商務(wù)活動(dòng)籌備及現(xiàn)場(chǎng)管理全流程工具清單引言商務(wù)活動(dòng)是企業(yè)傳遞品牌價(jià)值、拓展資源網(wǎng)絡(luò)、促進(jìn)合作轉(zhuǎn)化的重要載體，涵蓋企業(yè)年會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、行業(yè)峰會(huì)、客戶答謝會(huì)等多種類型。一場(chǎng)成功的活動(dòng)不僅需要?jiǎng)?chuàng)意策劃，更依賴系統(tǒng)化的籌備管理與精細(xì)化的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行。但實(shí)際工作中常因環(huán)節(jié)繁雜、協(xié)同不暢、細(xì)節(jié)疏漏等問題導(dǎo)致活動(dòng)效果未達(dá)預(yù)期。為解決上述痛點(diǎn)，本清單梳理商務(wù)活動(dòng)全生命周期關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，提供可落地的工具模板與分步驟指引，助力活動(dòng)策劃者高效推進(jìn)工作，保證活動(dòng)順利實(shí)施并達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)。第一章：活動(dòng)籌備階段——從需求到落地的系統(tǒng)規(guī)劃一、需求錨定與目標(biāo)拆解：明確活動(dòng)核心價(jià)值商務(wù)活動(dòng)的籌備始于對(duì)需求的精準(zhǔn)把握，需從“主辦方戰(zhàn)略目標(biāo)”“參會(huì)者訴求”“活動(dòng)預(yù)期效果”三個(gè)維度綜合分析。與主辦方核心決策人（如市場(chǎng)總監(jiān)*）深入溝通，明確活動(dòng)核心定位：是品牌推廣（提升行業(yè)知名度）、產(chǎn)品銷售（新品發(fā)布促成訂單）、客戶維系（答謝會(huì)增強(qiáng)粘性）還是資源對(duì)接（峰會(huì)促成合作）。通過問卷調(diào)研或訪談收集參會(huì)者畫像（行業(yè)分布、職位層級(jí)、興趣偏好），保證活動(dòng)內(nèi)容與需求匹配。量化效果指標(biāo)，如“參會(huì)人數(shù)≥200人”“媒體報(bào)道≥10篇”“現(xiàn)場(chǎng)簽約意向金額≥500萬(wàn)元”等，為后續(xù)工作提供衡量標(biāo)準(zhǔn)。需求確認(rèn)是避免后期返工的關(guān)鍵，需形成書面記錄。推薦使用《商務(wù)活動(dòng)需求確認(rèn)表》（見表1-1），清晰列明活動(dòng)基本信息與關(guān)鍵需求，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為方案策劃的依據(jù)。該表格需包含活動(dòng)名稱、類型（年會(huì)/發(fā)布會(huì)/峰會(huì)/答謝會(huì)等）、核心目標(biāo)、時(shí)間（日期/時(shí)段）、地點(diǎn)（城市/場(chǎng)館）、參會(huì)人數(shù)（預(yù)計(jì)/實(shí)際）、預(yù)算總額、關(guān)鍵需求（如需同聲傳譯、互動(dòng)環(huán)節(jié)、高端餐飲等）、主辦方對(duì)接人及聯(lián)系方式等字段，保證信息傳遞無偏差。二、方案策劃與審批：構(gòu)建可執(zhí)行的活動(dòng)藍(lán)圖基于需求分析結(jié)果，啟動(dòng)方案策劃，涵蓋主題創(chuàng)意、流程設(shè)計(jì)、預(yù)算編制、宣傳推廣四大核心模塊。