公司例會流程與內(nèi)容標準指引一、引言為規(guī)范公司例會組織流程，提升會議效率與決策質(zhì)量，保證信息傳遞及時、工作部署明確、問題解決閉環(huán)，特制定本指引。本指引適用于公司各類例行會議，旨在通過標準化流程減少無效會議，推動團隊協(xié)作與目標達成。二、適用范圍與會議類型本指引適用于公司全體部門、項目組及分支機構(gòu)組織的例行會議，主要包括以下類型：公司級例會：由管理層牽頭，各部門負責人參與，如周經(jīng)營例會、月度總結(jié)會、季度戰(zhàn)略會等；部門級例會：由部門負責人組織，部門內(nèi)部成員參與，如周工作計劃會、項目進度推進會等；項目例會：由項目經(jīng)理主持，項目組成員參與，如項目啟動會、周例會、階段復盤會等；專項例會：針對特定臨時性議題設置的周期性會議，如質(zhì)量改進周會、安全月度會等。三、例會全流程操作規(guī)范（一）會前準備：明確目標，夯實基礎確定會議必要性優(yōu)先通過即時通訊工具、郵件等方式溝通可解決的問題，避免召開無實質(zhì)內(nèi)容的會議；確認會議需達成的核心目標（如同步信息、決策事項、分配任務等），并明確是否必須線下召開，可線上會議的優(yōu)先采用線上形式。制定會議議程會議發(fā)起人需提前1-2個工作日制定詳細議程，明確每個議題的討論時長、負責人及預期成果；議程應包含核心議題（如上周工作復盤、本周計劃、關鍵問題討論）、臨時議題（需標注“臨時”字樣，且總數(shù)不超過總議題數(shù)的30%）；示例議程框架：會議名稱：部門周工作例會時間：202X年X月X日14:00-15:30地點：3樓會議室A（線上會議請注明）參會人：經(jīng)理（主持人）、主管、專員、助理議程：上周工作完成情況匯報（20分鐘，負責人：*主管）本周重點工作計劃及資源需求（30分鐘，負責人：*專員）客戶投訴問題處理進展（15分鐘，負責人：*助理）臨時議題：部門協(xié)作流程優(yōu)化（10分鐘，發(fā)起人：*經(jīng)理）準備會議材料議題負責人需提前準備相關材料（如數(shù)據(jù)報表、項目PPT、問題清單等），保證內(nèi)容簡潔、數(shù)據(jù)準確、重點突出；材料需至少提前1個工作日通過指定內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、共享文件夾）發(fā)送至參會人，方便提前審閱。發(fā)布會議通知通知內(nèi)容需包含：會議名稱、時間、地點/、參會人、議程概要、需提前準備的材料；線上會議需提前測試設備（麥克風、攝像頭、共享屏幕），保證會議順利進行；參會人需在通知發(fā)布后1小時內(nèi)確認是否參會，無法參會者需提前向主持人說明原因，并委托他人代為參會。（二）會中執(zhí)行：聚焦議題，高效決策開場與議程確認主持人需準時開始會議（預留5分鐘簽到時間），簡要說明會議目標及議程，確認是否有需調(diào)整或新增的議題；強調(diào)會議紀律：關閉手機靜音、避免中途隨意離場、圍繞議題發(fā)言（每人單次發(fā)言不超過3分鐘）。議題討論與決策按議程順序逐項討論，主持人需嚴格控制各環(huán)節(jié)時間，避免某議題超時導致后續(xù)議題倉促處理；討論中需聚焦“問題-原因-解決方案”，避免發(fā)散或偏離主題；對爭議較大的議題，可引導參會人列舉數(shù)據(jù)或案例支撐觀點，必要時采用舉手表決或少數(shù)服從多數(shù)方式?jīng)Q策；關鍵決策需明確“做什么、誰負責、何時完成”，并當場記錄。會議總結(jié)與下一步行動議題討論完畢后，主持人需簡要總結(jié)會議成果（如已決策事項、需推進問題、待協(xié)調(diào)資源等）；明確各項任務的負責人、完成時限及交付標準，保證“事事有人管、件件有期限”；會議結(jié)束前預留2-3分鐘，由參會人補充說明或提出疑問，保證信息同步無遺漏。（三）會后跟進：閉環(huán)管理，保證落地整理會議紀要記錄人需在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀要整理，內(nèi)容包括：會議基本信息、各議題討論要點、決策事項、任務清單（含負責人、完成時間）；紀要需簡潔客觀，避免主觀表述，重點突出“行動項”，格式參考本章“四、例會常用工具模板”中的《會議紀要模板》。