騎縫章需覆蓋合同所有頁。合同簽署后3個工作日內(nèi)，行政部完成以下工作：正本合同：1份交財務(wù)部（作為付款依據(jù)），1份交業(yè)務(wù)部門（作為履行依據(jù)），1份由行政部存檔；副本合同：掃描件分發(fā)至法務(wù)部、審計部備案，電子版至企業(yè)OA系統(tǒng)存檔；整理《合同立項申請表》《合同評審表》《修訂說明》《對方確認函》等過程文件，與合同正本一并歸檔，建立《合同臺賬》（見附件3）記錄合同編號、名稱、簽約方、金額、履行期限、歸檔日期等信息。關(guān)鍵輸出：簽署蓋章的合同正本/副本、《合同臺賬》。四、常用模板表格附件1：《合同立項申請表》序號項目名稱合作方名稱合作類型（采購/服務(wù)/合作等）預(yù)算金額（萬元）合作期限核心訴求（簡述）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人提交日期1辦公設(shè)備采購科技有限公司買賣合同502024.01.01-2024.12.31含稅價、3年質(zhì)保2023.12.10附件2：《合同評審表》合同名稱合同編號評審部門評審人評審日期評審意見（可附頁）結(jié)論（同意/修改后同意/不同意）設(shè)備采購合同CG20231201001法務(wù)部2023.12.12第5條違約金比例調(diào)整為5%修改后同意財務(wù)部2023.12.13需明確“付款前提供13%增值稅專用發(fā)票”修改后同意分管副總趙六2023.12.14無異議同意附件3：《合同臺賬》合同編號合同名稱簽約方簽訂日期金額（萬元）履行期限履行狀態(tài)（進行中/已履行/已終止）歸檔編號責(zé)任部門CG20231201001設(shè)備采購合同科技有限公司2023.12.15502024.01.01-2024.12.31進行中DA20231201采購部五、操作風(fēng)險提示與合規(guī)要點（一）主體資格審查風(fēng)險合作方需提供最新營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如由代理人簽署），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實其是否存續(xù)、有無經(jīng)營異?；驀乐剡`法記錄；涉及特殊行業(yè)（如建筑、食品）的，需核查對方相應(yīng)資質(zhì)證書（如施工許可證、食品生產(chǎn)許可證）。（二）條款合法性與完整性風(fēng)險合同條款不得違反法律強制性規(guī)定（如“合同簽訂后不可撤銷”“爭議必須提交對方所在地仲裁”等無效條款）；需明確“不可抗力”定義及處理方式（如延期履行、部分免除責(zé)任）；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確歸屬及使用權(quán)限，避免侵權(quán)風(fēng)險。（三）評審流程規(guī)范性風(fēng)險嚴禁“先簽后批”或跳過評審環(huán)節(jié)直接簽署；合同修訂后需重新發(fā)起評審的，必須明確觸發(fā)二次評審的標準（如金額變動超10%、核心條款變更等）；評審意見需書面記錄，保證可追溯。（四）用印與歸檔管理風(fēng)險合同用印需嚴格執(zhí)行“審批-用印登記”流程，用印登記表需記錄用印日期、合同名稱、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息；合同正