設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)維保管理規(guī)范第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）所采購各類設(shè)備在質(zhì)量保證期（以下簡稱“質(zhì)保期”）內(nèi)的維護(hù)保養(yǎng)管理工作，明確各方職責(zé)，保障設(shè)備正常運行，最大限度發(fā)揮設(shè)備效能，降低故障率，確保維保工作的及時性、有效性和經(jīng)濟性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議等相關(guān)約定，特制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各單位在質(zhì)保期內(nèi)的各類生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、特種設(shè)備及其他納入固定資產(chǎn)管理的設(shè)備的維保管理活動。設(shè)備的具體質(zhì)保期限、范圍及服務(wù)內(nèi)容等，以采購合同及供應(yīng)商提供的質(zhì)保文件為準(zhǔn)。第三條基本原則設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)維保管理工作應(yīng)遵循以下原則：1.合同優(yōu)先原則：嚴(yán)格依照采購合同及質(zhì)保協(xié)議的約定執(zhí)行，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.預(yù)防為主原則：加強設(shè)備日常巡檢與規(guī)范操作，配合供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)，減少故障發(fā)生。3.及時響應(yīng)原則：設(shè)備出現(xiàn)故障或性能異常時，應(yīng)迅速啟動報修流程，督促供應(yīng)商及時響應(yīng)并處理。4.全程跟蹤原則：對維保過程進(jìn)行全程跟蹤，確保維修質(zhì)量，記錄相關(guān)信息。5.文檔管理原則：妥善保管與質(zhì)保期維保相關(guān)的合同、溝通記錄、維修單據(jù)等文件資料。第二章各方職責(zé)第四條使用部門職責(zé)1.設(shè)備驗收與資料歸檔：參與新購設(shè)備的到貨驗收，確保設(shè)備及附件、技術(shù)資料、質(zhì)保文件齊全，并及時將相關(guān)資料移交檔案管理部門及設(shè)備管理部門。2.日常操作與巡檢：嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、點檢和運行狀態(tài)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并記錄設(shè)備異常情況。3.故障報修與配合：設(shè)備發(fā)生故障或性能不達(dá)標(biāo)時，第一時間向設(shè)備管理部門或指定負(fù)責(zé)人報修，并提供詳細(xì)故障現(xiàn)象描述。積極配合供應(yīng)商的維修工作，提供必要的工作條件和協(xié)助。4.維修確認(rèn)與反饋：對供應(yīng)商完成的維修工作進(jìn)行效果確認(rèn)，簽署維修單據(jù)，并將維修結(jié)果及過程中發(fā)現(xiàn)的問題向設(shè)備管理部門反饋。5.操作培訓(xùn)記錄：確保操作人員經(jīng)過適當(dāng)培訓(xùn)，了解設(shè)備基本性能和質(zhì)保期內(nèi)注意事項。第五條設(shè)備管理部門職責(zé)1.制度制定與監(jiān)督：負(fù)責(zé)本規(guī)范的制定、修訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行，指導(dǎo)各使用部門的設(shè)備質(zhì)保期管理工作。2.合同條款審核與管理：參與設(shè)備采購合同中質(zhì)保條款的審核，確保質(zhì)保范圍、期限、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)時間、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款明確、合理。3.供應(yīng)商信息管理：建立和維護(hù)設(shè)備供應(yīng)商信息庫，包括聯(lián)系方式、質(zhì)保承諾、歷史服務(wù)記錄等。4.維保工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：接到報修信息后，協(xié)助使用部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)維修事宜，跟蹤維修進(jìn)度，確保供應(yīng)商按合同約定提供服務(wù)。5.維保質(zhì)量監(jiān)督與評估：對供應(yīng)商的維修質(zhì)量、響應(yīng)速度、服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行監(jiān)督和評估，必要時組織對重大或疑難故障的維修方案進(jìn)行論證。6.