人力資源檔案管理制度范文第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司人力資源檔案（以下簡稱“人事檔案”）管理工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性與合規(guī)性，有效服務(wù)于公司人力資源管理決策與日常運(yùn)營，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司管理規(guī)定，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門全體員工（包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生及其他為公司提供勞務(wù)的人員，具體視實(shí)際管理需求而定）的人事檔案管理。第三條管理原則人事檔案管理遵循以下原則：（一）真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案材料必須真實(shí)反映員工個(gè)人情況及在公司的工作經(jīng)歷，嚴(yán)禁弄虛作假。（二）完整規(guī)范原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，歸檔及時(shí)，整理規(guī)范，符合檔案管理要求。（三）安全保密原則：嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（四）依法合規(guī)原則：檔案的建立、管理、利用、轉(zhuǎn)移和銷毀等環(huán)節(jié)均需遵守國家勞動(dòng)法律法規(guī)及相關(guān)政策。（五）動(dòng)態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工個(gè)人情況及公司管理需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新與維護(hù)。第四條管理部門公司人力資源部是人事檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)本制度的組織實(shí)施、監(jiān)督檢查以及公司總部員工人事檔案的直接管理。各分支機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立檔案管理崗位，在公司人力資源部指導(dǎo)下開展工作。第二章檔案的建立與接收第五條檔案建立（一）新員工入職時(shí)，人力資源部應(yīng)指導(dǎo)其填寫《員工入職登記表》，并收集相關(guān)證明材料，為其建立個(gè)人人事檔案。（二）檔案應(yīng)以員工本人為單位，一人一檔，獨(dú)立編號管理。第六條材料收集與審核（一）人力資源部在員工入職時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)收集員工以下基本材料，并對材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核：1.身份證明復(fù)印件；2.學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件及相關(guān)資格證書復(fù)印件；3.職業(yè)技能等級證明復(fù)印件（如有）；4.與原單位解除或終止勞動(dòng)合同的證明文件（應(yīng)屆生提供就業(yè)報(bào)到證或就業(yè)協(xié)議書）；5.入職體檢合格證明；6.近期免冠證件照片；7.其他公司規(guī)定需提供的材料。（二）對于重要材料，如學(xué)歷學(xué)位證書等，人力資源部可根據(jù)需要通過官方渠道進(jìn)行核實(shí)。（三）員工提供的所有材料復(fù)印件，均需注明“與原件核對一致”及提供者簽名。第七條外部檔案接收對于從外部單位（如原工作單位、人才交流中心等）轉(zhuǎn)遞而來的員工檔案，人力資源部應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性、封裝的嚴(yán)密性，并辦理接收登記手續(xù)。第三章檔案材料的構(gòu)成第八條檔案材料主要類別人事檔案材料主要包括但不限于以下類別：（一）履歷材料：個(gè)人履歷表等；（二）身份與戶籍材料：身份證明、戶籍證明等復(fù)印件；（三）學(xué)歷學(xué)位與專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料：學(xué)歷學(xué)位證書、成績單、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任書等復(fù)印件；（四）職業(yè)資格與培訓(xùn)材料：職業(yè)資格證書、各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等復(fù)印件；（五）工作經(jīng)歷材料：勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)通知、離職證明、工作鑒定等；（六）考核與獎(jiǎng)懲材料：績效考核記錄、各類獎(jiǎng)懲決定及相關(guān)材料；（七）薪酬福利材料：薪酬調(diào)整記錄、社會保險(xiǎn)及住房公積金繳納相關(guān)材料等；（八）黨團(tuán)材料：入黨志愿書、黨員登記表、民主評議黨員登記表等（如有）；（九）其他有參考價(jià)值的材料：如重要家庭成員信息、緊急聯(lián)系人信息等。第四章檔案的日常管理與維護(hù)第九條檔案材料的歸檔（一）員工在公司工作期間形成的各類應(yīng)歸檔材料，由相關(guān)部門或員工本人及時(shí)提交人力資源部。（二）人力資源部檔案管理員對接收的材料進(jìn)行審核、分類、編號后，及時(shí)歸入員工個(gè)人檔案，并做好歸檔登記。（三）歸檔材料應(yīng)是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)。復(fù)印件需注明原件保管單位或經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第十條檔案的保管（一）人事檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等條件。（二）檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的雜物。