企業(yè)采購流程管理模板（含審批流程）一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、大型集團企業(yè)）的日常采購管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等多元化采購場景。無論是常規(guī)周期性采購（如每月辦公用品補貨）、項目專項采購（如新生產(chǎn)線設(shè)備采購），還是緊急臨時采購（如設(shè)備突發(fā)故障維修），均可通過本模板規(guī)范流程、明確權(quán)責，保證采購活動合規(guī)、高效、可控。二、采購全流程操作步驟詳解（一）第一步：需求發(fā)起與部門初審操作目標：明確采購需求，初步審核需求合理性與預(yù)算匹配性。操作主體：需求部門申請人、部門負責人。操作步驟：填寫《采購需求申請表》：申請人根據(jù)部門實際需求（如辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量，或設(shè)備技術(shù)參數(shù)、用途等），詳細填寫表單（詳見“三、核心流程表單模板”），并附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、市場調(diào)研報告、舊設(shè)備報廢說明等）。部門負責人初審：需求部門負責人（如*經(jīng)理）審核需求的必要性、合理性（如是否為重復采購、是否有替代方案），確認預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，簽字通過后提交至采購部門。關(guān)鍵輸出：《采購需求申請表》（含部門負責人簽字）。（二）第二步：跨部門協(xié)同與預(yù)算審核操作目標：保證采購需求符合企業(yè)整體規(guī)劃，預(yù)算準確無誤。操作主體：采購專員、財務(wù)部預(yù)算專員、分管副總（根據(jù)金額）。操作步驟：采購部門復核：采購專員（如*專員）接收《采購需求申請表》后，重點審核：需求描述是否清晰（如規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否明確，避免模糊表述）；是否存在歷史未完成采購訂單或庫存積壓（通過ERP系統(tǒng)查詢）；大額采購（如金額超5萬元）是否提供至少3家供應(yīng)商初步詢價對比。復核通過后，提交財務(wù)部預(yù)算審核。財務(wù)部預(yù)算審核：財務(wù)預(yù)算專員（如*會計）核對申請金額與年度預(yù)算、月度資金計劃的匹配性，確認預(yù)算科目是否正確，簽字確認后根據(jù)審批權(quán)限流轉(zhuǎn)：金額≤1萬元：由采購部門負責人審批；1萬元＜金額≤5萬元：由分管采購副總（如*副總）審批；金額＞5萬元：提交總經(jīng)理（如*總）最終審批。關(guān)鍵輸出：審批通過的《采購需求申請表》（含財務(wù)、采購、分管領(lǐng)導簽字）。（三）第三步：供應(yīng)商選擇與訂單操作目標：通過合規(guī)方式確定供應(yīng)商，正式采購訂單。操作主體：采購專員、供應(yīng)商管理部門、法務(wù)部（如需）。操作步驟：供應(yīng)商選擇方式：根據(jù)采購金額、物料類型選擇合適方式：公開招標：金額＞10萬元或戰(zhàn)略物資（如核心原材料），通過企業(yè)官網(wǎng)、招標平臺發(fā)布招標公告，組建評標小組（含采購、技術(shù)、財務(wù)、使用部門代表），綜合評估價格、資質(zhì)、服務(wù)后確定中標供應(yīng)商。詢價比價：1萬元＜金額≤10萬元，向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單（需明確物料規(guī)格、交貨期、付款方式等），對比價格、質(zhì)量、交貨周期后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。單一來源采購：僅1家供應(yīng)商可滿足需求（如專利產(chǎn)品、緊急維修），需填寫《單一來源采購審批表》，說明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：無論何種方式，均需審核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證）、過往合作業(yè)績（近1年供貨履約率≥95%），保證供應(yīng)商合規(guī)。簽訂采購合同/訂單：金額＞5萬元：由法務(wù)部（如*法務(wù)）審核合同條款（付款、違約、售后等），雙方蓋章后生效；金額≤5萬元：可直接《采購訂單》（需明確訂單號、供應(yīng)商信息、物料明細、單價、數(shù)量、交貨期、收貨地址、聯(lián)系人等），經(jīng)采購負責人簽字后發(fā)送供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《采購合同》或《采購訂單》（含雙方簽字/蓋章）。（四）第四步：訂單執(zhí)行與物料/服務(wù)驗收操作目標：保證供應(yīng)商按約定交付，物料/服務(wù)質(zhì)量符合要求。操作主體：采購專員、需求部門驗收人、倉庫管理員。操作步驟：訂單跟蹤：采購專員主動跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，確認交貨期是否延遲，提前3天通知需求部門及倉庫準備收貨。到貨驗收：數(shù)量驗收：倉庫管理員（如*倉管）核對送貨單與采購訂單數(shù)量是否一致，點收實物并簽字確認；質(zhì)量驗收：需求部門（如技術(shù)部*工程師）根據(jù)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準進行檢驗（如設(shè)備需通電測試、辦公用品需抽樣檢查），填寫《物料驗收單》，標注“合格”“不合格”或“讓步接收”（需經(jīng)需求部門負責人簽字確認）；服務(wù)驗收：如為外包服務(wù)（如保潔、IT運維），由需求部門按服務(wù)標準（如響應(yīng)速度、完成效果）每月驗收，填寫《服務(wù)驗收報告》。異常處理：驗收不合格時，采購專員需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)商處理方案（如退換貨、折扣賠償），并更新訂單狀態(tài)；緊急情況（如生產(chǎn)急需物料）可啟動“讓步接收”流程，需經(jīng)分管副總審批。