企業(yè)采購管理規(guī)章及操作流程第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資及服務(wù)的質(zhì)量，防范采購過程中的各類風(fēng)險，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序進行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及本企業(yè)實際情況，特制定本規(guī)章及操作流程。第二條適用范圍本規(guī)章及操作流程適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購活動，涵蓋各部門、各層級的采購行為。除非另有特殊規(guī)定，均須遵循本文件的要求。第三條基本原則采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部各項規(guī)章制度。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對所有合格供應(yīng)商一視同仁，評選標(biāo)準(zhǔn)客觀公正。3.性價比最優(yōu)原則：在滿足質(zhì)量、交期等前提下，追求綜合成本最低，實現(xiàn)價值最大化。4.效益原則：以企業(yè)整體利益為重，注重采購的經(jīng)濟性和效率性。5.廉潔自律原則：采購人員須恪守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕任何形式的不正當(dāng)利益輸送。第二章組織與職責(zé)第四條采購管理部門企業(yè)設(shè)立專門的采購管理部門（或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購管理職能），作為采購工作的歸口管理機構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.組織制定和修訂企業(yè)采購管理相關(guān)的規(guī)章制度及操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌企業(yè)采購計劃的匯總與審核。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，包括信息庫建立、評估、選擇及動態(tài)管理。4.組織實施各類采購活動，包括招標(biāo)、詢價、比價等。5.負(fù)責(zé)采購合同的審核、管理及履約跟蹤。6.協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議與糾紛。7.組織采購人員的專業(yè)培訓(xùn)與績效考核。第五條需求部門各需求部門是采購需求的提出者和最終使用者，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確、及時地提出采購需求，并對需求的真實性、合理性負(fù)責(zé)。2.參與所購物資或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)確認(rèn)、市場調(diào)研及供應(yīng)商初步篩選（如需）。3.參與相關(guān)采購項目的評審、合同洽談（涉及專業(yè)技術(shù)部分）。4.負(fù)責(zé)所購物資或服務(wù)的驗收工作，并對驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。5.配合采購管理部門進行供應(yīng)商評估及采購相關(guān)數(shù)據(jù)的提供。第六條財務(wù)部門財務(wù)部門在采購管理中履行以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核與控制，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進行。2.參與重大采購項目的論證與評審。3.負(fù)責(zé)采購合同的財務(wù)條款審核。4.按照合同約定及企業(yè)財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。5.對采購成本進行核算與分析，提供財務(wù)支持。第七條其他相關(guān)部門根據(jù)采購項目的具體情況，法務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購合同的合法性進行審核；倉儲部門負(fù)責(zé)采購物資的入庫管理；質(zhì)量檢驗部門負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行專業(yè)檢驗（如需）。各部門應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合采購工作的開展。第三章采購方式與適用范圍第八條采購方式分類企業(yè)采購方式主要包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購及直接采購等。第九條各類采購方式的適用范圍1.公開招標(biāo)：適用于采購金額達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、市場競爭充分且技術(shù)規(guī)格相對統(tǒng)一的物資或服務(wù)。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額達到一定標(biāo)準(zhǔn)，但符合條件的潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的情形。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，無法精確擬定規(guī)格；或采用招標(biāo)所需時間不能滿足緊急需求；或招標(biāo)后沒有合格標(biāo)的等情形。4.詢價采購：適用于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場價格透明且貨源充足的通用類物資。通常向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；或發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購的；或必須保證原有采購項目一致性或服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添置的情形。采用此方式需提供充分理由并經(jīng)過嚴(yán)格審批。6.直接采購：適用于采購金額微小、市場價格透明穩(wěn)定、或緊急情況下的零星采購，具體標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)另行制定。第四章采購操作流程第十條采購需求提出與審批1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃及實際需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)估單價、總價、期望交付日期、用途等信息，并附相關(guān)技術(shù)文件（如需）。2.