公司行政辦公物資申請(qǐng)與審批模板一、適用范圍與常見(jiàn)使用場(chǎng)景本模板適用于公司各部門(mén)及全體員工日常辦公所需物資的申領(lǐng)與審批管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：常規(guī)辦公耗材領(lǐng)用：如A4紙、筆、文件夾、打印墨盒等日常消耗性物資；批量采購(gòu)申請(qǐng)：部門(mén)因新增人員、業(yè)務(wù)拓展需一次性采購(gòu)多類(lèi)或大批量物資；特殊物資申領(lǐng)：如專業(yè)設(shè)備（掃描儀、投影儀）、防疫物資（口罩、消毒液）等非日常但必要的辦公物資；物資補(bǔ)充與更換：現(xiàn)有辦公物資損壞、消耗完畢需補(bǔ)充，或固定資產(chǎn)（如辦公椅、電腦配件）需更換。二、物資申請(qǐng)與審批全流程操作指南（一）第一步：明確需求與物資清單需求確認(rèn)：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際工作需要，確認(rèn)所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，避免盲目申領(lǐng)。庫(kù)存核查：通過(guò)行政部公布的物資庫(kù)存清單（或行政同事咨詢）確認(rèn)所需物資是否現(xiàn)有庫(kù)存，優(yōu)先申領(lǐng)庫(kù)存物資，減少重復(fù)采購(gòu)。清單整理：列出《物資申請(qǐng)清單》，明確“物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、申請(qǐng)數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)”等關(guān)鍵信息，數(shù)量需合理，避免過(guò)量囤積。（二）第二步：填寫(xiě)《行政辦公物資申請(qǐng)審批表》獲取模板：通過(guò)公司內(nèi)部OA系統(tǒng)、行政部共享文件夾或向行政同事領(lǐng)取《行政辦公物資申請(qǐng)審批表》（模板詳見(jiàn)第三部分）。規(guī)范填寫(xiě)：基礎(chǔ)信息：完整填寫(xiě)“申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話（*）”；物資明細(xì)：按清單逐項(xiàng)填寫(xiě)“物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、申請(qǐng)數(shù)量、用途說(shuō)明”，用途需簡(jiǎn)明扼要（如“部門(mén)日常文件打印”“新員工入職辦公用品配置”）；申請(qǐng)理由：簡(jiǎn)要說(shuō)明申領(lǐng)原因（如“現(xiàn)有墨盒已用完，需補(bǔ)充2支”“部門(mén)新增2名員工，需領(lǐng)取辦公文具套裝”）。（三）第三步：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批提交審核：申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的《申請(qǐng)審批表》提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人處，說(shuō)明申領(lǐng)必要性。審批職責(zé)：部門(mén)負(fù)責(zé)人需審核：申領(lǐng)物資是否為部門(mén)工作必需；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否符合部門(mén)預(yù)算；是否存在替代方案（如能否共用其他部門(mén)物資）。審批結(jié)果：審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人調(diào)整。（四）第四步：行政部審核接收材料：行政部收到經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)的《申請(qǐng)審批表》后，進(jìn)行合規(guī)性審核。審核重點(diǎn)：表單填寫(xiě)是否完整、規(guī)范，信息是否準(zhǔn)確；物資是否符合公司行政管理制度（如是否有違禁品、是否超出標(biāo)準(zhǔn)配置）；庫(kù)存物資是否充足，若不足需確認(rèn)采購(gòu)優(yōu)先級(jí)；涉及固定資產(chǎn)（如價(jià)值500元以上物資）是否需登記備案。審核結(jié)果：通過(guò)審核的，行政部在“行政部審核”欄簽字；需補(bǔ)充說(shuō)明的，聯(lián)系申請(qǐng)人補(bǔ)充材料；不符合規(guī)定的，注明原因并退回。（五）第五步：采購(gòu)與發(fā)放采購(gòu)執(zhí)行：常規(guī)耗材：行政部根據(jù)審批結(jié)果，從合格供應(yīng)商處采購(gòu)，保證物資質(zhì)量與性價(jià)比；特殊/大批量物資：行政部需提前詢價(jià)比價(jià)，必要時(shí)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批后再采購(gòu)。