記錄與數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備故障及維修記錄的匯總、歸檔，定期分析故障原因和維保情況，為設(shè)備管理決策提供依據(jù)。7.爭議處理：當(dāng)與供應(yīng)商就質(zhì)保服務(wù)發(fā)生爭議時，牽頭組織調(diào)查，依據(jù)合同條款與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時尋求法律支持。第六條采購部門職責(zé)1.合同執(zhí)行：依據(jù)采購合同，督促供應(yīng)商履行質(zhì)保期內(nèi)的各項承諾。2.信息傳遞：將采購合同中的質(zhì)保條款信息及時準(zhǔn)確地傳遞給設(shè)備管理部門和使用部門。3.協(xié)助爭議處理：在因合同條款理解或執(zhí)行引發(fā)質(zhì)保爭議時，配合設(shè)備管理部門與供應(yīng)商進(jìn)行交涉。第七條供應(yīng)商（含制造商）職責(zé)1.質(zhì)保承諾履行：嚴(yán)格按照采購合同及質(zhì)保文件的約定，提供設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)的免費維修、更換零部件等服務(wù)。2.技術(shù)支持與培訓(xùn)：提供必要的技術(shù)支持和操作培訓(xùn)，確保用戶能正確使用設(shè)備。3.及時響應(yīng)與維修：在接到報修通知后，按照合同約定的響應(yīng)時間和維修時限，派遣合格的技術(shù)人員進(jìn)行維修。4.維修質(zhì)量保證：保證維修所用零部件為原廠或經(jīng)認(rèn)可的合格件，確保維修后的設(shè)備性能達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。5.維修記錄提供：每次維修完成后，向用戶提供詳細(xì)的維修記錄，包括故障現(xiàn)象、處理方法、更換部件清單等。6.預(yù)防性維護(hù)：如合同約定，應(yīng)主動提供或配合進(jìn)行設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)。第三章維保管理流程第八條設(shè)備驗收與質(zhì)保信息確認(rèn)設(shè)備到貨并安裝調(diào)試合格后，使用部門與設(shè)備管理部門共同對設(shè)備進(jìn)行驗收，重點確認(rèn)：1.設(shè)備型號、規(guī)格、數(shù)量與合同一致。2.設(shè)備性能指標(biāo)符合技術(shù)要求。3.隨機技術(shù)資料、質(zhì)保文件（如質(zhì)保書、服務(wù)承諾函等）齊全、有效。4.明確質(zhì)保期限的起算日期、質(zhì)保范圍（整機、關(guān)鍵部件等）、供應(yīng)商聯(lián)系方式及服務(wù)流程。驗收合格后，相關(guān)資料應(yīng)及時歸檔。第九條日常巡檢與故障預(yù)防使用部門應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程和公司相關(guān)規(guī)定，對設(shè)備進(jìn)行日常巡檢和保養(yǎng)，記錄設(shè)備運行狀態(tài)。設(shè)備管理部門可定期組織抽查。對于發(fā)現(xiàn)的潛在故障隱患，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其提前介入處理或采取預(yù)防措施。第十條故障報修與受理1.報修觸發(fā)：當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障或出現(xiàn)明顯性能下降，影響正常使用時，使用部門應(yīng)立即停止使用（如適用），并向設(shè)備管理部門報修。緊急情況可同時直接聯(lián)系供應(yīng)商，但需及時通知設(shè)備管理部門。2.報修內(nèi)容：報修時應(yīng)提供設(shè)備名稱、型號、編號、故障發(fā)生時間、詳細(xì)故障現(xiàn)象、已采取的初步措施、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。3.內(nèi)部登記：設(shè)備管理部門接到報修后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，形成報修記錄。第十一條供應(yīng)商響應(yīng)與維修安排1.聯(lián)系供應(yīng)商：設(shè)備管理部門（或根據(jù)約定由使用部門）立即聯(lián)系供應(yīng)商，通報故障情況，要求其按合同約定響應(yīng)。2.確認(rèn)維修方案：與供應(yīng)商協(xié)商確定維修時間、地點、所需備件（如預(yù)知）及配合要求。對于重大故障，應(yīng)要求供應(yīng)商提供書面維修方案。3.維修過程監(jiān)督：使用部門和/或設(shè)備管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的維修過程進(jìn)行必要的監(jiān)督，檢查維修人員資質(zhì)、使用備件情況等。4.進(jìn)度跟蹤：設(shè)備管理部門持續(xù)跟蹤維修進(jìn)度，對延遲情況及時提出質(zhì)詢和警告。