公文寫作格式及范例指導公文，作為黨政機關、企事業(yè)單位和社會團體在公務活動中形成和使用的具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是傳達政令、部署工作、溝通信息、協(xié)調(diào)關系的重要工具。其寫作質(zhì)量直接關系到工作效率和決策效果。因此，掌握規(guī)范的公文寫作格式與要求，對于每一位從事文書工作的人員而言，都至關重要。本文將系統(tǒng)闡述公文寫作的基本格式規(guī)范，并結合常見文種提供范例指導，以期為公文寫作實踐提供有益參考。一、公文寫作基本格式規(guī)范公文格式是公文嚴肅性、規(guī)范性的重要體現(xiàn)，嚴格遵循既定格式，是確保公文有效運轉和準確傳達的基礎。一份標準的公文，其格式要素主要包括版頭、主體、版記三大部分。（一）版頭部分版頭位于公文首頁紅色分隔線以上，通常包含以下要素：1.份號：涉密公文應當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限：涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。頂格編排在版心左上角第二行，兩字之間空一字。如需標注保密期限，密級和保密期限之間用“★”隔開。3.緊急程度：根據(jù)緊急程度，分別標注“特急”“加急”。頂格編排在版心左上角（如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列）。4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體部分主體部分位于版頭紅色分隔線（不含）以下、版記紅色分隔線（不含）以上。1.標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見版記部分“抄送機關”。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：*發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。*成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。*印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。6.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（三）版記部分版記部分位于公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上。1.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關編排于版記中的第一個分隔線之上，居左頂格，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的印制日期。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。二、常用公文范例及簡要說明為更直觀地理解公文格式，以下提供幾種常用公文的范例及簡要說明。（一）通知范例：XX市人民政府文件X府發(fā)〔XXXX〕X號★XX市人民政府關于開展春季市容環(huán)境綜合整治工作的通知各區(qū)人民政府，市政府各部門、各直屬機構：為進一步提升我市城市形象，改善人居環(huán)境，營造整潔、優(yōu)美、有序的城市面貌，經(jīng)市政府研究同意，決定在全市范圍內(nèi)開展春季市容環(huán)境綜合整治工作?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、整治時間XXXX年X月X日至X月X日。二、整治范圍全市建成區(qū)主次干道、背街小巷、公園廣場、農(nóng)貿(mào)市場、城鄉(xiāng)結合部等重點區(qū)域。三、主要任務（一）清理衛(wèi)生死角。重點對積存垃圾、亂堆亂放、亂貼亂畫等進行全面清理。（二）規(guī)范市容秩序。集中整治占道經(jīng)營、店外經(jīng)營、違規(guī)設置戶外廣告等行為。（三）提升綠化品質(zhì)。對缺株斷帶、枯死苗木進行補植補種，加強綠化養(yǎng)護管理。四、工作要求（一）加強組織領導。各區(qū)、各部門要成立專項工作領導小組，明確責任分工，確保整治工作有序推進。（二）強化宣傳引導。充分利用各類媒體平臺，廣泛宣傳整治工作的重要意義，營造良好社會氛圍。（三）嚴格督導檢查。市政府將組織專項督導組，對各區(qū)、各部門整治工作開展情況進行不定期檢查，對工作不力、進展緩慢的單位將予以通報批評。請各區(qū)、各部門結合實際，認真抓好貫徹落實，并于XXXX年X月X日前將整治工作進展情況報送市政府辦公廳。XX市人民政府（印章）XXXX年X月X日簡要說明：通知是適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文的文種。其特點是應用廣泛，形式靈活，時效性強。范例中清晰列出了發(fā)文事由、通知事項（時間、范圍、任務、要求）及執(zhí)行要求，格式規(guī)范，條理清晰。