行政事務(wù)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化工具模板使用指南一、行政事務(wù)審批流程概述（一）工具定位與核心價(jià)值行政事務(wù)審批是企業(yè)日常運(yùn)營中的基礎(chǔ)性管理工作，涉及費(fèi)用報(bào)銷、采購申請、請假休假、用印申請、資產(chǎn)領(lǐng)用等多個(gè)場景?？茖W(xué)規(guī)范的審批流程能夠保證行政事務(wù)處理的合規(guī)性、高效性和可追溯性，避免因流程混亂導(dǎo)致的權(quán)責(zé)不清、效率低下等問題。本工具模板以“標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、易操作”為核心，通過明確流程步驟、規(guī)范表單格式、細(xì)化責(zé)任分工，為企業(yè)構(gòu)建一套完整的行政事務(wù)審批管理體系，助力提升行政管理效能，降低管理成本。（二）適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小企業(yè)及集團(tuán)化企業(yè)）的行政管理部門，覆蓋日常辦公中的高頻審批場景，包括但不限于：費(fèi)用類審批：差旅費(fèi)報(bào)銷、辦公費(fèi)用支出、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請、固定資產(chǎn)采購付款等；人事類審批：員工請假（事假、病假、年假等）、加班申請、出差審批、入職/離職手續(xù)辦理等；行政類審批：辦公場地使用申請、用印審批、車輛使用申請、資產(chǎn)領(lǐng)用/歸還、對外公文發(fā)文等；專項(xiàng)事務(wù)審批：供應(yīng)商合作申請、活動策劃方案審批、行政服務(wù)外包申請等。以某中型科技企業(yè)為例，其市場部員工需申請5萬元業(yè)務(wù)招待費(fèi)用于客戶維護(hù)，需通過本流程完成“部門負(fù)責(zé)人初審→財(cái)務(wù)部預(yù)算審核→分管副總審批→財(cái)務(wù)付款”全流程；行政部申請公司會議室用于外部培訓(xùn)，需經(jīng)“行政部資源協(xié)調(diào)→使用部門確認(rèn)→行政總監(jiān)審批”后，方可完成場地預(yù)訂。二、流程操作詳解與步驟指南（一）發(fā)起申請：需求確認(rèn)與材料準(zhǔn)備操作主體：申請人（需發(fā)起審批流程的員工或部門負(fù)責(zé)人）明確審批類型：根據(jù)行政事務(wù)性質(zhì)，確定對應(yīng)審批流程（如“費(fèi)用報(bào)銷審批”“請假休假審批”等），可通過企業(yè)OA系統(tǒng)、審批管理平臺或紙質(zhì)表單選擇模板。填寫申請信息：按模板要求完整填寫基礎(chǔ)信息，包括申請人姓名（號代替，如）、所屬部門、聯(lián)系方式、申請日期、事務(wù)類型、具體事由、涉及金額、起止時(shí)間（如請假類需填寫請假起止日期）等。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)事務(wù)類型補(bǔ)充必要附件，保證材料真實(shí)、完整。例如：費(fèi)用報(bào)銷類：需附發(fā)票原件、費(fèi)用明細(xì)清單、出差審批單（如適用）；采購申請類：需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購需求說明、技術(shù)參數(shù)要求；請假類：需附醫(yī)院證明（病假）、年假余額查詢截圖（年假）等。注意事項(xiàng)：信息填寫需準(zhǔn)確無誤，附件需清晰可辨，避免因材料缺失或信息錯(cuò)誤導(dǎo)致審批退回。（二）部門初審：業(yè)務(wù)合規(guī)性與必要性審核操作主體：申請人所在部門負(fù)責(zé)人（或部門指定審批人）審核業(yè)務(wù)必要性：判斷申請事項(xiàng)是否符合部門工作計(jì)劃，是否符合公司行政管理制度。例如辦公費(fèi)用申請需核對是否為部門必需支出，加班申請需核實(shí)加班事由是否與項(xiàng)目進(jìn)度直接相關(guān)。審核數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：核對申請信息與附件的一致性，如費(fèi)用報(bào)銷金額是否與發(fā)票總額匹配，請假天數(shù)是否與考勤記錄一致。審核資源匹配度：涉及預(yù)算、場地、車輛等資源分配的申請，需確認(rèn)部門剩余資源是否充足（如年度預(yù)算余額、會議室空閑時(shí)段）。審核結(jié)果處理：通過：在審批表中簽署“同意”意見，標(biāo)注審核日期，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（如跨部門協(xié)辦或上級審批）；不通過：注明退回原因（如“超預(yù)算”“材料不全”），將審批流程退回申請人修改，修改后重新發(fā)起。示例：銷售部申請8萬元展會參展費(fèi)，部門負(fù)責(zé)人趙六初審時(shí)發(fā)覺該展會未提前報(bào)備，且超出部門年度展會預(yù)算3萬元，遂退回申請并要求補(bǔ)充展會策劃方案及預(yù)算調(diào)整申請。