合同管理規(guī)范及合同范本庫使用指南一、合同管理規(guī)范及范本庫概述（一）適用范圍與核心價(jià)值本規(guī)范及范本庫適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的起草、審核、簽署、履行、歸檔全流程管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃、借款等常見業(yè)務(wù)場(chǎng)景。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理流程與規(guī)范化范本，可有效降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提升合同擬定效率，保證合同條款合規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。（二）管理目標(biāo)規(guī)范流程：明確合同各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作標(biāo)準(zhǔn)，避免管理漏洞；控制風(fēng)險(xiǎn)：通過范本預(yù)設(shè)風(fēng)險(xiǎn)條款與審核要點(diǎn)，減少合同履行糾紛；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化范本減少重復(fù)起草成本，加速合同審批與簽署進(jìn)程；留存證據(jù)：完整歸檔合同文件，為后續(xù)履約、審計(jì)、爭(zhēng)議解決提供依據(jù)。二、合同全流程管理操作指南（一）合同起草階段明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容（如采購標(biāo)的、服務(wù)范圍、付款方式等），確定合同類型及核心條款（如主體、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等）。選用范本：登錄企業(yè)合同管理系統(tǒng)，在“范本庫”中根據(jù)合同類型（如“買賣合同”“技術(shù)服務(wù)合同”）選擇最新版范本；若范本庫無完全匹配模板，可參考最相近范本修改，或啟動(dòng)“自定義范本審批流程”（需法務(wù)部門評(píng)估合規(guī)性）。填寫關(guān)鍵信息：替換范本中“[]”標(biāo)注的待填內(nèi)容（如合同編號(hào)、簽約主體、金額、日期等），保證信息準(zhǔn)確無誤；補(bǔ)充業(yè)務(wù)特有條款（如技術(shù)參數(shù)、交付節(jié)點(diǎn)、保密要求等），不得與范本核心沖突。（二）合同審核階段內(nèi)部審核流程：業(yè)務(wù)部門初審：審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性、條款合理性（如價(jià)格、數(shù)量、履約周期）；法務(wù)部門復(fù)審：重點(diǎn)審核法律合規(guī)性（如主體資格、條款效力、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）；財(cái)務(wù)部門會(huì)簽：審核付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)相關(guān)條款；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額（如10萬元以上需總經(jīng)理審批）履行最終審批。外部審核（若需）：若對(duì)方為首次合作主體，需審核其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可）、授權(quán)委托書等文件；對(duì)方提出重大修改意見時(shí)，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方協(xié)商，法務(wù)部門評(píng)估修改后條款的合規(guī)性。（三）合同簽署階段用印申請(qǐng)：審批通過后，由業(yè)務(wù)部門提交《合同用印申請(qǐng)表》，附合同文本、審批單等材料，交行政部門用印。簽署方式：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同章（騎縫章）；電子合同：通過企業(yè)認(rèn)證的電子簽約平臺(tái)簽署，保證電子簽名與手寫簽名具備同等法律效力。文本分發(fā)：簽署后，業(yè)務(wù)部門留存原件2份，財(cái)務(wù)、法務(wù)部門各存檔1份，對(duì)方主體按約定提供相應(yīng)份數(shù)。（四）合同履行階段履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同第一責(zé)任人，按合同約定跟蹤履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)），填寫《合同履行跟蹤表》（模板見下文）。異常處理：若對(duì)方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序；若己方需變更或解除合同，需與對(duì)方協(xié)商一致，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，履行內(nèi)部審批流程。（五）合同歸檔階段歸檔范圍：合同文本（含附件）、審批單、用印申請(qǐng)表、履行過程中的往來函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等全部材料。歸檔要求：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將材料整理成冊(cè)，交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔；電子合同需同步至合同管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致；歸檔編號(hào)規(guī)則：合同類型（如“采”代表采購）+年份+序號(hào)（如“采2024-001”）。