（三）電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，采取嚴(yán)格的加密和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第十一條檔案的日常維護(hù)（一）檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保賬物相符。（二）對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（三）電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）非檔案管理人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入檔案庫房或接觸檔案材料。第十二條檔案信息的更新員工的個(gè)人基本信息（如聯(lián)系方式、家庭住址等）發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部，檔案管理員據(jù)此更新檔案信息。員工的職位變動(dòng)、薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)懲情況等，人力資源部應(yīng)在相關(guān)手續(xù)辦理完畢后及時(shí)將材料歸檔，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。第五章檔案的查閱與復(fù)制第十三條查閱權(quán)限與審批（一）因工作需要查閱人事檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，履行審批手續(xù)。（二）人力資源部內(nèi)部因工作需要查閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；公司其他部門因工作需要查閱檔案，須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱高層管理人員檔案，須報(bào)請公司分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）公檢法等國家機(jī)關(guān)因辦案需要查閱相關(guān)人員檔案，須持單位介紹信和有效證件，經(jīng)公司人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）員工本人一般不得查閱本人檔案。因特殊情況（如政審、報(bào)考等）確需查閱本人檔案中某些信息的，須提出書面申請，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員查閱并告知結(jié)果，員工本人不得直接接觸檔案。（五）嚴(yán)禁任何組織或個(gè)人私自查閱、復(fù)制、摘抄、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。第十四條查閱程序與要求（一）查閱檔案時(shí)，查閱人須出示有效身份證件，并填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間。（二）查閱檔案應(yīng)在指定的閱檔室或人力資源部指定的地點(diǎn)進(jìn)行。（三）查閱檔案時(shí)，必須愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（四）查閱者不得擅自復(fù)制檔案材料。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門印章。（五）查閱完畢后，檔案管理員應(yīng)核對檔案材料無誤后，方可將檔案歸庫。第六章離職檔案管理第十五條離職材料歸檔員工離職時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)收集離職申請、離職交接清單、解除/終止勞動(dòng)合同證明書等材料，歸入該員工檔案。第十六條檔案的轉(zhuǎn)移與轉(zhuǎn)出（一）員工離職后，其人事檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和員工要求進(jìn)行處理。（二）對于需要轉(zhuǎn)移至新工作單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案，人力資源部應(yīng)在員工離職后規(guī)定期限內(nèi)，根據(jù)員工提供的有效調(diào)檔函，將密封完好的檔案按規(guī)定途徑（機(jī)要或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)）進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并辦理交接手續(xù)，索取回執(zhí)。（三）員工個(gè)人自帶檔案，需本人書面申請并承諾自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理，但原則上不鼓勵(lì)個(gè)人自帶。第十七條離職檔案的保管期限對于未及時(shí)轉(zhuǎn)出或不符合轉(zhuǎn)出條件的離職員工檔案，人力資源部應(yīng)妥善保管。保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，逾期無人認(rèn)領(lǐng)且無法聯(lián)系本人的，可按規(guī)定程序進(jìn)行處理。第七章責(zé)任與監(jiān)督第十八條檔案管理員職責(zé)檔案管理員應(yīng)認(rèn)真履行以下職責(zé)：（一）嚴(yán)格執(zhí)行本制度及國家相關(guān)檔案管理規(guī)定；（二）負(fù)責(zé)檔案的接收、建立、整理、保管、更新、查閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)移等工作；（三）確保檔案材料的真實(shí)、完整、安全；（四）嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容；（五）定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。第十九條責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，造成檔案材料丟失、損壞、泄露、涂改、偽造等不良后果的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第二十條監(jiān)督檢查人力資源部應(yīng)定期對公司及各分支機(jī)構(gòu)