合同審核與簽署流程標準化工具一、適用業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)各類合同的全生命周期管理，覆蓋但不限于以下場景：日常采購類：原材料采購、設(shè)備采購、服務外包（如設(shè)計、保潔、IT運維）等采購合同；業(yè)務合作類：項目合作、市場推廣、渠道代理、聯(lián)營協(xié)議等商業(yè)合作合同；勞動人事類：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、勞務派遣協(xié)議等人事相關(guān)合同；資產(chǎn)處置類：房屋租賃、固定資產(chǎn)買賣、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓/許可等資產(chǎn)類合同；其他專項類：借款合同、擔保合同、捐贈協(xié)議等需標準化管理的其他合同。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與準備發(fā)起主體：由業(yè)務需求部門（如采購部、市場部、人力資源部）指定專人作為合同發(fā)起人，填寫《合同申請單》（見配套表格1）。材料準備：明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）；梳理合同核心條款（合作內(nèi)容、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款/報酬、履行期限、違約責任、爭議解決方式等）；收集支撐材料（如合作意向書、報價單、技術(shù)規(guī)格書、資質(zhì)證明文件等）。模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板庫（如采購合同模板、勞動合同模板），若需定制模板，需經(jīng)法務部門審核通過后方可使用。（二）合同審核（多級審核機制）1.初審（業(yè)務部門審核）審核人：業(yè)務部門負責人*審核要點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，合作條款是否合理；合作方資質(zhì)是否齊全（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、履約能力證明等）；價款/報酬、履行期限、交付標準等業(yè)務條款是否明確；是否存在超出部門權(quán)限的條款（如大額付款、長期合作等）。輸出結(jié)果：初審通過后，在《合同審核表》（見配套表格2）中簽署意見并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過時，注明修改意見退回發(fā)起人。2.復審（法務部門審核）審核人：法務專員*審核要點：合同主體、內(nèi)容是否合法合規(guī)，是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度；條款是否完整（如必備條款：當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決等）；權(quán)利義務是否對等，是否存在法律風險（如免責條款、管轄約定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）；文字表述是否準確、無歧義，避免模糊用語（如“大概”“左右”）。輸出結(jié)果：復審通過后，簽署意見流轉(zhuǎn)至審批環(huán)節(jié)；不通過時，出具《法律審核意見書》，詳細列明修改項，發(fā)起人據(jù)此修訂后重新提交。3.終審（管理層審批）審批人：根據(jù)合同金額及重要性確定（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理*）；金額≤5萬元：部門總監(jiān)審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管副總審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理審批。審批要點：合項是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及年度經(jīng)營目標；成本效益是否合理，投入產(chǎn)出是否匹配；涉及重大合作或風險較高的合同，需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。輸出結(jié)果：審批通過后，進入簽署環(huán)節(jié)；不通過時，終止流程并說明原因。（三）合同簽署簽署方式：電子簽署：優(yōu)先采用企業(yè)認證的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實、合同文件不可篡改；紙質(zhì)簽署：對于必須簽署紙質(zhì)合同的，需打印正本（一式X份，根據(jù)合作方及存檔需求確定），由法定代表人或授權(quán)代表*簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章。簽署規(guī)范：紙質(zhì)合同簽署頁需包含合同編號、合同名稱、簽署日期、雙方當事人信息（名稱、蓋章/簽字處）；授權(quán)代表簽署時，需提供《授權(quán)委托書》（見配套表格3），明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限；公章使用需符合企業(yè)《公章管理辦法》，嚴禁在空白合同或未審核通過的合同上蓋章。（四）合同歸檔與管理歸檔責任：合同簽署完成后，由發(fā)起人負責收集合同正本（紙質(zhì)）或電子文件，在3個工作日內(nèi)提交至檔案管理部門。歸檔內(nèi)容：合同正本（紙質(zhì)）或電子簽署版PDF文件；《合同申請單》《合同審核表》《法律審核意見書》（若有）、《授權(quán)委托書》（若有）及其他支撐材料（如報價單、合作協(xié)議等）。歸檔要求：按合同編號分類存放，編號規(guī)則：年份（4位）+部門代碼（2位）+合同類型代碼（2位）+流水號（3位，如“HT-2024-CG-001”）；建立電子臺賬，記錄合同編號、名稱、合作方、簽署日期、金額、履行期限、歸檔日期、保管人等信息（見配套表格4）；保管期限：根據(jù)合同類型及法律法規(guī)要求確定（如勞動合同保管期限為勞動關(guān)系終止后50年，一般商業(yè)合同保管期限不少于10年）。三、配套工具表格表1：合同申請單合同編號合同名稱合作方名稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼業(yè)務類型（采購/合作/人事等）合同金額（元）履行期限發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系電話提交日期合同核心條款摘要合作內(nèi)容：標的/服務描述：價款及支付方式：主要權(quán)利義務：備注：支撐材料清單□合作方資質(zhì)證明□報價單□技術(shù)協(xié)議□其他：________表2：合同審核表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見初審（業(yè)務部門）復審（法務部門）終審（管理層）初審意見（可勾選）□同意□修改后重審□不同意具體修改意見：審核人簽字：________復審意見（可勾選）□同意□修改后重審□不同意法律風險點及修改建議：審核人簽字：________終審意見（可勾選）□批準□不批準審批意見：審批人簽字：________表3：授權(quán)委托書授權(quán)人信息單位名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：法定代表人：職務：受托人信息姓名：職務：身份證號：聯(lián)系方式：授權(quán)事項委托受托人代表本單位處理：________________________合同（合同編號：________）的簽署及相關(guān)事宜。授權(quán)范圍□代為簽署合同□代為收取款項□代為辦理履約手續(xù)□其他：________授權(quán)期限自_年_月_日至_年_月_日聲明本委托書在委托人授權(quán)范圍內(nèi)由受托人簽署，由此產(chǎn)生的法律責任由委托人承擔。授權(quán)人（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：表4：合同歸檔清單歸檔日期合同編號合同名稱合作方簽署日期金額（元）履行期限檔案編號保管人歸檔狀態(tài)（已歸檔/借出）借閱記錄（若有）四、關(guān)鍵風險提示（一）合規(guī)性優(yōu)先合同內(nèi)容必須符合《民法典》《公司法》《勞動合同法》等法律法規(guī)，嚴禁簽訂“陰陽合同”“虛假合同”；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療、金融）的合同，需保證合作方具備相應行業(yè)資質(zhì)，條款符合行業(yè)監(jiān)管要求。（二）流程完整性嚴禁跳過審核環(huán)節(jié)直接簽署，嚴禁在未終審的情況下蓋章；電子簽署需留存完整的簽署日志（含簽署人身份、時間、IP地址等信息）。（三）信息準確性合作方信息需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實，避免與虛假主體簽約；合同關(guān)鍵條款（如金額、日期、數(shù)量）需經(jīng)發(fā)起人、審核人雙重核對，保證與支撐材料一致。（四）時效性管理合同審核需在收到完整材料后2個工作日內(nèi)完成（緊急合同可加急，但需注明“急件