醫(yī)院藥品采購流程與供應(yīng)商管理手冊前言本手冊旨在規(guī)范醫(yī)院藥品采購行為，優(yōu)化采購流程，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，確保藥品質(zhì)量安全，保障臨床用藥需求，降低采購成本，提高資金使用效益。本手冊適用于醫(yī)院內(nèi)部所有與藥品采購及供應(yīng)商管理相關(guān)的部門和人員。全體相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵照執(zhí)行。第一章藥品采購流程1.1采購原則與依據(jù)藥品采購工作必須嚴(yán)格遵循“質(zhì)量優(yōu)先、價(jià)格合理、保障供應(yīng)、規(guī)范透明”的原則。采購活動(dòng)以國家及地方藥品管理法律法規(guī)、政策文件為根本遵循，以醫(yī)院臨床用藥需求、藥品庫存狀況、以及藥事管理與藥物治療學(xué)委員會(huì)（以下簡稱“藥事委員會(huì)”）審定的藥品目錄為具體依據(jù)。1.2需求提報(bào)與匯總1.2.1臨床科室根據(jù)日常診療工作需要，結(jié)合藥品臨床使用情況，定期向藥劑科（藥房）提報(bào)藥品需求。緊急用藥需求應(yīng)注明“加急”并說明原因。1.2.2藥劑科（藥房）負(fù)責(zé)匯總各臨床科室的需求，并結(jié)合現(xiàn)有藥品庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)、藥品效期等因素，進(jìn)行綜合分析，初步形成藥品采購需求清單。1.3采購計(jì)劃制定與審批1.3.1藥劑科（藥房）根據(jù)匯總的藥品需求清單，以及醫(yī)院藥品采購預(yù)算，制定詳細(xì)的藥品采購計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)明確藥品通用名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家（或品牌）、擬采購數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)計(jì)金額等信息。1.3.2對于新引進(jìn)藥品或特殊藥品，需先經(jīng)過藥事委員會(huì)審議通過后方可納入采購計(jì)劃。1.3.3采購計(jì)劃制定完成后，需按醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。審批通過的采購計(jì)劃作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)。1.4采購執(zhí)行1.4.1集中采購與招標(biāo)采購：嚴(yán)格執(zhí)行國家、省、市組織的藥品集中帶量采購政策。屬于集中采購目錄內(nèi)的藥品，必須通過指定平臺(tái)進(jìn)行采購。對于集中采購目錄外、采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的藥品，應(yīng)按照醫(yī)院招標(biāo)采購管理辦法組織招標(biāo)采購。1.4.2議價(jià)采購：對于不適用集中采購和招標(biāo)采購，且市場競爭充分的少量藥品，可采用議價(jià)采購方式。議價(jià)過程應(yīng)有至少兩名以上采購人員參與，并做好議價(jià)記錄。1.4.3直接采購：僅限緊急搶救用藥、零星特殊用藥等特殊情況，且需提供充分理由并經(jīng)嚴(yán)格審批。1.4.4采購過程中，應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量信譽(yù)好、供貨能力強(qiáng)、價(jià)格有優(yōu)勢的供應(yīng)商。1.5驗(yàn)收入庫與付款1.5.1藥品到貨后，藥劑科（藥房）庫房管理人員會(huì)同采購人員共同對藥品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：藥品名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、包裝完整性、外觀質(zhì)量、藥品合格證明文件及隨貨同行單、發(fā)票等。1.5.2驗(yàn)收合格的藥品，及時(shí)辦理入庫手續(xù)，錄入醫(yī)院藥品管理信息系統(tǒng)，確保賬實(shí)相符。驗(yàn)收不合格的藥品，應(yīng)立即通知供應(yīng)商，明確處理意見（如退換貨），并做好記錄。1.5.3財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的采購合同、驗(yàn)收合格單、合法有效的發(fā)票等憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。第二章供應(yīng)商管理2.1供應(yīng)商準(zhǔn)入管理2.1.1資質(zhì)審核：醫(yī)院對擬合作的藥品供應(yīng)商實(shí)行嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度。供應(yīng)商需提供加蓋公章的以下資質(zhì)證明文件原件及復(fù)印件：《藥品生產(chǎn)許可證》或《藥品經(jīng)營許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》（GSP）認(rèn)證證書（經(jīng)營企業(yè)）或《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》（GMP）認(rèn)證證書（生產(chǎn)企業(yè)）、相關(guān)藥品的批準(zhǔn)證明文件（如藥品注冊證）等。2.1.2實(shí)地考察：對于主要供應(yīng)商或供應(yīng)高風(fēng)險(xiǎn)品種的供應(yīng)商，可根據(jù)需要組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)/經(jīng)營條件、質(zhì)量管理體系、倉儲(chǔ)能力、供貨保障能力及信譽(yù)狀況。