銷售合同審核及管理工具模板一、適用范圍與應用場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、商貿(mào)企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)等）的銷售合同全生命周期管理，聚焦合同簽訂前的風險防控、簽訂中的流程規(guī)范及簽訂后的履約跟蹤。具體應用場景包括：企業(yè)銷售部門與客戶簽訂銷售合同時的標準化審核；法務(wù)部門對合同條款的合規(guī)性審查；財務(wù)部門對付款方式、稅費條款的核對；管理層對重大合同的最終審批；合同存檔、履約進度跟蹤及風險預警等管理需求。二、標準化操作步驟詳解（一）合同接收與初步登記責任主體：銷售部門/合同管理員操作內(nèi)容：收到客戶提交的合同草案（或企業(yè)擬制的合同文本）后，核對合同基本信息完整性，包括：合同編號、簽訂日期、甲乙雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、標的物名稱/規(guī)格/數(shù)量、合同金額、履行期限等關(guān)鍵要素是否明確。若信息缺失，立即聯(lián)系客戶補充（或內(nèi)部擬制部門修正），保證無重大遺漏后，在《銷售合同信息登記表》（見表1）中錄入合同基礎(chǔ)信息，分配唯一合同編號（編號規(guī)則：企業(yè)簡稱-年份-月份-序號，如“企-2024-08-001”），并同步合同電子版至管理系統(tǒng)。輸出成果：《銷售合同信息登記表》（電子版+紙質(zhì)版簽字確認）（二）初步形式審核（銷售部門）責任主體：銷售部門負責人/經(jīng)辦人審核要點：商務(wù)條款一致性：檢查標的物描述、數(shù)量、單價、總金額、交付時間/地點、驗收標準等是否與雙方前期溝通內(nèi)容一致，是否存在重大偏差（如客戶臨時降低采購數(shù)量、變更交付周期但未調(diào)整價格等）?？蛻粜畔⒄鎸嵭裕和ㄟ^“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺核實客戶主體資格（是否為合法存續(xù)企業(yè)、有無經(jīng)營異常或嚴重違法記錄），確認簽約人是否為法定代表人或合法授權(quán)代理人（需查驗授權(quán)委托書）。可行性評估：結(jié)合企業(yè)庫存、產(chǎn)能、物流能力等，判斷合同履行是否存在客觀障礙（如超產(chǎn)能交付、無法覆蓋的運輸范圍等）。處理結(jié)果：審核通過：流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進行專項審核；審核不通過：列明修改意見（如“單價與報價單不符”“需補充客戶授權(quán)委托書”），反饋客戶重新修訂，修訂后重新進入審核流程。（三）法務(wù)專項審核責任主體：法務(wù)專員/法務(wù)部門審核要點：合同主體合法性：甲方（企業(yè)自身）簽約主體是否與營業(yè)執(zhí)照一致，乙方（客戶）是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托書是否在有效期內(nèi)且授權(quán)范圍涵蓋合同內(nèi)容。條款合規(guī)性：檢查合同條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《消費者權(quán)益保護法》等），重點關(guān)注違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、爭議解決方式（如約定訴訟/仲裁且管轄地是否明確）等。風險防控：識別潛在法律風險，如“質(zhì)量異議期過短（建議不少于15天）”“違約金過低無法覆蓋損失”“不可抗力條款范圍模糊”等，提出修改建議。輸出成果：《合同審核意見表》（見表2），法務(wù)專員簽字確認，明確“審核通過”“有條件通過”（需修改后復核）或“不通過”（存在重大法律風險，建議終止合作）。（四）財務(wù)合規(guī)審核責任主體：財務(wù)部門負責人/財務(wù)專員審核要點：價格與稅費條款：單價、總價是否與銷售政策一致，是否含稅（稅率多少），發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開具時間是否符合企業(yè)財務(wù)規(guī)定。付款方式：付款節(jié)點（如預付款比例、到貨付款、驗收后付款、質(zhì)保金比例）是否合理，資金流向是否清晰（如需明確收款賬戶為企業(yè)對公賬戶，避免個人賬戶收款）。財務(wù)風險點：核查客戶歷史付款記錄（是否存在逾期），大額合同需評估客戶信用額度，避免壞賬風險；涉及跨境業(yè)務(wù)的，需確認匯率結(jié)算方式、關(guān)稅承擔方等。