（二）請示范例：XX局文件X局發(fā)〔XXXX〕X號★XX局關于申請追加XX項目經(jīng)費的請示市人民政府：我局承擔的XX項目，自XXXX年X月啟動以來，在市委、市政府的正確領導下，各項工作進展順利。根據(jù)項目實施方案，原計劃投入經(jīng)費XX萬元。但在項目實施過程中，由于原材料價格上漲、人工成本增加等客觀因素，導致項目經(jīng)費出現(xiàn)較大缺口，預計需追加經(jīng)費XX萬元。為確保XX項目能夠按計劃順利完成，如期發(fā)揮效益，特向市政府請示追加項目經(jīng)費XX萬元。妥否，請批示。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXX）XX局（印章）XXXX年X月X日簡要說明：請示是適用于向上級機關請求指示、批準的文種。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。范例中，請示緣由（項目進展、經(jīng)費缺口原因）、請示事項（追加經(jīng)費數(shù)額）、請示結尾（妥否，請批示）要素齊全，語氣謙恭，符合上行文的特點。（三）報告范例：XX公司文件X司發(fā)〔XXXX〕X號XX公司關于XXXX年度工作情況的報告市國資委：XXXX年，XX公司在市國資委的正確領導和大力支持下，深入學習貫徹XXX精神，緊緊圍繞年度工作目標任務，積極應對復雜多變的市場形勢，攻堅克難，銳意進取，各項工作取得了新進展?，F(xiàn)將本年度主要工作情況報告如下：一、主要經(jīng)營指標完成情況（一）營業(yè)收入：實現(xiàn)營業(yè)收入XX萬元，同比增長X%。（二）利潤總額：實現(xiàn)利潤總額XX萬元，同比增長X%。（三）資產(chǎn)保值增值率：達到XX%，超額完成年度目標。二、重點工作開展情況（一）深化改革創(chuàng)新，激發(fā)企業(yè)發(fā)展活力。完成了XX項內(nèi)部改革舉措，優(yōu)化了管理流程，提升了運營效率。（二）強化市場開拓，提升核心競爭力。成功開拓了X個新市場，推出了X款新產(chǎn)品，市場份額穩(wěn)步提升。（三）加強內(nèi)部管理，夯實企業(yè)發(fā)展基礎。嚴格落實安全生產(chǎn)責任制，加強財務風險防控，企業(yè)管理水平得到進一步提升。三、存在的主要問題與不足（一）創(chuàng)新能力有待進一步加強，核心技術儲備不足。（二）人才結構不夠合理，高層次專業(yè)人才短缺。四、XXXX年工作計劃（一）聚焦主業(yè)發(fā)展，力爭實現(xiàn)營業(yè)收入增長X%，利潤總額增長X%。（二）加大研發(fā)投入，力爭在核心技術領域取得新突破。（三）加強人才隊伍建設，引進和培養(yǎng)一批高層次專業(yè)人才。特此報告。XX公司（印章）XXXX年X月X日簡要說明：報告是適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問的文種。報告可以一文多事，不要求上級機關批復。范例中全面匯報了年度工作完成情況、存在問題及未來計劃，內(nèi)容詳實，層次分明，為上級機關了解情況、決策參考提供了依據(jù)。（四）函范例：XX大學文件X大函〔XXXX〕X號XX大學關于商請協(xié)助舉辦XX學術研討會的函XX研究院：為促進XX學科領域的學術交流與合作，推動相關研究的深入開展，我校擬于XXXX年X月X日至X月X日舉辦“XX學術研討會”。鑒于貴院在該領域具有深厚的學術造詣和廣泛的影響力，特商請貴院協(xié)助我校共同舉辦此次研討會。具體事宜如下：一、請貴院推薦X名專家學者擔任研討會學術委員會委員，并派X名代表出席會議。二、請貴院協(xié)助邀請X位國內(nèi)外知名專家參會并作主題報告。三、會議期間，相關專家的食宿及交通費用由我校承擔。如蒙同意，請于XXXX年X月X日前將貴院推薦的學術委員名單、參會代表及邀請專家信息反饋至我校科研處。感謝貴院對我校工作的大力支持！期待您的回復。聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXXXX大學（印章）XXXX年X月X日簡要說明：函是適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的文種。其特點是靈活簡便，不受隸屬關系和級別限制。范例中，發(fā)函方（大學）與收函方（研究院）為不相隸屬關系，函件內(nèi)容清晰表達了商請事項和具體要求，語氣平和、禮貌。三、公文寫作基本要求1.內(nèi)容真實準確：公文內(nèi)容必須符合客觀實際，情況屬實，數(shù)據(jù)準確，觀點正確。這是公文的生命線。2.主題明確集中：一篇公文應圍繞一個主題展開，重點突出，避免內(nèi)容繁雜、中心不明。3.結構嚴謹規(guī)范：公文的結構安排要符合邏輯，層次分明，段落清晰，過渡自然。4.語言簡明莊重：使用規(guī)范的書面語，力求言簡意賅，通俗易懂，避免使用口語、方言和不規(guī)范的簡稱。語氣應根據(jù)文種特點和行文關系恰當把握，體現(xiàn)公文的嚴肅性和權威性。5.格式標準統(tǒng)一：嚴格按照國家規(guī)定的公文格式進行撰寫和排版，確保公文的規(guī)