企業(yè)文件管理控制程序手冊---企業(yè)文件管理控制程序手冊一、目的為規(guī)范公司各類文件的創(chuàng)建、流轉、使用、保管、歸檔及銷毀等全過程管理，確保文件的真實性、準確性、完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司運營活動的有序進行及知識資產(chǎn)的有效保護與傳承，特制定本程序。二、適用范圍本程序適用于公司內(nèi)部所有業(yè)務、管理、技術類文件（包括電子文件與紙質文件）的產(chǎn)生、審批、發(fā)布、分發(fā)、使用、更改、作廢、歸檔和銷毀等管理活動。公司全體員工均須遵守本程序的規(guī)定。三、術語與定義1.文件：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、研發(fā)等各項活動中形成的，具有保存價值的各類信息記錄，包括但不限于制度、流程、規(guī)范、報告、合同、圖紙、方案、會議紀要、通知、函件等，其載體形式可以是紙質、電子文檔、光盤、U盤等。2.受控文件：指對公司運營、質量管理、安全生產(chǎn)等關鍵環(huán)節(jié)具有重要指導或約束作用，需要進行嚴格版本控制、分發(fā)控制和更改控制的文件。3.非受控文件：指一般參考性、臨時性或通知性，無需嚴格版本控制的文件。4.電子文件：指以數(shù)字形式存儲于計算機硬盤、服務器、移動存儲設備等載體上的文件。5.版本：指文件在其生命周期內(nèi)，由于內(nèi)容修改而形成的不同狀態(tài)。6.歸檔：指將處理完畢且具有保存價值的文件，按規(guī)定整理后交檔案室或指定人員保存的過程。四、職責分工1.公司管理層：負責批準公司級重要文件的發(fā)布、重大文件更改及銷毀方案，確保文件管理所需資源的投入。2.行政部/辦公室（或指定的文件管理部門）：作為文件管理的歸口部門，負責本程序的制定、修訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行；負責公司受控文件的統(tǒng)一編號、登記、分發(fā)、回收、歸檔和銷毀的組織管理；負責文件管理系統(tǒng)（如電子文檔管理系統(tǒng)）的維護；指導各部門的文件管理工作。3.各業(yè)務部門：負責本部門業(yè)務相關文件的起草、審核、會簽、使用、保管和定期清理；配合文件歸口管理部門進行文件的歸檔和銷毀工作；指定專人（通常為部門文員或指定崗位人員）負責本部門文件的日常管理。4.全體員工：嚴格遵守本程序規(guī)定，正確使用和保管所接觸的公司文件，確保文件信息的安全與保密，防止文件丟失、損壞或泄露。五、文件管理流程5.1文件的產(chǎn)生與編制1.文件編制應符合公司相關規(guī)范要求，內(nèi)容力求準確、清晰、完整、簡潔，具有可操作性。2.重要文件或格式復雜的文件，可由文件歸口管理部門提供標準模板。3.文件起草人應確保文件內(nèi)容的真實性和適用性，并對初稿質量負責。5.2文件的審核與批準1.文件初稿完成后，應由起草部門負責人進行審核，審核內(nèi)容包括：內(nèi)容的準確性、完整性、合規(guī)性、與其他文件的協(xié)調性等。2.涉及其他部門的文件，應進行跨部門會簽。3.根據(jù)文件的重要程度和影響范圍，報請相應層級的領導批準。公司級制度、流程等重要文件通常需公司分管領導或總經(jīng)理批準。4.審核、會簽、批準過程應有書面記錄（可通過電子審批系統(tǒng)實現(xiàn)）。5.3文件的編號與命名1.所有受控文件均須由文件歸口管理部門進行統(tǒng)一編號，編號規(guī)則應具有邏輯性和唯一性，便于識別、追溯和管理。編號規(guī)則可參考：部門代號-文件類型-年份-順序號。2.文件命名應規(guī)范、直觀，能準確反映文件內(nèi)容。建議包含核心主題詞、版本號（如適用）等信息。文件歸口管理部門可制定推薦的命名規(guī)范。5.4文件的版本控制1.文件首次發(fā)布，版本號通常為V1.0或V01。2.文件內(nèi)容發(fā)生重大修改或更新時，應升級版本號（如V1.0升至V2.0）；小范圍修訂或勘誤，可升修訂號（如V1.0升至V1.1）。3.文件的每一個版本都應清晰標識版本號。4.文件更改時，應記錄更改歷史，包括更改版本、更改日期、更改內(nèi)容摘要、更改人、批準人等信息。5.5文件的發(fā)布與分發(fā)1.