房地產(chǎn)項目開發(fā)檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的與意義房地產(chǎn)項目開發(fā)檔案（以下簡稱“項目檔案”）是項目在策劃、立項、勘察、設計、招投標、施工、監(jiān)理、竣工驗收、交付使用及后期運營等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。規(guī)范項目檔案管理，旨在確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，為項目建設、運營維護、權屬登記、審計監(jiān)察、歷史追溯及企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，是提升項目管理水平、保障企業(yè)合法權益的基礎性工作。（二）基本原則項目檔案管理應遵循以下原則：1.統(tǒng)一領導，分級負責：企業(yè)應明確檔案管理的牽頭部門，各項目團隊及相關業(yè)務部門分工協(xié)作，共同做好檔案管理工作。2.全程管理，源頭控制：檔案管理應貫穿項目開發(fā)全過程，從文件材料形成之初就進行規(guī)范，確保其符合歸檔要求。3.真實準確，完整規(guī)范：歸檔的文件材料必須真實反映項目實際情況，內(nèi)容準確無誤，手續(xù)齊全，符合國家及行業(yè)有關規(guī)范標準。4.安全保密，便于利用：建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施保護檔案實體與信息安全，同時優(yōu)化檢索體系，方便檔案的合理利用。（三）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)所有房地產(chǎn)開發(fā)項目的檔案管理工作，包括但不限于住宅、商業(yè)、辦公、綜合體等各類項目。參與項目開發(fā)建設的各相關單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理、咨詢等）在項目實施過程中形成的、需向建設單位移交的檔案，亦應參照本規(guī)范執(zhí)行。二、組織與職責（一）管理機構與人員1.企業(yè)層面：建議由企業(yè)綜合管理部門或指定專門的檔案管理部門（以下統(tǒng)稱“檔案管理部門”）作為項目檔案管理的歸口管理部門，負責制定和完善企業(yè)檔案管理制度、標準和流程，對各項目檔案工作進行監(jiān)督、指導、培訓和檢查。2.項目層面：項目經(jīng)理部（或項目公司）應設立檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案管理人員（以下簡稱“項目檔案員”），在項目經(jīng)理領導下，具體負責本項目各類檔案的收集、整理、暫存、移交前的保管及向企業(yè)檔案管理部門或城建檔案館的移交工作。項目各職能部門（如工程、設計、成本、營銷等）應指定專人（通常為部門內(nèi)勤或業(yè)務骨干）負責本部門形成文件材料的積累、整理和向項目檔案員移交。（二）主要職責1.檔案管理部門職責：*貫徹執(zhí)行國家及地方有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。*制定企業(yè)檔案管理規(guī)章制度和工作細則，并組織實施。*負責企業(yè)總部形成檔案的管理，以及對各項目檔案工作的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。*組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和學習交流。*負責需永久、長期保存檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。*指導和協(xié)助項目完成向城建檔案館等外部機構的檔案移交。2.項目經(jīng)理部職責：*貫徹執(zhí)行企業(yè)檔案管理規(guī)定，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。*配備合格的項目檔案員，提供必要的工作條件。*組織、協(xié)調項目各部門及參建單位做好文件材料的形成、積累、收集、整理和歸檔工作。*對項目歸檔文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性進行審核。*負責項目建設期檔案的安全保管，并按規(guī)定期限向企業(yè)檔案管理部門或城建檔案館移交。3.項目檔案員職責：*具體執(zhí)行項目檔案管理的各項工作。*指導項目各部門及參建單位的文件材料形成和整理。*負責項目各類文件材料的收集、初步審核、分類、整理、編目、裝訂和保管。*建立項目檔案管理臺賬，做好檔案的接收、移交登記。*協(xié)助進行項目檔案的驗收和移交工作。4.項目各業(yè)務部門及參建單位職責：*負責本部門（單位）在項目實施過程中形成的各類文件材料的及時收集、系統(tǒng)整理和規(guī)范積累。*確保文件材料的真實性、準確性、完整性，并在規(guī)定時間內(nèi)向項目檔案員移交。*對移交的文件材料質量負責。三、檔案的形成與收集（一）檔案的形成要求1.規(guī)范性：文件材料的形成應符合國家及行業(yè)相關標準規(guī)范，格式統(tǒng)一，內(nèi)容完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。