行政管理日常操作手冊目錄第一章辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放管理第二章會議室預(yù)約與使用管理第三章公司文件歸檔管理第四章固定資產(chǎn)登記與維護管理第五章訪客接待與登記管理第一章辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放管理一、適用情境適用于公司各部門及員工因日常辦公需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）申領(lǐng)、發(fā)放辦公用品的全流程管理，保證資源合理配置與規(guī)范使用。二、操作流程詳解1.需求提報操作步驟：（1）員工根據(jù)實際工作需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（詳見本章第三節(jié)表1），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)日期。（2）部門負責(zé)人對申領(lǐng)需求的合理性進行審核，確認簽字后提交至行政部。2.集中采購操作步驟：（1）行政部每周三、周五上午10:00前匯總各部門申領(lǐng)需求，核對庫存情況，制定采購清單。（2）采購清單經(jīng)行政部負責(zé)人經(jīng)理審批后，聯(lián)系供應(yīng)商進行采購（緊急需求可申請臨時采購，需額外說明原因并經(jīng)總監(jiān)簽字）。3.入庫登記操作步驟：（1）物品送達后，行政部采購專員與庫管員共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確認無誤后簽字驗收。（2）庫管員將入庫信息錄入《辦公用品出入庫登記表》（詳見本章第三節(jié)表2），更新庫存臺賬，保證賬實相符。4.發(fā)放領(lǐng)取操作步驟：（1）行政部根據(jù)審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》，通知申領(lǐng)人領(lǐng)取物品。（2）申領(lǐng)人攜帶身份證/工牌至行政部庫房，核對信息后簽字領(lǐng)取，庫管員發(fā)放物品并在臺賬中標(biāo)記“已發(fā)放”。三、常用表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位部門負責(zé)人簽字：行政部審核：庫管員簽字：表2：辦公用品出入庫登記表日期物品名稱規(guī)格入庫數(shù)量出庫數(shù)量庫存結(jié)余經(jīng)手人備注四、關(guān)鍵提醒申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非必需品不得重復(fù)申領(lǐng)。行政部每月25日對辦公用品庫存進行盤點，保證賬實一致，盤點結(jié)果需經(jīng)*經(jīng)理簽字確認。緊急物品（如打印機墨盒、硒鼓等）可先領(lǐng)取后補流程，但需在24小時內(nèi)提交補簽申請。第二章會議室預(yù)約與使用管理一、適用情境適用于公司內(nèi)部各部門、員工及外部合作方預(yù)約、使用會議室的全流程管理，保證會議室資源合理分配與規(guī)范使用。二、操作流程詳解1.預(yù)約申請操作步驟：（1）申請人提前1個工作日通過公司OA系統(tǒng)或填寫《會議室預(yù)約申請表》（詳見本章第三節(jié)表3），注明會議主題、使用時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)等）及特殊需求。（2）行政部在收到申請后1小時內(nèi)審核會議室可用性，確認后反饋結(jié)果；若沖突，需協(xié)調(diào)調(diào)整時間或更換會議室。2.會前準備操作步驟：（1）行政部根據(jù)預(yù)約信息，提前30分鐘開啟會議室，調(diào)試設(shè)備（投影、音響、空調(diào)等），擺放桌椅、茶水及會議資料（如需）。（2）重要會議（如客戶洽談、高層會議）需提前1小時檢查設(shè)備，并安排專人現(xiàn)場支持。3.會后整理操作步驟：（1）會議結(jié)束后，使用人需關(guān)閉設(shè)備、清理會場垃圾，恢復(fù)會議室原狀。（2）行政部每日下班前檢查會議室使用情況，保證設(shè)備完好、環(huán)境整潔，并在《會議室使用登記表》（詳見本章第三節(jié)表4）中記錄使用狀態(tài)。三、常用表單模板表3：會議室預(yù)約申請表申請人部門聯(lián)系方式預(yù)約日期會議主題使用時間開始：______結(jié)束：______參會人數(shù)所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：________特殊需求行政部審核：申請人簽字：表4：會議室使用登記表日期使用時段使用部門/人員會議主題設(shè)備使用情況負責(zé)人簽字備注四、關(guān)鍵提醒會議室預(yù)約遵循“先到先得、部門優(yōu)先”原則，禁止長期占用或無故取消。使用期間需保持會場安靜，禁止吸煙、飲食（特殊會議需提前申請）。如需使用會議室投影設(shè)備，需提前確認電腦接口兼容性，避免影響會議進度。第三章公司文件歸檔管理一、適用情境適用于公司各類正式文件（如合同、報告、通知、會議紀要等）的分類、整理、歸檔及借閱管理，保證文件安全、規(guī)范、可追溯。二、操作流程詳解1.文件分類與整理操作步驟：（1）文件形成部門在文件生效后3個工作日內(nèi)完成初步整理，去除無關(guān)附件，檢查文件完整性（如簽字、蓋章是否齊全）。（2）按“部門-類型-年份”規(guī)則分類（如“行政部-制度-2023年”），標(biāo)注文件標(biāo)題、文號、形成日期及密級（公開/內(nèi)部/秘密）。2.歸檔登記操作步驟：（1）整理后的文件提交至行政部，由檔案管理員填寫《文件歸檔登記表》（詳見本章第三節(jié)表5），錄入檔案編號（規(guī)則：部門代碼-年份-序號，如“XZ-2023-001”）。