主題需簡(jiǎn)潔有力且貼合目標(biāo)，如“智聯(lián)未來·2024行業(yè)創(chuàng)新峰會(huì)”；流程設(shè)計(jì)需邏輯清晰，包含簽到、開場(chǎng)致辭、主題演講、圓桌論壇、互動(dòng)體驗(yàn)、閉幕式等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)明確內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)與負(fù)責(zé)人；預(yù)算編制需細(xì)化至場(chǎng)地租賃、設(shè)備搭建、物料制作、人員費(fèi)用、餐飲服務(wù)等，預(yù)留10%-15%的應(yīng)急備用金；宣傳推廣需制定預(yù)熱期（活動(dòng)前2-4周）、活動(dòng)期（當(dāng)天實(shí)時(shí)傳播）、收尾期（后續(xù)發(fā)酵）的傳播節(jié)奏，結(jié)合官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體等多渠道觸達(dá)目標(biāo)人群。方案完成后，需提交至主辦方審批，審批流程通常為：策劃負(fù)責(zé)人*初審→部門主管復(fù)核→主辦方終審。審批重點(diǎn)包括目標(biāo)匹配度、預(yù)算合理性、流程可行性。推薦使用《活動(dòng)方案審批表》（見表1-2），記錄方案版本號(hào)、核心亮點(diǎn)、預(yù)算明細(xì)、審批人意見及審批時(shí)間，保證方案正式落地前各方達(dá)成共識(shí)。三、資源籌備與分工：協(xié)同推進(jìn)落地執(zhí)行方案獲批后，進(jìn)入資源籌備階段，需統(tǒng)籌物資、人員、宣傳三大資源，并明確分工責(zé)任。物資籌備包括：場(chǎng)地：提前1個(gè)月簽約，確認(rèn)容納人數(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施（電源/網(wǎng)絡(luò)/停車位）、周邊配套；設(shè)備：音響、燈光、LED屏、同聲傳譯設(shè)備等，提前3天進(jìn)場(chǎng)調(diào)試；物料：背景板、指示牌、參會(huì)證、禮品袋、宣傳冊(cè)等，提前5天制作完成。人員籌備需組建專項(xiàng)小組，設(shè)立總負(fù)責(zé)人*（統(tǒng)籌全局）、策劃組（流程設(shè)計(jì)）、執(zhí)行組（現(xiàn)場(chǎng)布置與流程管控）、后勤組（餐飲與住宿）、宣傳組（媒體對(duì)接與內(nèi)容傳播），明確各崗位職責(zé)與溝通機(jī)制。宣傳籌備則包括新聞稿撰寫、海報(bào)設(shè)計(jì)、嘉賓邀請(qǐng)（提前2周確認(rèn)出席）等。為保障籌備有序，推薦使用《物資籌備清單表》（見表1-3）和《人員分工表》（見表1-4）。表1-3需包含物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、負(fù)責(zé)人、采購(gòu)/制作方式、預(yù)計(jì)到位時(shí)間、實(shí)際到位時(shí)間、備注（如租賃/購(gòu)買）等字段，保證物資不遺漏、不延誤；表1-4則需明確崗位、姓名、聯(lián)系方式、主要職責(zé)、匯報(bào)對(duì)象，如執(zhí)行組下設(shè)簽到組、設(shè)備組、機(jī)動(dòng)組，分別由、負(fù)責(zé)，向執(zhí)行組長(zhǎng)匯報(bào)，形成清晰的指揮鏈。第二章：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段——精準(zhǔn)把控細(xì)節(jié)與突發(fā)應(yīng)對(duì)一、場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試：打造專業(yè)活動(dòng)場(chǎng)景活動(dòng)前一天或當(dāng)天上午，啟動(dòng)場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試，嚴(yán)格按照方案執(zhí)行。場(chǎng)地布置分為功能區(qū)域劃分：簽到區(qū)：設(shè)置簽到臺(tái)、指示牌、流程表，配備簽到人員（2-3人）和設(shè)備（掃碼槍/平板）；主會(huì)場(chǎng)：舞臺(tái)（背景板、講臺(tái)、座椅）、燈光（面光/逆光/氛圍燈）、音響（主音箱/返送音箱/麥克風(fēng)）；茶歇區(qū)：飲品區(qū)（咖啡/茶/果汁）、點(diǎn)心區(qū)（甜點(diǎn)/水果）、桌椅擺放（間距≥1.2米）；展示區(qū)：產(chǎn)品陳列（需配備講解人員）、互動(dòng)裝置（如VR體驗(yàn)區(qū)）；媒體區(qū)：采訪區(qū)（背景板、補(bǔ)光燈）、攝影位（預(yù)留三腳架架設(shè)空間）。