行政單位公文寫作規(guī)范與范例集引言行政單位的公文，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。公文寫作的質(zhì)量，直接關(guān)系到政令暢通、工作效率和單位形象。因此，掌握公文寫作的規(guī)范，熟悉各類文種的特點(diǎn)與要求，對于提升行政效能、確保工作有序開展具有至關(guān)重要的意義。本集旨在結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)闡述行政單位公文寫作的基本規(guī)范，并輔以常見文種的范例，以期為廣大行政工作人員提供實(shí)用的參考。一、公文寫作的基本原則公文寫作并非簡單的文字堆砌，它承載著特定的政治使命和行政功能，必須遵循以下基本原則：（一）準(zhǔn)確規(guī)范，依法行政公文內(nèi)容必須符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)，做到觀點(diǎn)正確、依據(jù)充分、措施可行。在表述上，要字斟句酌，確保概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、推理嚴(yán)密，避免產(chǎn)生歧義。引用法律法規(guī)、上級文件時(shí)，務(wù)必核對原文，保證準(zhǔn)確無誤。（二）實(shí)事求是，求真務(wù)實(shí)公文的生命力在于真實(shí)。無論是反映情況、匯報(bào)工作，還是提出建議、作出決策，都必須基于客觀實(shí)際，如實(shí)反映事物的本來面貌，不夸大、不縮小、不虛構(gòu)。數(shù)據(jù)要核實(shí)，事例要典型，確保公文內(nèi)容的真實(shí)性和可信度。（三）精簡高效，注重實(shí)效“文約而事豐”是公文寫作的追求。要力戒形式主義和官僚主義，反對空話、套話、大話。內(nèi)容上要突出重點(diǎn)，直奔主題；篇幅上要力求簡短，避免冗長。要考慮公文的執(zhí)行效果，確保發(fā)出的公文能夠得到有效落實(shí)，解決實(shí)際問題。（四）莊重得體，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)公文具有法定的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，其語言風(fēng)格必須莊重、平實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。要使用規(guī)范的書面語，避免口語化、隨意化的表達(dá)。稱謂、用語要符合行文關(guān)系和職權(quán)范圍，做到得體恰當(dāng)。格式要嚴(yán)格遵循國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)范統(tǒng)一。（五）及時(shí)保密，安全可靠公文的時(shí)效性很強(qiáng)，必須及時(shí)起草、審核、印發(fā)，確保不誤時(shí)誤事。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對于涉及黨和國家秘密、工作秘密的公文，必須按規(guī)定劃分密級，采取相應(yīng)的保密措施，確保信息安全。二、公文格式規(guī)范公文格式是公文的臉面，也是公文嚴(yán)肅性和規(guī)范性的重要體現(xiàn)。行政單位公文格式應(yīng)嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）執(zhí)行。（一）版頭部分版頭俗稱“文頭”，位于公文首頁紅色分隔線以上，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。*份號：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。*密級和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。頂格編排在版心左上角第二行（份號下方）。*緊急程度：根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。*發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。*發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。*簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對齊。（二）主體部分主體部分包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等要素。*標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。*主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。*正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。*附件說明：公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。*發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。*附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。*附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版記部分版記部分包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。*抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字，“抄送”二字后加全角冒號和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。