合同審批及歸檔資料管理規(guī)范一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類(lèi)企業(yè)（含事業(yè)單位、社會(huì)組織）在業(yè)務(wù)開(kāi)展中涉及的合同審批、簽署、歸檔全流程管理，覆蓋但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同等各類(lèi)協(xié)議類(lèi)文件。具體場(chǎng)景包括：業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同：如市場(chǎng)部簽訂廣告服務(wù)合同、采購(gòu)部簽訂物資采購(gòu)合同、行政部簽訂辦公場(chǎng)地租賃合同等；跨部門(mén)協(xié)同審批：需業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)等多環(huán)節(jié)審核的業(yè)務(wù)合作；合同履行完畢歸檔：合同終止或履行完成后，相關(guān)資料的整理、存儲(chǔ)與后續(xù)管理；歷史合同查閱與追溯：因?qū)徲?jì)、糾紛處理、業(yè)務(wù)復(fù)盤(pán)等需要調(diào)取合同檔案的情況。二、合同審批與歸檔全流程操作指南（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備發(fā)起主體：由合同業(yè)務(wù)部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、項(xiàng)目部）指定專(zhuān)人作為合同經(jīng)辦人，發(fā)起審批流程。材料準(zhǔn)備：填寫(xiě)《合同審批申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板一），明確合同名稱(chēng)、對(duì)方主體信息、合同金額、履行期限、核心條款（如付款方式、違約責(zé)任）等；提供合同草案（需為最終版，標(biāo)注修訂痕跡），附對(duì)方主體資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)，加蓋對(duì)方公章）；涉及技術(shù)附件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等補(bǔ)充材料的，需一并提交。前置審核：對(duì)方主體資質(zhì)由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，保證對(duì)方具備履約能力（如查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營(yíng)范圍、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)）；涉及金額較大或重要業(yè)務(wù)（如單筆合同金額超過(guò)10萬(wàn)元），需提前通過(guò)法務(wù)部門(mén)進(jìn)行主體資格復(fù)核。（二）多級(jí)審批流程根據(jù)合同金額、類(lèi)型及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，實(shí)行分級(jí)審批，流程如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整審批節(jié)點(diǎn)）：審批環(huán)節(jié)責(zé)任主體審核要點(diǎn)部門(mén)初審業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人1.業(yè)務(wù)需求真實(shí)性、合同條款與業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配度；2.對(duì)方資質(zhì)及履約能力；3.履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)合理性。法務(wù)審核法務(wù)部門(mén)（或法務(wù)專(zhuān)員）1.合同條款合法性、合規(guī)性（如是否符合《民法典》《公司法》等規(guī)定）；2.權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性；3.爭(zhēng)議解決方式（如仲裁/訴訟）約定是否明確。財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門(mén)1.付款方式、進(jìn)度與財(cái)務(wù)預(yù)算匹配度；2.發(fā)票開(kāi)具要求、稅務(wù)處理合規(guī)性；3.涉及保函、保證金等條款的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。分管領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)分管副總經(jīng)理/總監(jiān)1.合同金額與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略一致性；2.資源配置（如人力、資金）可行性；3.對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的影響評(píng)估?？偨?jīng)理/最終審批人總經(jīng)理（或按權(quán)限劃分的負(fù)責(zé)人）1.重大合同（如金額超過(guò)50萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)）的整體風(fēng)險(xiǎn)把控；2.超出部門(mén)權(quán)限事項(xiàng)的最終確認(rèn)。注意事項(xiàng)：審批環(huán)節(jié)需在《合同審批申請(qǐng)表》中簽署明確意見(jiàn)（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），不得僅簽名不提意見(jiàn)；法務(wù)或財(cái)務(wù)審核提出修改意見(jiàn)的，經(jīng)辦人需根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整合同草案，重新發(fā)起對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)審批，直至所有審核通過(guò)；特急合同可啟動(dòng)“綠色通道”，但需經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)，事后補(bǔ)齊全流程審批手續(xù)。（三）合同簽署與用印管理簽署準(zhǔn)備：審批通過(guò)后，經(jīng)辦人聯(lián)系對(duì)方確認(rèn)最終合同文本，明確簽署份數(shù)（通常一式3-5份，含正本、副本、歸檔份）。用印申請(qǐng)：填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板二），附經(jīng)審批通過(guò)的《合同審批申請(qǐng)表》及最終合同文本，按企業(yè)用印管理制度（如“先審批后用印”“誰(shuí)審批誰(shuí)負(fù)責(zé)”）申請(qǐng)用印。簽署規(guī)范：合同需由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同專(zhuān)用章（個(gè)人需提供身份證復(fù)印件及授權(quán)委托書(shū)，法人需提供法定代表人身份證明）；簽署過(guò)程中需核對(duì)文本一致性，避免涂改（如有涂改，需雙方在涂改處蓋章/簽字確認(rèn)）；簽署完成后，經(jīng)辦人收回所有合同正本及副本，核對(duì)無(wú)誤后分發(fā)給相關(guān)部門(mén)（如原件1份交財(cái)務(wù)、1份交業(yè)務(wù)部門(mén)、1份交歸檔部門(mén)）。（四）合同履行與資料整理履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)），及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)異常情況（如對(duì)方違約、履行延遲）。