設(shè)備調(diào)試由專業(yè)團(tuán)隊(duì)*負(fù)責(zé)，包括音響測(cè)試（音量、麥克風(fēng)反饋）、燈光調(diào)試（亮度、色彩切換）、LED屏播放（內(nèi)容清晰、無卡頓）、同聲傳譯設(shè)備（頻道正常、音質(zhì)清晰），調(diào)試過程需形成《設(shè)備調(diào)試記錄表》，記錄設(shè)備狀態(tài)及問題處理情況。為保證布置質(zhì)量，推薦使用《現(xiàn)場(chǎng)布置檢查表》（見表2-1），按區(qū)域列出檢查項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)要求、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間及檢查結(jié)果。例如簽到區(qū)需檢查“指示牌是否清晰可見”“簽到表是否打印充足”，主會(huì)場(chǎng)需檢查“舞臺(tái)背景板是否平整無褶皺”“座椅間距是否舒適達(dá)標(biāo)”，所有項(xiàng)目完成后由總負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)，方可允許人員入場(chǎng)。二、流程管控與現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)：保障活動(dòng)有序推進(jìn)活動(dòng)當(dāng)天，流程管控是核心，需制定《流程管控時(shí)間表》（見表2-2），精確到每個(gè)環(huán)節(jié)的開始時(shí)間、內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人及銜接要點(diǎn)。例如：08:00-08:30簽到開始（簽到組引導(dǎo)參會(huì)者掃碼簽到、發(fā)放資料袋）；08:30-09:00開場(chǎng)暖場(chǎng)（播放企業(yè)宣傳片、主持人暖場(chǎng)互動(dòng)）；09:00-09:15開幕致辭（主辦方領(lǐng)導(dǎo)*上臺(tái)，控制時(shí)長(zhǎng)≤15分鐘）；09:15-10:30主題演講（邀請(qǐng)行業(yè)專家*，設(shè)置Q&A環(huán)節(jié)）；10:30-10:50茶歇（引導(dǎo)參會(huì)者至茶歇區(qū)，提醒10分鐘后返回）；10:50-12:00圓桌論壇（主持人*引導(dǎo)嘉賓討論，控制每人發(fā)言≤8分鐘）。現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)需建立“三級(jí)溝通機(jī)制”：總負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌全局，各小組組長(zhǎng)實(shí)時(shí)匯報(bào)進(jìn)展（通過群或?qū)χv機(jī)），設(shè)置機(jī)動(dòng)組（由帶領(lǐng)）處理突發(fā)情況，如嘉賓遲到、設(shè)備臨時(shí)故障等，保證流程順暢。參會(huì)者體驗(yàn)是流程管控的重要考量，需安排專人引導(dǎo)（如佩戴紅色綬帶的工作人員*），解答疑問、指引路線；互動(dòng)環(huán)節(jié)需提前測(cè)試設(shè)備（如投票器、抽獎(jiǎng)軟件），保證參與度；宣傳組需實(shí)時(shí)捕捉活動(dòng)亮點(diǎn)（如精彩演講、簽約瞬間），通過社交媒體發(fā)布，擴(kuò)大活動(dòng)影響力。三、應(yīng)急處理與風(fēng)險(xiǎn)防控：從容應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況商務(wù)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)存在諸多不確定性，需提前制定應(yīng)急處理預(yù)案，明確風(fēng)險(xiǎn)類型、應(yīng)對(duì)措施及負(fù)責(zé)人。