供應商信息管理標準化模板及功能指南一、適用范圍與應用價值供應商信息管理是企業(yè)供應鏈管理的核心環(huán)節(jié)，適用于各類制造、零售、服務等行業(yè)的采購部門、供應鏈管理團隊及供應商協(xié)同平臺。通過標準化模板管理供應商信息，可實現(xiàn)以下核心價值：統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準：避免因信息格式不一導致的溝通成本，保證跨部門數(shù)據(jù)一致性；提升協(xié)作效率：快速檢索供應商資質、歷史合作記錄，縮短采購決策周期；降低合規(guī)風險：規(guī)范資質審核流程，保證供應商具備合法經營及行業(yè)準入資質；支持戰(zhàn)略決策：通過長期數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化供應商結構，識別優(yōu)質合作伙伴。二、標準化操作流程詳解（一）前期準備：明確信息收集維度在啟用模板前，需根據(jù)企業(yè)采購需求及行業(yè)特性，確定供應商信息收集的核心維度，通常包括：基礎信息：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址等；資質信息：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質量體系認證等；合作信息：合作產品/服務、歷史合作業(yè)績、付款條件等；評估信息：質量達標率、交期準時率、服務響應速度等。示例：制造業(yè)企業(yè)需重點關注供應商的生產能力、質量認證（如ISO9001）；零售業(yè)企業(yè)則需關注配送能力、資質合規(guī)性（如食品經營許可證）。（二）模板填寫：規(guī)范信息錄入規(guī)則根據(jù)收集維度，在標準化模板中逐項填寫信息，需遵循以下規(guī)則：基礎信息：供應商全稱需與營業(yè)執(zhí)照一致，簡稱需經雙方確認；統(tǒng)一社會信用代碼需核對無誤，避免因代碼錯誤導致資質失效。資質信息：證書編號、有效期需填寫完整，掃描件（PDF格式）作為附件，保證資質文件可追溯。合作信息：合作產品/服務需具體到型號/品類，歷史合作金額需與財務數(shù)據(jù)一致，付款方式需明確（如“月結30天”）。評估信息：評估指標需量化（如“交期準時率≥95%”），評估等級分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格），對應不同的合作策略。（三）數(shù)據(jù)分類與編碼管理為提升信息檢索效率，需對供應商信息進行分類及編碼，建議采用“行業(yè)+產品+地區(qū)”的組合編碼規(guī)則：行業(yè)編碼：用字母表示（如M=制造業(yè)，R=零售業(yè)，S=服務業(yè)）；產品編碼：用數(shù)字表示核心產品類別（如01=原材料，02=零部件）；地區(qū)編碼：用數(shù)字表示注冊地區(qū)（如01=華東，02=華南）。示例：一家位于華東地區(qū)的制造業(yè)原材料供應商，編碼為“M-01-01”。（四）定期更新與動態(tài)維護供應商信息需動態(tài)維護，保證時效性，具體流程變更觸發(fā)：當供應商發(fā)生關鍵信息變更（如地址、聯(lián)系人、資質過期）時，由采購專員發(fā)起《供應商信息變更申請表》，附相關證明材料。審核流程：部門經理審核變更內容，法務部核對資質合規(guī)性，審批通過后3個工作日內更新模板及系統(tǒng)數(shù)據(jù)。定期復盤：每季度對供應商信息進行全面復盤，清理長期未合作（超12個月）或資質失效的供應商數(shù)據(jù)，保證信息庫“鮮活”。（五）信息應用與協(xié)同共享維護完成的供應商信息需實現(xiàn)跨部門共享，支持以下應用場景：采購招標：直接調用模板中的資質、合作記錄，招標邀請函；財務結算：關聯(lián)供應商的付款方式、賬戶信息，簡化付款流程；質量管控：調取歷史評估數(shù)據(jù)，對質量等級下降的供應商啟動整改流程。三、供應商信息管理模板結構說明以下為標準化模板的核心字段設計，可根據(jù)企業(yè)需求調整增減：（一）基礎信息模塊字段名稱填寫說明示例值供應商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的法定名稱科技有限公司供應商簡稱日常溝通使用的簡稱科技統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108MA0567X注冊地址營業(yè)執(zhí)照注冊的詳細地址北京市海淀區(qū)路123號經營地址實際經營的辦公/生產地址上海市浦東新區(qū)大道456號成立日期企業(yè)注冊成立時間2015-03-15注冊資本（萬元）幣種默認為人民幣5000企業(yè)性質如國企、民企、外企等民營企業(yè)聯(lián)系人*主要對接人姓名（用*號代替）*經理職位*聯(lián)系人職務采購經理電話*聯(lián)系人辦公電話（用*號代替）010-5678郵箱*聯(lián)系人工作郵箱（用*號代替）exampleexample（二）資質信息模塊字段名稱填寫說明示例值營業(yè)執(zhí)照編號營業(yè)執(zhí)照注冊號91110108MA0567X營業(yè)執(zhí)照有效期截止日期2025-12-31資質證書名稱如質量體系認證、行業(yè)許可證等ISO9001質量管理體系認證證書編號資質證書的官方編號00121Q20R1M005證書有效期截止日期2026-05-20認證機構頒發(fā)證書的機構中國質量認證中心行業(yè)特殊許可如食品經營許可證、醫(yī)療器械經營許可證等食品經營許可證（JY0567）（三）合作信息模塊字段名稱填寫說明示例值合作起始時間首次合作日期2020-01-01合作產品/服務清單具體到型號/品類，分項填寫1.電子元器件（型號A-01）2.定制化配件（型號B-02）主要合作項目近1年重點合作項目名稱2023年項目零部件供應年度合作金額（萬元）上一年度合作總金額1200付款方式如“現(xiàn)結”“月結30天”“季度結算”等月結30天合作期限合同約定的起止時間2023-01-01至2025-12-31（四）評估信息模塊字段名稱填寫說明示例值評估日期最近一次評估時間2023-10-15評估部門負責評估的部門采購部評估等級A/B/C/D四級B質量達標率（%）近1年產品合格率98%交期準時率（%）近1年按約定時間交付比例96%服務響應速度（分）1-5分評分（5分最快）4價格競爭力與市場平均水平對比（高/中/低）中存在問題需改進的不足之處交期偶有延遲改進建議針對問題的具體改進措施優(yōu)化生產計劃，提前3天備貨下次評估時間計劃下次評估的日期2024-04-15（五）備注信息模塊字段名稱填寫說明示例值補充說明其他需說明的特殊情況該供應商為戰(zhàn)略合作伙伴，享有優(yōu)先供貨權關聯(lián)文檔索引附件名稱（如合同、掃描件）《2023年采購合同（編號HT-2023-001）》《營業(yè)執(zhí)照掃描件》四、使用過程中的關鍵要點（一）保證信息準確性關鍵信息（如統(tǒng)一社會信用代碼、資質證書編號）需與原件核對一致，避免因錄入錯誤導致合作風險；聯(lián)系人信息變更時，需同步更新模板及企業(yè)通訊錄，保證溝通渠道暢通。（二）強化保密管理供應商信息屬企業(yè)核心數(shù)據(jù)，僅限采購、財務、法務等相關部門人員訪問，需設置系統(tǒng)權限（如“僅查看”“可編輯”）；對外提供供應商信息時，需經部門負責人審批，并簽訂保密協(xié)議。（三）分類管理提升效率按“合作狀態(tài)”分為“合作中”“候選供應商”“終止合作”三類，對不同類別供應商采取差異化維護策略；對“候選供應商”