資料歸集：合同履行過(guò)程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、驗(yàn)收單、付款憑證、往來(lái)函件等紙質(zhì)及電子資料，由經(jīng)辦人整理齊全，與合同正本一并存放，保證“一事一檔”。（五）歸檔與日常管理歸檔時(shí)限：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人將合同及相關(guān)資料移交至行政部（或檔案管理部門(mén)）歸檔。歸檔流程：移交：經(jīng)辦人填寫(xiě)《合同歸檔移交清單》（見(jiàn)模板三），列明歸檔資料名稱(chēng)、份數(shù)、日期，與行政部檔案員共同核對(duì)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)；分類(lèi)編號(hào)：檔案員按“合同類(lèi)型-年份-流水號(hào)”規(guī)則編號(hào)（如“采-2024-001”），登記《合同歸檔臺(tái)賬》（見(jiàn)模板四），錄入檔案管理系統(tǒng)；存儲(chǔ)管理：紙質(zhì)合同：裝入檔案盒，標(biāo)注“合同編號(hào)-合同名稱(chēng)”，存入專(zhuān)用檔案柜，防火、防潮、防蟲(chóng)；電子合同：掃描為PDF格式（含簽字蓋章頁(yè)），加密存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器或云盤(pán)，與紙質(zhì)檔案同步備份。保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及合同類(lèi)型確定，一般合同保管期限為10年，重大合同（如融資、并購(gòu)）、勞動(dòng)合同等保管期限為長(zhǎng)期（至合同終止后10年）。三、常用管理表格模板模板一：合同審批申請(qǐng)表合同名稱(chēng)合同編號(hào)（暫定）對(duì)方主體信息單位名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼法定代表人授權(quán)代表（簽字）地址/聯(lián)系電話合同類(lèi)型□采購(gòu)□銷(xiāo)售□服務(wù)□租賃□其他合同核心信息合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性□分期□其他：________核心條款摘要（可附頁(yè)）1.交付標(biāo)準(zhǔn)/服務(wù)內(nèi)容：________2.違約責(zé)任：________3.爭(zhēng)議解決：________附件清單□合同草案□對(duì)方資質(zhì)□技術(shù)附件□其他：________審批意見(jiàn)欄業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________法務(wù)審核簽字：________日期：________財(cái)務(wù)審核簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批簽字：________日期：________模板二：合同用印申請(qǐng)表合同名稱(chēng)合同編號(hào)用印事由□合同簽署□補(bǔ)充協(xié)議□變更函□其他：________用印份數(shù)________份用印類(lèi)型□公章□合同專(zhuān)用章□財(cái)務(wù)專(zhuān)用章□其他：________擬用印日期________年__月__日合同關(guān)鍵頁(yè)信息甲方（我方）名稱(chēng)乙方（對(duì)方）名稱(chēng)合同金額履行期限用印內(nèi)容（可附頁(yè)）需加蓋印章的頁(yè)面：________（如首頁(yè)、簽字頁(yè)、蓋章頁(yè)）審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________行政部審核簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批簽字：________日期：________用印記錄實(shí)際用印日期：________用印人：________模板三：合同歸檔移交清單移交部門(mén)業(yè)務(wù)部移交人________接收日期________年__月__日序號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)歸檔資料名稱(chēng)份數(shù)備注1采-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同合同正本12采-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照1加蓋公章復(fù)印件3采-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收單12024年__月__日4采-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同付款憑證1發(fā)票號(hào)：________………………移交人簽字_____________接收人簽字_____________檔案員簽字_____________模板四：合同歸檔臺(tái)賬歸檔編號(hào)合同名稱(chēng)合同類(lèi)型簽訂日期履行期限保管期限存放位置備注采-2024-001辦公設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)2024-01-152024-01-15至2024-07-1510年檔案柜A-01-01已履行完畢銷(xiāo)-2024-003產(chǎn)品銷(xiāo)售合同銷(xiāo)售2024-02-202024-02-20至2025-02-20長(zhǎng)期檔案柜B-02-03履行中……四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)審批閉環(huán)管理：嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“跳環(huán)節(jié)審批”，所有合同必須完成全流程審批后方可簽署；資料完整性：歸檔資料需包含“合同文本+審批文件+對(duì)方資質(zhì)+履行憑證”，缺一不可，保證可追溯；權(quán)限清晰化：明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限（如金額分級(jí)審批），避免越權(quán)審批或推諉責(zé)任；電子與紙質(zhì)同步：重要合同需同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版，電子版需定期（每季度）檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)與防范主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方為無(wú)民事行為能力人或超越權(quán)限簽訂合同，可能導(dǎo)致合同無(wú)效——防范措施：簽訂前核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)，必要時(shí)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用；條款漏洞風(fēng)險(xiǎn)：合同條款模糊（如“驗(yàn)收合格后付款”未明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），易引發(fā)糾紛——防范措施：法務(wù)部門(mén)審核時(shí)重點(diǎn)關(guān)注權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款，避免歧義表述；歸檔缺失風(fēng)險(xiǎn)：合同履行過(guò)程中資料散失，導(dǎo)致審計(jì)或糾紛時(shí)無(wú)