機(jī)關(guān)單位文件歸檔管理操作指南一、總則（一）目的與意義為規(guī)范機(jī)關(guān)單位文件歸檔管理工作，確保各類文件材料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本指南。文件歸檔管理是機(jī)關(guān)單位行政管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)于維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、促進(jìn)決策科學(xué)化、保障工作連續(xù)性具有重要意義。（二）適用范圍本指南適用于本機(jī)關(guān)單位各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等管理工作。機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門及全體工作人員均應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)：文件歸檔工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則，明確各部門職責(zé)，確保工作有序開展。2.全程管理，前端控制：從文件形成之初即進(jìn)行規(guī)范，確保歸檔文件材料的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文件管理與檔案管理的無(wú)縫銜接。3.真實(shí)準(zhǔn)確，完整系統(tǒng)：歸檔的文件材料必須真實(shí)反映機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確，要素齊全，能夠系統(tǒng)反映工作活動(dòng)的全貌。4.規(guī)范有序，安全保密：歸檔工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理有序、查閱方便。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保障檔案信息安全。二、歸檔管理組織與職責(zé)（一）組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將文件歸檔管理納入單位整體工作規(guī)劃和年度考核內(nèi)容。設(shè)立或明確檔案管理部門（或檔案工作崗位），配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和具體實(shí)施文件歸檔管理工作。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門（或崗位）：負(fù)責(zé)制定和完善本單位文件歸檔管理制度和工作細(xì)則；指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件收集、整理和預(yù)歸檔工作；負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的歸檔文件材料進(jìn)行審核、接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流。2.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的及時(shí)收集、初步整理和定期向檔案管理部門移交；指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的管理工作，確保文件材料的完整性和規(guī)范性。3.全體工作人員：在日常工作中，應(yīng)注意規(guī)范形成和積累文件材料，及時(shí)將辦理完畢的文件材料交本部門兼職檔案員或檔案管理部門，不得私自留存或銷毀應(yīng)歸檔文件。三、文件材料的收集與整理（一）收集范圍凡是機(jī)關(guān)單位在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、公務(wù)接待、會(huì)議、調(diào)研、外事等工作中形成的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。具體包括：1.本單位制發(fā)的各類正式文件、白頭文件、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.本單位接收的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文。3.本單位在工作中形成的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、鑒定材料、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.反映本單位歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、重要活動(dòng)的照片、錄音錄像、實(shí)物等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。檔案管理部門應(yīng)會(huì)同各業(yè)務(wù)部門，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際，編制《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，并報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門備案。（二）收集要求1.及時(shí)性：各項(xiàng)工作結(jié)束后，或文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)文件材料，避免遺漏和散失。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿、重要的修改稿及相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù)等，應(yīng)一并收集。3.規(guī)范性：文件材料的用紙、書寫、裝訂等應(yīng)符合檔案管理要求，字跡清晰、耐久。（三）整理原則與方法文件材料整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。1.分類：應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，結(jié)合本單位職能和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)姆诸惙椒āＭǔ２捎媚甓?機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限的分類方法。*年度：根據(jù)文件材料形成或處理的年度進(jìn)行劃分。*機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)文件材料形成的部門或反映的問(wèn)題進(jìn)行劃分。*保管期限：根據(jù)文件材料的價(jià)值確定保管期限，一般分為永久、定期（長(zhǎng)期、短期）。2.排列：在同一分類層級(jí)內(nèi)，按照文件形成時(shí)間的先后順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編號(hào)：對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行編號(hào)，包括件號(hào)和頁(yè)號(hào)。件號(hào)是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始編制的順序號(hào)。頁(yè)號(hào)是對(duì)每件文件材料的有效頁(yè)面進(jìn)行的順序編號(hào)。4.編目：按照規(guī)定格式和要求，逐件填寫《歸檔文件目錄》，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份作為檢索工具。四、文件材料的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的次年上半年內(nèi)完成收集、整理和歸檔工作。2.年度性文件，如年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等，應(yīng)在年度終了后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)議文件，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.基建項(xiàng)目、科研課題等專項(xiàng)工作形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目或課題完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.特殊情況需延期歸檔的，須經(jīng)檔案管理部門同意。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理規(guī)范要求。2.電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)符合歸檔要求。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)附有詳細(xì)的文字說(shuō)明，注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝制（制作）者等信息。（三）移交手續(xù)1.各部門向檔案管理部門移交歸檔文件材料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列明移交檔案的年度、類別、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)共同對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案移交清冊(cè)》上簽字蓋章，雙方各執(zhí)一份備查。五、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。2.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序科學(xué)排列，便于存取。不同載體的檔案應(yīng)分別存放和保管。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記、溫濕度記錄、定期檢查等制度，確保檔案實(shí)體安全。4.積極推廣應(yīng)用檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化。（二）檔案利用1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，明確利用范圍、審批權(quán)限和借閱手續(xù)。2.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，查閱重要或涉密檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。5.檔案借閱期限一般不超過(guò)規(guī)定時(shí)間，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完好無(wú)損。6.利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露檔案中的涉密信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定對(duì)于已到保管期限的檔案，由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》及國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行重新鑒定。1.經(jīng)鑒定仍有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（二）檔案銷毀1.銷毀檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。3.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。七、監(jiān)督與保障（一）制度保障機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立健全文件歸檔管理各項(xiàng)規(guī)章制度，如《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》等，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂完善，確保歸檔管理工作有章可循。（二）人員保障加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的專兼職檔案管理人員，并保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）經(jīng)費(fèi)保障將文件歸檔管理所需經(jīng)費(fèi)（包括檔案庫(kù)房建設(shè)與維護(hù)、檔案裝具購(gòu)置、檔案數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、設(shè)備更新等