（2）檔案管理員將文件裝入統(tǒng)一檔案盒，標(biāo)注檔案編號、標(biāo)題及密級，存放至指定檔案柜，并更新電子檔案目錄。3.借閱管理操作步驟：（1）因工作需要借閱文件時，借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見本章第三節(jié)表6），注明借閱文件名稱、編號、借閱原因及期限（一般不超過3個工作日）。（2）經(jīng)部門負責(zé)人及行政部*經(jīng)理審批后，檔案管理員核對身份，辦理借閱手續(xù)，借閱人需在《文件借閱登記表》中簽字確認。（3）借閱到期后，檔案管理員催促歸還；如需續(xù)借，需提前1天申請，續(xù)借期限不超過2天。三、常用表單模板表5：文件歸檔登記表文件標(biāo)題文號形成部門形成日期密級檔案編號存放位置歸檔人表6：文件借閱申請表借閱人部門借閱日期文件名稱檔案編號借閱原因借閱期限歸還日期部門負責(zé)人簽字行政部審核：檔案管理員簽字：四、關(guān)鍵提醒密級文件（如合同、財務(wù)報表）需單獨存放，借閱需經(jīng)*總監(jiān)及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部每季度對檔案進行清點，保證無遺漏、無損壞，發(fā)覺問題及時上報。超過保存期限的文件，需經(jīng)鑒定后統(tǒng)一銷毀，銷毀時需有兩名監(jiān)銷人簽字確認。第四章固定資產(chǎn)登記與維護管理一、適用情境適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、設(shè)備等）的新增、登記、維護、盤點及報廢管理，保證資產(chǎn)安全與高效使用。二、操作流程詳解1.新增登記操作步驟：（1）資產(chǎn)采購到貨后，行政部與使用部門共同核對資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、采購日期及金額，確認無誤后簽字驗收。（2）行政部資產(chǎn)專員填寫《固定資產(chǎn)新增登記表》（詳見本章第三節(jié)表7），錄入資產(chǎn)信息（包括資產(chǎn)編號、使用部門、責(zé)任人、存放位置），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)簽包含編號及名稱）。2.定期盤點操作步驟：（1）行政部每半年組織一次固定資產(chǎn)全面盤點（6月及12月），使用部門配合核對資產(chǎn)實物與臺賬信息。（2）盤點結(jié)果形成《固定資產(chǎn)盤點報告》，對盤盈、盤虧、毀損資產(chǎn)注明原因，經(jīng)*經(jīng)理審批后調(diào)整臺賬。3.維修報修操作步驟：（1）資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人填寫《固定資產(chǎn)維修報修表》（詳見本章第三節(jié)表8），描述故障現(xiàn)象及報修原因。（2）行政部審核后聯(lián)系維修方，維修完成后由使用人確認簽字，維修費用計入行政部預(yù)算。4.報廢處置操作步驟：（1）資產(chǎn)達到使用年限或無法修復(fù)時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)信息、報廢原因及鑒定意見。（2）經(jīng)行政部及財務(wù)部審核、*總監(jiān)審批后，由行政部聯(lián)系回收方處置報廢資產(chǎn)，并更新臺賬。三、常用表單模板表7：固定資產(chǎn)新增登記表資產(chǎn)名稱型號規(guī)格采購日期金額（元）資產(chǎn)編號使用部門責(zé)任人存放位置驗收人行政部審核：表8：固定資產(chǎn)維修報修表報修部門報修人報修日期聯(lián)系方式資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號故障描述維修方維修費用維修完成時間責(zé)任人簽字行政部審核：四、關(guān)鍵提醒資產(chǎn)標(biāo)簽不得隨意撕毀，如丟失需及時聯(lián)系行政部補辦。員工離職時，需將所使用資產(chǎn)交還行政部，確認無損壞后辦理離職手續(xù)。嚴禁擅自拆卸、外借或挪用固定資產(chǎn)，違者將按公司規(guī)定處理。第五章訪客接待與登記管理一、適用情境適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等）的預(yù)約、接待、登記及離場管理，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證訪客安全。二、操作流程詳解1.預(yù)約登記操作步驟：（1）內(nèi)部對接人提前與訪客聯(lián)系，確認到訪時間、人數(shù)、事由及聯(lián)系方式，填寫《訪客預(yù)約登記表》（詳見本章第三節(jié)表9）。（2）行政部收到預(yù)約信息后，同步至前臺，并通知相關(guān)部門做好接待準備（如會議室、茶水、資料等）。2.入場接待操作步驟：（1）訪客到訪后，前臺人員主動問候，核對預(yù)約信息（姓名、單位、事由），要求訪客出示有效身份證件。（2）填寫《訪客出入登記表》（詳見本章第三節(jié)表10），發(fā)放《訪客證》（佩戴于左胸顯眼位置），并通知對接人到前臺迎接。3.引導(dǎo)與陪同操作步驟：（1）對接人或前臺人員引導(dǎo)訪客至接待區(qū)域，根據(jù)需求提供茶水、資料等。（2）重要訪客（如客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需由部門負責(zé)人及以上人員陪同，全程保持專業(yè)禮儀。4.離場登記操作步驟：（1）訪客離場時，前臺人員回收《訪客證》，核對離場時間，在《訪客出入登記表》中標(biāo)記“已離場”。（2）每日下班前，前臺匯總當(dāng)日訪客記錄，提交行政部存檔。三、常用表單模板表9：訪客預(yù)約登記表對接部門對接人聯(lián)系方式預(yù)約日期訪客姓名單位職務(wù)到訪人數(shù)到訪時間離