采購申請與審批標準化流程工具表一、適用范圍與場景本工具表適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如行政部、生產(chǎn)部、市場部、研發(fā)部等）因工作需要采購各類物資、設備或服務時的標準化流程管理，涵蓋日常辦公耗材、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)采購、技術服務外包等場景。通過規(guī)范申請與審批環(huán)節(jié)，可保證采購需求合理、流程透明、責任明確，同時有效控制采購成本、防范合規(guī)風險。二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請表填寫操作主體：采購需求部門申請人（如部門專員、主管）明確采購需求：根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需要，確定采購項目名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預估單價及總價，注明資金來源（如部門預算、專項經(jīng)費等）。準備附件材料：根據(jù)采購類型補充必要證明文件，例如：辦公耗材：需提供《庫存盤點表》（說明現(xiàn)有庫存不足，需補充數(shù)量）；固定資產(chǎn)（如電腦、設備）：需提供《設備配置申請說明》（列明用途、功能要求）；服務類采購（如保潔、咨詢）：需提供《服務需求說明書》（明確服務范圍、周期、標準）。填寫《采購申請與審批表》：在表格中完整填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購項目明細、預算金額、附件清單等信息，簽字確認后提交至部門負責人審核。（二）部門負責人初審操作主體：需求部門負責人（如部門經(jīng)理）審核需求合理性：核查采購項目是否符合部門年度工作計劃，是否為必要支出（如非緊急可暫緩的采購需標注原因）。審核預算準確性：對照部門預算額度，確認預估總價是否超支，超預算需說明理由并同步提報財務部門預審。審核附件完整性：檢查附件材料是否齊全、數(shù)據(jù)是否準確（如庫存表是否更新、設備參數(shù)是否符合實際需求）。審批結(jié)果處理：符合要求：簽字同意后，將申請表及附件轉(zhuǎn)交至財務部門；不符合要求：注明駁回原因（如“預算不足”“需求不明確”），退回申請人補充修改。（三）財務部門預算與合規(guī)性復核操作主體：財務部門專員/主管預算額度核查：在財務系統(tǒng)中核對申請部門剩余預算，確認采購金額是否在預算范圍內(nèi)；若超預算，需審核《超預算說明》是否合理（如新增項目、緊急支出），并報請分管財務領導審批。合規(guī)性審查：檢查采購項目是否符合企業(yè)《采購管理辦法》（如是否屬于集中采購目錄、是否需招標），避免違規(guī)采購（如單一來源采購未履行審批手續(xù)）。成本合理性分析：對大額采購（如單筆超5萬元），可要求申請人提供至少3家供應商的報價單或市場調(diào)研報告，保證價格公允。復核結(jié)果反饋：預算合規(guī)、材料齊全：簽字確認，轉(zhuǎn)交至采購部門；預算不足或合規(guī)問題：標注意見（如“需補充超預算審批手續(xù)”“需提供比價報告”），退回需求部門。（四）分級審批決策操作主體：分管領導/總經(jīng)理/采購管理委員會（根據(jù)采購金額劃分）審批權限劃分（示例）：小額采購（單筆≤5000元）：由需求部門負責人+財務部門審批后生效；中額采購（5000元＜單筆≤5萬元）：需分管業(yè)務領導審批；大額采購（單筆＞5萬元）：需總經(jīng)理或采購管理委員會集體審議。審批重點：分管領導/總經(jīng)理重點審核采購項目的必要性、投入產(chǎn)出比及對企業(yè)戰(zhàn)略目標的支撐性；大額采購需集體討論決策，保證風險可控。審批結(jié)果處理：審批通過：簽字確認，轉(zhuǎn)交采購部門執(zhí)行；審批不通過：注明駁回理由（如“必要性不足”“成本過高”），流程終止。（五）采購任務執(zhí)行操作主體：采購部門專員制定采購方案：根據(jù)審批通過的申請表，明確采購方式（如公開招標、詢價、單一來源采購），制定采購時間計劃。