采購(gòu)審批與驗(yàn)收雙層核查工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值說(shuō)明本工具模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品采購(gòu)、生產(chǎn)物料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等場(chǎng)景。通過(guò)“審批層+驗(yàn)收層”雙層核查機(jī)制，可系統(tǒng)化規(guī)范采購(gòu)全流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，保證采購(gòu)需求的合理性、供應(yīng)商選擇的合規(guī)性、到貨物資/服務(wù)質(zhì)量的符合性，有效降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升資金使用效益，同時(shí)為審計(jì)追溯提供完整依據(jù)。二、全流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)需求發(fā)起與初步提報(bào)需求部門發(fā)起：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、技術(shù)參數(shù)、交貨期（針對(duì)采購(gòu)類）及服務(wù)期限（針對(duì)服務(wù)類）等信息，并附相關(guān)支撐材料（如部門負(fù)責(zé)人簽字的需求說(shuō)明、技術(shù)圖紙、比選邀請(qǐng)函等）。需求部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門年度預(yù)算及工作計(jì)劃，簽字批準(zhǔn)后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批層核查（第一層核查）采購(gòu)部門收到需求部門提交的資料后，啟動(dòng)審批層核查，重點(diǎn)對(duì)采購(gòu)流程合規(guī)性、預(yù)算符合性、供應(yīng)商資質(zhì)等進(jìn)行審核：資料完整性核查：檢查《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》及相關(guān)支撐材料是否齊全，關(guān)鍵信息（如名稱、數(shù)量、預(yù)算）是否填寫(xiě)完整、清晰，如有缺失需及時(shí)反饋需求部門補(bǔ)充。預(yù)算合規(guī)性核查：通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)采購(gòu)預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況；若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，按預(yù)算審批流程追加預(yù)算后進(jìn)入下一步。采購(gòu)方式合理性核查：根據(jù)采購(gòu)金額、項(xiàng)目性質(zhì)及單位《采購(gòu)管理辦法》確定采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)、零星采購(gòu)等）：達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的，必須委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)組織招標(biāo)，核查招標(biāo)文件合規(guī)性；未達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)但達(dá)到詢比價(jià)金額的，需至少邀請(qǐng)3家合格供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，留存報(bào)價(jià)記錄及比選過(guò)程材料；零星采購(gòu)（如小額辦公用品），需在合格供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)選擇，留存采購(gòu)小票或收據(jù)。供應(yīng)商資質(zhì)核查：對(duì)意向供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、ISO質(zhì)量體系認(rèn)證等）、信用記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道查詢）進(jìn)行審核，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格及履約能力。審批意見(jiàn)簽署：采購(gòu)部門完成上述核查后，形成《采購(gòu)審批核查表》明確核查結(jié)論（“同意采購(gòu)”“駁回補(bǔ)充資料”“不同意采購(gòu)”），按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。審批通過(guò)后，進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂供應(yīng)商確定：根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)方式確定供應(yīng)商，簽訂《采購(gòu)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款。訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)合同內(nèi)容向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，同步將合同掃描件、訂單復(fù)印件抄送驗(yàn)收部門及財(cái)務(wù)部門。（四）采購(gòu)驗(yàn)收層核查（第二層核查）貨物送達(dá)或服務(wù)完成后，由驗(yàn)收部門（如使用部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)檢部門）聯(lián)合采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門共同開(kāi)展驗(yàn)收層核查，重點(diǎn)核對(duì)物資/服務(wù)與合同的一致性、質(zhì)量達(dá)標(biāo)情況：驗(yàn)收準(zhǔn)備：驗(yàn)收部門收到供應(yīng)商到貨通知后，對(duì)照《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》準(zhǔn)備驗(yàn)收工具（如檢測(cè)設(shè)備、計(jì)量器具），并通知采購(gòu)部門、需求部門（若為專用物資）參與驗(yàn)收。初驗(yàn)（數(shù)量與外觀核查）：數(shù)量核查：核對(duì)送貨單、采購(gòu)訂單、合同中的數(shù)量是否一致，點(diǎn)收物資外觀是否完好、包裝是否無(wú)損，如有短缺或損壞，當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)，要求限期補(bǔ)發(fā)或處理。外觀/資料核查：檢查物資標(biāo)簽、說(shuō)明書(shū)、合格證、出廠檢驗(yàn)報(bào)告等資料是否齊全，與合同約定是否一致（如品牌、型號(hào)、規(guī)格）。復(fù)驗(yàn)（質(zhì)量與功能核查）：物資類：對(duì)需安裝調(diào)試的設(shè)備（如生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備），由使用部門或技術(shù)部門進(jìn)行安裝調(diào)試，測(cè)試設(shè)備功能參數(shù)（如精度、功率、運(yùn)行穩(wěn)定性）是否符合合同要求；對(duì)無(wú)需安裝的物資（如原材料、辦公用品），按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽樣檢測(cè)（如尺寸、材質(zhì)、功能）。服務(wù)類：對(duì)照服務(wù)合同條款，核查服務(wù)內(nèi)容（如培訓(xùn)、維修、咨詢）是否完成、服務(wù)成果（如培訓(xùn)報(bào)告、維修記錄）是否達(dá)標(biāo)、服務(wù)期限是否符合約定。