采購申請審批單填寫示例材料需求與預算控制指南一、采購申請審批單適用范圍與典型場景采購申請審批單是企業(yè)內部規(guī)范采購行為、控制成本、明確責任的核心工具，適用于各類需要通過公司資金采購物資、服務或工程的場景。典型使用場景包括：日常辦公物資采購：如文具耗材、辦公設備（電腦、打印機）、清潔用品等，滿足部門日常運營需求。項目專項采購：如研發(fā)項目所需的原材料、測試設備，或市場推廣活動的物料、服務采購，需關聯(lián)項目預算。固定資產(chǎn)采購：如生產(chǎn)設備、運輸車輛、辦公家具等單價較高、使用周期長的資產(chǎn)購置，需履行嚴格的審批流程。緊急零星采購：如突發(fā)設備故障需立即更換的配件，或臨時性服務（如維修、保潔）采購，需在“備注”欄注明緊急原因。供應商服務采購：如咨詢、培訓、外包服務等，需明確服務內容、期限及驗收標準。二、采購申請審批單填寫全流程指南（一）第一步：明確采購需求與必要性在填寫審批單前，申請人需確認采購的必要性和具體需求，避免盲目采購。需明確以下信息：采購目的：說明采購物品/服務的用途（如“為研發(fā)部新項目采購測試材料”“替換報廢的辦公電腦”）。需求明細：列出物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)等（如“筆記本電腦：品牌ThinkPad，型號X1Carbon，i5處理器，16G內存，512G固態(tài)硬盤，數(shù)量2臺”）。替代方案：若存在可替代的物品（如租用vs購買、低端型號vs高端型號），需在“備注”欄說明選擇當前方案的原因。（二）第二步：填寫采購申請基本信息審批單頂部“基本信息”欄需準確填寫以下內容：字段填寫說明示例申請人填寫實際提出采購需求的員工姓名所在部門申請人所屬部門研發(fā)部聯(lián)系方式填寫申請人辦公電話或分機號8888申請日期填寫提交審批單的日期（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-08采購編號若公司有采購編號規(guī)則，需按規(guī)則填寫（如“CG-20231008-001”）；無規(guī)則可留空CG-20231008-001采購類別勾選或填寫物資類別（如“辦公物資”“生產(chǎn)設備”“服務采購”）辦公設備（三）第三步：編制采購需求明細表“采購需求明細”是審批單的核心內容，需逐項填寫物品/服務的詳細信息，保證采購部門能準確執(zhí)行。序號物料/服務名稱規(guī)格型號技術參數(shù)/服務內容單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明1筆記本電腦ThinkPadX1Carboni5-1340P處理器，16GB內存，512GBSSD，14英寸臺28,50017,000研發(fā)部新項目開發(fā)2辦公椅人體工學款升降可調，網(wǎng)布靠背，鋼制五星腳，承重≥120kg把11,2001,200替換破損舊椅子填寫要點：技術參數(shù)需具體（如避免只寫“電腦”，需明確配置）；服務類采購需注明服務范圍（如“年度IT運維服務：包含系統(tǒng)維護、故障排除、數(shù)據(jù)備份”）；預估單價需參考歷史采購價、市場價或供應商報價，保證合理性。（四）第四步：預算編制與核對“預算信息”欄需明確資金來源及預算控制要求，保證采購不超支。字段填寫說明示例預算總金額所有采購物品/服務的預估總價合計（=∑預估總價）18,200元資金來源勾選或填寫預算科目（如“年度辦公經(jīng)費”“研發(fā)項目預算”“專項采購基金”）研發(fā)項目預算預算編碼若公司有預算編碼體系，需填寫對應編碼（如“YF2023-008”）YF2023-008預算余額填寫當前預算科目剩余可使用金額（需提前向財務部門確認）50,000元預算審核人財務部門負責人簽字（確認預算余額充足、資金來源合規(guī)）（財務負責人簽字）*注意事項：預算總金額不得超過預算余額，若超需在“備注”欄說明超支原因及解決方案（如“申請追加預算元”）；資金來源需與公司財務制度匹配（如“研發(fā)項目采購”不可使用“行政辦公經(jīng)費”）。（五）第五步：準備附件材料為保證審批信息完整，需隨審批單附以下材料（根據(jù)采購類別選擇）：報價單：至少提供2家供應商的書面報價（緊急采購可提供1家報價，但需注明“緊急情況”）；需求說明書：對技術參數(shù)、服務內容有特殊要求的，需提供詳細說明（如“研發(fā)部測試材料需符合行業(yè)標準”）；審批意見：若采購涉及跨部門協(xié)作（如采購設備需生產(chǎn)部確認型號），需提前獲得相關部門負責人簽字；其他證明：如固定資產(chǎn)采購需提供《資產(chǎn)購置申請表》，服務采購需提供《服務需求函》。（六）第六步：提交審批流程審批單按以下順序流轉，各環(huán)節(jié)需在1-3個工作日內完成（緊急采購可縮短時限）：部門負責人審批：確認采購需求必要性及部門預算使用合理性，簽字并注明意見（如“同意采購”）；財務部門審核：核對預算金額、資金來源及附件完整性，簽字并蓋章；分管領導審批：根據(jù)采購金額分級審批（如≤5000元由部門負責人審批，5000-20000元由分管副總審批，≥20000元由總經(jīng)理審批）；總經(jīng)理審批：重大采購（如≥50000元）需總經(jīng)理最終簽字確認；采購部門執(zhí)行：審批通過后，審批單原件交采購部門，申請人需配合對接供應商、跟進到貨及驗收。三、采購申請審批單標準模板采購申請審批單基本信息申請人所在部門聯(lián)系方式申請日期采購編號采購類別□辦公物資□生產(chǎn)設備□服務采購□固定資產(chǎn)□其他：__________采購需求明細序號物料/服務名稱規(guī)格型號技術參數(shù)/服務內容單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明12………合計預算信息預算總金額（元）資金來源預算編碼預算余額（元）預算審核人審批流程審批環(huán)節(jié)審批意見簽字日期部門負責人財務部門分管領導總經(jīng)理備注（如緊急原因、特殊需求、超支說明等）四、采購申請審批單填寫關鍵提示（一）預算控制紅線不可碰嚴禁無預算采購：未列入年度/季度預算的采購，需提前提交《預算調整申請表》，經(jīng)審批后方可執(zhí)行；嚴禁超預算采購：若因市場價格波動等原因導致預估金額超預算，需在提交審批單前追加預算，不得“先斬后奏”；預算執(zhí)行需精準：同一預算科目內不同項目間不得挪用預算，保證?？顚Ｓ?。（二）附件材料務必完整報價單需加蓋供應商公章（或電子簽章），避免提供手寫報價或截圖；技術參數(shù)復雜的物品（如生產(chǎn)設備），需附《技術規(guī)格說明書》，由需求部門負責人簽字確認；服務類采購需附《服務方案》，明確服務標準、驗收方式及違約責任。（三）信息填寫需真實準確申請人需對填寫信息的真實性、完整性負責，不得虛報數(shù)量、夸大需求或偽造報價；規(guī)格型號、技術參數(shù)等需與實際采購物品一致，避免因信息偏差導致采購物品不符合需求。（四）審批流程需按時完成申請人需提前規(guī)劃采購時間，預留充足審批周期（一般采購需3-5個工作日，重大采購需7-10個工作日）；審批人需在收到審批單后1個工作日內反饋意見，不得無故拖延；若審批不