2.1.3準(zhǔn)入審批：經(jīng)資質(zhì)審核（及必要的實(shí)地考察）合格的供應(yīng)商，納入醫(yī)院合格供應(yīng)商名錄進(jìn)行管理。準(zhǔn)入審批需履行醫(yī)院規(guī)定的程序。2.2供應(yīng)商日常管理與溝通2.2.1信息維護(hù)：建立健全供應(yīng)商檔案，動(dòng)態(tài)維護(hù)供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件（確保在有效期內(nèi)）、供應(yīng)藥品范圍、合作歷史、合同履行情況等。2.2.2定期溝通：與主要供應(yīng)商保持定期溝通，及時(shí)傳遞采購需求、政策變化等信息，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況及產(chǎn)品信息更新情況。2.2.3合同管理：所有藥品采購均應(yīng)簽訂書面采購合同，明確藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同需經(jīng)醫(yī)院法務(wù)或相關(guān)部門審核。2.3供應(yīng)商績效評估與分級(jí)2.3.1評估指標(biāo)：建立科學(xué)的供應(yīng)商績效評估體系，評估指標(biāo)應(yīng)包括但不限于：藥品質(zhì)量（如抽檢合格率、不良反應(yīng)報(bào)告及時(shí)性）、供貨及時(shí)性與準(zhǔn)確性、價(jià)格競爭力、售后服務(wù)水平（如退換貨響應(yīng)速度、投訴處理效率）、履約情況、財(cái)務(wù)信譽(yù)、配合醫(yī)院管理工作情況等。2.3.2評估周期：供應(yīng)商績效評估一般每半年或一年進(jìn)行一次，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期評估。2.3.3評估結(jié)果與應(yīng)用：根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商劃分為不同等級(jí)（如優(yōu)秀、合格、需改進(jìn)、不合格）。對優(yōu)秀供應(yīng)商，在采購量、付款條件等方面可給予適當(dāng)傾斜；對需改進(jìn)的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，限期改進(jìn)；對不合格供應(yīng)商，暫停合作或終止合作，從合格供應(yīng)商名錄中清除。2.4供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)與淘汰機(jī)制2.4.1與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。2.4.2對于在合作過程中出現(xiàn)違法違規(guī)行為、提供不合格藥品、嚴(yán)重拖延供貨、服務(wù)質(zhì)量差、惡意抬價(jià)或經(jīng)整改后仍不能達(dá)到要求的供應(yīng)商，應(yīng)堅(jiān)決予以淘汰。淘汰決定需有充分依據(jù)，并履行相應(yīng)審批程序。2.4.3建立供應(yīng)商退出記錄，詳細(xì)記錄被淘汰供應(yīng)商的名稱、淘汰原因、日期等信息。2.5供應(yīng)商質(zhì)量體系審計(jì)對于供應(yīng)關(guān)鍵或高風(fēng)險(xiǎn)藥品的供應(yīng)商，醫(yī)院可根據(jù)需要，定期或不定期對其質(zhì)量保證體系進(jìn)行審計(jì)，或要求其提供由第三方出具的質(zhì)量審計(jì)報(bào)告，以確保其持續(xù)符合質(zhì)量要求。第三章通用管理與持續(xù)改進(jìn)3.1紀(jì)律與監(jiān)督3.1.1所有參與藥品采購和供應(yīng)商管理的人員，必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度，廉潔自律，秉公辦事，不得收受供應(yīng)商的回扣、禮品或其他不正當(dāng)利益。3.1.2醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門及相關(guān)管理部門對藥品采購流程和供應(yīng)商管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，將嚴(yán)肅處理。3.2信息化建設(shè)與檔案管理3.2.1積極推進(jìn)藥品采購與供應(yīng)商管理的信息化建設(shè)，利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購流程電子化、供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)管理、績效數(shù)據(jù)自動(dòng)采集與分析等，提高管理效率和透明度。3.2.2妥善保管藥品采購計(jì)劃、審批文件、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、驗(yàn)收記錄、績效評估報(bào)告等各類資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和可追溯。檔案保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。3.3培訓(xùn)與持續(xù)改進(jìn)3.3.1定期組織藥品采購及供應(yīng)商管理人員進(jìn)行法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)和履職能力。3.3.2定期對本手冊規(guī)定的藥品采購流程和供應(yīng)商管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和評估，廣泛聽取各方面意見和建議，根據(jù)國家政策調(diào)整、醫(yī)院發(fā)展需求及實(shí)際