第6章報表理解報表的基本概念；掌握報表的組成、報表的類型及報表視圖的概念掌握創(chuàng)建簡單報表的基本方法掌握使用報表設計來完成報表制作掌握報表中各種控件的創(chuàng)建及屬性的設置掌握報表的分組、計算和統計功能學習目標：6.26.46.16.3設計報表報表概述快捷創(chuàng)建報表使用計算控件第6章報表創(chuàng)建其他報表6.5

6.1報表概述

報表由從表或查詢中獲取的信息以及在設計報表時所提供的信息（如標簽、標題和圖形等）組成。報表可以對數據庫中的數據進行分組、排序和篩選，另外在報表中還可以插入文本、圖形和圖像等其他對象。報表和窗體的創(chuàng)建過程基本上是一樣的，只是創(chuàng)建的目的不同而已，窗體的目的是用于顯示和交互，報表的目的是用于瀏覽和打印6.1報表概述6.1.1報表的概念6.1.2報表的視圖章目錄6.1.1報表的概念報表是Access數據庫的一種對象，報表的功能包括：可以以格式化形式輸出數據；可以對數據分組，進行匯總；可以包含子報表及圖表數據；可以輸出標簽、發(fā)票、訂單和信封等多種樣式報表；可以進行計數、求平均、求和等統計計算；可以嵌入圖像或圖片來豐富數據表現形式。章目錄節(jié)目錄6.1.1報表的概念Access2010能創(chuàng)建各種類型的報表，根據報表的輸出形式主要分為以下4種類型：①縱欄式報表?？v欄式報表在一頁的主體節(jié)內以垂直列表的方式顯示記錄信息。每一個字段顯示在一個獨立的。②表格式報表。表格式報表一般每條記錄顯示為一行，每個字段顯示為一列。在一頁中顯示多條記錄。章目錄節(jié)目錄6.1.1報表的概念③圖表報表。圖表報表指以圖表為主要內容的報表。圖表可以直觀地表示數據之間的關系。④標簽報表。標簽報表是一種特殊形式的報表，主要用于輸出和打印不同規(guī)格的標簽，如價格標簽、書簽、信封、名片盒邀請函等。6.1.2報表的視圖為了能夠以各種不同的角度與層面來查看報表，Access為報表提供了多種視圖，不同的視圖下報表以不同的布局形式來顯示數據源。報表主要有4種視圖類型：

報表視圖

打印預覽視圖

布局視圖

設計視圖圖6-1視圖選擇菜單6.1.2報表的視圖1．報表視圖

報表視圖用于顯示報表，并可以執(zhí)行數據的篩選和查找操作。該視圖時報表的數據顯示視圖效果，并不是實際的打印效果。2．打印預覽視圖

打印預覽視圖可以直接查看報表的打印效果。如果效果不理想，可以隨時更改打印設置。在打印預覽中，可以放大以查看細節(jié)，也可以縮小以查看數據在頁面上的位置如何。6.1.2報表的視圖3．布局視圖

布局視圖是更改報表時最易于使用的一種視圖，它提供了微調報表所需的大多數工具。采用布局視圖的好處是可以在對報表格式進行更改的同時查看數據，因而可以立即看到所做的更改對數據顯示的影響。但布局視圖不能直接添加常用控件，如標簽、按鈕等。4．設計視圖

報表的設計視圖用于設計和修改報表的結構，添加控件和表達式，設置控件的各種屬性、美化報表等。在設計視圖中創(chuàng)建報表后，可在報表視圖和打印預覽視圖中查看。

6.1.2報表的視圖圖6-2報表設計視圖6.2快捷創(chuàng)建報表6.2.1利用“報表”工具創(chuàng)建報表6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表章目錄6.2.3利用“空報表”工具創(chuàng)建報表

