行政公文寫作標(biāo)準(zhǔn)化格式與規(guī)范工具指南一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在行政辦公中需擬寫的正式公文，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：向上級(jí)匯報(bào)工作：如《關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告》《關(guān)于申請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》；向下級(jí)部署任務(wù)：如《關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》《關(guān)于印發(fā)管理制度的通知》；跨部門溝通協(xié)調(diào)：如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦活動(dòng)的函》；對(duì)外發(fā)布正式信息：如《關(guān)于公司合并重組的公告》；內(nèi)部規(guī)范管理：如《關(guān)于修訂考勤管理規(guī)定的通知》《會(huì)議紀(jì)要》等。二、標(biāo)準(zhǔn)化寫作流程與操作步驟行政公文寫作需遵循“擬稿—審核—簽發(fā)—印發(fā)”的規(guī)范流程，具體操作步驟（一）擬稿前準(zhǔn)備明確發(fā)文目的與核心內(nèi)容確定公文需解決的核心問題（如匯報(bào)進(jìn)展、請(qǐng)求指示、部署工作等），梳理關(guān)鍵信息（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、要求等）。根據(jù)目的選擇合適文種（如“請(qǐng)示”適用于請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)，“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作，“通知”適用于發(fā)布規(guī)章、部署任務(wù)等）。收集與核對(duì)基礎(chǔ)材料收集相關(guān)數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、背景資料等，保證信息準(zhǔn)確無誤（如數(shù)據(jù)需經(jīng)財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)部門核對(duì)，政策需注明文號(hào)及發(fā)文機(jī)關(guān)）。涉及其他部門或單位的，提前溝通確認(rèn)內(nèi)容，避免矛盾或遺漏。（二）公文擬寫1.標(biāo)題規(guī)范格式：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如“公司行政部關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)會(huì)議的通知”）。要求：居中排布，字體為小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，字號(hào)二號(hào)；事由應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，不超過20字；避免使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的請(qǐng)示”等冗余表述（如“請(qǐng)示”已含請(qǐng)求意味，無需重復(fù)“申請(qǐng)”）。2.主送機(jī)關(guān)規(guī)范格式：頂格書寫，后加冒號(hào)，字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)。要求：上級(jí)機(jī)關(guān)用“公司”“局”等全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；多個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔，如“各部門、各分支機(jī)構(gòu)”；下級(jí)普發(fā)性公文可寫“各有關(guān)單位”；不得使用“相關(guān)單位”“有關(guān)方面”等模糊表述。3.結(jié)構(gòu)要求：一般分為“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項(xiàng)/措施）—結(jié)尾（要求/期望）”三部分。格式規(guī)范：每段首行縮進(jìn)2字符，字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)，行距28磅；一級(jí)標(biāo)題用“一、”（黑體三號(hào)），二級(jí)標(biāo)題用“（一）”（楷體GB2312三號(hào)），三級(jí)標(biāo)題用“1.”（仿宋GB2312三號(hào)加粗）；數(shù)字、年份不能回行（如“2024年”不得拆分為“2024”“年”）。內(nèi)容要點(diǎn)：開頭：說明發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)會(huì)議精神”“為解決問題”）或目的（如“為保證工作順利開展”）；主體：條理清晰，用“（一）（二）（三）”或“1.2.3.”分點(diǎn)闡述，每點(diǎn)一事，避免內(nèi)容交叉；結(jié)尾：根據(jù)文種確定（如“請(qǐng)示”用“妥否，請(qǐng)批示”，“通知”用“特此通知”，“報(bào)告”用“專此報(bào)告”）。4.附件說明規(guī)范格式：下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)。要求：若有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序，如“附件：1.《管理辦法》2.《實(shí)施方案》”；附件名稱需與實(shí)際文件一致，避免使用“詳見附件”等模糊表述。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名：下空3-4行（印章上邊緣距約25mm），右空四字，字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)，使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“公司行政部”不得簡(jiǎn)寫為“行政部”）。成文日期：署名下方右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日（如“2024年3月15日”），字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)，不得寫為零八年、三月十五日等簡(jiǎn)化表述。（三）格式要素補(bǔ)充印章聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按順序排列，印章一一對(duì)應(yīng)，印章下弧線壓成文日期；單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章上邊緣距25mm，下弧線壓成文日期（“年”字右空4字，“月”“日”居右空1字）。頁(yè)碼頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，字體為宋體，字號(hào)四號(hào)，數(shù)字左右各放一條短橫線（如“-1-”），頁(yè)碼從頁(yè)開始標(biāo)注（封面、目錄不編頁(yè)碼）。抄送機(jī)關(guān)若需抄送其他機(jī)關(guān)，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下左空一字標(biāo)注“抄送：”，后加冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)名稱用頓號(hào)分隔，字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)。（四）審核與定稿初審：由擬稿人自查，重點(diǎn)檢查內(nèi)容完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性。