陶瓷廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理規(guī)定陶瓷廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理規(guī)定第一章總則陶瓷廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理規(guī)定是為了規(guī)范全廠體系改進(jìn)活動(dòng)的記錄管理，確保改進(jìn)措施的有效實(shí)施與持續(xù)改進(jìn)，提升企業(yè)管理水平，提高產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率，更好地服務(wù)客戶。本規(guī)定適用于陶瓷廠全體員工及相關(guān)方，是企業(yè)管理體系的重要組成部分。本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理制度》《質(zhì)量管理體系要求》等相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在建立科學(xué)、規(guī)范、高效的體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理體系，實(shí)現(xiàn)記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、安全管理。本規(guī)定明確了體系改進(jìn)實(shí)施記錄的管理職責(zé)、管理范圍、記錄要求、管理流程、監(jiān)督考核等內(nèi)容，是全廠體系改進(jìn)活動(dòng)記錄管理的依據(jù)。第二章適用范圍本規(guī)定適用于陶瓷廠所有部門、全體員工及參與本廠質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等體系改進(jìn)活動(dòng)的相關(guān)方。具體包括但不限于以下范圍：1.質(zhì)量管理體系改進(jìn)實(shí)施記錄；2.環(huán)境管理體系改進(jìn)實(shí)施記錄；3.職業(yè)健康安全管理體系改進(jìn)實(shí)施記錄；4.生產(chǎn)管理改進(jìn)實(shí)施記錄；5.設(shè)備管理改進(jìn)實(shí)施記錄；6.物料管理改進(jìn)實(shí)施記錄；7.人力資源管理改進(jìn)實(shí)施記錄；8.客戶滿意度改進(jìn)實(shí)施記錄；9.其他與體系改進(jìn)相關(guān)的活動(dòng)記錄。本規(guī)定不適用于個(gè)人工作記錄、經(jīng)營(yíng)信息、商業(yè)秘密等不屬于體系改進(jìn)活動(dòng)記錄的信息管理。第三章管理職責(zé)1.廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，審批本規(guī)定及重大改進(jìn)項(xiàng)目記錄的管理方案。2.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)本規(guī)定的組織實(shí)施、監(jiān)督執(zhí)行，負(fù)責(zé)建立和完善體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理制度，組織制定記錄管理標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門記錄管理工作。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門體系改進(jìn)實(shí)施記錄的管理工作，組織實(shí)施本部門記錄的收集、整理、審核、歸檔、保管、利用等工作，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。4.體系管理部負(fù)責(zé)體系改進(jìn)實(shí)施記錄的具體管理工作，包括記錄的收集、整理、分類、編目、歸檔、保管、借閱、銷毀等，并定期對(duì)本廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。5.各部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)本部門體系改進(jìn)實(shí)施記錄的填寫、收集、傳遞、保管等工作，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。6.全體員工均有責(zé)任和義務(wù)遵守本規(guī)定，積極參與體系改進(jìn)活動(dòng)，并及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容。第四章記錄管理范圍1.體系改進(jìn)項(xiàng)目立項(xiàng)記錄，包括項(xiàng)目建議書、立項(xiàng)審批表、項(xiàng)目計(jì)劃書等。2.體系改進(jìn)方案制定記錄，包括改進(jìn)目標(biāo)、改進(jìn)措施、責(zé)任人、完成時(shí)限、資源需求等。3.體系改進(jìn)實(shí)施過(guò)程記錄，包括會(huì)議記錄、培訓(xùn)記錄、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施記錄、問(wèn)題解決記錄、數(shù)據(jù)分析記錄等。4.體系改進(jìn)效果評(píng)估記錄，包括改進(jìn)前后對(duì)比分析、效果評(píng)價(jià)報(bào)告、客戶反饋記錄等。5.體系改進(jìn)持續(xù)改進(jìn)記錄，包括改進(jìn)措施的優(yōu)化、改進(jìn)效果的跟蹤、改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)等。6.體系改進(jìn)相關(guān)文件記錄，包括管理制度、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等與體系改進(jìn)相關(guān)的文件。7.體系改進(jìn)相關(guān)會(huì)議記錄，包括管理層會(huì)議、部門會(huì)議、專題會(huì)議等與體系改進(jìn)相關(guān)的會(huì)議記錄。8.體系改進(jìn)相關(guān)培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核、培訓(xùn)效果等與體系改進(jìn)相關(guān)的培訓(xùn)記錄。9.體系改進(jìn)相關(guān)評(píng)審記錄，包括內(nèi)部評(píng)審、外部審核等與體系改進(jìn)相關(guān)的評(píng)審記錄。10.體系改進(jìn)相關(guān)證書記錄，包括體系認(rèn)證證書、改進(jìn)項(xiàng)目驗(yàn)收證書等與體系改進(jìn)相關(guān)的證書記錄。第五章記錄要求1.記錄的真實(shí)性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄必須真實(shí)反映實(shí)際情況，不得偽造、篡改、隱瞞或遺漏重要信息。記錄內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的事件、活動(dòng)、數(shù)據(jù)等一致，確保記錄的真實(shí)性和可靠性。2.記錄的完整性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)完整反映體系改進(jìn)活動(dòng)的全過(guò)程，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、方案制定、實(shí)施過(guò)程、效果評(píng)估、持續(xù)改進(jìn)等各個(gè)環(huán)節(jié)。