《采購申請表》須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限逐級報批。涉及大額或重大采購項目，還需進行可行性論證。3.采購管理部門對已審批的采購需求進行匯總、分類，并納入采購計劃管理。第十一條供應(yīng)商選擇與管理1.采購管理部門負(fù)責(zé)建立和維護合格供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商的準(zhǔn)入需經(jīng)過資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證、財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、商業(yè)信譽等。2.根據(jù)采購需求及采購方式，從合格供應(yīng)商庫中選取相應(yīng)數(shù)量的供應(yīng)商。對于新的潛在供應(yīng)商，需先完成準(zhǔn)入審查。3.對供應(yīng)商實行分類分級動態(tài)管理，定期進行績效評估，評估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。第十二條采購執(zhí)行與合同簽訂1.采購管理部門根據(jù)審批確定的采購方式和供應(yīng)商名單，組織實施采購。*招標(biāo)采購應(yīng)嚴(yán)格按照國家及企業(yè)招標(biāo)管理辦法執(zhí)行，規(guī)范招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)過程。*詢價采購應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，獲取報價單，進行比較后確定成交供應(yīng)商。*其他采購方式按相應(yīng)規(guī)定執(zhí)行。2.確定成交供應(yīng)商后，由采購管理部門（或需求部門配合）與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、交付地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。3.采購合同簽訂前須履行相應(yīng)的審批程序，涉及財務(wù)、法務(wù)條款的，需經(jīng)相關(guān)部門審核。第十三條訂單下達與履約跟蹤1.合同簽訂生效后，采購管理部門向供應(yīng)商下達正式采購訂單，明確交貨時間、地點及其他具體要求。2.采購管理部門負(fù)責(zé)對合同履行過程進行跟蹤，及時與供應(yīng)商溝通，確保按期交付。需求部門應(yīng)予以配合。第十四條物資驗收與入庫1.供應(yīng)商交付物資或提供服務(wù)后，需求部門（或會同倉儲部門、質(zhì)量檢驗部門）應(yīng)根據(jù)采購合同、訂單及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、相關(guān)文件資料等。驗收合格后，簽署《驗收單》。3.驗收不合格的，應(yīng)及時通知采購管理部門，由采購管理部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或索賠等。4.驗收合格的物資，由倉儲部門辦理入庫手續(xù)。第十五條付款結(jié)算1.供應(yīng)商按照合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證。2.需求部門、采購管理部門對發(fā)票及《驗收單》等憑證進行審核。3.財務(wù)部門對審核無誤的付款憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。第十六條采購檔案管理采購管理部門負(fù)責(zé)將采購過程中的相關(guān)文件資料，如采購申請、審批單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同、訂單、驗收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證等進行整理、歸檔，確保采購過程的可追溯性。第五章供應(yīng)商管理第十七條供應(yīng)商信息管理采購管理部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、履約情況、評估結(jié)果等。信息檔案應(yīng)及時更新，確保準(zhǔn)確完整。第十八條供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估機制，定期（如每半年或一年）對供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)進行評估。2.評估指標(biāo)可包括產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、價格競爭力、交貨及時性、售后服務(wù)、財務(wù)狀況、合作配合度等。3.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商劃分為不同等級，實施差異化管理。對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可在后續(xù)采購中給予優(yōu)先考慮；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)提出改進要求，必要時暫停合作或列入黑名單。第十九條供應(yīng)商關(guān)系維護與主要供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過定期溝通、互訪等方式，增進了解，共同提升合作效率與效益。第六章合同管理與付款第二十條合同起草與審核采購合同應(yīng)采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同范本（如有）。特殊情況需擬定非標(biāo)準(zhǔn)合同時，由采購管理部門牽頭，會同需求部門、法務(wù)部門共同起草。合同文本須經(jīng)過采購管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門（如需）審核，確保條款合法、嚴(yán)謹(jǐn)、明確。第二十一條合同簽訂與履行合同經(jīng)各方審核無誤并簽字蓋章后生效。采購管理部門負(fù)責(zé)合同的分發(fā)、保管，并對合同的履行情況進行跟蹤，確保供應(yīng)商按合同約定提供產(chǎn)品或服務(wù)。第二十二條付款管理嚴(yán)格按照合同約定的付款條件和期限辦理付款。對于預(yù)付款，需謹(jǐn)慎控制，并確保有相應(yīng)的擔(dān)保措施。付款申請必須附有完整的審批手續(xù)和支持文件。第七章監(jiān)督與責(zé)任第二十三條內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行定期或不定期審計監(jiān)督，檢查采購規(guī)章制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險。第二十四條責(zé)任追究對于在采購過程中違反本規(guī)章及操作流程，造成企業(yè)損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行處理，包括但不限于通