手寫文件應使用不易褪色的藍黑墨水或碳素墨水。2.載體要求：重要文件材料應采用耐久性強的載體，如紙張、光盤、硬盤等。電子文件的形成應符合電子檔案管理的相關要求，確保其長期可讀性。3.原始性：歸檔文件材料應以原始件為主，復印件一般不得作為歸檔依據(jù)（有特殊規(guī)定的除外）。如原始件確需留存他處或有特殊情況，應在復印件上注明原件保管單位或原因，并由相關負責人簽字確認。（二）檔案的收集范圍與時間1.收集范圍：項目檔案收集范圍應覆蓋項目開發(fā)全過程，主要包括但不限于以下內(nèi)容：*項目前期階段：項目建議書、可行性研究報告、項目核準/備案文件、土地使用權獲取文件、規(guī)劃審批文件（含規(guī)劃條件、選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等）、環(huán)評、能評、安評等各類審批及支撐性文件，以及相關的合同、協(xié)議等。*勘察設計階段：工程地質勘察報告、地形測繪資料、方案設計、初步設計、施工圖設計及各類設計變更、圖紙會審記錄、技術交底記錄等。*招投標與合同階段：招標公告、招標文件、投標文件、中標通知書、各類工程合同、采購合同、咨詢服務合同等及其附件、補充協(xié)議。*工程建設階段：施工組織設計、開工報告、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、施工日志、監(jiān)理日志、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄、質量評定資料、材料設備出廠合格證及檢驗報告、試驗記錄、工程聯(lián)系單、監(jiān)理通知單及回復、工程款支付文件、安全文明施工資料等。*竣工驗收階段：竣工圖、竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、各專項驗收（消防、環(huán)保、規(guī)劃核實等）文件、工程質量保修書、竣工結算報告及審計報告等。*項目運營與交付階段：產(chǎn)權初始登記資料、房屋測繪報告、業(yè)主入住資料、物業(yè)管理委托合同、維修保養(yǎng)記錄等。*其他：項目重要會議紀要、對外往來函件、宣傳推廣資料、財務文件（按財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行）、聲像資料（照片、視頻等）及電子檔案等。2.收集時間：*項目各部門及參建單位應在相關工作完成后及時收集、整理所形成的文件材料。*對于周期較長的工作，應分階段收集。*各類合同、協(xié)議在簽訂生效后一周內(nèi)，應將正本或副本一份移交項目檔案員。*工程技術文件、驗收記錄等應在該項工作完成后及時收集，最遲不應超過該項工作完成后一個月。*竣工圖及竣工驗收相關文件應在項目竣工驗收后規(guī)定時間內(nèi)（通常為三個月內(nèi)，具體可根據(jù)項目大小和復雜程度確定）收集齊全。3.收集要求：*項目檔案員應主動跟蹤項目進展，及時提醒和督促各部門及參建單位按時移交文件材料。*移交文件材料時，應辦理交接手續(xù)，填寫《文件材料移交清單》，雙方簽字確認。*對收集到的文件材料，項目檔案員應初步檢查其完整性、規(guī)范性，對不符合要求的應退回形成單位或部門補充完善。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案分類項目檔案的分類應遵循項目的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，便于管理和利用。建議采用“項目階段-專業(yè)/部門”或“專業(yè)/部門-項目階段”的二級分類法，或參照國家、行業(yè)相關檔案分類標準（如《建設項目檔案管理規(guī)范》DA/T28）進行細化。常用的分類可包括：綜合管理類、前期審批類、勘察設計類、招投標與合同類、工程施工類（可按單位工程或專業(yè)細分）、監(jiān)理類、竣工圖類、竣工驗收類、聲像類、電子檔案類等。（二）檔案編號檔案編號應具有唯一性和可追溯性，便于識別、檢索和管理。編號規(guī)則可由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一制定，通常包含項目代號、分類代號、年度、案卷順序號等要素。例如：“XM-前期-年份-順序號”。（三）文件材料的排列與編目1.排列：同一案卷內(nèi)的文件材料應按照其形成的時間順序或邏輯關系（如批復在前、請示在后；正文在前、附件在后；主件在前、底稿在后；圖紙按圖號順序排列）進行系統(tǒng)排列。2.編目：*頁號編寫：除空白頁、封面、卷內(nèi)目錄、備考表外，案卷內(nèi)每份文件材料均應編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角，雙面書寫文件正面在右下角，背面在左下角。*卷內(nèi)目錄編制：卷內(nèi)目錄應包含序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等要素。文件題名應準確反映文件內(nèi)容。*備考表編制：備考表置于案卷末頁，用于說明案卷內(nèi)文件材料的完整性、缺損情況、修改補充情況及其他需要說明的事項，并由立卷人、檢查人簽字，注明立卷日期。（四）案卷裝訂與裝盒1.