記錄內(nèi)容應(yīng)全面、系統(tǒng)，不得遺漏重要信息。3.記錄的準(zhǔn)確性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映體系改進(jìn)活動(dòng)的具體情況，包括數(shù)據(jù)、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、措施、結(jié)果等。記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或偏差。4.記錄的及時(shí)性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)填寫、收集、整理，不得遲延。記錄的及時(shí)性是保證記錄有效性的重要條件，也是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)采取措施的重要依據(jù)。5.記錄的規(guī)范性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫，確保記錄的規(guī)范性。記錄的格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，便于查閱和管理。6.記錄的保密性要求體系改進(jìn)實(shí)施記錄中涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等信息，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行保密管理，不得泄露。記錄的保管、借閱、銷毀等應(yīng)遵守保密規(guī)定，確保信息安全。7.記錄的電子化要求鼓勵(lì)采用電子化方式管理體系改進(jìn)實(shí)施記錄，提高記錄管理的效率和準(zhǔn)確性。電子化記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保記錄的可讀性和可共享性。第六章記錄管理流程1.記錄的填寫體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)由經(jīng)辦人員按照規(guī)定的格式和要求及時(shí)填寫，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。記錄填寫完畢后，經(jīng)辦人員應(yīng)自行檢查，確保記錄無(wú)誤。2.記錄的收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門體系改進(jìn)實(shí)施記錄，并定期匯總至體系管理部。體系管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門收集的記錄進(jìn)行審核，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。3.記錄的分類體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于管理和查閱。分類方法應(yīng)科學(xué)、合理，便于實(shí)際操作。4.記錄的編目體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)進(jìn)行編目，編制記錄目錄，方便查閱和管理。記錄目錄應(yīng)包括記錄編號(hào)、記錄名稱、記錄日期、記錄責(zé)任部門、記錄存放位置等信息。5.記錄的歸檔體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行歸檔，確保記錄的安全和完整。歸檔記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，便于查閱和保管。6.記錄的保管體系改進(jìn)實(shí)施記錄應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或泄露。保管場(chǎng)所應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)，避免陽(yáng)光直射和潮濕。電子化記錄應(yīng)采用備份和容災(zāi)措施，確保記錄的安全。7.記錄的借閱體系改進(jìn)實(shí)施記錄的借閱應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱記錄應(yīng)登記借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等信息，確保記錄的安全。8.記錄的銷毀體系改進(jìn)實(shí)施記錄的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀記錄應(yīng)登記銷毀人、銷毀時(shí)間、銷毀內(nèi)容等信息，確保記錄的安全。第七章記錄的監(jiān)督考核1.體系管理部負(fù)責(zé)對(duì)全廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。3.廠長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全廠體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督考核，考核結(jié)果與部門績(jī)效掛鉤。4.全體員工均有責(zé)任和義務(wù)監(jiān)督體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。5.對(duì)違反本規(guī)定的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處理；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第八章記錄的持續(xù)改進(jìn)1.體系管理部負(fù)責(zé)定期對(duì)體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，提高記錄管理水平和效率。2.各部門負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際需要，不斷完善記錄管理方法和流程，提高記錄管理的科學(xué)性和規(guī)范性。3.鼓勵(lì)采用新技術(shù)、新方法管理體系改進(jìn)實(shí)施記錄，提高記錄管理的自動(dòng)化和智能化水平。4.定期組織對(duì)體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作的培訓(xùn)，提高全體員工記錄管理意識(shí)和能力。5.根據(jù)外部審核和客戶反饋，不斷完善體系改進(jìn)實(shí)施記錄管理工作，提高記錄管理質(zhì)量和水平。第九章附則1.本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。3.本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)修訂，修訂程序按本規(guī)定執(zhí)行。4.本規(guī)定未盡事宜，由總經(jīng)理辦公室另行規(guī)定。5.本規(guī)定由總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)。6.本規(guī)定自發(fā)布