合同管理標準化文檔一、適用場景與價值定位本標準化文檔適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團型公司）的合同全生命周期管理場景，涵蓋合同起草、審核、簽署、履行、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體包括但不限于：業(yè)務場景：采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、保密協(xié)議等標準化文本的制定與管理；部門協(xié)作：業(yè)務部門發(fā)起合同需求、法務部門審核法律風險、財務部門審核資金條款、管理層審批決策的跨部門協(xié)同流程；管理目標：通過統(tǒng)一規(guī)范降低合同法律風險，提高審批效率，保證合同條款合規(guī)性，實現(xiàn)合同信息可追溯、可管理。二、標準化管理操作流程（一）合同需求發(fā)起與起草需求提出業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如客戶采購、供應商合作、項目外包等），填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、交易內(nèi)容、標的物規(guī)格/服務標準、合同金額、履行期限、付款方式等核心要素。示例：銷售部門與客戶*公司簽訂產(chǎn)品銷售合同時需注明產(chǎn)品型號、數(shù)量、單價、交貨地點、驗收標準、質(zhì)保期等。合同起草業(yè)務部門依據(jù)《合同需求申請表》，使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》）起草合同文本。起草要求：合同名稱需準確反映合同性質(zhì)（如“產(chǎn)品銷售合同”“項目服務合同”）；雙方主體信息需完整（全稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等，聯(lián)系方式用“聯(lián)系人：*”代替）；核心條款（標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任、爭議解決方式）需明確無歧義；引用企業(yè)標準條款（如“質(zhì)量標準符合GB/T19001-2016”）或行業(yè)規(guī)范。（二）合同審核與修訂部門初審業(yè)務負責人對合同內(nèi)容的真實性、完整性進行審核，重點核查交易需求與合同條款的一致性（如數(shù)量、金額是否與需求申請表匹配），簽字確認后提交至法務部門。法務審核法務部門（或法務專員*）從法律角度審核合同，重點關(guān)注：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)企業(yè)，是否具備相應資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需許可證）；條款合法性：是否存在無效格式條款（如“爭議解決僅由甲方所在地法院管轄”可能被認定為排除主要權(quán)利）、違約責任是否明確且合理；權(quán)利義務對等性：雙方責任、風險是否分配公平，避免“霸王條款”；爭議解決方式：明確約定仲裁（如“提交仲裁委員會仲裁”）或訴訟管轄法院（如“被告所在地人民法院”）。法務部門出具《合同審核意見表》，對存在問題的條款標注修改建議，反饋至業(yè)務部門修訂。財務審核財務部門審核合同中的資金條款，包括：價款構(gòu)成是否清晰（如是否包含稅費、運費等）；付款條件與進度是否合理（如預付款比例≤30%，驗收后支付尾款）；發(fā)票類型、開具時間是否符合財稅規(guī)定。財務審核通過后，提交至管理層審批。（三）合同審批與簽署管理層審批根據(jù)合同金額及重要性，分級審批（示例）：金額≤10萬元：部門負責人+分管副總*審批；10萬元＜金額≤50萬元：部門負責人+分管副總+總經(jīng)理*審批；金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批通過后，在《合同審批單》簽字確認；審批不通過的，退回業(yè)務部門重新修訂。合同簽署審批通過后，由授權(quán)簽署人（如法定代表人、總經(jīng)理授權(quán)代表*）在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）。簽署要求：合同文本一式N份（通常為甲乙雙方各執(zhí)1份，企業(yè)歸檔2份，財務、法務部門各存1份）；加蓋公章時需保證清晰、不壓蓋文字，騎縫章（多頁合同需加蓋）齊全；簽署完成后3個工作日內(nèi)，將合同原件分送至法務、財務、業(yè)務部門歸檔。（四）合同履行與跟蹤履行監(jiān)控業(yè)務部門作為合同履行主責部門，需建立《合同履行跟蹤表》，實時記錄合同履行進度（如生產(chǎn)進度、發(fā)貨時間、驗收節(jié)點、付款進度）。履行過程中，若出現(xiàn)對方違約（如延遲交貨、質(zhì)量不達標）或不可抗力（如自然災害導致無法履行），需及時書面通知法務及財務部門，并收集證據(jù)（如驗收報告、溝通記錄）。變更與解除合同履行需變更的，由雙方協(xié)商一致簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如金額、履行期限）、生效條件（雙方簽字蓋章后生效），并履行原審批流程。合同需解除的，依據(jù)約定或法定程序簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除日期、已履行部分的處理方式、違約責任承擔等，避免后續(xù)糾紛。（五）合同歸檔與管理歸檔整理合同履行完畢或解除后，業(yè)務部門在10個工作日內(nèi)完成合同歸檔，歸檔材料包括：合同正本及副本（含附件、變更/解除協(xié)議）；《合同審批單》《合同審核意見表》；需求申請表、履行過程中的關(guān)鍵證據(jù)（如驗收報告、付款憑證）。歸檔要求：按“合同編號”分類存放，編號規(guī)則為“年份-部門代碼-合同類型順序號”（如“2024-SALES-001”），建立電子臺賬與紙質(zhì)檔案雙備份。檔案查閱合同檔案由法務部門（或行政部）統(tǒng)一保管，內(nèi)部因工作需要查閱的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后查閱；外部查閱需提供法院調(diào)令、律師函等法定文件。三、核心管理工具模板模板一：合同臺賬表合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱簽訂日期合同金額（元）合同類型履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/解除）負責人歸檔日期2024-PUR-001原材料采購合同*有限公司*科技有限公司2024-03-15500,000采購合同履行中*主管-2024-SALES-002產(chǎn)品銷售合同*集團股份有限公司*商貿(mào)有限公司2024-04-021,200,000銷售合同已完成*經(jīng)理2024-05-10模板二：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間備注（如修改要求）部門初審業(yè)務負責人*同意，提交法務2024-03-10-法務審核法務專員*建議補充質(zhì)保條款2024-03-12增加“質(zhì)保期12個月，免費維修”財務審核財務經(jīng)理*同意付款方式2024-03-13-總經(jīng)理審批總經(jīng)理*同意簽署2024-03-14-模板三：合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人履行情況說明（如“已發(fā)貨，物流單號：*”）異常記錄及處理2024-PUR-001原材料生產(chǎn)2024-03-202024-03-22*工程師因設(shè)備延遲，生產(chǎn)完成時間順延2天已與供應商協(xié)商，同意延遲交貨2024-PUR-001驗收入庫2024-03-252024-03-25*主管質(zhì)檢合格，入庫完成無四、關(guān)鍵風險控制要點（一）條款審核核心要點主體資格：避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約（如分公司未經(jīng)授權(quán)簽訂的合同可能無效）；金額與時間：價款、履行期限等數(shù)字需大寫+小寫雙重標注，避免涂改爭議；違約責任：明確違約情形（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）及責任上限（如“違約金不超過合同總額的20%”）；爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄或熟悉行業(yè)的仲裁機構(gòu)，降低異地維權(quán)成本。（二）印章與簽署規(guī)范印章管理：嚴禁使用未經(jīng)備案的印章（如“財務專用章”代替“合同專用章”），印章使用需登記《印章使用臺賬》，記錄用印人、用印事由、用印日期；簽署效力：非法定代表人簽署時，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限），避免無權(quán)代理風險。（三）履行跟蹤與異常處理證據(jù)留存：履行過程中的溝通記錄（郵件、函件）、驗收單、付款憑證等需書面化保存，電子證據(jù)需公證（如聊天記錄截圖）；違約應對：對方違約時，應在