供應商選擇：標準化物資（如辦公耗材）：從合格供應商名錄中選擇，優(yōu)先采購性價比高的產(chǎn)品；非標準化物資/服務：組織至少3家供應商比價或招標，保留《比價記錄表》《招標評審報告》作為附件。簽訂采購合同：金額較大（＞1萬元）需簽訂正式合同，明確雙方權利義務（如交貨期、質(zhì)量標準、違約責任），合同需經(jīng)法務部門審核（如企業(yè)設置法務崗）。下達采購訂單：小額采購可直接向供應商下達《采購訂單》，注明采購項目、數(shù)量、單價、交貨地址、聯(lián)系人等信息。（六）貨物/服務驗收操作主體：需求部門申請人+采購部門專員+（如需）質(zhì)量部門到貨驗收：貨物送達后，需求部門與采購部門共同核對：數(shù)量是否與訂單一致；規(guī)格型號、技術參數(shù)是否符合申請要求；外觀是否完好、有無損壞（如有異常需拍照記錄并聯(lián)系供應商處理）。服務驗收：服務類采購（如設備安裝、技術支持）需由需求部門確認服務是否達到約定標準（如安裝調(diào)試完成率、故障響應時間），填寫《服務驗收單》。驗收結(jié)果處理：驗收合格：需求部門、采購部門、（如需）質(zhì)量部門在《驗收單》上簽字確認，貨物入庫或服務確認完成；驗收不合格：注明問題原因（如“質(zhì)量不達標”“數(shù)量短缺”），要求供應商限期整改，整改后重新驗收。（七）財務結(jié)算與資料歸檔操作主體：財務部門專員+采購部門專員結(jié)算資料審核：財務部門核對《采購申請與審批表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等資料是否齊全、信息是否一致（如合同金額與發(fā)票金額匹配）。付款流程：根據(jù)企業(yè)付款周期，通過銀行轉(zhuǎn)賬或支票支付款項，大額付款需附《付款審批單》。資料歸檔：采購部門將全套資料（申請表、審批表、合同、驗收單、發(fā)票、比價記錄等）按“采購項目-日期”分類歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購需永久保存）。三、采購申請與審批表模板采購申請與審批表申請單號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期需求日期資金來源采購類型□物資□服務□工程采購項目明細規(guī)格型號單位數(shù)量需求說明（用途、緊急程度等）附件清單（可附頁）□庫存盤點表□報價單□技術參數(shù)□服務需求書□其他：________審批流程部門負責人意見財務部門意見分管領導意見簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：__________日期：__________日期：__________采購執(zhí)行情況供應商名稱合同號實際金額四、使用規(guī)范與注意事項（一）申請信息填寫規(guī)范采購項目名稱需具體明確（如“A4復印紙”而非“紙張”），規(guī)格型號、數(shù)量、預算等信息需真實準確，不得涂改；確需修改的，需在修改處簽字確認。附件材料需與采購需求直接相關，復印件需注明“與原件一致”并由申請人簽字。（二）審批時效管理各部門需在收到申請表后1個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購需加急處理，標注“特急”可縮短至4小時）；審批環(huán)節(jié)因材料問題駁回的，需一次性告知申請人需補充的全部內(nèi)容，避免反復退回。（三）預算與合規(guī)控制嚴格執(zhí)行“無預算不采購”原則，確因突發(fā)情況需追加預算的，需提前提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可啟動采購流程；單一來源采購（如唯一供應商、專利產(chǎn)品）需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并附證明材料，經(jīng)采購管理委員會審議通過。（四）緊急采購處理因生產(chǎn)經(jīng)營急需（如設備突發(fā)故障需立即更換），可先通過電話向分管領導報備，啟動緊急采購流程，事后24小時內(nèi)補全書面申請及審批手續(xù)