6.2快捷創(chuàng)建報表

Access2010提供了5種創(chuàng)建報表的工具：

“報表”、“報表設計”、“空報表”、“報表向導”和“標簽”。6.2.1利用“報表”工具創(chuàng)建報表“報表”工具提供了最快的報表創(chuàng)建方式。報表工具不向用戶提示任何信息，直接生成報表，報表會顯示基礎表或查詢中的所有字段。報表工具無法創(chuàng)建最理想的報表，但對于迅速查看基礎數據極其有用。利用“報表”工具創(chuàng)建的報表可以繼續(xù)在布局視圖或設計視圖中進行修改和完善。6.2.1利用“報表”工具創(chuàng)建報表【例6-1】在“教學管理”數據庫中，使用“報表”工具，以表對象“學生”為數據源創(chuàng)建一個名為“學生”的報表。操作步驟如下：①打開“教學管理”數據庫，在“導航”窗格中的“表”對象中單擊“學生”表對象。②在“創(chuàng)建”選項卡中的“報表”工具組中，單擊“報表”按鈕。屏幕顯示系統自動生成的報表6.2.1利用“報表”工具創(chuàng)建報表圖6-4利用“報表”工具自動生成的報表6.2.1利用“報表”工具創(chuàng)建報表③選擇窗體左上角的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，輸入報表名稱“學生”，單擊“確定”按鈕。

圖6-5輸入報表名稱保存報表6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表使用“報表向導”創(chuàng)建報表時，會自動提示相關的數據源、選用字段、是否分組、設置排序和報表版式等。根據向導提示可以完成報表設計的大部分基本操作，加快了創(chuàng)建報表的過程。6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表【例6-2】在“教學管理”數據庫中，利用“報表向導”創(chuàng)建“學生選課成績報表”。操作步驟如下。①在“創(chuàng)建”選項卡“報表”組中單擊“報表向導”按鈕，彈出“報表向導”對話框。

圖6-6報表向導對話框6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表②在“表/查詢”下拉列表中指定報表的數據源，這里選擇“表：學生選課”。然后在左側的“可用字段”列表中選擇需要顯示在報表中的字段名稱“學號”、“課程編號“和“綜合成績”，將其雙擊到“選定字段”列表中，③單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中指定分組級別。④單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中最多可以選擇4個字段對記錄進行排序，升序或降序。6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表⑤單擊“匯總選項”按鈕，彈出“匯總選項”對話框，計算學生的平均成績，選中“平均”復選框，。⑥單擊確定按鈕后，返回上一級對話框。單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中確定報表的布局方式。⑦單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中為報表指定標題，輸入“學生成績表”。6.2.2利用“報表向導”創(chuàng)建報表⑧選中“預覽報表”單選按鈕，以打印預覽方式查看報表效果。

圖6-13學生成績報表最終結果6.2.3利用“空報表”工具創(chuàng)建報表使用“空報表”工具可以以所見即所得的方式創(chuàng)建報表。默認情況下使用“空報表”工具時，會自動切換至布局視圖，在這種視圖模式下比較方便進行格式、排列等方面的設置。6.2.3利用“空報表”工具創(chuàng)建報表【例6-3】在“教學管理”數據庫中，以“教師”表為數據源，利用“空報表”工具創(chuàng)建“教師職稱信息表”。操作步驟如下：①在“創(chuàng)建”選項卡“報表”組中單擊“空報表”按鈕，自動切換至報表的布局視圖，屏幕的右側自動顯示“字段列表”對話框6.2.3利用“空報表”工具創(chuàng)建報表③依次雙擊對話框中“教師”表需要輸出的字段：“教師編號”、“姓名”、“性別”、“學歷”和“職稱”，結果如圖6-16所示。6.2.3利用“空報表”工具創(chuàng)建報表②在“字段列表”對話框中單擊“顯示所有表”選項，單擊“教師”表前面的“+”號，在對話框中會顯示出該表所包含的字段名稱。