處理結(jié)果：財務(wù)部門在《合同審核意見表》中簽署意見，與法務(wù)審核意見一致后，流轉(zhuǎn)至管理層審批；存在分歧時，組織法務(wù)、銷售部門溝通協(xié)調(diào)，達成一致后繼續(xù)流程。（五）內(nèi)部審批與簽署責任主體：企業(yè)管理層（總經(jīng)理/分管副總）/授權(quán)簽字人審批要點：重大合同（如單筆金額超企業(yè)年度營收5%、新客戶首單、戰(zhàn)略客戶合作等）：需管理層集體審議，評估合作對企業(yè)經(jīng)營、現(xiàn)金流、品牌的影響；常規(guī)合同：審批人核對各環(huán)節(jié)審核意見，確認無遺漏風險后，簽署《合同審批單》（見表3）。簽署規(guī)范：企業(yè)方簽署：需加蓋合同專用章（或公章），法定代表人或授權(quán)簽字人簽字，簽署日期與合同生效日期一致；客戶方簽署：保證合同文本雙方各執(zhí)一份，紙質(zhì)合同需客戶簽字/蓋章頁原件，電子合同需符合《電子簽名法》要求（如第三方電子簽章平臺簽署）。（六）合同歸檔與履約跟蹤責任主體：檔案管理部門/合同管理員操作內(nèi)容：歸檔：簽署完成的合同（含附件、審批單、審核意見表等全套資料），在3個工作日內(nèi)完成歸檔。電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器（加密存儲），紙質(zhì)檔案按“合同編號-客戶名稱”分類存放，建立臺賬便于檢索。履約跟蹤：銷售部門按合同約定節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款時間）提前3個工作日提醒相關(guān)負責人；重大合同建立《合同履約跟蹤表》（見表4），記錄每階段履約情況（如“2024-08-15完成發(fā)貨”“2024-08-20客戶簽收”），異常情況（如延遲交付、質(zhì)量爭議）及時上報管理層并啟動應對預案。合同變更/終止：若需變更條款（如調(diào)整交付時間、價格），雙方需簽訂《補充協(xié)議》，按原審核流程審批；若需終止合同，需明確終止原因、責任劃分、已履行部分結(jié)算方式等，簽訂《合同終止協(xié)議》并歸檔。三、核心管理表格模板表1：銷售合同信息登記表合同編號簽訂日期甲方（銷售方）統(tǒng)一社會信用代碼乙方（購買方）統(tǒng)一社會信用代碼標的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）合同總金額（元）履行期限交付地點驗收方式付款方式經(jīng)辦人備注填表說明：1.合同編號需唯一，不得重復；2.統(tǒng)一社會信用代碼需與營業(yè)執(zhí)照一致；3.履行期限明確至年/月/日。表2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期審核意見□審核通過□有條件通過□不通過修改建議（如有）法務(wù)負責人簽字財務(wù)負責人簽字銷售負責人簽字填寫說明：1.“審核環(huán)節(jié)”選填“初步審核”“法務(wù)審核”“財務(wù)審核”等；2.“有條件通過”需列明具體修改要求及完成時限。表3：合同審批單合同編號合同名稱申請部門申請日期合同主要內(nèi)容審核部門意見法務(wù)部門：財務(wù)部門：銷售部門：審批意見□同意簽署□不同意簽署（理由：）總經(jīng)理簽字分管副總簽字審批說明：1.重大合同需附法務(wù)、財務(wù)書面審核意見；2.“不同意簽署”需明確具體原因及改進方向。表4：合同履約跟蹤表合同編號客戶名稱履約階段計劃完成日期實際完成日期責任人完成情況異常說明處理措施跟蹤說明：1.履約階段包括“預收款到賬”“生產(chǎn)完成”“發(fā)貨”“客戶驗收”“尾款到賬”等；2.“異常說明”填寫延遲、爭議等具體情況及原因。四、關(guān)鍵風險提示與操作注意事項（一）合同審核核心風險點主體資格風險：未核實客戶信用狀況，與無民事行為能力企業(yè)或“皮包公司”簽約，導致貨款無法收回；條款漏洞風險：質(zhì)量標準模糊（如“質(zhì)量優(yōu)良”未明確具體指標）、違約責任不對等（如僅約定賣方違約責任，買方逾期付款無違約金）；法律合規(guī)風險：合同條款違反行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如食品行業(yè)未標注生產(chǎn)許可證號、跨境業(yè)務(wù)未遵守進出口管制條例）；財務(wù)風險：付款方式約定不合理（如全額預付款對大客戶、質(zhì)保金比例過低）、發(fā)票類型與客戶需求不匹配。（二）操作規(guī)范注意事項歸檔及時性：合同簽署后必須在3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免資料遺失；電子檔案需定期備份（每月1次），防止系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失；保密要求：合同文本及審核信息僅限相關(guān)人員知悉