常見風(fēng)險(xiǎn)包括：設(shè)備故障：準(zhǔn)備備用音響、麥克風(fēng)，聯(lián)系技術(shù)支持*30分鐘內(nèi)到場(chǎng)；人員缺席：重要嘉賓未到，準(zhǔn)備備用嘉賓或調(diào)整流程（如縮短演講時(shí)間，增加互動(dòng)環(huán)節(jié)）；突發(fā)疾病：現(xiàn)場(chǎng)配備急救箱（含創(chuàng)可貼、消毒棉、退燒藥等），聯(lián)系附近醫(yī)院*（提前確認(rèn)急救通道）；天氣變化：戶外活動(dòng)準(zhǔn)備雨棚、室內(nèi)備用場(chǎng)地（提前簽約備用場(chǎng)館）；安全事件：安排安保人員*（2-3名），制定疏散路線，設(shè)置緊急集合點(diǎn)。應(yīng)急處理需遵循“快速響應(yīng)、優(yōu)先保障人員安全、最小化影響”原則，總負(fù)責(zé)人擁有決策權(quán)，可臨時(shí)調(diào)整流程。推薦使用《應(yīng)急處理預(yù)案表》（見表2-3），列出風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）、觸發(fā)條件、應(yīng)對(duì)步驟、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式及備用方案。例如“設(shè)備故障”風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為高，觸發(fā)條件為“主音響無法使用”，應(yīng)對(duì)步驟為“立即啟用備用音響，技術(shù)人員排查故障，主持人暖場(chǎng)過渡”，負(fù)責(zé)人為技術(shù)組長(zhǎng)，備用方案為“改用小型便攜式音響保證基礎(chǔ)播放”。所有工作人員需提前熟悉預(yù)案，活動(dòng)前進(jìn)行應(yīng)急演練，保證關(guān)鍵時(shí)刻不慌亂。第三章：活動(dòng)收尾階段——總結(jié)復(fù)盤與價(jià)值沉淀一、物資回收與場(chǎng)地復(fù)原：高效有序收尾活動(dòng)結(jié)束后，需立即開展物資回收與場(chǎng)地復(fù)原工作，避免遺漏或損壞。物資回收遵循“誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，對(duì)照《物資籌備清單表》（見表1-3）清點(diǎn)物資，分類處理：可重復(fù)使用物資：如座椅、設(shè)備、展架等，由后勤組*清點(diǎn)后歸還租賃方或入庫(kù)；一次性物資：如宣傳冊(cè)、禮品袋、桌布等，按回收價(jià)值處理（有價(jià)值的留存，無價(jià)值的銷毀）；損壞物資：記錄損壞情況（如LED屏劃傷、麥克風(fēng)進(jìn)水），明確責(zé)任方（租賃公司/自身操作失誤），協(xié)商賠償。場(chǎng)地復(fù)原需恢復(fù)場(chǎng)館原貌，包括拆除搭建物、清理垃圾、歸位租賃物品（如桌椅擺放回原位），并與場(chǎng)館負(fù)責(zé)人確認(rèn)驗(yàn)收，簽署《場(chǎng)地復(fù)原確認(rèn)書》。為規(guī)范回收流程，推薦使用《物資回收清單表》（見表3-1），包含物資名稱、回收數(shù)量、狀態(tài)（完好/損壞/遺失）、處理方式、負(fù)責(zé)人、回收時(shí)間等字段，保證每項(xiàng)物資都有明確去向。同時(shí)需及時(shí)結(jié)算費(fèi)用，如租賃費(fèi)、餐飲費(fèi)等，整理票據(jù)提交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。二、效果評(píng)估與總結(jié)歸檔：量化成果，持續(xù)優(yōu)化活動(dòng)效果評(píng)估是檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)達(dá)成度的關(guān)鍵，需從定量與定性兩個(gè)維度開展。定量評(píng)估包括：參會(huì)指標(biāo)：實(shí)際參會(huì)人數(shù)（與預(yù)計(jì)人數(shù)對(duì)比）、簽到到場(chǎng)率（≥90%為優(yōu)秀）；傳播指標(biāo)：媒體報(bào)道數(shù)量（主流媒體≥3篇）、社交媒體閱讀量（≥10萬(wàn)）、話題討論量；轉(zhuǎn)化指標(biāo)：現(xiàn)場(chǎng)簽約金額、意向客戶數(shù)量、產(chǎn)品咨詢量；滿意度指標(biāo)：參會(huì)者問卷回收率（≥80%）、平均分（≥4.5/5分為優(yōu)秀）。