銷售合同管理工具：合同條款審查及執(zhí)行追蹤版一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，在銷售合同全生命周期管理中發(fā)揮作用：合同簽訂前：對(duì)合同條款進(jìn)行系統(tǒng)性審查，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)漏洞及履約隱患，保證條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰；合同執(zhí)行中：實(shí)時(shí)跟蹤合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付、付款、驗(yàn)收等），監(jiān)控履約進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺并處理異常情況；合同復(fù)盤后：匯總審查及執(zhí)行數(shù)據(jù)，分析高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與履約瓶頸，為后續(xù)合同優(yōu)化提供依據(jù)。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與結(jié)構(gòu)化記錄，降低合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，提升履約效率，保障企業(yè)銷售業(yè)務(wù)合規(guī)、有序推進(jìn)。二、工具操作流程詳解（一）合同接收與初步分類合同資料收集：銷售專員將客戶提供的合同草案（含附件、技術(shù)協(xié)議等）及內(nèi)部立項(xiàng)審批表提交至合同管理平臺(tái)，標(biāo)注合同編號(hào)（格式：年份-部門-序號(hào)，如2024-銷售-001）、客戶名稱、合同金額、簽訂日期等基礎(chǔ)信息。合同分類標(biāo)記：根據(jù)合同類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包、框架協(xié)議等）、金額等級(jí)（如10萬以下、10-50萬、50萬以上）及客戶重要性（戰(zhàn)略客戶/普通客戶）進(jìn)行分類標(biāo)簽化，便于后續(xù)優(yōu)先級(jí)管理。（二）合同條款全面審查銷售部門聯(lián)合法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及技術(shù)部門（如涉及技術(shù)條款），按以下維度逐項(xiàng)審查合同條款：1.主體資格審查審查合同雙方企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免與無授權(quán)主體簽約；核查客戶經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特殊行業(yè)需生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證），保證其具備履約主體資格；若涉及代理人，需審核授權(quán)委托書是否在有效期內(nèi)，授權(quán)范圍是否涵蓋合同內(nèi)容。2.核心條款審查標(biāo)的物描述：產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或約定標(biāo)準(zhǔn)）是否清晰明確，避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”）；價(jià)格與支付條款：?jiǎn)蝺r(jià)、總價(jià)、計(jì)價(jià)貨幣是否準(zhǔn)確；支付方式（如電匯、承兌）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例、到貨付款、驗(yàn)收后付款）、賬戶信息是否無誤，重點(diǎn)防范逾期付款風(fēng)險(xiǎn)；交付與驗(yàn)收條款：交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式（如上門交付、物流運(yùn)輸）及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、流程、時(shí)限是否可執(zhí)行，明確違約責(zé)任（如延遲交付的違約金計(jì)算方式）；違約責(zé)任條款：雙方違約情形（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、延遲付款、延遲交付）的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)及違約金比例、賠償范圍是否合理，避免“霸王條款”或責(zé)任不對(duì)等；保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：保密范圍、期限及違約責(zé)任是否明確，涉及企業(yè)技術(shù)專利、商標(biāo)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，需確認(rèn)授權(quán)權(quán)限及歸屬。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估根據(jù)條款審查結(jié)果，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)：低風(fēng)險(xiǎn)：條款清晰、合規(guī)，無重大法律或商業(yè)隱患；中風(fēng)險(xiǎn)：部分條款存在模糊表述或責(zé)任不明確，需補(bǔ)充約定或修訂；高風(fēng)險(xiǎn)：存在重大法律沖突（如違反法律法規(guī)）、履約能力不足或顯失公平條款，需重新談判或終止合作。4.審查意見反饋與修訂法務(wù)部門出具《合同條款審查意見表》（見模板1），標(biāo)注問題條款、修改建議及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)；銷售專員根據(jù)意見與客戶溝通修訂，修訂后重新提交審查，直至風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)降至“低風(fēng)險(xiǎn)”方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與歸檔用印與簽署：審查通過的合同經(jīng)銷售總監(jiān)、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，按企業(yè)用印流程蓋章，雙方簽字蓋章頁需清晰掃描；合同歸檔：將最終版合同（含附件、審批記錄、審查意見表）分類存入合同管理檔案庫，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)云盤，標(biāo)注“已歸檔”狀態(tài)，同步更新合同臺(tái)賬。（四）合同執(zhí)行進(jìn)度追蹤合同生效后，銷售專員需作為執(zhí)行第一責(zé)任人，通過“合同執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表”（見模板2）實(shí)時(shí)監(jiān)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：1.