6.3設計報表6.3.1報表設計區(qū)6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表章目錄6.3.3報表排序和分組6.3.4報表布局6.3設計報表章目錄通過“報表”工具、“報表向導“和“空報表”工具等方法創(chuàng)建的報表只能滿足有限的需求，在實際應用中，當需要創(chuàng)建功能強大、布局美觀的報表或需要對已創(chuàng)建的報表進行修改時，就要使用報表“設計視圖”來設計報表。6.3.1報表設計區(qū)設計報表時，可以將各種類型的文本和字段控件放在報表“設計窗體”中的各個區(qū)域內。在報表設計的時候可以根據數據進行分組，形成一些更小的區(qū)段，這些區(qū)段稱為“節(jié)”。報表的設計視圖由報表頁眉和報表頁腳、頁面頁眉和頁面頁腳、主體及組頁眉和組頁腳7個節(jié)組成。6.3.1報表設計區(qū)圖6-19報表設計視圖組成6.3.1報表設計區(qū)1．報表頁眉和報表頁腳節(jié)報表頁眉中的內容僅在報表的首頁打印輸出。報表頁眉主要用于顯示報表封面的信息，如徽標、標題或日期。報表頁腳用來顯示整份報表的匯總信息或者是說明信息，在所有報表都被輸出后，只輸出在報表的結束處。6.3.1報表設計區(qū)2．頁面頁眉和頁面頁腳節(jié)頁面頁眉中的文字或控件一般輸出在每頁的頂端。通常，它用來顯示報表中的字段名稱或記錄的分組名稱，作為報表數據的列標題。頁面頁腳節(jié)的內容在每頁底端打印輸出，通常用于插入頁碼、日期，完成本頁的匯總情況等，數據顯示安排在文本框和其他一些類型控件中。6.3.1報表設計區(qū)3．主體節(jié)主體節(jié)是報表的關鍵部分，用來定義報表中最主要的數據輸出內容和格式。記錄的顯示均須通過文本框或其他控件綁定顯示，也可以包含字段的計算結果。6.3.1報表設計區(qū)4．組頁眉和組頁腳節(jié)組頁眉是在報表執(zhí)行“排序和分組”命令，添加分組后才會顯示此節(jié)。組頁眉顯示在每個新記錄組的首部，通常使用組頁眉來顯示組名。組頁腳節(jié)位于每個記錄組的末尾，使用組頁腳可以顯示組的匯總信息。如在組頁腳中使用“平均值”函數進行匯總，將計算當前組的平均成績。6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表在設計視圖下建立或修改報表時，熟練掌握“報表設計”工具可提高報表設計的效率?！纠?-4】在“教學管理”數據庫中，以“學生”表、“課程”表和“學生選課”表為數據源，使用設計視圖創(chuàng)建如圖6-18所示的“學生成績報表”。6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表圖6-18學生成績報表6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表操作步驟如下：①在“創(chuàng)建”選項卡“報表”組中單擊“報表設計”按鈕，進入報表設計視圖。②在報表設計網格右側的空白區(qū)域單擊右鍵，在出現的下拉菜單中選擇“屬性”，彈出“屬性表”對話框，如圖6-21所示。③在“屬性表”對話框中選擇“數據”選項卡，單擊“記錄源”屬性右側的省略號按鈕，打開查詢生成器，查詢生成器和查詢設計視圖的界面功能完全一樣。

6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表

圖6-20報表設計視圖

圖6-21“屬性表”對話框6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表④在查詢生成器中創(chuàng)建以“學生”表、“課程”表和“學生選課”表為數據源的查詢，選擇報表需要的字段“學號”、“姓名”、“課程名”和“綜合成績”添加到設計網格中。6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表⑤關閉查詢生成器，將報表保存為“學生成績表”。完成數據源設置之后，關閉“屬性表”對話框，返回報表的“設計視圖”。⑥單擊功能區(qū)“頁眉／頁腳”工具組中的“標題”按鈕，在報表設計區(qū)的兩端會新增“報表頁眉”節(jié)和“報表頁腳”節(jié)，“報表頁眉”節(jié)，輸入報表標題“學生選課成績表”，根據需要設置相關屬性。6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表⑦單擊工具組中的“添加現有字段”按鈕，在屏幕右側打開如圖6-24所示的“字段列表”對話框。將字段列表中的字段依次拖曳到報表的主體節(jié)中，刪除字段前用于顯示字段名稱的標簽，并適當調整位置。單擊報表設計工具中的“標簽”控件