三、合同范本庫應(yīng)用詳解（一）范本庫分類與構(gòu)成范本庫按業(yè)務(wù)類型分為“買賣合同”“服務(wù)合同”“合作開發(fā)合同”“租賃合同”“借款合同”等大類，每類下按細(xì)分場(chǎng)景設(shè)置子模板（如“買賣合同”分為“原材料采購”“設(shè)備采購”）。各范本包含以下核心模塊：合同雙方主體信息；標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款等核心條款；履行期限、地點(diǎn)、方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程；保密條款；違約責(zé)任；爭(zhēng)議解決方式；其他約定（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。（二）常用模板表格表1：合同基本信息登記表合同編號(hào)合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型簽訂日期履行期限合同金額（元）負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話采2024-001A原材料采購合同有限公司（甲方）/YY貿(mào)易公司（乙方）買賣合同2024-03-012024-06-30500,000張*1385678服2024-005IT系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)合同AA科技公司（甲方）/BB信息公司（乙方）服務(wù)合同2024-03-152025-03-14120,000李*139表2：合同審批流程表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核日期備注采2024-001業(yè)務(wù)部門（采購部）張*內(nèi)容與采購需求一致，同意提交2024-02-25法務(wù)部門王*第5條違約責(zé)任需明確“逾期付款的日萬分之五違約金”2024-02-28已修改財(cái)務(wù)部門趙*付款方式為“貨到驗(yàn)收合格后30日付清”，符合財(cái)務(wù)制度2024-03-01分管副總劉*同意簽署2024-03-03表3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況（合格/不合格/異常）異常說明（若有）處理措施負(fù)責(zé)人采2024-001原材料交付2024-04-102024-04-12合格張*驗(yàn)收2024-04-152024-04-14合格張*尾款支付2024-05-15待對(duì)方開具發(fā)票后支付張*（三）范本選用指引業(yè)務(wù)場(chǎng)景推薦范本類型注意事項(xiàng)采購原材料/設(shè)備《買賣合同（通用模板）》需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)/行標(biāo)）、驗(yàn)收方法（如抽檢比例）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)委托外部技術(shù)服務(wù)《技術(shù)服務(wù)合同（定制化模板）》需約定技術(shù)成果歸屬、保密范圍、服務(wù)期限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如通過第三方檢測(cè)）短期辦公場(chǎng)地租賃《租賃合同（辦公場(chǎng)所模板）》需注明租賃面積、維修責(zé)任、違約金計(jì)算方式（如提前解約需支付1個(gè)月租金）跨境業(yè)務(wù)合作《涉外合同（出口銷售模板）》需明確適用法律（如中國法律）、爭(zhēng)議解決方式（如仲裁）、匯率條款四、合同管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)簽約前需核實(shí)對(duì)方主體資格：企業(yè)需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（最新年檢版），自然人需提供身份證復(fù)印件；禁止與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約（如對(duì)方簽約代表未提供授權(quán)委托書，且法定代表人未追認(rèn)）。（二）條款表述風(fēng)險(xiǎn)避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述，需明確具體數(shù)字、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“7個(gè)工作日內(nèi)”“±5%誤差”）；違約責(zé)任需對(duì)等，不得設(shè)置“對(duì)方違約需賠償100萬，己方違約僅需賠償1萬”等顯失公平條款。（三）審批與用印風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁“先簽后批”或“越權(quán)審批”，合同必須經(jīng)所有審核環(huán)節(jié)通過后方可用印；用印時(shí)需核對(duì)合同文本與審批單一致性，嚴(yán)禁在空白合同、空白協(xié)議上用印。（四）履行與歸檔風(fēng)險(xiǎn)合同履行過程中，需全程保留書面證據(jù)（如郵件、函件、簽收單），避免口頭約定；歸檔材料需完整，缺失關(guān)鍵材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）可能導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)困難，檔案保管期限不得低于合同履行完畢后5年。（五）保密與