（三）跨部門協(xié)辦：資源協(xié)調(diào)與專業(yè)審核操作主體：協(xié)辦部門（如財(cái)務(wù)部、IT部、人力資源部等）適用場景：申請事項(xiàng)涉及其他部門職責(zé)范圍時(shí)，需進(jìn)行跨部門協(xié)辦。例如：費(fèi)用報(bào)銷→財(cái)務(wù)部（審核票據(jù)合規(guī)性、預(yù)算余額）；IT設(shè)備采購→IT部（審核技術(shù)參數(shù)、設(shè)備兼容性）；員工加班→人力資源部（審核加班時(shí)長是否符合規(guī)定、是否需調(diào)休）。接收協(xié)辦任務(wù)：通過審批系統(tǒng)或紙質(zhì)流轉(zhuǎn)單獲取協(xié)辦申請，明確審核要點(diǎn)（如財(cái)務(wù)部需重點(diǎn)審核發(fā)票真?zhèn)?、?bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司《費(fèi)用管理制度》）。專業(yè)審核：根據(jù)部門職責(zé)開展專項(xiàng)審核，必要時(shí)可聯(lián)系申請人補(bǔ)充材料（如IT部需確認(rèn)采購設(shè)備是否為現(xiàn)有型號升級）。反饋審核意見：在協(xié)辦意見欄簽署“同意”“需補(bǔ)充材料”或“不同意”意見，并說明理由。例如財(cái)務(wù)部審核*的業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)，發(fā)覺其中2萬元發(fā)票無消費(fèi)清單，需補(bǔ)充后重新提交。時(shí)效要求：協(xié)辦部門需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急事項(xiàng)可加急處理），避免影響整體審批進(jìn)度。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批：決策與最終授權(quán)操作主體：公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或授權(quán)審批人（根據(jù)審批金額、事項(xiàng)重要性確定審批層級）審批權(quán)限匹配：根據(jù)《公司授權(quán)審批管理辦法》，核對申請事項(xiàng)是否在自身審批權(quán)限內(nèi)。例如：1萬元以下費(fèi)用：部門負(fù)責(zé)人審批；1萬-5萬元費(fèi)用：分管副總審批；5萬元以上費(fèi)用：總經(jīng)理審批。綜合決策：基于部門初審、協(xié)辦部門意見及公司戰(zhàn)略目標(biāo)，做出最終審批決策。例如重大采購申請需評估成本效益、供應(yīng)商資質(zhì)等；員工請假需結(jié)合團(tuán)隊(duì)工作安排審批。簽署審批意見：明確標(biāo)注“同意”“不同意”或“同意，但需附加條件”（如“同意報(bào)銷，需提供合同復(fù)印件”），并簽署姓名及日期。特殊情況處理：若審批人外出無法及時(shí)審批，可通過系統(tǒng)委托授權(quán)（如指定分管代行審批權(quán)），或啟動“緊急審批流程”（需同步通知申請人）。（五）結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：行政管理部門（或流程發(fā)起部門）通知審批結(jié)果：審批完成后，由行政部或系統(tǒng)管理員通過OA系統(tǒng)、郵件或短信通知申請人，明確“審批通過”“審批不通過”或“需補(bǔ)充材料”的結(jié)果。執(zhí)行審批事項(xiàng)：審批通過后，申請人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成執(zhí)行動作。例如：費(fèi)用報(bào)銷：提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在5個(gè)工作日內(nèi)完成付款；用印申請：至行政部用印室加蓋公章，領(lǐng)取用印文件；場地使用：按審批時(shí)段使用會議室，使用后提交《場地使用反饋表》。歸檔管理：審批表及附件由行政部統(tǒng)一歸檔（電子檔存入系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度分類保存），保存期限不少于3年，便于后續(xù)查閱與審計(jì)。三、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程模板表格（一）通用行政事務(wù)審批流程主表適用于所有行政事務(wù)類型，作為審批流程的核心載體，記錄全流程節(jié)點(diǎn)信息。申請單號XZ-2024-0056申請日期2024-03-15申請人*所屬部門市場部聯(lián)系方式1385678事務(wù)類型費(fèi)用報(bào)銷申請事由業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷（客戶餐費(fèi)）涉及金額￥3,500.00詳細(xì)說明2024年3月10日接待*客戶洽談合作，發(fā)生餐費(fèi)3,500元，附發(fā)票2張（發(fā)票號碼：、5678）附件清單1.餐費(fèi)發(fā)票原件2張；2.客戶接待說明（部門負(fù)責(zé)人簽字）部門初審意見同意，符合部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算范圍。簽字：*趙六