，在頁面頁眉節(jié)中添加4個標簽，分別輸入：“學號”、“姓名”、“課程名”和“綜合成績”。同時可以設定標簽的相關控件屬性，調整文字的顏色和大小。6.3.2使用設計視圖創(chuàng)建報表⑧單擊功能區(qū)“頁眉／頁腳”工具組中的“頁碼”按鈕，打開如圖6-25所示的對話框。選擇“第N頁，共M頁”格式，選擇“頁面底端（頁腳）”位置，單擊“確定”按鈕。⑨根據需要適當調整相關控件的位置，設置相關屬性，并適當調整主體節(jié)的寬度，保存。

圖6-25“頁碼”設置對話框6.3.3報表排序和分組默認情況下，報表中的記錄是按照自然順序，即數據輸入的先后順序排列顯示的。在實際應用過程中，經常需要按照某個指定的順序排列記錄數據，例如按照年齡從小到大排列等，稱為報表“排序”操作。報表設計時還經常需要就某個字段按照其值的相等與否劃分成組來進行一些統計操作并輸出統計信息，這就是報表的“分組”操作。6.3.3報表排序和分組1．記錄排序在設計報表時，可以讓報表中的輸出數據按照指定的字段或字段表達式進行排序?！纠?-5】在“學生成績報表”中按照“課程名”升序進行排序輸出，同一課程按照“綜合成績”由高到低進行排序。6.3.3報表排序和分組操作步驟如下：①打開“學生成績報表”，進入設計視圖，單擊“分組與排序”按鈕，在屏幕下方顯示“分組、排序和匯總”區(qū)，如圖6-27所示。6.3.3報表排序和分組②單擊“添加排序”按鈕，彈出“字段列表”對話框，選擇“課程名”，默認升序排列，屏幕下方的“分組、排序和匯總”區(qū)中顯示如圖6-29所示。③再次單擊“添加排序”按鈕，彈出“字段列表”對話框。選擇“綜合成績”，選擇“降序”排列。6.3.3報表排序和分組排序過程中可以選擇排序依據及其排序次序。在報表中設置多個排序字段時，先按第一排序字段值排序，第一排序字段值相同的記錄再按第二排序字段值排序，以此類推。④保存報表，進入“打印預覽”視圖，可得到如圖6-31所示報表。6.3.3報表排序和分組2．記錄分組分組是指報表設計時按選定的某個（或幾個）字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。操作時，先要選定分組字段，將字段值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。通過分組可以實現同組數據的匯總和輸出，增強了報表的可讀性。一個報表中最多可以對10個字段或表達式進行分組。6.3.3報表排序和分組【例6-6】按學號對“學生成績報表”進行分組，統計每個學生各門課程的平均成績。操作步驟如下。①打開“學生成績報表”，進入設計視圖，單擊“分組與排序”按鈕，在屏幕下方出現“分組、排序和匯總”區(qū)。②單擊“添加組”按鈕，在彈出的“字段列表”中選擇“學號”，此時，在設計視圖中增加了“學號頁眉”組頁眉節(jié)，可以根據需要設置其他分組屬性。6.3.3報表排序和分組6.3.3報表排序和分組

③單擊學號分組條目行的“上移”

按鈕，將學號分組條目移至第一行。這樣，之前設置的排序依然有效，只是對“學號”相同的一組內記錄再按照“課程名”升序和“綜合成績”降序排列，此時“綜合成績”降序排序已經沒有意義，可刪除此條目。

圖6-33將學號分組上移6.3.3報表排序和分組

④將原來主體節(jié)內的“學號”和“姓名”兩個文本框移至“學號頁眉”節(jié)，同時在“學號頁眉”節(jié)中添加一個文本框控件，用來統計每位學生的平均成績。將文本框前面附加的標簽控件的標題設置為“平均成績：”，并設置相關其他屬性。⑤選定新添加文本框，右鍵單擊，在下拉菜單中選擇“屬性”命令，打開“屬性表”對話框，設置文本框的“控件來源”屬性為表達式“=Avg([綜合成績])”，并將其“格式”屬性設置為“固定”，“小數位數”設置為“2位”，如圖6-35所示。