驗(yàn)收結(jié)論形成：驗(yàn)收小組根據(jù)初驗(yàn)、復(fù)驗(yàn)結(jié)果，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收核查表》，明確驗(yàn)收結(jié)論（“驗(yàn)收合格”“驗(yàn)收不合格，需整改后復(fù)驗(yàn)”“驗(yàn)收不合格，拒收”），并由驗(yàn)收組全體成員簽字確認(rèn)。若驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門將《采購(gòu)驗(yàn)收核查表》提交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)；若驗(yàn)收不合格，及時(shí)通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新組織驗(yàn)收；仍不合格的，按合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)、終止合同或追究違約責(zé)任。（五）資料歸檔與后續(xù)跟蹤資料整理歸檔：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)審批核查表》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《送貨單》《采購(gòu)驗(yàn)收核查表》等全過(guò)程資料，按“一采購(gòu)一檔”原則整理存檔，保存期限不少于5年（按單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。問(wèn)題反饋與改進(jìn)：若采購(gòu)或驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)重大問(wèn)題（如供應(yīng)商違約、質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)），采購(gòu)部門需牽頭組織分析原因，形成《采購(gòu)問(wèn)題整改報(bào)告》，優(yōu)化采購(gòu)流程及供應(yīng)商管理機(jī)制。三、核查表模板與填寫(xiě)指南（一）采購(gòu)基本信息匯總表采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)類型（□物資□服務(wù)）預(yù)算金額（元）實(shí)際采購(gòu)金額（元）供應(yīng)商名稱合同編號(hào)需求部門需求聯(lián)系人及電話采購(gòu)部門采購(gòu)經(jīng)辦人采購(gòu)日期驗(yàn)收日期備注：本表為采購(gòu)全過(guò)程信息總覽，由采購(gòu)部門在審批完成后填寫(xiě)，同步抄送驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門。（二）采購(gòu)審批核查表核查環(huán)節(jié)核查內(nèi)容核查結(jié)果（√符合□不符合）備注說(shuō)明資料完整性《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》及支撐材料是否齊全（需求說(shuō)明、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算明細(xì)等）□是□否如缺失：__________________預(yù)算合規(guī)性采購(gòu)金額是否在部門年度預(yù)算內(nèi)；超預(yù)算是否完成預(yù)算調(diào)整流程□是□否超預(yù)算編號(hào)：______________采購(gòu)方式合理性采購(gòu)方式是否符合《采購(gòu)管理辦法》（□招標(biāo)□詢比價(jià)□單一來(lái)源□零星采購(gòu)）□是□否方式依據(jù)：______________供應(yīng)商資質(zhì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄是否有效（□有效□無(wú)效□過(guò)期）□有效□無(wú)效資質(zhì)編號(hào)：______________審批意見(jiàn)□同意采購(gòu)，按流程執(zhí)行□駁回補(bǔ)充資料（需補(bǔ)充：__________________）□不同意采購(gòu)審批人：______________日期：______審批流程：需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______→采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核：__________日期：______→財(cái)務(wù)部門復(fù)核：__________日期：______→分管領(lǐng)導(dǎo)審批：__________日期：______→總經(jīng)理審批：__________日期：______（三）采購(gòu)驗(yàn)收核查表驗(yàn)收信息驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/訂單）驗(yàn)收結(jié)果（√合格□不合格）備注說(shuō)明（如不合格原因、整改要求）物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量核對(duì)送貨單、合同數(shù)量是否一致□合格□不合格短缺/溢余數(shù)量：______外觀/包裝檢查物資外觀、包裝是否完好；資料（合格證、說(shuō)明書(shū)）是否齊全□合格□不合格損壞情況：__________________________質(zhì)量/功能設(shè)備：測(cè)試精度、運(yùn)行穩(wěn)定性等參數(shù)物資：抽樣檢測(cè)材質(zhì)、功能服務(wù)：核查服務(wù)成果□合格□不合格不達(dá)標(biāo)參數(shù)：________________________交貨/服務(wù)期限是否符合合同約定時(shí)間□合格□不合格實(shí)際日期：______驗(yàn)收結(jié)論：□驗(yàn)收合格，同意入庫(kù)/啟用/付款□驗(yàn)收不合格，需整改后復(fù)驗(yàn)（整改期限：______年______月______日）□驗(yàn)收不合格，拒收，聯(lián)系供應(yīng)商處理驗(yàn)收組成員簽字：驗(yàn)收部門（使用部門）：__________日期：______采購(gòu)部門：__________日期：______財(cái)務(wù)部門（若參與）：__________日期：______技術(shù)部門（若參與）：__________日期：______四、使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）嚴(yán)格分離審批與驗(yàn)收職責(zé)審批層（采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、管理層）與驗(yàn)收層（使用部門、質(zhì)檢部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門）必須由不同人員擔(dān)任，避免“既審批又驗(yàn)收”導(dǎo)致監(jiān)督失效。驗(yàn)收部門需獨(dú)立開(kāi)展核查，不得受采購(gòu)部門或供應(yīng)商干擾。（二）保證資料完整性與可追溯性采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)、審批記錄、合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）需原件保存（或掃描件加蓋公章），關(guān)鍵信息（如供應(yīng)商名稱、合同金額、驗(yàn)收結(jié)論）不得涂改。若需修改，需在修改處簽字確認(rèn)并注明日期。（三）規(guī)范處理特殊情況緊急采購(gòu)：因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需無(wú)法履行正常審批流程的，需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)后先行采購(gòu)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)，驗(yàn)收環(huán)節(jié)需重點(diǎn)核查物資質(zhì)量。供應(yīng)商違約：到貨延遲、質(zhì)量不合格等情況，需在《采購(gòu)驗(yàn)收核查表》中詳細(xì)記錄，并第一時(shí)間通知采購(gòu)部