日期：2024-03-15協(xié)辦部門意見財(cái)務(wù)部審核：發(fā)票真實(shí)，金額在報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，符合《公司費(fèi)用管理辦法》第5條。簽字：*錢七

日期：2024-03-16領(lǐng)導(dǎo)審批意見同意，按流程報(bào)銷。簽字：*孫八（分管副總）

日期：2024-03-17審批結(jié)果□通過

□不通過

□退回修改執(zhí)行反饋財(cái)務(wù)部已于2024-03-20完成付款，到賬賬戶：*（尾號6789）備注無（二）費(fèi)用報(bào)銷類審批表示例適用于差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用報(bào)銷場景，需細(xì)化費(fèi)用明細(xì)及預(yù)算核對。申請單號FY-2024-0089報(bào)銷周期2024年3月1日-3月10日申請人*所屬部門行政部報(bào)銷類型差旅費(fèi)出差事由參加上海行業(yè)展會費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目金額（元）說明交通費(fèi)1,200.00高鐵票（北京-上海，往返）住宿費(fèi)2,500.003晚，標(biāo)準(zhǔn)500元/晚伙食補(bǔ)貼600.00按公司標(biāo)準(zhǔn)100元/天×6天合計(jì)4,300.00預(yù)算科目市場推廣費(fèi)預(yù)算余額10,000.00部門審核出差審批手續(xù)齊全，費(fèi)用明細(xì)符合《差旅費(fèi)管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，同意報(bào)銷。簽字：*周九（行政部經(jīng)理）財(cái)務(wù)審核發(fā)票合規(guī)，金額未超預(yù)算，伙食補(bǔ)貼計(jì)算準(zhǔn)確，通過審核。簽字：*吳十（財(cái)務(wù)部主管）領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)銷。簽字：*鄭十一（總經(jīng)理）付款信息收款人：*