部門審核：交由部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)內(nèi)容是否符合部門職責(zé)及工作實(shí)際。會(huì)簽：涉及其他部門職責(zé)的，需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽（如經(jīng)費(fèi)類公文需財(cái)務(wù)部門會(huì)簽）。簽發(fā)：按權(quán)限由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如公司發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)，部門發(fā)文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)），簽發(fā)人姓名標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)右側(cè)（“簽發(fā)人：X”），字體為仿宋GB2312，字號(hào)三號(hào)。三、通用公文格式模板及要素說明（一）上行文（請(qǐng)示/報(bào)告）格式模板要素位置與規(guī)范示例標(biāo)題居中，小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)頂格，仿宋GB2312三號(hào)，加冒號(hào)公司總經(jīng)理：首行縮進(jìn)2字符，仿宋GB2312三號(hào)，行距28磅，分“依據(jù)—事項(xiàng)—請(qǐng)求”三部分一、依據(jù)：根據(jù)《公司2024年辦公設(shè)備更新計(jì)劃》（辦發(fā)〔2024〕5號(hào)）要求……二、事項(xiàng)：現(xiàn)有辦公電腦使用超5年，故障頻發(fā)，影響工作效率，擬購(gòu)置聯(lián)想ThinkPad筆記本10臺(tái)……三、請(qǐng)求：懇請(qǐng)批準(zhǔn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)元。附件說明下空一行，左空二字“附件：”，冒號(hào)后列附件名稱附件：1.《辦公設(shè)備購(gòu)置清單》2.《經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》發(fā)文機(jī)關(guān)署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三號(hào)公司行政部成文日期署名下方右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字年月日2024年3月15日印章壓成文日期，上邊緣距25mm（加蓋公章）簽發(fā)人發(fā)文機(jī)關(guān)右側(cè)，仿宋GB2312三號(hào)簽發(fā)人：*華（二）下行文（通知/通報(bào)）格式模板要素位置與規(guī)范示例標(biāo)題居中，小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知主送機(jī)關(guān)頂格，仿宋GB2312三號(hào)，加冒號(hào)各部門、各分支機(jī)構(gòu)：首行縮進(jìn)2字符，仿宋GB2312三號(hào)，行距28磅，分“目的—安排—要求”三部分一、目的：為貫徹落實(shí)市安委會(huì)《關(guān)于開展安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治的通知》（X安委〔2024〕10號(hào)）精神，消除安全隱患……二、安排：1.檢查時(shí)間：2024年4月1日-4月15日；2.檢查范圍：辦公樓、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)等；3.檢查內(nèi)容：消防設(shè)施、用電安全、特種設(shè)備等……三、要求：各部門于4月20日前報(bào)送自查報(bào)告至行政部。附件說明（若有）下空一行，左空二字“附件：”附件：《安全生產(chǎn)大檢查自查表》發(fā)文機(jī)關(guān)署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三號(hào)公司成文日期署名下方右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字年月日2024年3月20日印章壓成文日期，上邊緣距25mm（加蓋公章）（三）平行文（函）格式模板要素位置與規(guī)范示例標(biāo)題居中，小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦行業(yè)交流會(huì)的函主送機(jī)關(guān)頂格，仿宋GB2312三號(hào)，加冒號(hào)市行業(yè)協(xié)會(huì)：首行縮進(jìn)2字符，仿宋GB2312三號(hào)，行距28磅，分“背景—事項(xiàng)—請(qǐng)求協(xié)助”三部分一、背景：為促進(jìn)行業(yè)技術(shù)交流，我公司擬于2024年5月舉辦“行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展交流會(huì)”……二、事項(xiàng)：計(jì)劃邀請(qǐng)貴協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)并致辭，參會(huì)人數(shù)約200人……三、商請(qǐng)事項(xiàng)：懇請(qǐng)協(xié)助協(xié)調(diào)會(huì)議場(chǎng)地（需容納300人）、聯(lián)系行業(yè)專家參會(huì)等。附件說明（若有）下空一行，左空二字“附件：”附件：《交流會(huì)初步方案》發(fā)文機(jī)關(guān)署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三號(hào)公司市場(chǎng)部成文日期署名下方右空四字，阿拉伯?dāng)?shù)字年月日2024年3月18日印章壓成文日期，上邊緣距25mm（加蓋公章）四、常見問題與規(guī)范要點(diǎn)提示（一）文種使用不當(dāng)“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆：“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，只能一文一事，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容；“報(bào)告”無需批復(fù)，不得請(qǐng)示事項(xiàng)?！昂迸c“通知”混用：“函”用于不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢問答復(fù)；通知用于上級(jí)對(duì)下級(jí)部署工作、批轉(zhuǎn)文件，不得用“函”向下級(jí)發(fā)文。（二）格式細(xì)節(jié)錯(cuò)誤標(biāo)題不規(guī)范：遺漏文種（如“關(guān)于工作的安排”應(yīng)為“關(guān)于安排工作的通知”）、事由冗長(zhǎng)（如超過25字需精簡(jiǎn)）。成文日期錯(cuò)誤：使用漢字?jǐn)?shù)字（如“二〇二四年三月十五日”）或漏寫“日”（如“2024年3月15”）。附件標(biāo)注不全：只寫“附件”未列名稱，或附件名稱與實(shí)際文件不符（如附件為《預(yù)算表》，寫“《經(jīng)費(fèi)表》”）。（三）內(nèi)容表述問題語(yǔ)言口語(yǔ)化：使用“大概”“可能”“請(qǐng)盡快處理”等模糊表述，應(yīng)改為“預(yù)計(jì)”“原則上”“于X月X日前反饋”。邏輯混亂：未分點(diǎn)闡述，多項(xiàng)內(nèi)容交叉堆砌，需按“總-分”結(jié)構(gòu)梳理，每點(diǎn)聚焦單一事項(xiàng)。依據(jù)缺失：未注明政策文件名稱、文號(hào)（如“根據(jù)上級(jí)要求”應(yīng)寫“根據(jù)《公司考勤管理規(guī)定》（辦發(fā)〔2023〕8號(hào)）”）。（四）其他注意事項(xiàng)聯(lián)合行文：發(fā)文