*印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。印發(fā)日期是指公文的付印日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、公文語言規(guī)范公文語言是公文的靈魂，其運(yùn)用直接影響公文的質(zhì)量和效力。公文語言要求準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。（一）準(zhǔn)確準(zhǔn)確是公文語言的生命線。要求用詞精準(zhǔn)，避免歧義，符合客觀實(shí)際。*概念明確：使用的詞語必須確切地表達(dá)概念的內(nèi)涵和外延，不能模棱兩可。例如，“原則上同意”與“同意”，“研究”與“審議”，其含義和程度有明顯區(qū)別。*判斷恰當(dāng)：句子表達(dá)的意思要符合客觀事實(shí)和邏輯規(guī)律。避免使用“大概”“可能”“也許”等不確定的詞語（除特殊情況外）。*數(shù)據(jù)可靠：公文中涉及的數(shù)據(jù)必須真實(shí)準(zhǔn)確，來源可靠。（二）簡明簡明即簡潔明了，用最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容。*開門見山：直奔主題，不繞彎子。例如，請示件應(yīng)直接寫明請示事項(xiàng)和理由。*刪繁就簡：去除不必要的修飾、客套和空話、套話。避免使用“眾所周知”“由此可見”“綜上所述”等冗余過渡語。*運(yùn)用簡稱：對一些約定俗成、為公眾所熟知的全稱，可以使用規(guī)范的簡稱，如“黨中央”“國務(wù)院”“發(fā)改委”等。但首次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)使用全稱并注明簡稱。（三）莊重公文代表機(jī)關(guān)發(fā)言，具有法定權(quán)威性，語言必須莊重嚴(yán)肅。*使用書面語：避免口語化、方言土語和網(wǎng)絡(luò)流行語。例如，用“擬”代替“打算”，用“屆時(shí)”代替“到時(shí)候”。*使用規(guī)范語匯：多用中性詞，少用感情色彩濃厚的詞語。避免使用夸張、比喻、擬人等修辭手法（除特定文種如講話稿外）。*稱謂得體：對上級機(jī)關(guān)用“請示”“報(bào)告”，對平級機(jī)關(guān)用“函”，對下級機(jī)關(guān)用“通知”“批復(fù)”等，稱謂和語氣要符合行文關(guān)系。（四）得體得體是指公文語言要適應(yīng)不同的行文對象、行文目的和行文場合。*對象得體：根據(jù)主送機(jī)關(guān)的級別、性質(zhì)選擇合適的語言。對上級要尊重、謙遜；對平級要協(xié)商、合作；對下級要明確、具體。*目的得體：如“請示”要突出請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)，理由要充分；“報(bào)告”要客觀陳述情況，不夾帶請示事項(xiàng)；“通知”要清晰傳達(dá)要求，便于執(zhí)行。*場合得體：正式會議文件語言應(yīng)更嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，而一些內(nèi)部工作簡報(bào)則可適當(dāng)靈活。四、常見公文范例及寫作要點(diǎn)（一）通知適用范圍：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。特點(diǎn)：使用頻率高，應(yīng)用范圍廣，時(shí)效性強(qiáng)，要求明確具體。范例：XX市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)XX市2024年政務(wù)公開工作要點(diǎn)的通知各區(qū)人民政府，市政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：《XX市2024年政務(wù)公開工作要點(diǎn)》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹落實(shí)。各單位要高度重視政務(wù)公開工作，將其作為提升治理能力和治理水平的重要舉措，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責(zé)任，細(xì)化工作方案，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處。工作進(jìn)展情況及遇到的問題，請及時(shí)報(bào)送市政府辦公室。附件：XX市2024年政務(wù)公開工作要點(diǎn)XX市人民政府辦公室二〇二四年X月X日寫作要點(diǎn)提示：1.標(biāo)題：通常為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+通知”的形式。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，標(biāo)題中可使用“批轉(zhuǎn)”“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣。2.主送機(jī)關(guān)：明確通知的受理范圍，確保無遺漏、無濫發(fā)。3.正文：*開頭：說明發(fā)文緣由、依據(jù)或目的。如“為……，根據(jù)……，現(xiàn)就……有關(guān)事項(xiàng)通知如下：”*主體：分條列出通知的具體事項(xiàng)、要求或安排。內(nèi)容要具體、明確、具有可操作性。*結(jié)尾：提出希望和要求，如“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“請遵照辦理”“特此通知”等。4.附件：如有需要詳細(xì)說明的內(nèi)容或相關(guān)材料，可作為附件。