第十二條維修驗收與確認(rèn)1.功能測試：維修完成后，由使用部門操作人員在供應(yīng)商技術(shù)人員指導(dǎo)下，對設(shè)備進(jìn)行功能性測試，確認(rèn)故障已排除，設(shè)備運行正常。2.資料簽署：使用部門負(fù)責(zé)人對維修效果進(jìn)行確認(rèn)，在供應(yīng)商提供的維修單據(jù)上簽字。如有異議，應(yīng)立即提出，并記錄在案，要求供應(yīng)商限期解決。3.維修記錄歸檔：使用部門將簽署后的維修單據(jù)提交設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門統(tǒng)一歸檔。第十三條質(zhì)保期延長（如適用）若因供應(yīng)商原因?qū)е略O(shè)備長時間無法正常使用，或更換了關(guān)鍵部件，應(yīng)根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商，相應(yīng)延長該部分的質(zhì)保期限，并簽訂書面補充協(xié)議。第四章記錄與文檔管理第十四條記錄種類質(zhì)保期內(nèi)的主要記錄包括：1.設(shè)備采購合同（含質(zhì)保條款）、中標(biāo)通知書、技術(shù)協(xié)議。2.設(shè)備驗收報告、隨機資料清單、質(zhì)保書。3.設(shè)備日常巡檢記錄、運行日志。4.故障報修單、與供應(yīng)商的溝通記錄（郵件、函件、電話記錄等）。5.供應(yīng)商提供的維修服務(wù)單、維修報告、更換部件清單。6.質(zhì)保期延長協(xié)議（如有）。7.供應(yīng)商服務(wù)評估記錄。第十五條記錄要求所有記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整、清晰，注明日期、責(zé)任人。電子記錄應(yīng)定期備份，紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保管，防止遺失、損壞。第十六條文檔歸檔設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)將上述記錄在設(shè)備質(zhì)保期結(jié)束后，與設(shè)備其他技術(shù)檔案一并整理歸檔，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。第五章爭議處理第十七條爭議類型常見的質(zhì)保期維保爭議包括：對故障原因（是否屬于質(zhì)保范圍）的認(rèn)定、供應(yīng)商響應(yīng)不及時、維修質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、更換部件非原廠件、拒絕履行質(zhì)保義務(wù)等。第十八條處理步驟1.友好協(xié)商：發(fā)生爭議時，首先由設(shè)備管理部門牽頭，組織使用部門、采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行友好協(xié)商，明確爭議焦點，依據(jù)合同條款和事實證據(jù)，尋求雙方都能接受的解決方案。2.證據(jù)收集：協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集和保全相關(guān)證據(jù)，如合同文本、溝通記錄、故障照片/視頻、維修單據(jù)、第三方檢測報告（如有）等。3.第三方調(diào)解/評估：若協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定，尋求第三方專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行技術(shù)鑒定或調(diào)解。4.法律途徑：對于嚴(yán)重違約或經(jīng)調(diào)解仍無法解決的爭議，公司可依據(jù)合同中的仲裁條款或相關(guān)法律規(guī)定，通過仲裁或訴訟方式解決。第六章監(jiān)督與改進(jìn)第十九條內(nèi)部監(jiān)督檢查設(shè)備管理部門應(yīng)定期對各使用部門執(zhí)行本規(guī)范的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行、記錄完整性、報修及時性、與供應(yīng)商溝通有效性等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求。第二十條供應(yīng)商服務(wù)評估設(shè)備管理部門可定期（如每半年或一年）或在質(zhì)保期結(jié)束后，組織使用部門對供應(yīng)商在質(zhì)保期內(nèi)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果可作為后續(xù)設(shè)備采購、供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)。第二十一條持續(xù)改進(jìn)設(shè)備管理部門應(yīng)定期總結(jié)設(shè)備質(zhì)保期維保管理工作的經(jīng)驗教訓(xùn)，分析典型案例，針對存在的問題，對本規(guī)范及相關(guān)流程進(jìn)行修訂和完善，不斷提升設(shè)