定性評(píng)估可通過收集主辦方、嘉賓、參會(huì)者的反饋，總結(jié)活動(dòng)亮點(diǎn)（如流程順暢、互動(dòng)新穎）與不足（如設(shè)備調(diào)試延遲、餐飲供應(yīng)不足）。推薦使用《活動(dòng)效果評(píng)估表》（見表3-2），設(shè)置評(píng)估維度（目標(biāo)達(dá)成、流程執(zhí)行、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、整體滿意度）、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）、改進(jìn)建議等，由相關(guān)方填寫后匯總分析。第四章：注意事項(xiàng)與最佳實(shí)踐——提升活動(dòng)質(zhì)量的關(guān)鍵要點(diǎn)一、時(shí)間管理：預(yù)留緩沖，避免趕工商務(wù)活動(dòng)籌備與執(zhí)行需嚴(yán)格遵循時(shí)間節(jié)點(diǎn)，但需預(yù)留充足的緩沖時(shí)間。例如場(chǎng)地租賃需提前1-2個(gè)月確認(rèn)，避免旺季無檔期；物資制作需提前5-7天，預(yù)留修改時(shí)間；流程彩排需至少1次，保證各環(huán)節(jié)銜接順暢?，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行需設(shè)置“提前量”，如嘉賓演講提前30分鐘到場(chǎng)調(diào)試設(shè)備，簽到提前1小時(shí)布置完畢，避免因臨時(shí)狀況導(dǎo)致延誤。同時(shí)需制定“倒計(jì)時(shí)工作表”，明確各階段截止時(shí)間（如“活動(dòng)前7天：所有物料制作完成”），責(zé)任到人，保證各項(xiàng)工作按時(shí)推進(jìn)。二、溝通協(xié)調(diào)：建立機(jī)制，高效協(xié)同商務(wù)活動(dòng)涉及多角色、多部門協(xié)作，需建立清晰的溝通機(jī)制?；I備階段每周召開1次進(jìn)度會(huì)，由總負(fù)責(zé)人*主持，各小組匯報(bào)進(jìn)展、提出問題，共同解決；執(zhí)行階段實(shí)行“實(shí)時(shí)溝通”，通過群或?qū)χv機(jī)保持聯(lián)系，重要信息需書面確認(rèn)（如流程變更郵件）。與外部合作方（如場(chǎng)館、供應(yīng)商、媒體）需指定專人對(duì)接，明確需求與時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“供應(yīng)商需在活動(dòng)前1天18:前完成設(shè)備搭建”），避免信息傳遞偏差。溝通時(shí)需注重“閉環(huán)管理”，即任務(wù)布置后需確認(rèn)接收（收到請(qǐng)回復(fù)），完成后需反饋結(jié)果（已按計(jì)劃完成），保證事事有回應(yīng)。三、細(xì)節(jié)把控：魔鬼在細(xì)節(jié)，成敗在細(xì)節(jié)商務(wù)活動(dòng)的成功往往取決于細(xì)節(jié)執(zhí)行。參會(huì)證需包含姓名、公司、職位、照片，便于識(shí)別與交流；指示牌需設(shè)置在關(guān)鍵路口（如電梯口、拐角處），字體清晰（≥32號(hào)字）、方向明確（“主會(huì)場(chǎng)→左轉(zhuǎn)50米”）；座椅間距需保證舒適（標(biāo)準(zhǔn)座椅寬度≥45cm，過道寬度≥1.2米），便于通行；餐飲需考慮dietaryrestrictions（如素食、gluten-free、過敏原提前標(biāo)注），菜單提前3天確認(rèn)；禮品袋需實(shí)用（如定制筆記本、U盤）且體現(xiàn)品牌元素（印企業(yè)LOGO），避免低質(zhì)感影響品牌形象。