物資發(fā)放：采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部通知申?qǐng)人領(lǐng)取物資，核對(duì)《申請(qǐng)審批表》與實(shí)物信息（名稱、數(shù)量、規(guī)格）是否一致；申請(qǐng)人確認(rèn)無(wú)誤后，在“發(fā)放確認(rèn)”欄簽字，領(lǐng)取物資。（六）第六步：登記與臺(tái)賬管理入庫(kù)登記：行政部對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行入庫(kù)登記，更新《行政物資庫(kù)存臺(tái)賬》，記錄“物資名稱、規(guī)格、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商信息”等。領(lǐng)用登記：發(fā)放物資時(shí)，同步更新《物資領(lǐng)用臺(tái)賬》，記錄“領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量、用途”，保證賬實(shí)相符。三、《行政辦公物資申請(qǐng)審批表》模板申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系電話（*）一、物資申請(qǐng)明細(xì)序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位申請(qǐng)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明123……合計(jì)預(yù)估金額（大寫(xiě)）：______________________（小寫(xiě)）：￥_________二、申請(qǐng)理由三、審批流程審批環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)簽字日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審批*年月日行政部審核*年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（可選，500元以上物資需填寫(xiě)）*年月日四、發(fā)放確認(rèn)領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用日期行政部發(fā)放人簽字年月日*四、申請(qǐng)與審批過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）規(guī)范填寫(xiě)，避免遺漏《申請(qǐng)審批表》需逐項(xiàng)填寫(xiě)完整，不得空項(xiàng)、漏項(xiàng)，特別是“物資名稱、規(guī)格、數(shù)量”需準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)或發(fā)放延誤?！坝猛菊f(shuō)明”需具體，如“部門(mén)會(huì)議用A4紙”“新員工入職筆記本”，模糊填寫(xiě)（如“辦公用”）可能導(dǎo)致審核退回。（二）審批時(shí)效，及時(shí)跟進(jìn)部門(mén)負(fù)責(zé)人需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，避免因?qū)徟舆t影響物資使用；申請(qǐng)人提交申請(qǐng)后可通過(guò)OA系統(tǒng)或行政同事查詢審批進(jìn)度，若超2個(gè)工作日未完成審批，可主動(dòng)聯(lián)系行政部催辦。（三）庫(kù)存優(yōu)先，節(jié)約成本申領(lǐng)前務(wù)必核查庫(kù)存，優(yōu)先使用現(xiàn)有物資，減少重復(fù)采購(gòu)；行政部每月公示庫(kù)存清單，申請(qǐng)人可通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)查詢。遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，常規(guī)耗材（如A4紙、筆）按月/季度申領(lǐng)，避免過(guò)量囤積。（四）特殊物資，額外說(shuō)明固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公椅）或價(jià)值較高的物資（單件超500元），需在申請(qǐng)表中注明“固定資產(chǎn)”，并同步提交《固定資產(chǎn)申購(gòu)單》至行政部備案。涉及保密、專業(yè)類(lèi)物資（如專用軟件、加密設(shè)備），需附部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《特殊物資使用說(shuō)明》，明確管理責(zé)任人及使用范圍。（五）禁止行為，違規(guī)處理嚴(yán)禁虛假申請(qǐng)、虛報(bào)數(shù)量或挪作他用，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將按公司規(guī)定追究申請(qǐng)人及部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任；物資發(fā)放后需妥善保管，損壞或遺失需按《公司資產(chǎn)管理辦法》說(shuō)明情況并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）臺(tái)賬查詢，公開(kāi)透明行政部每季度