關(guān)鍵輸出：《物料驗收單》或《服務(wù)驗收報告》（含驗收人、需求部門簽字）。（五）第五步：付款結(jié)算與檔案歸檔操作目標：完成資金支付，保證采購全程可追溯。操作主體：采購專員、財務(wù)部出納、檔案管理員。操作步驟：發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購專員核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額）與采購訂單、驗收單是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款審批：財務(wù)部出納（如*出納）核對發(fā)票、入庫單（倉庫簽字）、采購訂單、驗收單“四單合一”，按審批權(quán)限流轉(zhuǎn)：金額≤1萬元：財務(wù)經(jīng)理審批；1萬元＜金額≤5萬元：分管財務(wù)副總審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理審批。資金支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯等方式付款，付款后3個工作日內(nèi)將付款憑證反饋采購專員。檔案歸檔：采購專員將《采購需求申請表》《采購合同》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》《付款憑證》等資料整理成冊，按“年-月-訂單號”編號，交檔案管理員（如*檔案）保存，保存期限≥3年（重要合同保存≥10年）。關(guān)鍵輸出：付款憑證、完整采購檔案。三、核心流程表單模板（一）采購需求申請表基本信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日物料/服務(wù)信息名稱（如：A4紙、數(shù)控機床、IT運維服務(wù)）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（如：70g80gA4紙、三軸聯(lián)動定位精度±0.01mm、7*24小時響應(yīng)）單位（如：箱、臺、年）需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）需求用途（如：日常辦公、生產(chǎn)車間使用、新項目實施）期望到貨日期年月日支撐材料□技術(shù)圖紙□市場調(diào)研報告□舊設(shè)備報廢證明□其他：審批流程部門負責人簽字：__________日期：__________財務(wù)預(yù)算審核：__________日期：__________采購部門復核：__________日期：__________分管副總審批（如需）：__________日期：__________總經(jīng)理審批（如需）：__________日期：__________（二）供應(yīng)商詢價對比表序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）交貨期（天）付款條件資質(zhì)文件（√）對比結(jié)論（優(yōu)/劣/平）備注1□營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□業(yè)績證明2□營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□業(yè)績證明3□營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□業(yè)績證明審核采購專員：__________日期：__________需求部門：__________日期：__________分管副總：__________日期：__________（三）物料驗收單基本信息內(nèi)容采購訂單號供應(yīng)商名稱物料名稱規(guī)格型號單位送貨數(shù)量驗收數(shù)量驗收日期年月日驗收結(jié)果□合格□不合格□讓步接收（需說明原因：________________________）質(zhì)量檢驗詳情（如：外觀無劃痕、參數(shù)誤差±0.5%、功能測試通過等）驗收人員簽字需求部門：__________倉庫：__________采購：__________異常處理（如需）處理方式：□退貨□換貨□折扣（____%）□其他：________________________供應(yīng)商確認：__________日期：__________（四）付款申請表基本信息內(nèi)容采購訂單號供應(yīng)商名稱付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯□其他：付款事由（如：項目第一批設(shè)備款、辦公用品貨款）附件清單□采購合同□發(fā)票□入庫單□驗收單□付款審批單審批流程采購專員：__________日期：__________財務(wù)審核：__________日期：__________財務(wù)經(jīng)理：__________日期：__________分管副總：__________日期：__________總經(jīng)理：__________日期：__________四、關(guān)鍵控制點與風險提示（一）審批權(quán)限分級管控嚴格執(zhí)行“金額+類型”雙維度審批權(quán)限（如1萬元以下部門審批，1-5萬元分管副總審批，5萬元以上總經(jīng)理審批），避免越權(quán)審批；緊急采購（如生產(chǎn)停工需2小時內(nèi)到貨）可啟動“綠色通道”，但需在采購后3個工作日內(nèi)補全審批手續(xù)，留存書面說明。（二）供應(yīng)商管理風險建立供應(yīng)商準入與退出機制：新供應(yīng)商需提交“三證一表”（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、供應(yīng)商調(diào)查表），經(jīng)評審后方可入庫；年度合作供應(yīng)商需從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)四個維度評估，評分低于60分的暫停合作。禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬持股、同一實際控制人）的供應(yīng)商進行非必要采購，需