文件經(jīng)批準后，由文件歸口管理部門負責統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式可包括：公司內(nèi)部公告欄、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)等。2.受控文件的分發(fā)應建立分發(fā)清單，明確分發(fā)范圍和對象。接收人應在分發(fā)記錄上簽字確認。3.電子文件應存儲在指定的服務器或共享空間，確保授權人員能夠方便獲取最新版本。5.6文件的使用與保管1.員工在使用文件時，應確保所使用的是最新有效版本。不得使用過期或作廢文件。2.文件應妥善保管，防止污損、丟失、被盜或未經(jīng)授權的復制、傳播。3.紙質文件應存放在干燥、清潔、安全的環(huán)境中。電子文件應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.涉密文件的管理應嚴格遵守公司保密規(guī)定，采取額外的保密措施。5.未經(jīng)授權，不得擅自將公司文件提供給外部人員。5.7文件的更改1.當文件內(nèi)容不再適用、存在錯誤或需要更新時，由相關部門或人員提出更改申請。2.文件更改申請需說明更改原因、更改內(nèi)容，并按原審批流程進行審核和批準。3.文件更改批準后，由文件歸口管理部門組織實施更改，并更新文件版本號和更改記錄。4.更改后的文件應重新發(fā)布，并及時回收作廢的舊版本文件。5.8文件的作廢與銷毀1.對于已過時、被新版本替代或不再需要的文件，由文件歸口管理部門或原產(chǎn)生部門提出作廢申請，經(jīng)審批后予以作廢。2.作廢文件應在顯著位置加蓋“作廢”標識（紙質文件）或在電子系統(tǒng)中標記為“作廢”狀態(tài)。3.作廢文件如需保留備查，應與現(xiàn)行有效文件分開存放，并明確標識。4.無需保留的作廢文件，由文件歸口管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前應進行清點核對，并記錄銷毀情況。涉密文件的銷毀應符合保密規(guī)定，確保信息無法恢復。5.9文件的歸檔1.具有長期保存價值的文件（包括電子文件和紙質文件），在其辦理完畢或項目結束后，應由業(yè)務部門整理后向文件歸口管理部門（檔案室）移交歸檔。2.歸檔文件應符合規(guī)定的整理規(guī)范，做到條理清晰、裝訂整齊（紙質）、元數(shù)據(jù)完整（電子）。3.文件歸口管理部門應對接收的歸檔文件進行驗收、登記、編目，并按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管和提供利用。六、電子文件管理特別規(guī)定1.電子文件的命名、編號、版本控制應與紙質文件管理原則一致，并額外關注其存儲路徑的規(guī)范。2.公司應建立安全可靠的電子文檔管理系統(tǒng)（或指定專用服務器/共享盤），集中存儲和管理重要電子文件。3.電子文件應根據(jù)其重要性和保密性設置訪問權限，防止非授權訪問、修改或刪除。4.定期對電子文件進行備份，并對備份介質進行妥善保管和定期檢測，確保數(shù)據(jù)可恢復性。5.禁止使用未經(jīng)授權的個人存儲設備（如私人U盤）拷貝、存儲公司重要電子文件。工作電腦應設置開機密碼和屏幕保護密碼。七、文件的保密與安全1.所有員工均有責任保守公司文件中的商業(yè)秘密和敏感信息。2.文件的保密級別由文件批準人在審批時確定。涉密文件應明確標識保密等級，并嚴格按照保密規(guī)定進行管理。3.嚴禁將涉密文件帶出公司或通過非加密方式（如普通郵件、即時通訊工具）傳輸。4.發(fā)生文件丟失、泄露或損壞事件時，應立即向部門負責人和文件歸口管理部門報告，并采取補救措施。八、監(jiān)督與改進1.文件歸口管理部門負責定期或不定期對公司各部門的文件管理執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進要求。2.各部門應配合文件歸口管理部門的檢查工作，并對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。3.本程序應根據(jù)公司發(fā)展和實際執(zhí)行情況，定期進行評審和修訂，以持續(xù)改進文件管理工作的有效性和效率。九、記錄與表單與本程序相關的記錄和表單（如文件審批單、文件分發(fā)回收記錄、文件更改申請單、文件銷