細(xì)節(jié)把控需落實(shí)到“最后一公里”，活動(dòng)前總負(fù)責(zé)人*需帶領(lǐng)各組長(zhǎng)進(jìn)行全面檢查，從入口到出口，從臺(tái)前到幕后，保證無疏漏。四、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：想在前，做在先風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判是應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的前提，需全面梳理活動(dòng)各環(huán)節(jié)潛在風(fēng)險(xiǎn)。例如戶外活動(dòng)需提前查看天氣預(yù)報(bào)（活動(dòng)前1天再次確認(rèn)），遇雨則啟用備用方案（搭建雨棚或轉(zhuǎn)至室內(nèi)）；重要嘉賓需提前確認(rèn)行程（活動(dòng)前1天再次提醒），準(zhǔn)備接送車輛（提前30分鐘到達(dá)酒店）；參會(huì)者信息需備份（如簽到表電子版與紙質(zhì)版同步，存儲(chǔ)于U盤和云端），避免丟失；設(shè)備需準(zhǔn)備備用電源（如移動(dòng)電源），防止突然斷電；疫情防控期間（如需），需準(zhǔn)備口罩、消毒液，設(shè)置臨時(shí)隔離點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判需結(jié)合過往經(jīng)驗(yàn)與活動(dòng)特點(diǎn)，制定針對(duì)性預(yù)案，并提前演練（如消防疏散演練、設(shè)備故障演練），保證團(tuán)隊(duì)熟悉處理流程，最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)影響。附錄：商務(wù)活動(dòng)籌備及現(xiàn)場(chǎng)管理工具模板表表1-1商務(wù)活動(dòng)需求確認(rèn)表序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容1活動(dòng)名稱例：“智聯(lián)未來·2024行業(yè)創(chuàng)新峰會(huì)”2活動(dòng)類型□年會(huì)□產(chǎn)品發(fā)布會(huì)□行業(yè)峰會(huì)□客戶答謝會(huì)□其他_________3核心目標(biāo)□品牌推廣□產(chǎn)品銷售□客戶維系□資源對(duì)接□其他_________4時(shí)間日期：_______時(shí)段：_______5地點(diǎn)城市：_______場(chǎng)館：_______6參會(huì)人數(shù)預(yù)計(jì)：_______人實(shí)際：_______人7預(yù)算總額_______元8關(guān)鍵需求（如需同聲傳譯、互動(dòng)環(huán)節(jié)、高端餐飲等）_______________________________9主辦方對(duì)接人姓名：_______職位：_______聯(lián)系方式：_______10確認(rèn)簽字主辦方：_____________策劃方：_____________日期：_______表1-2活動(dòng)方案審批表方案版本核心亮點(diǎn)預(yù)算明細(xì)（元）審批人意見審批時(shí)間V1.0（如：設(shè)置VR互動(dòng)體驗(yàn)區(qū)，增強(qiáng)參會(huì)者參與感）場(chǎng)地租賃：50000設(shè)備搭建：30000初審意見：_______2024–物料制作：15000餐飲服務(wù)：20000復(fù)核意見：_______2024–人員費(fèi)用：10000應(yīng)急備用金：10000終審意見：_______2024–總計(jì)：135000表1-3物資籌備清單表序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位負(fù)責(zé)人采購(gòu)/制作方式預(yù)計(jì)到位時(shí)間實(shí)際到位時(shí)間狀態(tài)備注1背景板10m×3m1塊*定制制作活動(dòng)前5天活動(dòng)前5天已到噴繪布材質(zhì)2無線麥克風(fēng)SHUREBLX4支*租賃活動(dòng)前3天活動(dòng)前2天延遲