分發(fā)與確認紀要通過指定內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人及相關領導，抄送需配合任務的部門；發(fā)送后1小時內(nèi)收集參會人對紀要內(nèi)容的反饋（如是否有遺漏或誤記），如有異議需及時修改并重新分發(fā)。任務跟蹤與反饋任務負責人需按紀要要求推進工作，并在完成時限前1天通過工作群或郵件向主持人反饋進度（如“已完成”“進行中（需協(xié)調(diào)資源）”“延期（需調(diào)整至X月X日）”）；主持人需每周對未完成任務進行跟進，對延期任務分析原因并協(xié)調(diào)解決，保證任務閉環(huán)；月度例會需對上月任務完成情況進行復盤，未完成任務需說明原因并納入下月重點跟進事項。四、例會常用工具模板（一）會議通知模板項目內(nèi)容示例會議名稱公司202X年X月第X周經(jīng)營例會時間202X年X月X日（周X）9:00-10:30地點/公司總部5樓第一會議室（騰訊會議ID：X-X-X）參會人總經(jīng)理總、銷售部經(jīng)理、市場部經(jīng)理、財務部主管、人力資源部*主管議程概要1.上周銷售業(yè)績復盤（15分鐘）；2.本月市場推廣方案審議（30分鐘）；3.人力招聘需求討論（20分鐘）需準備材料銷售部上周業(yè)績報表、市場部推廣方案PPT、各部門招聘需求清單聯(lián)系人及聯(lián)系方式行政部*助理，分機號8888（二）會議議程模板序號議題內(nèi)容負責人預計時長備注（需準備材料）1上周工作完成情況匯報*主管20分鐘部門周報表2本周重點工作計劃及資源需求*專員30分鐘計劃表、資源清單3客戶投訴問題處理進展*助理15分鐘投訴臺賬、處理方案4臨時議題：部門協(xié)作流程優(yōu)化*經(jīng)理10分鐘現(xiàn)行流程說明（三）會議紀要模板會議名稱部門周工作例會時間202X年X月X日14:00-15:30地點3樓會議室A主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會人主管、專員、*助理議程及討論要點決策事項1.上周工作完成情況匯報：主管匯報銷售目標完成率85%，未完成原因主要為客戶A訂單延遲；專員匯報市場活動曝光量達標，轉(zhuǎn)化率低于預期5%。1.客戶A訂單由主管負責跟進，保證X月X日前交付；2.市場轉(zhuǎn)化率問題由專員牽頭分析原因，下周例會匯報。2.本周工作計劃：專員計劃開展線下推廣活動2場，需申請活動經(jīng)費3000元；助理需完成3名新員工入職手續(xù)。1.批準線下推廣活動經(jīng)費3000元，由財務部主管安排；2.新員工入職手續(xù)由助理負責保證無誤。（四）任務跟蹤表模板任務名稱下達日期負責人計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)備注（問題/協(xié)調(diào)需求）客戶A訂單跟進202X–*主管202X–202X–已完成-市場轉(zhuǎn)化率分析報告202X–*專員202X–202X–進行中需數(shù)據(jù)部提供用戶畫像數(shù)據(jù)新員工入職手續(xù)辦理202X–*助理202X–202X–已完成1名員工材料不全，已補交五、執(zhí)行要點與風險規(guī)避（一）核心執(zhí)行要點會前“三明確”：明確會議目標、明確議程時長、明確材料準備，避免“無準備開會”；會中“兩控制”：控制發(fā)言時間（避免冗長）、控制議題范圍（避免跑題），保證會議高效；會后“一閉環(huán)”：任務必須明確責任人和時限，通過跟蹤表保證“件件有落實、事事有回音”。（二）常見風險與規(guī)避措施風險：會議頻繁且冗長，占用工作時間。規(guī)避：嚴格控制會議頻次（如周會固定每周X下午，避免臨時加會），單次會議時長不超過90分鐘。風險：任務責任不明確，導致推諉扯皮。規(guī)避：會議紀要中任務清單需包含“負責人+具體要求+完成時限”，杜絕“相關部門負責”等模糊表述。風險：會議紀要信息遺漏或失真。規(guī)避：記錄人需全程專注記錄，會后及時與參會人核對關鍵信息，保證紀要與實際討論內(nèi)容一致。風險：任務跟蹤流于形式，未及時跟進進度。規(guī)避