裝訂：歸檔文件材料應去除金屬物，對破損文件應進行修補。裝訂方式可采用線裝或膠裝，做到整齊、牢固，便于翻閱。圖紙一般不裝訂，可折疊成A4幅面（圖標欄外露）后裝入圖盒或卷夾。2.裝盒：整理好的案卷應裝入符合標準的檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊各項內(nèi)容（包括項目名稱、案卷題名、案卷號、起止日期、保管期限等）。（五）歸檔驗收項目檔案在正式移交前，應由項目經(jīng)理部組織項目檔案員及相關業(yè)務部門負責人進行內(nèi)部審核驗收。重點檢查檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及安全性。驗收合格后，方可按規(guī)定向企業(yè)檔案管理部門或城建檔案館移交。五、檔案的保管與保護（一）庫房要求檔案庫房應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。保持適宜的溫度（14-24℃）和相對濕度（45-60%）。庫房應專用，不得存放與檔案無關的物品。（二）設備與裝具配備必要的檔案裝具，如檔案柜（架）、檔案盒、卷夾、圖紙柜等，且應符合國家標準。根據(jù)需要配置溫濕度調控設備、消防器材、防蟲防霉藥劑、防盜報警裝置等。（三）保管期限項目檔案的保管期限應根據(jù)其價值確定，一般分為永久、長期（通常為項目使用壽命或50年）、短期（通常為20年）。具體劃分標準可參照國家及行業(yè)相關規(guī)定，并結合企業(yè)實際制定。（四）安全保密嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，建立檔案借閱、復制、銷毀等環(huán)節(jié)的審批手續(xù)。檔案管理人員應嚴守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉密檔案應單獨管理，采取更嚴格的保密措施。（五）定期檢查與維護檔案管理部門應定期對所保管的檔案進行清點核對和狀況檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍與手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須憑有效工作證件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)相關負責人批準后，方可查閱。查閱涉密檔案或重要檔案，須經(jīng)更高層級負責人批準。2.外部單位或人員查閱檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，說明查閱目的和范圍，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門負責人及相關業(yè)務部門負責人批準。3.檔案一般不得帶出檔案庫房。確因工作需要借出的，須經(jīng)企業(yè)分管領導批準，嚴格限定借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。檔案借出期間，借閱人應妥善保管，不得轉借、復制、勾畫、涂改、抽換。（二）利用方式檔案利用可采取查閱、復制、摘錄、提供證明等方式。復制檔案須經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理人員負責復制，復制件須加蓋檔案證明章。（三）利用登記與反饋建立檔案利用登記簿，詳細記錄利用者、利用目的、利用檔案內(nèi)容、利用時間、復制數(shù)量等信息。鼓勵利用者對檔案利用效果進行反饋，以便改進檔案管理工作。七、檔案的信息化管理（一）電子檔案的形成與歸檔積極推進項目檔案的電子化管理。在項目開發(fā)過程中，應鼓勵形成電子文件，并確保其真實性、完整性、可用性和安全性。電子檔案的歸檔應符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等相關標準，確保其長期可讀。（二）檔案管理系統(tǒng)企業(yè)應根據(jù)實際情況，逐步建立或引進專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)（DMS/EDMS），實現(xiàn)檔案的數(shù)字化著錄、存儲、檢索、利用、流轉和安全管理。系統(tǒng)應具備權限控制、日志管理、備份恢復等功能。（三）數(shù)字化加工與著錄對于傳統(tǒng)載體的檔案，應根據(jù)需要逐步進行數(shù)字化掃描、著錄，建立數(shù)字檔案庫。數(shù)字化加工應符合相關技術標準，確保掃描圖像清晰、完整，元數(shù)據(jù)著錄準確、規(guī)范。（四）數(shù)據(jù)備份與安全電子檔案和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)應定期進行備份，并采取異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。加強信息系統(tǒng)安全防護，防止病毒感染和黑客攻擊。八、檔案管理的驗收與評估（一）項目檔案專項驗收根據(jù)國家相關規(guī)定，重大建設項目檔案應進行專項驗收。企業(yè)應積極配合政府相關部門組織的檔案專項驗收工作，對驗收中提出的問題及時進行整改。（二）企業(yè)內(nèi)部評估與考核企業(yè)檔案