開戶行：銀行北京分行

賬號：（三）請假休假類審批表示例適用于員工事假、病假、年假等請假場景，需明確請假類型、時(shí)長及工作交接情況。申請單號QJ-2024-0123請假類型年假申請人*所屬部門研發(fā)部請假時(shí)間2024年4月1日-2024年4月5日（共5天）聯(lián)系方式1399876請假事由處理個(gè)人事務(wù)工作交接已與趙六完成項(xiàng)目進(jìn)度交接，緊急事項(xiàng)聯(lián)系人：趙六（1385555）年假余額8天（截至2024年3月31日）剩余年假3天部門審核工作已交接，請假時(shí)長在年假余額內(nèi)，同意請假。簽字：*馮十二（研發(fā)部經(jīng)理）人力資源部年假天數(shù)審核無誤，符合《員工考勤管理制度》，備案。簽字：*陳十三（HR主管）分管領(lǐng)導(dǎo)同意休假，請保持通訊暢通。簽字：*褚十四（分管副總）銷假記錄實(shí)際銷假日期：2024年4月5日

簽字：*（四）采購申請類審批表示例適用于辦公用品、固定資產(chǎn)、服務(wù)采購等采購場景，需明確需求規(guī)格、預(yù)算及供應(yīng)商信息。申請單號CG-2024-0045申請部門市場部申請人*楊十五采購類型固定資產(chǎn)（筆記本電腦）需求說明因業(yè)務(wù)拓展需新增1臺辦公筆記本，配置要求：i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤供應(yīng)商信息公司名稱：科技有限公司

報(bào)價(jià)：6,800.元

聯(lián)系人：*秦十六預(yù)算金額7,000.00元（部門年度IT采購預(yù)算余額：15,000.00元）部門初審符合部門工作需求，預(yù)算充足，同意采購。簽字：*朱十七（市場部總監(jiān)）IT部審核技術(shù)參數(shù)符合辦公需求，現(xiàn)有設(shè)備可滿足，建議優(yōu)先考慮舊設(shè)備升級，但若需新購，該供應(yīng)商報(bào)價(jià)合理。簽字：*尤十八（IT部經(jīng)理）財(cái)務(wù)審核金額在預(yù)算范圍內(nèi)，符合采購流程。簽字：*何十九（財(cái)務(wù)總監(jiān)）領(lǐng)導(dǎo)審批同意采購，按流程簽訂合同。簽字：*呂二十（總經(jīng)理）采購執(zhí)行采購?fù)瓿扇掌冢?024-03-25