（二）請示適用范圍：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。特點(diǎn)：單一性（一文一事）、期復(fù)性（期待上級批復(fù)）、隸屬性（必須是下級向上級行文）。范例：XX局關(guān)于審批XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的請示市人民政府：為加快我市XX領(lǐng)域發(fā)展，提升公共服務(wù)能力，我局組織編制了《XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》。該項(xiàng)目主要建設(shè)內(nèi)容包括……，總投資估算為……萬元，資金來源為……。項(xiàng)目建成后，將有效解決……問題，具有顯著的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。經(jīng)我局研究，認(rèn)為該項(xiàng)目建設(shè)必要且可行。現(xiàn)將《XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告》呈上，請審閱，并懇請市政府批準(zhǔn)該項(xiàng)目可行性研究報(bào)告。妥否，請批示。附件：XX項(xiàng)目可行性研究報(bào)告XX局（印章）二〇二四年X月X日寫作要點(diǎn)提示：1.標(biāo)題：一般為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+請示”。事由要明確點(diǎn)出請求批準(zhǔn)或指示的核心問題。2.主送機(jī)關(guān)：只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得多頭請示。3.正文：*開頭：寫明請示的原因、背景和依據(jù)，闡述為什么要請示。理由要充分、合理。*主體：清晰、具體地提出請示的事項(xiàng)，即要求上級批準(zhǔn)什么、指示什么。如果涉及數(shù)據(jù)、方案等，應(yīng)準(zhǔn)確無誤。*結(jié)尾：使用規(guī)范的結(jié)束語，如“妥否，請批示”“以上請示，懇請批準(zhǔn)”“以上請示當(dāng)否，請指示”等。4.一文一事：一份請示只能請求解決一個(gè)問題或批準(zhǔn)一件事項(xiàng)。5.不得抄送下級：請示在未獲批準(zhǔn)前，不得抄送下級機(jī)關(guān)。（三）報(bào)告適用范圍：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。特點(diǎn)：客觀性、陳述性、單向性（一般不需要上級批復(fù)，但專題報(bào)告有時(shí)需上級知曉）。范例：XX局關(guān)于2024年第一季度工作情況的報(bào)告市人民政府：根據(jù)要求，現(xiàn)將我局2024年第一季度工作情況報(bào)告如下：一、主要工作及成效（一）XX工作方面：……（具體措施、進(jìn)展、數(shù)據(jù)）（二）XX工作方面：……（具體措施、進(jìn)展、數(shù)據(jù)）（三）……二、存在的主要問題（一）……（二）……三、下一步工作計(jì)劃（一）……（二）……（三）……特此報(bào)告。XX局（印章）二〇二四年X月X日寫作要點(diǎn)提示：1.標(biāo)題：通常為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+報(bào)告”。事由應(yīng)概括報(bào)告的核心內(nèi)容。2.主送機(jī)關(guān)：一般為有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)。3.正文：*開頭：簡要說明報(bào)告的目的、依據(jù)或背景。*主體：詳細(xì)闡述工作開展情況、取得的成績、存在的問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及下一步打算等。內(nèi)容要真實(shí)、具體，多用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話。結(jié)構(gòu)上可采用分點(diǎn)、分條的方式，使層次清晰。*結(jié)尾：常用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請審閱”等結(jié)束語。4.報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)：如需請示，應(yīng)另報(bào)“請示”。（四）函適用范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。特點(diǎn)：靈活性（行文方向靈活，可平行、可上行、可下行，但主要用于平行）、廣泛性（適用各種不相隸屬關(guān)系）、單一性（一文一事）。范例（商洽函）：XX局關(guān)于商請協(xié)助開展XX專項(xiàng)調(diào)研工作的函XX研究院：為深入了解我市XX行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及未來趨勢，我局?jǐn)M于近期組織開展XX專項(xiàng)調(diào)研工作。鑒于貴院在該領(lǐng)域具有深厚的研究積累和專業(yè)優(yōu)勢，特商請貴院協(xié)助我局完成此次調(diào)研。懇請貴院推薦X名相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c調(diào)研方案論證及實(shí)地調(diào)研，并提供部分行業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料。調(diào)研時(shí)間初步定于X月X日至X月X日，具體事宜另行協(xié)商。能否協(xié)助