節(jié)點(diǎn)清單制定根據(jù)合同條款明確需跟蹤的核心節(jié)點(diǎn)（示例）：節(jié)點(diǎn)類型計(jì)劃時(shí)間責(zé)任人交付物/證明材料預(yù)付款到賬簽約后3個(gè)工作日財(cái)務(wù)*會(huì)計(jì)銀行回單產(chǎn)品交付2024-06-30物流*主管出庫單、物流運(yùn)單客戶驗(yàn)收交付后7個(gè)工作日技術(shù)*工程師驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（客戶蓋章）尾款到賬驗(yàn)收后15個(gè)工作日財(cái)務(wù)*會(huì)計(jì)銀行回單2.進(jìn)度更新與異常預(yù)警責(zé)任人需在節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間前2天提醒相關(guān)方，完成后24小時(shí)內(nèi)更新“實(shí)際時(shí)間”及“證明材料”欄；若出現(xiàn)延遲（如未按期到賬、未及時(shí)驗(yàn)收），需在“異常情況”欄說明原因（如客戶資金周轉(zhuǎn)問題、產(chǎn)品調(diào)試延期），并同步啟動(dòng)處理流程：內(nèi)部協(xié)調(diào)：涉及跨部門問題（如生產(chǎn)延遲），由銷售專員牽頭召開協(xié)調(diào)會(huì)，明確解決時(shí)限；客戶溝通：因客戶原因?qū)е碌难舆t（如驗(yàn)收拖延），需書面（郵件/函件）發(fā)送《履約提醒函》，明確違約責(zé)任及補(bǔ)救措施；升級(jí)處理：若異常情況影響重大（如逾期超過15天），需上報(bào)銷售總監(jiān)，必要時(shí)啟動(dòng)法律程序。（五）合同履約完成與復(fù)盤履約確認(rèn)：所有節(jié)點(diǎn)完成后，銷售專員收集最終交付物（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、尾款回單），確認(rèn)合同履約完畢，在合同臺(tái)賬中標(biāo)注“已終止”狀態(tài)；數(shù)據(jù)復(fù)盤：每季度匯總合同審查及執(zhí)行數(shù)據(jù)，分析高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“驗(yàn)收條款不明確”占比30%）、履約延遲原因（如“客戶資金問題”占比50%），形成《合同管理復(fù)盤報(bào)告》，優(yōu)化后續(xù)合同模板及審查標(biāo)準(zhǔn)。三、核心模板表格模板1：合同條款審查意見表合同編號(hào)：2024-銷售-001客戶名稱：科技有限公司審查部門：法務(wù)部、銷售一部、財(cái)務(wù)部審查日期：2024-05-20條款類型原條款內(nèi)容摘要問題描述修改建議風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)責(zé)任部門支付條款“尾款于驗(yàn)收后支付”未明確驗(yàn)收后具體時(shí)限，易引發(fā)爭(zhēng)議“尾款于驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日內(nèi)支付”中風(fēng)險(xiǎn)銷售一部違約責(zé)任“延遲交付按日萬分之三支付違約金”違約金比例低于法定下限（萬分之五）調(diào)整為“按日萬分之五支付違約金”高風(fēng)險(xiǎn)法務(wù)部交付條款“產(chǎn)品于2024年6月底交付”時(shí)間模糊，無具體日期明確為“2024年6月30日前交付”中風(fēng)險(xiǎn)銷售一部模板2：合同執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表合同編號(hào)：2024-銷售-001客戶名稱：科技有限公司合同金額：50萬元簽訂日期：2024-05-25節(jié)點(diǎn)類型計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間責(zé)任人狀態(tài)證明材料異常情況說明處理方案及結(jié)果預(yù)付款到賬2024-05-302024-05-30財(cái)務(wù)*會(huì)計(jì)已完成銀行回單（金額10萬元）無無產(chǎn)品交付2024-06-302024-07-02物流*主管延遲完成出庫單、物流運(yùn)單生產(chǎn)部設(shè)備調(diào)試延誤協(xié)調(diào)生產(chǎn)部加班1天，7月2日交付客戶驗(yàn)收2024-07-092024-07-12技術(shù)*工程師已完成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（客戶蓋章）客戶需額外測(cè)試功能提供測(cè)試指導(dǎo)，7月12日通過驗(yàn)收尾款到賬2024-07-27待完成財(cái)務(wù)*會(huì)計(jì)進(jìn)行中—客戶內(nèi)部審批流程慢發(fā)送《履約提醒函》，預(yù)計(jì)7月28日到賬模板3：異常情況記錄表合同編號(hào)：2024-銷售-001異常發(fā)生日期：2024-07-01異常類型：延遲交付異常描述：原定6月30日交付，因生產(chǎn)部設(shè)備突發(fā)故障，延遲至7月2日交付，客戶提出異議。責(zé)任方原因分析溝錄記錄解決方案結(jié)果確認(rèn)生產(chǎn)部設(shè)備調(diào)試故障，備用設(shè)備維修耗時(shí)2天銷售專員與生產(chǎn)經(jīng)理溝通，同步客戶協(xié)調(diào)生產(chǎn)部加班，7月2日完成交付，贈(zèng)送客戶1年免費(fèi)維護(hù)客戶接受延遲，7月2日簽收四、使用注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）條款審查常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)模糊表述風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“盡快”“合理期限內(nèi)”等不明確時(shí)間表述，需量化具體時(shí)限（如“5個(gè)工作日內(nèi)”）；主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：定期核查客戶信用狀況（如通過“信用中國(guó)”平臺(tái)），警惕“皮包公司”或失信企業(yè)；責(zé)任不對(duì)等風(fēng)險(xiǎn)：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任條款，避免僅約束乙方（如賣方），甲方（如買方）違約責(zé)任缺失；法律沖突風(fēng)險(xiǎn)：保證條款不違反《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，如格式條款需提示對(duì)方注意免除己方責(zé)任的內(nèi)容。（二）執(zhí)行追蹤管理規(guī)范數(shù)據(jù)及時(shí)性：責(zé)任人需在節(jié)點(diǎn)完成后24小時(shí)內(nèi)更新進(jìn)度，嚴(yán)禁滯后補(bǔ)錄，保證數(shù)據(jù)真實(shí)可追溯；跨部門協(xié)作：銷售專員需定期與財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)部門召開進(jìn)度會(huì)，提前預(yù)判潛在延遲風(fēng)險(xiǎn)；證據(jù)留存：所有溝通記錄（如郵件、函件）、交付材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、回單）需掃描存檔，作為糾紛處理依據(jù)。（三）工具使用優(yōu)化