資產(chǎn)編號：GL-2024-0123

領(lǐng)用人：*楊十五四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）申請材料完整性管理行政事務(wù)審批的核心依據(jù)是材料的真實(shí)性與完整性，申請人需保證提交的附件與申請事由嚴(yán)格匹配，避免“材料不全導(dǎo)致審批反復(fù)”的問題。例如：費(fèi)用報(bào)銷：必須提供發(fā)票原件（電子發(fā)票需打印并加蓋“已報(bào)銷”章），消費(fèi)清單（如餐費(fèi)、住宿費(fèi)），并注明“消費(fèi)事由+參與人員”；采購申請：需提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（緊急采購可提供1家，但需注明“緊急情況”），技術(shù)參數(shù)說明書（如設(shè)備采購）；請假申請：病假需提供二級及以上醫(yī)院開具的診斷證明及病歷復(fù)印件，年假需在HR系統(tǒng)中提前查詢并打印年假余額截圖。規(guī)避措施：行政部可在OA系統(tǒng)中設(shè)置“材料預(yù)校驗(yàn)”功能，申請人發(fā)起申請時(shí)系統(tǒng)自動提示必填項(xiàng)及附件要求；同時(shí)定期發(fā)布《行政審批材料清單手冊》，明確各類事務(wù)需提交的材料模板。（二）審批時(shí)效性與流程優(yōu)化審批流程過長是影響行政效率的主要因素，需通過“明確時(shí)效+技術(shù)賦能”雙管齊下。時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)：制定《審批時(shí)效管理辦法》，明確各環(huán)節(jié)處理時(shí)限（如部門初審：1個(gè)工作日；協(xié)辦部門審核：2個(gè)工作日；領(lǐng)導(dǎo)審批：3個(gè)工作日，緊急事項(xiàng)不超過24小時(shí)）；技術(shù)賦能：推廣電子化審批系統(tǒng)（如釘釘審批、泛微OA），設(shè)置“超時(shí)自動提醒”“審批節(jié)點(diǎn)可視化”功能，避免因?qū)徟诉z忘導(dǎo)致流程停滯；流程簡化：對常規(guī)小額事項(xiàng)（如500元以下辦公費(fèi)報(bào)銷）實(shí)行“部門負(fù)責(zé)人終審制”，減少不必要的協(xié)辦環(huán)節(jié)。常見問題：部分審批人因外出導(dǎo)致流程延誤。解決方法：在系統(tǒng)中設(shè)置“外出自動轉(zhuǎn)授權(quán)”功能，審批人可提前委托指定代行人審批，或通過手機(jī)APP隨時(shí)處理審批事項(xiàng)。（三）跨部門協(xié)作與責(zé)任界定行政事務(wù)常涉及多部門協(xié)同，需明確“誰發(fā)起、誰負(fù)責(zé)；誰審核、誰擔(dān)責(zé)”的原則，避免部門間推諉。職責(zé)清單：制定《行政審批部門職責(zé)矩陣》，明確各部門在流程中的角色（如發(fā)起部門負(fù)責(zé)材料真實(shí)性，協(xié)辦部門負(fù)責(zé)專業(yè)性審核，行政部負(fù)責(zé)流程監(jiān)督）；溝通機(jī)制：建立“審批進(jìn)度查詢”功能，申請人可實(shí)時(shí)查看審批節(jié)點(diǎn)，若某一環(huán)節(jié)超時(shí)未處理，可直接聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)；考核機(jī)制：將審批時(shí)效、審核質(zhì)量納入部門績效考核，對多次超時(shí)或?qū)徍瞬粐?yán)的部門進(jìn)行通報(bào)。示例：某采購申請因IT部未及時(shí)審核技術(shù)參數(shù)，導(dǎo)致采購延遲3天，行政部根據(jù)《職責(zé)矩陣》對IT部進(jìn)行績效扣分，并要求提交《整改說明》。（四）電子化與紙質(zhì)流程的規(guī)范統(tǒng)一部分企業(yè)仍存在“電子審批+紙質(zhì)簽字”并行的情況，易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致、歸檔混亂等問題。需明確：全流程電子化：除特殊場景（如需法人簽字的合同用印申請）外，所有審批事項(xiàng)通過OA系統(tǒng)完成，電子簽章與紙質(zhì)簽字具有同等法律效力；紙質(zhì)流程規(guī)范：確需紙質(zhì)審批的，需使用統(tǒng)一印制的審批表，手寫簽字并注明日期，審批完成后1個(gè)工作日內(nèi)交至行政部掃描存檔，保證電子檔與紙質(zhì)檔一致；數(shù)據(jù)安全：電子審批系統(tǒng)需設(shè)置權(quán)限管理，不同角色僅可查看授權(quán)范圍內(nèi)的審批信息，避免數(shù)據(jù)泄露。（五）歸檔管理與合規(guī)追溯審批資料的規(guī)范歸檔是行政審計(jì)、問題追溯的重要依據(jù)，需做到“一事一檔、分類清晰、可查可溯”。歸檔范圍：包括審批表、附件材料、審批意見記錄、執(zhí)行反饋結(jié)果等；分類標(biāo)準(zhǔn)：按事務(wù)類型（費(fèi)用、人事、行政等）+年度+月份分類存放，電子檔按“申請單號”命名（如“XZ-2024-0056_費(fèi)用報(bào)銷”）；保存期限：常規(guī)審批資料保存3年，重大事項(xiàng)（如大額采購、合同協(xié)議）