圖6-33將學號分組上移6.3.3報表排序和分組設置文本框控件的“控件來源”屬性，也可直接在“設計視圖”文本框中輸入表達式“=Avg([綜合成績])”。圖6-34設置“學號頁眉”節(jié)和相關格式

圖6-35設置文本框屬性

6.3.3報表排序和分組⑥保存報表，切換到“打印預覽”視圖，報表顯示效果如圖6-36所示。

圖6-36分組統計后報表效果

6.3.4報表布局在報表的“設計視圖”中可以創(chuàng)建報表，也可以對已有的報表進行編輯和修改，如添加日期和時間、添加分頁符和頁碼、添加直線和矩形等進行美化工作，以達到一個更好的顯示效果。

圖6-36分組統計后報表效果

6.3.4報表布局【例6-7】對“學生成績報表”按以下要求進行修飾。①在報表頁腳添加日期和時間。②在報表頁眉之后添加分頁符，使報表標題單獨成頁。③在頁面頁腳添加頁碼和頁數。④在頁面頁眉的標題字段下添加一條直線控件，并給頁面頁眉設置背景色。⑤給“學號頁眉”中的“平均成績”標簽外添加一個矩形控件。

6.3.4報表布局操作步驟如下：（1）添加日期和時間①打開報表，切換到“設計視圖”，在報表設計工具的“頁眉／頁腳”組中單擊“日期和時間”按鈕

，彈出“日期和時間”對話框。②

在“日期和時間”對話框中選擇顯示日期和時間及顯示格式，單擊“確定”按鈕。此時會自動在報表頁眉節(jié)中出現“日期”和“時間”兩個文本框，將其拖至報表頁腳節(jié)區(qū)。

6.3.4報表布局（2）添加分頁符①

在報表“設計視圖”報表設計工具的“控件”組中單擊“插入分頁符”按鈕

。②

在報表頁眉節(jié)中的“學生選課成績表”標簽下需要設置分頁符的位置單擊，分頁符會以短虛線標志在報表的左邊界上。注意：分頁符應設置在某個控件之上或之下，以免拆分了控件中的數據。如果要將報表中的每個記錄或記錄組都另起一頁，則可以通過設置組表頭、組注腳或主體節(jié)的“強制分頁”屬性來實現。6.3.4報表布局（3）添加頁碼

①在報表“設計視圖”報表設計工具的“頁眉／頁腳”組中單擊“頁碼”按鈕

。彈出“頁碼”對話框。②在“頁碼”對話框中，選擇頁碼格式“第N頁，共M頁”、位置“頁面底端（頁腳）”、對齊方式“居中”選項6.3.4報表布局（4）繪制線條與設置背景色①在報表的“設計視圖”中單擊報表設計工具中的向下箭頭

，即可打開其他控件列表。②選擇直線按鈕

，在頁面頁眉的標題字段下單擊并拖動鼠標生成長短合適的線條?？梢栽谥本€的“屬性表”對話框中設置線條的“邊框樣式”和“邊框寬度”等屬性。③選定“頁面頁眉”節(jié)區(qū)，打開其“屬性表”對話框，在“格式”選項卡中設置“背景色”。6.3.4報表布局（5）添加矩形控件①在報表“設計視圖”的報表設計工具中選擇“矩形”工具。②在“學號頁眉”節(jié)中的“平均成績”標簽左上角單擊并拖動鼠標創(chuàng)建合適大小的矩形，選定“矩形”右鍵單擊，下拉菜單中設置其“位置”為“置于底層”，并可在“屬性表”對話框中設置其背景色等其他屬性。6.3.4報表布局經過以上步驟的修飾后，“學生成績報表”的“報表視圖”效果如圖6-39所示。6.4使用計算控件6.4.1添加計算控件6.4.2報表常用函數章目錄6.4使用計算控件章目錄報表設計過程中，除在版面上布置綁定控件直接顯示字段數據外，還經常要進行各種運算并將結果顯示出來。例如，報表中頁碼的輸出、分組統計數據的輸出等均是通過設置控件的控件來源為計算表達式形式而實現的，這些控件就稱為“計算控件”。6.4.1添加計算控件計算控件的控件來源是計算表達式，當表達式的值發(fā)生變化時，會重新計算結果并輸出。文本框是最常用的計算控件?！纠?-8】在“教學管理”數據庫中創(chuàng)建“教師工齡表”報表，報表設計中根據“參加工作日期”字段計算并添加教師“工齡”列。6.4.1添加計算控件操作步驟如下：①使用前述設計方法，設計出以“教師”表為記錄源的一個教師基本信息表，如圖6-40所示。