供應(yīng)商補(bǔ)貨3參會(huì)證A5卡紙+掛繩200個(gè)*自制活動(dòng)前7天活動(dòng)前7天已到含照片打印……………表1-4人員分工表崗位姓名聯(lián)系方式主要職責(zé)匯報(bào)對(duì)象總負(fù)責(zé)人*138統(tǒng)籌活動(dòng)全流程，決策重大事項(xiàng)—策劃組組長(zhǎng)*139負(fù)責(zé)方案策劃、流程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請(qǐng)總負(fù)責(zé)人*執(zhí)行組組長(zhǎng)*137負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)布置、流程管控、應(yīng)急處理總負(fù)責(zé)人*簽到組組長(zhǎng)*136負(fù)責(zé)簽到臺(tái)布置、參會(huì)者引導(dǎo)、資料發(fā)放執(zhí)行組長(zhǎng)*技術(shù)組組長(zhǎng)*135負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試、現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持、故障處理執(zhí)行組長(zhǎng)*后勤組組長(zhǎng)*134負(fù)責(zé)餐飲安排、住宿協(xié)調(diào)、物資回收總負(fù)責(zé)人*表2-1現(xiàn)場(chǎng)布置檢查表區(qū)域檢查項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求負(fù)責(zé)人完成時(shí)間檢查結(jié)果（√/×）簽到區(qū)指示牌是否清晰字體≥32號(hào)，方向明確*08:00√簽到表是否充足打印份數(shù)≥參會(huì)人數(shù)+10%*07:30√主會(huì)場(chǎng)舞臺(tái)背景板是否平整無褶皺、無污漬，與方案一致*08:30√音響是否正常音量適中，麥克風(fēng)無反饋*08:00√茶歇區(qū)飲品是否齊全咖啡、茶、果汁各2種，冰塊充足*08:30×（缺檸檬水）點(diǎn)心是否擺放整齊按品類分區(qū)，標(biāo)簽清晰*08:20√表2-2流程管控時(shí)間表時(shí)間環(huán)節(jié)內(nèi)容時(shí)長(zhǎng)負(fù)責(zé)人銜接要點(diǎn)08:00-08:30簽到開始掃碼簽到、發(fā)放資料袋（參會(huì)證+流程表+禮品）30分鐘簽到組*引導(dǎo)參會(huì)者有序排隊(duì)08:30-09:00開場(chǎng)暖場(chǎng)播放企業(yè)宣傳片，主持人互動(dòng)（抽獎(jiǎng)）30分鐘主持人*提前5分鐘提醒就座09:00-09:15開幕致辭主辦方領(lǐng)導(dǎo)*上臺(tái)致辭15分鐘策劃組*提前確認(rèn)演講稿09:15-10:30主題演講行業(yè)專家*分享行業(yè)趨勢(shì)75分鐘技術(shù)組*控制時(shí)間，提醒倒計(jì)時(shí)10:30-10:50茶歇參會(huì)者自由交流，享用飲品點(diǎn)心20分鐘后勤組*茶歇結(jié)束前5分鐘提醒返回表2-3應(yīng)急處理預(yù)案表風(fēng)險(xiǎn)類型風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)觸發(fā)條件應(yīng)對(duì)步驟負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備用方案設(shè)備故障高主音響無法使用1.立即啟用備用音響；2.技術(shù)人員排查故障；3.主持人暖場(chǎng)過渡技術(shù)組*135改用小型便攜式音響嘉賓缺席中重要嘉賓未到場(chǎng)1.聯(lián)系嘉賓助理確認(rèn)情況；2.啟動(dòng)備用嘉賓（提前備選2-3人）；3.調(diào)整流程縮短環(huán)節(jié)策劃組*139增加互動(dòng)環(huán)節(jié)或播放視頻突發(fā)疾病高參會(huì)者暈倒/突發(fā)急病1.立即撥打120；2.安排醫(yī)護(hù)人員初步處理