圖6-40教師工齡報表設計視圖6.4.1添加計算控件②在報表“頁面頁眉”節(jié)中添加一個標簽控件，標題設置為“工齡”；在“主體”節(jié)中添加一個文本框計算控件，用以計算教師工齡，刪除其前面附加的標簽。③選定新添加文本框，右鍵單擊，在下拉菜單中選擇“屬性”命令，打開“屬性表”對話框，設置文本框的“控件來源”屬性為表達式“=Year(Date())–Year([參加工作日期])”，如圖6-42所示。=Year(Date())–Year([參加工作日期])6.4.1添加計算控件保存報表，切換到“打印預覽”視圖，計算控件的顯示結果如圖6-43所示。

圖6-43計算教師工齡后報表6.4.2報表常用函數報表設計中，常用的函數包括統計計算類函數、日期類函數等，主要函數的功能見表6-2。

報表常用函數及功能

6.5創(chuàng)建其他報表6.5.1創(chuàng)建標簽報表6.5.2創(chuàng)建圖表報表章目錄6.5創(chuàng)建其他報表章目錄以上介紹了多種方法設計創(chuàng)建報表，有時為了滿足某些特殊的要求，需要設計一些特殊的報表，如標簽報表和圖表報表。6.5.1創(chuàng)建標簽報表Access中的標簽報表可以根據標簽紙的大小靈活布局。通過已有的數據源，利用標簽報表的獨特特性，可以方便快捷地創(chuàng)建大量標簽式的信息報表。在制作標簽時，一般先用標簽向導完成初步制作，然后在報表設計視圖中進行格式布局修飾。

6.5.1創(chuàng)建標簽報表【例6-11】以“學生”表為數據源，創(chuàng)建一個名為“學生標簽”的標簽報表。

6.5.1創(chuàng)建標簽報表操作步驟如下：①打開“教學管理”數據庫，在導航窗格的“表”對象中，單擊選擇要作為標簽數據源的“學生”表。單擊“創(chuàng)建”選項卡，在“報表”命令組中單擊“標簽”命令按鈕，彈出“標簽向導”對話框。設置需要的標簽尺寸，可以是標準的或者自定義的。

6.5.1創(chuàng)建標簽報表圖6-44“標簽向導”對話框

6.5.1創(chuàng)建標簽報表②單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中對標簽中文字的字體、大小、顏色等字體效果進行設置。③單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中確定標簽的顯示內容。數據源從“可用字段”中進行選擇，靜態(tài)的內容直接在“原型標簽”中輸入。在“原型標簽”中輸入“學生證”，按Enter鍵換行，再輸入“學號：”，從左邊“可用字段”列表中選擇“學號”字段。按同樣的方法依次將“姓名”、“性別”、“出生年月”、“政治面貌”、“班級名稱”字段添加到“原型標簽”中，如圖6-46所示。6.5.1創(chuàng)建標簽報表圖6-46制作“原型標簽”6.5.1創(chuàng)建標簽報表④單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中設置排序字段。這里選擇“學號”字段進行排序，如圖6-47所示。⑤單擊“下一步”按鈕，在打開的對話框中為標簽報表指定名稱為“學生證標簽”，選擇“查看標簽的打印預覽”，單擊“完成”按鈕，查看預覽效果。

⑥進行局部調整。切換至設計視圖，將主體的區(qū)域調小，增加矩形控件，放置在底層，設計視圖如圖6-48所示。6.5.1創(chuàng)建標簽報表圖6-47設置排序字段

圖6-48設計視圖效果 6.5.2創(chuàng)建圖表報表圖表報表是Access中一種特殊格式的報表，它通過圖表的形式反映數據源中